Freigabe DATEV Personalakte - Aktuelle Informationen

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Um zu wissen was man tut müsste man ja erstmal eine Landkarte haben um zu wissen wo man steht..  @metalposaunist 

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Hallo @Evgenia_Jost,

ich bitte hier auch einmal um Aufklärung. Unsere Ausgangslage:

• Eine Unterberaternummer
• Darunter laufen 9 Mandanten in Lodas (Die gehören alle in einen Firmenverbund, ist so gewollt)
• alle wollen die neue Personalakte nutzen
• Alle haben einen UO Bestand mit mindestens "Belege"

Meine bisherigen Tests ergaben jetzt folgendes Szenario:

1. Ich muss für JEDEN Mandanten den Einrichtungsassistenten im Arbeitsplatz (MyDATEV Mandantenregistrierung) aufrufen und bestelle DATEV Personal Arbeitgeber
2. ich wähle immer die gleiche schon vorhandene Unterberaternummer
3. ab dem 2. Mandanten erscheint jedoch 
4. 
5. Ich muss dann "verbindlich bestellen"
6. 
7. Die Rechtevergabe überspringe ich mal...
8. Ich öffne alle 9 Mandanten nacheinander in Lodas - digitale Personalakte (die mögliche Verwirrung aufgrund der sprachlichen Abgrenzung zwischen der "alten" digitalen Personalakte und der "neuen" Personalakte blende ich jetzt an der Stelle auch mal aus)
9. jetzt erst kann ich in UO (also der Cloud) alle 9 Firmen sehen und bearbeiten

Ich empfinde das als ziemlich kompliziert und umständlich. Sind da noch irgendwelche Optimierungen geplant oder mache ich etwas falsch?

Vielen Dank!

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@marcohüwe Ich empfinde das als ziemlich kompliziert und umständlich.

Als Zyniker muss ich nun leider festhalten, dass man sobald dieses Gefühl aufkommt bei DATEV alles richtig macht haben wird. 

@marcohüwe Danke für den konstruktiven Beitrag. Sowas kann ich in Bezug auf DATEV leider nur noch sehr bedingt.

Dann hoffen wir mal @Evgenia_Jost nicht bestätigen muss was Sie dort beschrieben haben. Ansonsten wäre mein Zynismus ja leider bestätigt.

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Kann man denn die DATEV Personalakte als reine Kanzlei-Lösung nutzen? Die meisten DUO-Bestände, die wir haben, laufen nämlich leider nicht über eine mandantengenutzte Unterberaternummer sondern über unsere Haupt-Beraternummer.

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@shasieber  schrieb:

Kann man denn die DATEV Personalakte als reine Kanzlei-Lösung nutzen? Die meisten DUO-Bestände, die wir haben, laufen nämlich leider nicht über eine mandantengenutzte Unterberaternummer sondern über unsere Haupt-Beraternummer.

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Nein!

Ärgert uns auch.

Seit der Freigabe meldet sich auch hier keiner mehr von Datev.

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Hallo NinaJ,

derzeit ist es nicht möglich, DATEV Personal Arbeitgeber kostenlos für die Testzwecke zu bestellen. Selbst wenn der Lohnbestand als „Testmandant“ im DATEV Lohnprogramm geschlüsselt ist, hat es auf die Bepreisung keine Auswirkung. DATEV Personal Arbeitgeber steht Ihnen bis 01.01.2025 kostenlos zur Verfügung. Wir prüfen, ob es darüber hinaus Möglichkeiten gibt, DATEV Personal Arbeitgeber für Testzwecke nutzbar zu machen und eventuell dazu auch Musterdokumente zur Verfügung zu stellen.

Viele Grüße

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hallo marcohüwe,

wir bedanken uns für Ihre Rückmeldung. Es ist derzeit leider nicht noch nicht möglich, über MyDATEV Mandantenregistrierung den Bestellvorgang gleichzeitig für mehrere Mandanten durchzuführen. Auch wenn mehrere Mandantenbestände im Lohnprogramm sowie die zugeordneten Zentralen Mandanten unter derselben mandantengenutzten Beraternummer angelegt wurden, muss der Bestellvorgang über MyDATEV Mandantenregistrierung für jeden Lohnbestand gesondert durchgeführt werden: Es gibt derzeit keine andere Möglichkeit DATEV Personal Arbeitgeber zu bestellen. Der Hinweis „Vertrag zur Beraternummer „XY“ bereits vorhanden“ wird angezeigt, weil für diese mandantengenutzte Beraternummer bereits ein Vertrag für diese mandantengenutzte Beraternummer und wie in Ihrem Fall für einen anderen Lohnbestand abgeschlossen wurde. Dieser Hinweis verhindert nicht eine weitere Bestellung für einen weiteren Lohnbestand, ist jedoch irreführend. Wir arbeiten daran, den Bestellvorgang zu optimieren.

Viele Grüße

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hallo shasieber,

die Grundidee von DATEV Personal Arbeitgeber basiert auf einer digitalen Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandanten. Sollte die Lösung rein für die Digitalisierung der Prozesse in der Kanzlei dienen, dann besteht die Möglichkeit, statt der mandantengenutzten Beraternummer die Hauptberaternummer zu nehmen und auch so den zentralen Mandanten sowie die zugeordneten Leistungen anzulegen.

Viele Grüße

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@Evgenia_Jost  schrieb:

hallo NinaJ,

in der aktuellen Version werden die Bezeichnungen der Dokumente beim Exportieren übernommen, wenn die Funktion "prüfungsrelevante Dokumente herunterladen" nutzen.

In den weiteren Ausbaustufen wird es auch bei dem Export einzelner Dokumente Anpassungen geben; die Bezeichnungen werden in diesem Fall auch nicht mehr in "kryptische Namen" umgewandelt.

Viele Grüße

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Hallo Evgenia,

vielen Dank, über "prüfungsrelevante Dokumente herunterladen" funktioniert es.

Allerdings ist die Bezeichnung der Datei nur die Bezeichnung, die ich selbst in der Akte angegeben habe.

Es wäre wünschenswert, dass die Bezeichnung auch gleich den Namen des AN trägt, sowie evtl. noch eine zeitliche Zuordnung.

Ich zitiere mal von Haufe:

"

Wie sind die Dateien der Entgeltunterlagen zu bezeichnen?

Die Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen zu versehen, um bei einer späteren Anforderung eine einfache und schnelle Zuordnung gewährleisten zu können. Dabei sollten Rückschlüsse auf das Dokument, auf den Namen des Betroffenen sowie auf eine zeitliche Zuordnung möglich sein, zum Beispiel "immatrikulationsbescheinigung-kern_sandra-Sommersemester_2022".

Der Dateiname darf max. 64 Zeichen umfassen, wobei einige Zeichen nicht verwendet werden dürfen.

"

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Hallo @Evgenia_Jost,

es muss generell die Möglichkeit geben das die Kanzleien für sämtliche Produkte einen Test- bzw. Vorführbestand zur Verfügung gestellt bekommen um selbst zu schulen und den Mandanten vorzuführen ohne gleich ein Jahresvertrag eingehen zu müssen!

MFG 

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@andrea_staudt schrieb:

Können in dem neuen Programm die Dokumentenkategorien einmalig Kanzleiweit für alle Mandaten einheitlich angelegt werden?

Hallo, ich möchte diese Frage noch einmal aufgreifen.

Bedeutet das, dass für jeden Mandanten einzeln erstmal die Dokumentenkategorien neu anlegt werden müssen?

Oder werden die Dokumentenkategorien in einer Personalakte angelegt und können auch in anderen übernommen werden?

Sollte man für jeden Mandanten, wo die Datev Personalakte zum Einsatz kommt erstmal 6-7 Kategorien anlegen müssen, so hat man eine gute Beschäftigungstherapie 😅

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Ja, diese müssen bei jedem Mandanten einzeln angelegt werden.

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@andrea_staudt  schrieb:

Ja, diese müssen bei jedem Mandanten einzeln angelegt werden.

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....und das bei einer kompletten Neuschreibung in 2023...

Mir fällt alles aus dem Gesicht!!!!

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hallo NinaJ,

vielen Dank für Ihre Anregung; wir werden diese bei der Umsetzung berücksichtigen, damit die Anforderungen der Gemeinsamen Grundsätze gem. § 9a BVV hinsichtlich der Dokumentenbezeichnung möglichst ohne manuellen Aufwand erfüllt werden.

Viele Grüße

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hallo Becci,

diese Art von "Beschäftigungstherapie" war zur Freigabe leider unvermeidbar: Aber wir versichern Ihnen, dass wir an der Optimierung der Anlage von Dokumentenkategorien arbeiten.

Viele Grüße

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Hallo Frau Jost,

ich bin nun schon stark am Testen der neuen Personalakte und habe leider Probleme dabei E-Mails in die PA zu bekommen.

Wenn sie vorher in der Dokumentenablage gespeichert sind, kein Problem, funktioniert alles wunderbar.

Wenn ich die Mail direkt aus Outlook per Drag-and-Drop in die PA rüberziehen möchte, bekomme ich immer den Hinweis: #DPA00092 Bei mindestens einem Dokument kam es zu einem Fehler beim Upload. Um zu kontrollieren, welche Dokumente betroffen sind, prüfen Sie die Hinweise. 

In den Hinweisen steht dann: Das Dokument konnte nicht hochgeladen werden (Datei kann nicht gelesen werden).

Den Anhang der Mail kann ich aber in die PA ziehen...

Haben Sie eine Idee woran es liegen könnte?

Viele Grüße

Nina

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@_Nina_ 

Ich meine, das man E-Mails prinzipiell nicht in der Datev Pa speichern kann. Denn das war vorher in der dPA (alte Pa) auch schon nicht möglich. Ich finde es leider auch umständlich, die E-Mail erst in DMS zu speichern oder irgendwo auf dem Desktop, damit ich diese dann in die Datev Pa speichern kann. Eine E-Mail zählt scheinbar nicht als gültiges Format. 

[#18]

Aber sollte nichts genau das einer der entscheidenden Vorteile an der neuen PA sein?!

Oder hatte ich einfach nur zu viel Hoffnung, dass das Leben einfacher wird... ?!

Mal schauen, ob ein Mitarbeiter der DATEV noch etwas dazu sagen kann.

Noch gebe ich die Hoffnung nicht auf 🙂 

[#19]

Ich habe das bislang (mit der "alten" dPA) so gelöst, dass ich die Mail als PDF direkt in den Belegtransfer-Ordner gespeichert habe. Genauso, wie ich es auch mit Anhängen mache, die ich nicht weiter bearbeiten brauche.

Das funktioniert natürlich bei der neuen Personalakte noch nicht …

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hallo _Nina_,

die Fehlermeldung #DPA00092 wird generiert, wenn ein Dokument im unzulässigen Dateiformat nicht hochgeladen werden kann.

Für die Abhilfe, bzw. genaue Klärung benötigen wir mehr Informationen; das kann nur im Rahmen der Anfrage über die geschützten Servicekanäle erfolgen.

Viele Grüße

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Ist es richtig, dass die neue Personalakte ab 2025 mit X bepreist wird? Wenn der alte Bestand auf die neue Personalakte übertragen wird, wären das für die Kanzlei bei ca. 2.000 Lohnabrechnungen im Monat zusätzliche Kosten von ca. X € im Jahr für die Kanzlei? 

Die alte Digitale Personalakte mit X € (Belege online) soll abgeschafft und nur noch mit der neuen Datev Personalakte verwendet werden können werden, ist das richtig?

Preise

Preise aus dem Beitrag von @Selina_Heubeck entfernt, siehe Nutzungsbedingungen & Datenschutz 

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@Vera_blaustein schrieb:

wären das für die Kanzlei bei ca. 2.000 Lohnabrechnungen im Monat zusätzliche Kosten von ca. X € im Jahr für die Kanzlei? 

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X x X = X bei mir 🤔 .

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@Vera_blaustein schrieb:

Die alte Digitale Personalakte mit X€ (Belege online) soll abgeschafft und nur noch mit der neuen Datev Personalakte verwendet werden können werden, ist das richtig?

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Japp. So oder so bekommt man als Genosse das Gefühl, dass DATEV jedes Bit und Byte zu Geld machen will (oder muss?) und man immer mehr zahlt für immer weniger Funktion bzw. Funktion, die man vor 5 Jahre schon gebraucht hätte bzw. Standard waren. In M365 zahlt man einen Festpreis und es kommen immer neue Features hinzu (wenn man Copilot als Beispiel mal rauslässt). Oder Teams 2.0 wird ab 04/24 zur Pflicht. Zahlt man nur deshalb mehr? Nö. Ist einfach ein Update, was in den monatlichen Kosten enthalten ist.

In 2025 wird DATEV sicher auch jedes Dokument in der Personalakte bepreisen und dazu unterschiedlich: PDFs kosten 0,01 EUR und DOCXs kosten 0,1 EUR - oder so 😅. 

Preise

Preise aus dem Beitrag von @Selina_Heubeck entfernt, siehe Nutzungsbedingungen & Datenschutz 

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@metalposaunist  schrieb:

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@Vera_blaustein schrieb:

wären das für die Kanzlei bei ca. 2.000 Lohnabrechnungen im Monat zusätzliche Kosten von ca. X € im Jahr für die Kanzlei? 

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X x X = X bei mir 🤔 .

... im Monat x 12 = X € jährlich - gedanklich wohl vertauscht

Preise

Preise aus dem Beitrag von @Selina_Heubeck entfernt, siehe Nutzungsbedingungen & Datenschutz 

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Ab dem 01.01.2025 beträgt der Preis X Euro. Bis dahin ist die Cloud-Lösung kostenlos.

Der Preis ist monatlich X € x 12 Monate = X €, habe etwas aufgerundet auf X €.

Preise

Preise aus dem Beitrag von @Selina_Heubeck entfernt, siehe Nutzungsbedingungen & Datenschutz 

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Hallo Herr Meusel,

danke für die Information. Dies ist eine Erweiterung, auf die viele gewartet haben.

Was mir allerdings auch in der neuen Version fehlt ist die Möglichkeit, Dokumente unterschiedlicher Freigabestufen abzulegen. Aktuell kann nur die Rechtefreigabe anhand Personalnummern erfolgen, was für den Bereich Personal in kleineren Unternehmen in der Regel nicht ausreichend ist.

Ich hatte bereits vor 1-2 Jahren per Servicekontakt mitgeteilt, dass eine Möglichkeit fehlt, Belege bestimmter Kategorien zu schützen.

Mehrere unserer Mandanten haben Mitarbeiter eingestellt, die sich um Personalangelegenheiten kümmern, aber häufig eben nur teilweise. So sind diese mit der Verwaltung bestimmter Unterlagen betraut, aber in der Regel dann nicht mit Arbeitsverträgen usw. und haben auch keinen Einblick in die Gehaltsstruktur des Unternehmens. Dies lässt sich auch mit der neuen Personalakte nicht abbilden, sodass es - wie bisher - nicht möglich sein wird, das Produkt beim Mandanten effektiv anzuwenden, da die Nutzung aufgrund der fehlenden Freigabemöglichkeiten nur dem Geschäftsinhaber möglich wäre. Gerade dieser sollte aber aufgrund der im Betrieb vorgenommenen Delegation der Tätigkeit an Mitarbeiter davon entlastet werden.

Da noch eine weitere Freigabestufe erfolgt und bis dahin noch Zeit ist, bitte ich Sie, diese fehlende Abstufung in der Dokumentenfreigabe noch hinzuzufügen, sodass die Dokumenteneinsicht im Unternehmen gesteuert werden kann. Dies könnte z. B. durch Kategorien erfolgen:

1. Personalleitung (beinhaltet Vergütung und Verträge und allgemein)
2. Vergütung und Verträge (beinhaltet allgemein)
3. Allgemein

So könnte in der Rechtestruktur zusätzlich zu Personalnummern auch die Freigabestufe definiert werden, sodass für jeden Personalnummernbereich definierbar ist, welche Dokumentendokumentenkategorien einsehbar sind (Personalnummer + Dokumentenkategorie = Freigabe).

In der Überleitung der bisherigen Rechtestruktur auf die neue Struktur sollte dann die Personalleitung sowohl bei den Dokumenten wie auch bei den Rechten der Zugangsmedien automatisch ergänzt werden, sodass - wie bereits bisher - zunächst nichts einsehbar ist, wenn man nicht vorher schon das Recht inne hatte. Wenn dann eine Abstufung erfolgen soll, muss dies manuell durch den Rechteverwalter in niedrigere Stufen geändert werden.

Nur so ist es abzubilden, dass alle Mandanten auch den Weg mitgehen und den Mitarbeitern, die im Personalwesen tätig sind, den Zugriff auf die Personaldokumente ermöglichen und auch der Upload von Dokumenten durch die betreffenden Mitarbeiter durchgeführt werden kann.

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Hallo @mmstblj,

um den Mandanten nach der Bestellung und Rechtevergabe in DATEV Personalakte sehen zu können, müssen Sie die Anwendung zuerst über das Lohnprogramm (In der Übersicht: Digitale Personalakte wählen) öffnen.
Durch das einmalige Öffnen der "digitalen Personalakte" wird die Verknüpfung zur DATEV Personalakte hergestellt und die Daten werden synchronisiert.

Dadurch wird der Mandant in DATEV Personalakte angelegt.

Das Produkt DATEV Personal Arbeitgeber wird für die mandantengenutzte Beraternummer bestellt - also nicht pro Mandant. Es ist somit nur eine Bestellung notwendig.
Alle Mandanten müssen in der RVO administriert sein und dann in LODAS "erstbestückt werden".

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Hallo @Christopher_Fürther,

diese Frage habe ich nicht gestellt. Ich denke Ihre Antwort passt zur Frage eines anderen Users.

Mein Post betraf die nach wie vor fehlende Möglichkeit die Berechtigungen der Nutzer auf bestimmte Dokumentenkategorien einzuschränken, sodass betriebliche Mitarbeiter, die nur Teilbereiche der Lohn- und Gehaltsdokumente einsehen dürfen, auch in der digitalen Personalakte entsprechend tätig werden können.

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Ich finde keine Infos zu den (aktuell) unterstützten Formaten die hochgeladen werden können.

Hat hier jemand eine Auflistung gefunden?

Danke

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Nein! 

Selbst bei Bestellung auf einer Unterberaternummer MUSS ich ZWINGEND eine Person anlegen sonst kann man gar nicht bestellen.

Zusätzlich muss ich ein SmartLogin bestellen.

So oder so bekommt der Mandant also mit das die Kanzlei "etwas" bestellt hat und wird sich fragen warum er Post von Datev bekommt.

Wir wollten erst alle Bestände anlegen/bestellen und DANN die Mandanten nach Zugängen & Berechtigungen fragen.

Damit hat sich wohl der Umstieg zum 01.01.2024 zeitlich erledigt.

Danke

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@tu_heggi  schrieb:

Ich finde keine Infos zu den (aktuell) unterstützten Formaten die hochgeladen werden können.

Hat hier jemand eine Auflistung gefunden?

Danke

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Hallo @tu_heggi,

unterstützt werden folgende Dateiformate:
BMP, CSV, DOCX, GIF, JPG, JPEG, MSG, ODS, ODT, PDF, PNG, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLSX und XML.