VGM - Warum immer das Rad neu erfinden ...

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Warum muss eigentlich jeder das Rad neu erfinden?

Meine Kanzlei arbeitet nun seit knapp 1,5 Jahren mit DATEV-DMS (unter Eigenorganisation classic) und wir nutzen sehr gern die Vorgangsmappen um Dokumentensammlungen bspw. für Abschlussarbeiten, Steuererklärungsinformationen, etc. gebündelt abzulegen.

Aber manchmal sieht man ja auch den Baum vor lauter Bäumen nicht oder es fehlen einem zündende Ideen, wie man manche Dinge vielleicht besser gestalten könnte. Wen sollte man da Fragen, wenn nicht die lieben Kollegen...

Hat hier vielleicht jemand solche Ideen oder möchte von seinem Nutzen von VGM´s berichten, damit auch andere davon profitieren können? Auf YouTube hab ich bereits Videos von Christoph Nowag gesehen, die mir damals schon gut die ersten Schritte erklären konnten und ich konnte daraus auch einige Tipps für den möglichen praktischen Gebrauch ziehen. Aber das war doch bestimmt nicht schon alles...

Grüße aus Berlin sendet

K. Slotwinsky

Beitrag verschoben und Kategorie ergänzt durch @Sarah_Reitzmann 

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Mir fällt da nur auf "VGM" vor-GANGS-MAPPE ? 
da Vorgang und Mappe ja je ein Wort für sich sind (-gangs ist keins) dürfte man das eigentlich nur VM abkürzen, wenn man denn schon muss . 

das ist das Einzig-S-te (🤣 ) was mir dazu einfällt

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Unsachlich.

DATEV selbst bezeichnet diesen "Dateityp" als VGM.

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nicht unsachlich, sondern sachdienlich. Grammatik geht uns alle an.
auch die, die sich auf sozialer Ebene vornehmlich in Zahlen und Paragrafen ausdrücken können 

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@slotwinsky  schrieb:

Hat hier vielleicht jemand solche Ideen

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Was für Ideen meinst du? Zum Aufbau der jeweiligen VGM? Wie sie in der Kanzlei genutzt wird? Die Frage ist mir gerade etwas zu offen.

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Hey rschoepe,

lass es mich am Thema Jahresabschluss erklären.

Wir haben uns hierfür eine VGM eingerichtet, die der Dokumentation unserer Jahresabschlusswerte dient. Im Endeffekt wird dort alles abgebildet und abgelegt, was für Zwecke der Dokumentation des Jahresabschlusses erforderlich war und ist (z.B. Wertermittlungen für Rückstellungen, Abstimmarbeiten zu Forderungen und Verbindlichkeiten, Einzelwertberichtigungen, Schuldzinsenberechnungen, Verbindlichkeitenspiegel, Steuervorabberechnungen, etc.). All das, was man früher per Hand oder mit Hilfe von Zusatzprogrammen (auch Word und Excel) erstellt hat und dann in die Handakte gewandert ist.

Damit dies eben kanzleiweit weiterhin einheitlich ist und nicht den eigentlichen "Dokumentenbereich" des DMS durch Einzeldokumente überfüllt, haben wir für diverse Vorgänge die VGM mit Musterprozessen angelegt, die im groben eine Ablagestruktur vorgeben und dann bei der Bearbeitung sukzessiv befüllt werden.

Theoretisch kann diese Ablagestruktur z.B. auch bei einem Beraterwechsel exportiert werden, so dass dieser dann eben auch Werte nachvollziehen kann.

Ähnliche VGM gibt es eben auch für Erbschaft- und Schenkungssteuer sowie Einkommensteuer.

Jetzt suche ich eben noch weitere Nutzungsmöglichkeiten und Ideen, was man mit diesen VGM vielleicht auch noch alles sinnvoll strukturien könnte und wollte hierfür das Schwarmwissen nutzen 😉.

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@dn1  schrieb:

nicht unsachlich, sondern sachdienlich. Grammatik geht uns alle an.
auch die, die sich auf sozialer Ebene vornehmlich in Zahlen und Paragrafen ausdrücken können 

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Doch, unsachlich. Die Abkürzung steht seitens der DATEV. Da muss man hier nicht einwerfen, dass man es selbst lieber anders abkürzen würde!?

Zum Thema:

Bei uns wird die VGM hauptsächlich für die Erstellung von Jahresabschlüssen genutzt. Hier ersetzt sie den alten Jahresabschlussordner. Wir haben 2 VGM Vorlagen mit entsprechender Ordnerstruktur -1x EÜR, 1x Bilanz. Diese werden dann mit Dokumenten aus KREWE, DMS oder externen Dokumenten (Laufwerk) gefüllt, sodass man am Ende eine Mappe mit allen wichtigen Unterlagen zum Jahresabschluss hat.

Wir hatten bei Einführen von DMS noch die Idee, die VGM für den Lohn zu nutzen, was sich aber schnell verworfen hat. 

Bei umfangreichen Einkommensteuern würde sich das auch anbieten. Hier muss man natürlich schauen, ob Meine Steuern im Einsatz ist.

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Ah, ok. Wir haben außerdem noch VGM für

• die Dauerakte
• laufende FIBU, da liegen inzwischen aber nur noch die BWA und für den Jahresabschluss relevante Belege drin

Für die Grundsteuer hatten wir damals auch eine Vorlage, die VGM Lohn ist (sinnvollerweise) durch die Personalakte abgelöst worden.

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nicht gerne würde, sondern nach geltenden Regeln abkürzen MUSS.

man sagt ja auch nicht KKW für KranKenWagen

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Kommentare, die niemand braucht...

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och gott 😁

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"man sagt ja auch nicht KKW für KranKenWagen"

Um genau zu sein, nennt man den aber RTW - ReTtungsWagen 😉

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Die originale Bezeichnung ist "Krankenkraftwagen" und da stimmt das KKW wieder. 😉

Edit: Und es stimmt doch die Bezeichnung: 🙂

https://de.wikipedia.org/wiki/Krankenkraftwagen 

(Auf Wikipedia stimmt ja schließlich immer alles.^^)

Da können Sie auch über den Krankentransportwagen nachlesen.

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auch falsch - das ist nicht die Abkürzung, es lautet RettungsTransportWagen .. .das mein ich - Volksmund tut Wahrheit selten kund 

Das weniger bekannte Fahrzeug ist der Rettungstransportwagen (RTW), auch Rettungswagen genannt. Der RTW verfügt über eine umfangreichere medizinische Ausstattung als der KTW, wie ein EKG-Gerät, ein Defibrillator und ein Notfallkoffer, welcher Materialien und Medikamente zur Behandlung medizinischer Notfälle enthält.

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auch hier falsch - es heisst KrankenTransportwagen KTW 

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@dn1  schrieb:

auch falsch - das ist nicht die Abkürzung, es lautet RettungsTransportWagen .. .das mein ich - Volksmund tut Wahrheit selten kund 

Das weniger bekannte Fahrzeug ist der Rettungstransportwagen (RTW), auch Rettungswagen genannt. Der RTW verfügt über eine umfangreichere medizinische Ausstattung als der KTW, wie ein EKG-Gerät, ein Defibrillator und ein Notfallkoffer, welcher Materialien und Medikamente zur Behandlung medizinischer Notfälle enthält.

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Schön, wie derartige Kommentare womöglich andere, die sich ernsthaft mit dem eigentlichen Thema der Anfrage interessieren am Weiterlesen hindern.

 Lassen Sie doch einfach derartige Kommentare, die nichts mit dem Thema zu tun haben so Sie denn sonst nichts zum eigentlichen Thema, sprich der sinnvollen Nutzung der Vorgangsmappen, beitragen können.

Gerne können Sie für Grammatik-Auseinandersetzungen auch einen eigenen Feed eröffnen. Viel Erfolg.

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Ich finde Ihre Antworten gut. (Ober-) Schlaumeierei lässt sich halt nicht ausmerzen.

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wie das einige triggert ist schon lustig .

"die sich mit dem Thema ---interessieren" 

never mind 

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Die "Dauerakte" finde ich eine gute Idee. Verraten Sie uns vielleicht, wie Sie diese strukturiert haben?

Die FIBU-Akte hatten wir auch in der Überlegung, nur leider ist die Ablage der Kanzlei Auswertungen bspw. durch die reine Möglichkeit des "Anhängens" unbefriedigend, da man danach die VGM zum Umsortieren wieder öffnen muss.

VGM Lohn sehe ich ähnlich und wird von uns daher auch nicht weiter geführt.

Grundsteuer-VGM ist vor dem Hintergrund der Wiederholung zum Hauptfeststellungszeitpunkt auch eine gute Idee.

Gerne mehr solcher qualifizierten Ideen. 😀👍

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Wir haben auch mehrere VGM im Einsatz

• Jahresabschluss - hier haben wir quasi die "Alte" Ordnerstruktur übernommen um auf einen Blick alle Berechnungsgrundlagen für Rückstellungen und ähnliches zu haben oder eben Unterlagen die für den Abschluss relevant sind. 
  Diese legt bei uns tatsächlich auch schon die Fibu an um unterjährig hier schon Belege reinzulegen - früher hatten wir hier auch noch eine separate VGM Fibu das hat sich aber mittlerweile überholt, da hier nur noch die BWA drin war
  
  
• Steuererklärungen - hier haben wir uns am Aufbau der Steuererklärung orientiert und haben für jede Anlage einen Unterordner angelegt. Wobei das langsam ausstirbt, da wir auf meine Steuern wechseln und nur noch 2-4 sehr umfangreiche Erklärungen haben für die meine Steuern irgendwie nicht in den Ablauf passt 😁
  
  
• Stammdaten - hier kommen sämtliche "wichtigen" Unterlagen wie Verträge etc rein, Änderungen bei Gesellschaftern etc.
  
  
• BP/Prüfungsrelevant - hier legen wir unterjährig schon mal Dinge ab die entweder bei einer BP oder SV Prüfung wichtig sein könnten, so dass man gleich weiß wieso man etwas gemacht hat wie es gemacht wurde. Auch um zu verhindern, dass bei einem Mitarbeiterwechsel wichtige Infos verloren gehen. 

• Und dann haben wir noch eine für Daten die uns vom Vorberater zur Verfügung gestellt werden/wurden

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Wir haben noch eine VGM "Mandantenvereinbarungen" fürs Onboarding bei Neumandanten. Da werden die Dokumente wie Selbstauskunft, Ausweise etc. abgelegt. 

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@slotwinsky  schrieb:

Verraten Sie uns vielleicht, wie Sie diese strukturiert haben?

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Ich glaube, das orientiert sich an einem entsprechenden Registersatz, den es mal zu kaufen gab. Quasi alles von länger-/langfristiger Bedeutung:

Der Unterordner "DATEV" ist relativ neu, da kommt dann z.B. die Schreiben zur mandantengenutzten Beraternummer und den gelieferten SmartCards rein.

Die Vorlage macht auch keine Unterscheidung, ob Privat-Mandant, Einzelunternehmer oder Personen-/Kapitalgesellschaft, daher passen die Ordner auch nicht alle ganz zusammen. 😉

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Ich bitte Sie alle höflich darum, beim Thema zu bleiben.  Vielen Dank!

Bitte beachten Sie dazu folgenden Passus der Nutzungsbedingungen:

• die Beiträge müssen in Bezug zu Produkten und Themen rund um DATEV oder damit verwandten Themen stehen;

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Hallo Zusammen, 

wir arbeiten auch mit VGM´s wo wir gerade Bedarf sehen. 

Haben aber eine Ordnerstruktur, weshalb wir nicht überall einen Vorteil / Bedarf für eine zusätzliche VGM haben.

Arbeiten also nur mit VGM´s, wenn wir eine "Mappe" brauchen. Also eigentlich immer wenn wir ein "Sammelsurium" aus dem DMS brauchen.  

Z.B. bei Abschlüssen, weil hier auch Unterlagen aus dem Stamm, den Auftragsunterlagen etc. immer mal wieder verknüpft werden bei der laufenden Arbeit. Dafür haben wir auch eine Vorlage erarbeitet die alle nutzen.

Dann noch bei Prüfungen (auch mit Vorlage) oder wenn wir als SB einen Sachverhalt prüfen/ klären, der nicht mit einer einfachen Notiz erledigt ist - hier dann gerne frei ohne Vorlage, weil doch sehr unterschiedlich, was für den Vorgang benötigt wird.

Bei laufender Fibu und Lohn haben wir bisher keinen Bedarf und bei den privaten Steuern selten. 

Könnte daran liegen, dass wir schon seit 2000 mit DMS arbeiten und unsere Ordner nach Aufträgen angelegt haben oder unsere Mandate, Fälle sind einfach nicht so komplex. 

Haben erst vor kurzem intern gesprochen, weil eben nicht alle und überall VGM nutzen und konnten noch keine schlagende Argumente dafür finden. 

Bin also gespannt ob wir durch Anregungen hier noch mehr Vorteile erkennen ! 

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@rschoepe  schrieb:

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@slotwinsky  schrieb:

Verraten Sie uns vielleicht, wie Sie diese strukturiert haben?

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Ich glaube, das orientiert sich an einem entsprechenden Registersatz, den es mal zu kaufen gab. Quasi alles von länger-/langfristiger Bedeutung:

Der Unterordner "DATEV" ist relativ neu, da kommt dann z.B. die Schreiben zur mandantengenutzten Beraternummer und den gelieferten SmartCards rein.

Die Vorlage macht auch keine Unterscheidung, ob Privat-Mandant, Einzelunternehmer oder Personen-/Kapitalgesellschaft, daher passen die Ordner auch nicht alle ganz zusammen. 😉

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Das ist echt top! Sehr gute Idee.

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Problem an der VGM: über die Dokumentensuche findet man nichts, was sich in der VGM befindet.

mfg

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Hallo @rschoepe , 

das sieht unserem Ordner Stammakte recht ähnlich. 

Ergibt sich bei uns über den Knigge also automatisch. Hier sind natürlich aber auch alte / überholte Unterlagen enthalten.

Für Ihre VGM müssen die SB z.B. immer den neuen Vertrag in die Mappe Linken und der alte wird rausgelöscht? 

Haben Sie auch schon ohne VGM mit DMS gearbeitet ? Mir geht es darum, ob Sie ein Gefühl haben, dass ohne diese VGM Mehraufwand durchs Suchen entsteht, der durch Pflegen der VGM weiniger wurde. 

Viele Grüße!

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Das stimmt (leider) oder besser "Gott sei Dank" nicht. Über die Volltextsuche werden Ihnen die VGM angezeigt und dort sinden Sie dann in der Suche auch die entsprechenden Dokumente sehr schnell.

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Mit ein Grund, weshalb VGMs bei uns "nur Linksammlungen"  sind. 

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@slotwinsky  schrieb:

Das stimmt (leider) oder besser "Gott sei Dank" nicht. Über die Volltextsuche werden ...

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ups ... tatsächlich 😎

mfg