Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

[#1]

So wie ich das Dokument "Archivieren" verstanden habe, ist doch das Procedere so, dass ich jedes Dokument manuell auswählen und archivieren soll.

Wenn ich das so richtig verstanden habe, dann ist das doch ein Kopfschuß, weil die Bearbeitung ewig lange dauert.

In meinem alten Programm DokMa gab es Jahresregister. Bei einem Jahreswechsel wurde ein Archivierungslauf gestartet und alle Jahre, die älter als 3 Jahre waren, wurde das gesamte Jahresregister in ein Archiv verschoben. Sämtliche Verlinkungen wurde aktualisiert.

Beispiel: Jahr 2020 mandantenübergreifend eingerichtet!

12345 Mandant A

|--+ 01 ESt.

     |-- 2020

     |-- 2019

     |-- 2018

     |--+ Archiv

          |-- 2017

          |-- [n]

|--+ 02 GewSt.

     |-- 2020

     |-- 2019

     |-- 2018

     |--+ Archiv

          |-- 2017

          |-- [n]

Gibt es bei DATEV auch so ein Archivierungslauf?

Wie einfach ist es, auch in den Archivdateien zu suchen? Wird nur eine Checkbox ausgewählt oder muss man durch eine Klickorgie?

Gruß Achilleus

[#2]

Ein echtes DMS kennt im diesem Sinne kein Archiv und das ist auch die lineare "Ablagedenke". Ein DMS kennt für die Dokumente "Zustände" und die Besseren, also die, die wir uns als kleinere Kanzlei niemals leisten könnten, verschieben die Speicherorte der Dokumente immer weiter weg von schnellen Zugriff. Das Ganze ist dann auch noch in die Sicherungsprozesse eingebunden.

Der Zugriff über eine Abfrage ist auch nicht das Thema, das geht recht flott, die DATEV Spaßbremsen finden dort ja nicht statt. Eine Löschung zur Einhaltung der DSGVO ist natürlich auch integriert. Wen solche Dinge interessieren kann sich ja einmal die in vielen DMS integrierte Bewerberverwaltung ansehen, hier kommen eine Menge an Anforderungen zusammen.

[#3]

Hallo zusammen,

wir haben nun auch umgestellt. Der ausführliche Bericht folgt noch. Ein Hinweis vorab:

Datenvolumen DMS classic: ca. 200 GB

Datenvolumen DMS neu: ca. 480 GB

Dass im DMS classic komprimiert gespeichert wird, ist mir klar, aber ein solcher Unterschied ist nicht hinnehmbar. Für ASP Kunden bedeutet das ungeachtet dem neuen Lizenzmodell erhebliche Mehrkosten.

Wenn ich von 70€ monatlich pro 100 GB-Paket ausgehe und einen Bedarf von zusätzlich 3 Paketen nach DMS Umstellung habe, reden wir hier im Jahr von über 2.500€.

Das wird leider nur die ASP-Anbieter erfreuen.

Ich hoffe, dass das ein Denkfehler ist und würde mich über eine Expertenmeinung freuen.

[#4]

Hallo Herr Tober,

wie von Ihnen und auch hier beschrieben, wirkt sich das Thema Komprimierung auf den Speicherplatzbedarf des neuen DMS-Datenpfads aus. Der Zuwachs in Ihrem Fall erscheint uns im Vergleich zu unseren bisherigen Erfahrungen sehr hoch. Das würden wir uns gerne direkt auf Ihrem System anschauen. Sofern für Sie ok, melden wir uns kurzfristig bei Ihnen.

Viele Grüße,

Marco Nürnberger 

[#5]

Moin in die Runde,

ich will auch einen kurzen Erfahrungsbericht zu meiner Umstellung geben. Evtl. hilft der eine oder andere Hinweis.

Nachdem im Umstellungsassistenten alle Punkte abgearbeitet waren und die Umstellung der Dokumente recht problemlos erfolgt war, habe ich mir bewusst einen Samstag morgen ausgesucht, um genug Zeit für die Nacharbeiten und Tests zu haben. Ein fataler Fehler - Samstags gibt es keine Hotline...

Als ich im Assistenten die Aktivierung eingeleitet hatte, erhielt ich einen "unerwarteten Fehler", zu dem natürlich kein Hilfedokument verfügbar ist. Im Assistenten wurde mir der Terminalserver als aktiviert angezeigt, während die Aktivierung des Fileservers fehlgeschlagen war. Der Verweis auf die manuelle Ausführung einer Datei am betreffenden Server war nicht hilfreich, da die entsprechende Datei nicht am System vorhanden war. Keine Hotline, keine Infos im Lexinform, somit Servicekontakt schreiben und die Aktion beenden. Dann wohl keine Nacharbeiten am Wochenende...

Am Montagmorgen dann sehr schnelle Hilfe von der Hotline: "Bei Arbeitsplätzen auf denen keine DATEV DMS Arbeitsstation installiert ist, wie z.B. dem Fileserver, kann dieser Hinweis ignoriert werden." Ernsthaft? Der Assistent erkennt das nicht und gibt mir keinen entsprechenden Hinweis - unfassbar! Natürlich 25 € für den Eilservice...

Nach den dann folgenden, recht problemlosen Nacharbeiten dann der Test in den Terminalsitzungen der Mitarbeiter... Es ist ein "unerwarteten Fehler" aufgetreten, zu dem auch diesmal kein Hilfedokument verfügbar war. Nach 35 Minuten Warteschlange teilte mir der Herr bei der Datev, dass wohl die Datenpfade bei den Mitarbeitern nicht eingestellt sind. Warum das nicht automatisch erfolgt - keine Ahnung. Ich musste also bei jedem Mitarbeiter die Fehlermeldung zweimal aktiv wegdrücken (!), um den Datenpfad einstellen zu können!

Ganz ehrlich, das geht besser, viel besser! Mit entsprechenden Hinweise hätte ich das locker hinbekommen, zumal ich durchaus EDV-affin bin. Zum Glück nur 9 € für die Hilfe...

Nun läuft das System mit kleinen Ecken und Kanten - auf den ersten Blick gefällt mir das neue DMS gut. Zwei Probleme haben wir noch. Die OCR Texterkennung der Altdokumente beendet sich leider immer wieder, so dass ich diese erneut starten muss. Hierzu gibt es natürlich keine Meldung, nur im Task-Manager kann ich das feststellen. Das Laufzeitverhalten der Dokumentensuche im Arbeitsplatz ist auch ohne laufende Texterkennung im Hintergrund zum Teil unterirdisch. Ja, ich weiß, wenn ich Spalten ausblende, geht es wohl schneller. Manches möchte ich aber gerne auf einen Blick sehen.

Ich bin gespannt, was noch so auftritt und wünsche ein gutes Gelingen beim Umstieg.

[#6]

Kleines Update:
Eine Vergrößerung der Datenbank um das 1,5 fache ist wohl "üblich". Unsere Vergrößerung ist also kein Standardfall und wird daher zeitnah untersucht.

Trotzdem:
Selbst bei dem 1,5 fachen, würden wir im Jahr konservativ gerechnet bei 100GB bzw. 840€ an Mehrkosten liegen. Ist nach wie vor schwer zu verdauen. Ohne zu wissen wie viele ASP Kunden sich unter den DMS Classic Bestandsanwendern befinden, dürfte dieser Umstand den variablen DATEV ASP-Umsatz merklich steigern.

[#7]

Hallo Community,

vielen Dank an @Niklas_Tober, dass wir uns den Sachverhalt zeitnah und direkt im System ansehen konnten. Wir bitten um etwas Geduld für die Zeit, die unsere Analyse in Anspruch nimmt. Wir informieren an dieser Stelle über das Ergebnis.

Viele Grüße,

Marco Nürnberger

[#8]

Hallo Herr Blum,

was ist, wenn mal ausversehen einer ein Dokument löscht? Wir nutzen den Status löschen auch weiterhin und löschen dann erst das Dokument, so kann ich beim endgültigen leeren des Papierkorbs sicherstellen, dass die Mitarbeiter das nicht ausversehen in den Papierkorb verschoben haben - Netz und doppelter Boden 😛

BG Annika

[#9]

Schade, aber sehr verständlich. Vielleicht reagiert die Datev selbst mal!

Herzliche Grüße

Vielleicht lohnt es sich aber auch gar nicht, sich mit der Frage zu beschäftigen.

Gerade kam eine Umfrage zur neuen EO online ... scheint noch nicht so weit zu sein "könnte oder auch nicht" , bindet aber auch Ressourcen 😞

[#10]

@blum ,

... also bei mir steht nur weiße Schrift auf weißem Hintergrund, oder sollte der Post leer bleiben, als Statement ? 🤔

[#11]

Ich sag's doch...Cloud...

KMnext....soso

[#12]

Hallo Frau MarionBachem1,

bitte teilen Sie uns noch mit, auf was Sie eine Reaktion seitens DATEV benötigen.

@blum:

Ihr Post ist leer, könnten Sie bitte nochmal Ihren Post wiederholen oder sollte dieser leer bleiben?

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#13]

Hallo Herr Seidel,

es geht um die Frage, die Frau annapetereit an Herrn Blum gestellt hat, der sich aber leider aus nachvollziehbaren Gründen Mein "Feuer" ist aus. Tschüss  vor drei Monaten aus der aktiven Community zurückgezogen hat. Insofern ist jetzt die Datev gefragt.

[#14]

@Gelöschter Nutzer ....versteh ich nicht? - was soll die Datev da machen?

Ich fand nur den workaround von @blum mutig, Dokumente mit Status "erledigt" zu löschen und hab unseren workaround mit Status "löschen" und dann löschen zum Besten gegeben... Anders als Herr Blum lösche ich die im Papierkorb aufgelaufenen Dokumente aber auch einmal monatlich und mir wäre das sonst zu unsicher. Ich will ja nichts löschen, was ein Mitarbeiter eventuell versehentlich in den Papierkorb verschoben hat. Mehr wollte ich nicht zum Ausdruck bringen.

Aus meiner Sicht muss die Datev da nichts machen. Die Löschfunktion musste ja gemäß DStVO durch die Datev ermöglicht werden und wie die Kanzleien damit intern umgehen, sollte der Kanzlei obliegen.

BG Annika

[#15]

Vielleicht hat Herr @blum ja nur einen leeren Beitrag gepostet, um eine Benachrichtigung zum Beitrag "

•  Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsberi...

zu erhalten.

Ansonsten gibt es hier excellente Beiträge von Herrn @blum zu Benutzeranforderungen. 

Der Beitrag von Frau @Gelöschter Nutzer ist aber nicht minder interessant. Endlich mal ein Lichtblick ab "EO-Horizont". Zumindest wissen wir nun, wo die Reise hingehen kann bzw. wird.

Wäre ja mal ganz hilfreich, wenn man die ganzen neuen Plattformen (Lohn-Online/KMnext) auch mal hier darstellen können, vielleicht mal in einer eigenen Rubrik?

Zur Lohn-Plattform gibt es ja auch eine Stellenanzeige der DATEV, die wiederum schöne Fragen aufwirft, wenn man sich das Anforderungsprofil der Stellenanzeige mal zu Gemüte führt.....

Leider nur in den sozialen Netzwerken zu finden.......

Spannend....

[#16]

Lieber Herr Hofmeister,

dann fragen Sie doch mal Ihren Datevansprechpartner, warum ich für so eine Umfrage ausgewählt werde, obwohl ich EO gar nicht nutze und warum nicht alle Datevnutzer sich daran beteiligen können? Das Vorgehen der Datev beim Erstellen eines "Pflichtenheftes" scheint nicht professioneller als die Geschwindigkeit und Flexibilität bei der Programmierung zu sein.

Die Einbindung von SmartExperts ist sehr "bemüht". Zum Beispiel: "Übernehmen Sie Interessentendaten aus SmartExperts in Ihre Kalkulation". 

Oder was könnte mit "Leistung abrechnen/profitieren Sie von der automatischen Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben" gemeint sein?"

Dagegen sind die seitenweisen Praktikervorschläge von Herrn Blum mal wieder nicht berücksichtigt worden.

[#17]

@Gelöschter Nutzer Ich wüßte auch nicht, dass wir als EO Nutzer eine @ der DATEV erhalten haben, um an dieser Umfrage teilzunehmen

... @andreashofmeister find es auch interessant, aber im Moment noch zu Abstrakt - wie genau soll das Aussehen "KMnext"? Soll das der Versuch sein smartexperts zu pushen? Wir bekommen wirklich viele Interessentenanfragen, aber bisher war da keine über smartexperts dabei. Aber vielleicht geht´s anderen Kanzleien ja anders?!

LG Annika

[#18]

Hallo Hr. Tober,

hallo Community,

vielen Dank noch einmal, dass wir uns das Thema auf Ihrem System ansehen konnten.

Unsere Analysen sind noch nicht final abgeschlossen, trotzdem möchten wir Ihnen einen Zwischenstand geben.

Es zeichnet sich ab, dass wir durch weitere Optimierungen der Datenbank-Struktur den belegten Festplattenplatz voraussichtlich reduzieren können.

Für eine mögliche flächendeckende Verfügbarkeit werden weitere Tests durchgeführt, unter anderem um negative Seiteneffekte auszuschließen. Sofern diese positiv verlaufen, wird die Optimierung mit einem der nächsten Patch-Days (siehe Info-DB 1003483) zur Verfügung gestellt.

Grüße aus Nürnberg und bleiben Sie gesund! 

[#19]

Herrn Blum kann ich gut verstehen. Ich warte auch seit vier Monaten auf eine Lösung, wie ich den Verlautbarungen der Bundessteuerberaterkammer konform E-Mails versenden kann.

Mit DMS geht es definitiv nicht ohne viele fehleranfällige Umwege!

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/141528#M9840

[#20]

Liebe Kollegen,

inzwischen vermute ich, dass der Sinn dieser Umfrage gar nicht echtes Interesse an einer Programmfortentwicklung ist, sondern dass das eine Marketingaktion für Smartexperts und zur Gewinnung neuer EO Nutzer ist. So blöd wird man bei der Datev ja nicht sein, dass man wahllos Datevanwender, die EO noch nicht einsetzen, wegen Wünschen zur EO anschreibt und auf der anderen Seite die Fleißarbeit von Herrn Blum, Herrn Lemler und anderen einfach ignoriert.

Liebe Grüße

Marion

[#21]

... sehe ich ähnlich ...

... soll wohl suggerieren, dass man 'am Ball bleibt' ... , dem aber schon längst die Luft ausgegangen ist 😀

[#22]

Ich befürchte so 'blöd' ist die Datev sehr wohl. 

Wenn ein neues Projekt aufgesetzt wird, wird dies durchgezogen anstatt sich auf versierte Datev Anwender wie Herr Blum und andere zu verlassen. 

Ich selbst wurde angerufen von Datev Mitarbeiter im Homeoffice. Die Datev möchte unterschiedliche Kanzleigrößen haben und dort wissen wie die einzelnen Abläufe sind. 

Dies ist ja erstmal ein vernünftiger Ansatz und bemerkenswert es soll ein neue Plattform im EO Bereich geben die sich ausschließlich an digitalen Abläufen orientiert und es soll wohl bewußt in Kauf genommen werden dass hier ggf. alte Kollegen nicht mehr mitgehen können oder wollen. 

Ich lasse mich überraschen. 

[#23]

@bodensee 

Na klar wissen wir ja um die Zeit zwischen "nettem" Telefonat und Realisierung.

Aber am Beispiel des neuen "Lohn-Online" als Nachfolger von LODAS im Jahre 2023 werden wir ja sehen, was alles realisiert werden wird als Ergebnis von zig Telefoninterviews...

Keine Ahnung, wer da alles befragt wurde und wieviel Tausend (?) Lohnabrechnungen man monatlich "bringen" muss um da mal einen Anruf zu bekommen.....

Die Stellenanzeige der DATEV (Werkstudent Lohn online) in den sozialen Netzwerken werfen tatsächlich ein paar Fragen auf..... 

https://www.datev.de/web/de/karriere/alle-jobs/jobs-details/id03430.html 

[#24]

Hallo Herr @blum ,

danke für die Infos. Nach der Umstellung tauchen bei uns nun auch die ersten ähnlichen Fragen auf.

Haben Sie zwischenzeitlich schon eine Lösung zu dem Problem

...

1. Für die StB: Es gibt nicht mehr das Feld "Fristdatum" in den Dokumenten zur Erledigung un zur Kenntnis. Zur Fristprüfung muss daher die Schnellinfo "Fristen / Bescheide" geöffnet werden und dort gibt es das Feld "Fristende".

...

gefunden? Herr @Johannes_Kretschmer hatte dieses Thema leider noch nicht in seinem Beitrag vom 16.04.2020, 17:05 aufgenommen.

MfG H. Meyer

[#25]

Guten Morgen @hm 

Es handelt sich hierbei um ein Feld aus „Post, Fristen und Bescheide“. Daher ist dieses nicht mehr in der Schnellinfo „Dokumente“ verfügbar.
Die Fristen gehören zu „Post, Fristen und Bescheide“, daher werden die Daten auch nur dort gehalten.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#26]

Guten Morgen @Nina_Schlee ,

danke für die Info. Dann ist das in der neuen DMS halt so. Wie viele andere Dinge auch...

Arbeiten mit DATEV: Ein Leidensbericht (typischer Alltag) 

Viele Grüße

H. Meyer

[#27]

Hallo Andreas,

das ist doch der Trick. Man sagt, dass ein erlesener Kreis befragt wurde. Alle, die keinen Anruf erhalten haben glauben, dass sie diesem Kreis nicht angehören und fragen auch nicht weiter nach. In Wahrheit hat sich für den User niemand interessiert und macht das, was man eh machen wollte.

Für die ganze Aktion braucht man also genau einen Mitarbeitenden für ca. 10 Minuten. Der muss nur schreiben, dass man einen erlesenen Kreis gefragt hat usw. usw. 

[#28]

Danke @Gelöschter Nutzer für den Thread 👍. Der war mir gar nicht in Erinnerung. 

Dann verknüpfe ich einmal meine Erfahrungen. 

[#29]

Ich hänge hier nochmal was dran, weil ich scheinbar zu doof bin oder mich nicht durch alle 5465465 Info-DBs geklickt habe 😫 - keine Ahnung. Meine Grundidee war: Die DATEV DMS Übernahme kann grundsätzlich während des laufenden Betriebes passieren; erst wenn man auf DATEV DMS aktivieren drückt, ist das alte DMS classic Geschichte und das neue aktiv. 

Meine Planung war am FR Nachmittag zu starten, sodass am MO mit dem neuen DMS gearbeitet wird. Laut DATEV sollte das möglich sein aber Murphy, man weiß ja nie 😏, was kommt; also am letzten SA schon mal DATEV DMS Server & Arbeitsstation installiert; L:\ vergrößert und den Assistenten gestartet, alles soweit abgehakt; Termin zwecks Übernahme der ACL nach BRV steht auch; kurz in der Kanzlei angerufen, dass ich doch heute schon zur Sicherheit anfange und der Knigge daher mal 1 Woche bitte nicht mehr bearbeitet werden; alles schick. 

Bis mich jemand anrief, dass alle Mitarbeiter im Bereich Absender weg sind, wenn man auf Basis einer Vorlage eine neues Dokument erstellen will😲. Okay? Uncool. Ziemlich uncool. Nach einem SK wurde mir geantwortet, dass stehe im Fahrplan unter Punkt 4: PCD-Platzhalter: Mitarbeiterdaten und Absenderinformationen hinterlegen.

Blöd nur, dass die Absender wohl nach der Installation von DATEV DMS schon weg sind und man sie auch nicht exportieren kann? Gut, bei 35 Personen noch einmalig OK - was mache ich mit 140 Usern? 😱 Alles von Hand, manuell? Im Ernst? Wieso steht das erst in Punkt 4 und nicht schon vorher, wenn man DATEV DMS installiert? Dann hätte ich mir am SA einen Screenshot gemacht und das nachgepflegt. #Service 

Dazu kenne ich ja nun den Link zum Buchen eines DATEV Termins zwecks Übernahme der Rechte. Also gleich mal schon im Juni einen buchen für unsere Umstellung in Iserlohn im Juli und Terminland sagt ab 01.07: keine Termine zur Auswahl. Aha. Toll 👍! Also Knick ins Ohr machen, dass diese wohl nur im gleichen Monat vergeben. Schaue ich am 01.07 nochmal rein und hoffe, dass es dann noch einen gibt, vor unserer Umstellung Mitte Juli. 

Sorry aber ich stolpere in diese Umstellung rein ...