Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

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Hallo DMS Umsteller,

nach dem wir in der Zeit vom 28.03.2020 - 09.04.2020 900.000 Dokumente von der DMS alt in die DMS neu übernommen haben, möchte ich hier kurz über unsere erste Erfahrungen berichten.

Erste Ernüchterung: OCR Texterkennung siehe Ideas: DMS neu OCR als Dienst.

Im Rahmen von Corona haben wir MS Teams installiert und einen "Kanal" "DMS Umstellung" eingerichtet.

Hierüber habe ich die Mitarbeiter über folgendes informiert (wir arbeiten mit EO comfort und ordnen alle Dokumente soweit möglich dem Auftrag zu des weiteren nutzen wir den mini work flow mit Erlediger, weiterleiten und Kenntnisnehmer):

Wesentliche Änderung gegenüber der DMS classic:

1. Dokumente zum Mandant / Dokumente zum Auftrag ist jetzt ein Feld in der "Schnellsuche" und leider nicht mehr erkennbar, wie es eingestellt ist.
2. Es gibt keine Schnellinfo Belge mehr
3. Die Dokumentennummer ändert sich. Die alte aus DMS classic kann man sich aber in den Listen noch einblenden lassen (siehe Info-Dokument Dokumentnummer aus DATEV DMS classic anzeigen. Das Feld heißt nun "Externe Dokumentenummer". Empfehlung: Beide Nummern in der Übergangszeit anzeigen lassen.
4. Für die StB: Es gibt nicht mehr das Feld "Fristdatum" in den Dokumenten zur Erledigung un zur Kenntnis. Zur Fristprüfung muss daher die Schnellinfo "Fristen / Bescheide" geöffnet werden und dort gibt es das Feld "Fristende".

Wesentliche fehlende Funktionen:

1. In den Dokumentenlisten und den Auftragssichten kann man nicht mehr den Namen des Auftrages erkennen
2. Es kann nicht mehr in den Listen die Person erkannt werden, die ein Dokument noch nicht zur Kenntnis genommen hat. Hierzu muss mann in die Eigenschaften und dort auf Kenntnisnehmer
3. In Struktur einfügen geht nur noch über die Dokumentenstruktur nicht mehr über den kontextbezogenen Link
4. Vorgangsmappen haben noch weniger comfort als vorher (soll aber in der nächsten Version besser werden)

Wesentliche Verbesserungen:

1. Drag and drop zu einer Prüfungsfeststellung in Abschlussprüfung
2. Drag and drop einer E-Mail in die Schnellinfo einer Auftragssicht belegt Auftrag etc. vor
3. Mehr Informationen in den Eigenschaften "Kenntnisnehmer"
4. Es muss keine Übernahme der Aufträge bei einer Neuanlage eines Auftrages mehr durchgeführt werden.
5. PDF-Dateien werden automatisch eingecheckt
6. Die Ablagestruktur d. h. die Ordner und Fächer sind wieder da (wie bei der guten alten DokOrg)
7. Aufgaben können bei der Speicherung eines Dokumentes sofort mit angelegt werden
8. Einfache Massenindexierung in dem mehrere Dokumente markiert werden (bisher muss das immer der Admin machen)

Weiteres Problem: Bei uns werden in Office leider neben den neuen auch noch die Buttons von DMS-classic angezeigt. Das Add-Inn einzeln je Nutzer herauszunehmen ist zu umständlich: Servicekontakt erfasst.

Die ersten Versuche konnten bei uns erst am Donnerstag um 15 Uhr gestartet werden (Aktivierung DMS neu). Eine der ersten Fragen der Mitarbeiter war zum fehlenden Button "E-Mail beim versenden speichern". Hier die von mir gestartet Umfrage und das Ergebnis:

Weiter Anmerkung: Die Mitarbeiter kommen bisher erfreulich gut mit der Umstellung zurecht. Es gibt bisher kaum Beschwerden. Alle freuen sich darüber das drag and drop wieder funktioniert (wie bei der guten alten DokOrg - back too the roots - mir graut es schon von DMS Online - wird es hier auch wieder 7 Jahre dauern bis der Funktionsumfang so ist wie in der guten alten DokOrg?).

[#2]

Hallo DMS Umsteller,

anscheinend kann man sich in der Anwendung DMS eine Filter bauen um zu erkennen, wie viele und welche Dokumente an einem Tag durch die Volltextanalyse durchgelaufen sind:

Ich habe die OCR an unseren 4 Terminalserver und auch Kommserver heute gestartet. Es wurden in der letzten Stunden rd. 4000 Dokumente analysiert. Bei unseren 900.000 alten Dokumenten aus der Übernahme wird es somit einige Wochen dauern, bis die alle durch sind. Mir bleibt somit nichts anderes übrig, als jeden Morgen so früh wie möglich (auch an Sonn- und Feiertagen), das Programm DMS an allen 4 TS und am Kommersver zu starten um die Volltextanalyse so schnell wie möglich abschließen zu können.

Frust: EDV zu Fuß

Gruß

Ralf Blum

[#3]

Volltext erneut erfassen? Klingt irgenwie sinnlos.

Da die OCR Daten des DMS classic in der SQL Datenbank gespeichert werden müssen werden die Entwickler diese Daten zum Dokument migriert haben. Bevor ich Lauf anwerfe würde ein Statement der Betreuung von DATEV abwarten. Oder evtl. einmal die Volltextsuche testen und die Ergebnisse ansehen.

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Hallo @einmalnoch,

Statement habe ich kurz vor der Aktivierung der DMS erhalten (habe mich über die Auslastung der Server gewundert und die Dateinamen, die diese Auslastung erzeugt haben):

• OCR muss neu gemacht werden
• ist kein Dienst
• DMS muss gestartete sein damit die OCR-Analyse erfolgt
• läuft nicht auf dem Fileserver, sondern immer auf dem PC/TS auf dem die DMS gestartet wurde

Gruß

Ralf Blum

[#5]

Einige Anmerkungen habe ich .

Das es keine Schnellinfo Belege mehr gibt ist logisch da es in DMS neu keine Extraablage für Belege mehr gibt. In DMS classic gab es zwei Bereiche mit getrennten Speicherorten, die Speicherorte haben unterschiedliche Datenbanktabellen was dann auch zu unterschiedlichen Abfragen (im RichClient) oder Filtern (im Arbeitsplatz) führt. Also neue Filter bauen und statt Schnellansicht mühsames Filtern.

Die Sache mit den fehlenden Fristfeldern klingt nicht gut.

Auf Ihren Beitrag in Ideas einzugehen: Lässt sich der Start von DMS neu nicht per Script zeitgesteuert ausführen?

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Da kann ich nur sagen, dass DATEV da mal wieder die Meisterschaft in versemmelten Workflows gewonnen hat. Vermutlich müssen die Erkennungsläufe auch noch manuell im AP angestoßen werden.

Es graut mir vor der Umstellung.

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Hallo @einmalnoch,

ich denke, man kann die DMS bestimmt per Skript starten. Aber ich bin Steuerberater und erwarte eigentlich eine solche Lösung von DATEV und möchte mich mit so einem umständlichen Weg eigentlich nicht beschäftigen.

Aber wahrscheinlich muss ich mich hier mit meinem Systempartner zusammensetzen und das "fummeln". Wertvolle Zeit und und Geld leider unnötig verschwendet.

Für uns ist die Umstellung auf DMS neu trotzdem sinnvoll, da wir:

• schon immer nur im Arbeitsplatz gearbeitet haben
• die Verwaltung des gesonderten DMS Servers wegfällt (Zeitersparnis bei mir)
• Die Zeit für Massenindexierung und Stammdatenabgleich bei mir persönlich wegfällt
• Wir drag and drop wieder haben. Hierzu muss ich noch erläutern. Wir sind zur Zeit dabei ähnlich wie bei meine Steuern das Scannen vom Ende des Prozesses zum Anfang des Prozesses zu stellen. D. h. wir bekommen jetzt wegen Corona vermehrt die JA-Unterlagen (wir haben viele selbst buchende Mandanten und einen großen WP-Bereich = Haupttätigkeit unserer Gesellschaft) als Dateien. Diese speichern wir in der DMS und verknüpfen diese dann in Abschlussprüfung (benutzen wir auch für Erstellungsfälle). Die Kontrolle durch den TL erfolgt dann auch ohne Papier nur über die verknüpften Belege oder über die dem Auftrag zugeordneteten Dokumente (es gibt ja jetzt wieder die Ordner und Register). Erste Versuche sind hier eigentlich ganz gut. Wir haben noch etwas arbeit mit der Anpassung des Knigge (Vereinheitlichung zwischen WP-Bereich und JA-Erstellung). Danach wären wir dann in allen unseren Prozessen digital unterwegs (DMS am Anfang des Prozesses). Da wir Corona-Beding auch viele Heimarbeitsplätze haben macht das auch jetzt noch mehr sinn.

Gruß

Ralf Blum

[#8]

Hallo Herr Blum,

wie schon so oft festgestellt - viel Luft nach oben - in diesem Fall allerdings beim Produktpreis absolut nicht mehr. Meine Hoffnung, dass das Produkt mit seiner Leistung in die bereits erreichte Preisregion „hineinwächst“ ist jetzt genau seit 2 Jahren „am Leben“ ohne, dass sich relevantes geändert hätte. 

Bisher habe ich mich damit getröstet, dass alle Entwicklerkapazität in der „alt - neu“ Umstellung geht - das Argument ist ja nun offensichtlich „aufgebraucht“.

Man darf gespannt sein. DMS wirkt sich jedenfalls positiv auf die Preisgestaltung der Onlinespeicher aus - auch wenn absolut kein innerer Zusammenhang besteht. Verstehe wer will!

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Ich habe die OCR an unseren 4 Terminalserver und auch Kommserver heute gestartet. Es wurden in der letzten Stunden rd. 4000 Dokumente analysiert. Bei unseren 900.000 alten Dokumenten aus der Übernahme wird es somit einige Wochen dauern, bis die alle durch sind. Mir bleibt somit nichts anderes übrig, als jeden Morgen so früh wie möglich (auch an Sonn- und Feiertagen), das Programm DMS an allen 4 TS und am Kommersver zu starten um die Volltextanalyse so schnell wie möglich abschließen zu können.

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Das kann doch wohl nicht deren Ernst sein. Das kann man nicht anwerfen, bevor man final den Knopf für DMS neu drückt? Allein das händische Aufrufen jeden Tag, damit die OCR DB erstellt wird... in Ihrem Fall würde ich mir schon fast überlegen, ob ich nicht wieder wie vor 10-15 Jahren einen Einzelarbeitsplatz mit DMS installiere, damit dort DMS 24/7 offen ist, um das OCR zu machen. Wenn das Prozedere dann nach einigen Wochen durch ist, alles wieder deinstallieren.

[#10]

Hallo Community,

bei einem der Hauptargumente von uns für die Umstellung (drag and drop bei Abschlussprüfung) haben wir leider ins ... gegriffen. Ich hatte das zwar getestet, aber immer nur mit einer Verknüpfung von mir und bei mir wieder geöffnet.

Fehler / Mangel: Problem ist hier beschrieben (5. Eintrag):  Fehler bei drag and drop zu Abschlussprüfung 

Frust

Gruß

Ralf Blum

[#11]

Noch einen Hinweis zum Arbeitsplatz und Geschwindigkeit, wie schnell sich die Dokumentenübersichten aufbauen. Mit entscheidend ist welche Felder in den "erweiterten Listeneinstellungen" eingestellt sind. Je weniger hier eingestellt sind, desto schneller bauen sich die Dokumente auf. Also wenn möglich, bitte hier nur die Felder in die "ausgewählten Spalten" aufnehmen, die man wirklich benötigt und auch angezeigt werden sollen. Bei mir sieht das wie folgt aus:

Bitte also hier in die ausgewählten Spalten niemals den Button >> drücken. Danach ist der Arbeitsplatz eine "lahme Ente". 

[#12]

Hallo Herr Blum ( @blum ),

gut, dass Sie die interessierenden Punkte nicht 'blumig' umschreiben, sondern so, dass es keine Interpretationsspielräume gibt ...

... bei dieser 'Gewinn- und Verlust-Rechnung' (Frust-Gewinn und Lust-Verlust) 😁

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Na ja, der Arbeitsplatz war noch nie für hohe Geschwindigkeit bekannt.

Irgendwie werde ich das Gefühl nicht los, dass es sich hier um eine Lösung handelt, die so aussieht, als wäre sie ein DMS. Das natürlich nur um Zeit zu gewinnen und das Gesicht nicht zu verlieren.

Mal sehen, wie lange ich den Umstieg hinauszögern kann.

[#14]

Kann mir jemand bei zwei Fragen bezüglich des neuen DMS weiterhelfen?

1. Die "Zur Erledigung"-Liste enthält auch alle Dokumente mit "löschen" Status. Ist das so gewollt? Kann man die aus der Liste entfernen? Oder bleibt nur, einen eigenen Filter anzuwenden?

2. Das Zeichen in Outlook, das anzeigt, dass eine E-Mail abgespeichert wurde muss neu eingerichtet werden. Dazu soll "DvBsoFva.DMS" als Spalte eingerichtet werden (mit der Formatierung "Typ ja/nein" und "Format Symbol"). Klappt nicht. Gibt es noch was zu beachten? 

[#15]

Hallo @siwin002,

ja in der DMS classic war es früher gar nicht möglich endgültig zu löschen. Daher hatten wir einen "Löschmandanten" auf den wir die Dokumente verschoben haben und den Status auf "löschen" gesetzt hatten.

Seit der DSGVO kann man aber in der DMS classic und neu endgültig löschen. Die Prozessreihenfolge wäre:

• Sachbearbeiter setzt Dokument auf erledigt
• Sachbearbeiter "löscht" das Dokument (wird in den Papierkorb verschoben)
• Administrator löscht dann endgültig oder stellt ggf. auch gelöschte Dokumente wieder her.

So dass der Status "löschen" eigentlich nicht mehr benötigt wird. Wir haben den Status "löschen" aus der DMS neu entfernt (Hautpanwendung / Organisation / Stauts).

Das Feld "DVBSOFVA.DMS" wird nur sichtbar, wenn man zuerst mal ein Dokument über die Buttons speichert. Danach sollte das Feld auswählbar sein (Ansichteinstellung / Spalten / Benutzer-Posteingangsfelder).

Leider funktioniert das aber nicht, wenn man die E-Mail per drag and drop abspeichert. Da wir uns dafür entschieden haben, die E-Mails per drag and drop zu speichern (bei EO comfort wird in der Auftragssicht auch der Auftrag vorbelegt) macht für uns dieses Feld keinen sinn. Hier sollte die DATEV noch nachbessern. Habe das aber nicht als Verbesserungsvorschlag in Ideas erfasst, da noch viele andere Fehler und DATEV Unmöglichkeiten in der neuen DMS zu beseitigen sind.

Ich hoffe ich konnte Ihnen helfen.

Gruß

Ralf Blum

[#16]

Vielen Dank! Das hilft sehr!

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Zwischenbericht:

Wir arbeiten nun fast zwei Tage mit der neuen DMS. Grundfunktionen sind OK (die Hauptanwendung nervt; automatisches Einchecken geänderter PDF-Dateien funktioniert). Laufzeitverhalten ist trotz laufender Hintergrund-OCR-Erkennung der alten Dokumente zur Zeit OK.

Leider sind die meisten Probleme und Fehler (wurden schon mal in einem mehrseitigem Aktenvermerk am 15.10.2019 im Rahmen unserer Testinstallation gemeldet) überwiegend nicht behoben. 

Einige wenige davon hatte ich bereits bei Ideas erfasst bzw. nun ergänzt bzw. nacherfasst.

Seit Gestern haben wir rund 10 Serviceanfragen am laufen und in der Zwischenzeit wurden davon lt. Servicekontakt 2 bearbeitet und mit jeweils 9 EUR berechnet. Tatsächlich sind beide noch offen und aus unserer Sicht Fehler der DATEV. Schreibe jetzt wieder eine "Rückfrage" zu diesen beiden Punkten. 

[#18]

Hallo Herr Blum,

hallo Community,

vielen Dank, dass Sie uns an Ihren ersten Erkenntnissen nach der Aktivierung teilhaben lassen.

Es freut uns, dass Sie nach der Umstellung einige wesentliche Verbesserungen festgestellt haben.

Ich hoffe, dass Sie in den nächsten Wochen noch einige weitere Vorteile erkennen werden, wie z. B. die erweiterten Konfigurationsmöglichkeiten im Ablage-Knigge (Alle Neuerungen der letzten Versionen siehe hier ) oder auch die einfachere Administration.

Natürlich ist uns aber auch bewusst, dass die Entwicklung von DATEV DMS noch nicht abgeschlossen ist und fortgeführt werden muss. Daher arbeiten wir kontinuierlich an der funktionalen Weiterentwicklung und auch am Eliminieren „kleinerer Baustellen“, die den Arbeitsablauf behindern.

Um einen Ausblick zu geben, werden wir im Laufe der nächsten Woche ein Info DB Dokument mit den geplanten Inhalten der nächsten Versionen veröffentlichen. Sobald das Dokument abrufbar ist, werden wir auch in diesem Thread darüber informieren.

Ergänzend noch einige weitere Infos zu den hier bisher diskutierten Themen:

In den Dokumentenlisten und den Auftragssichten kann man nicht mehr den Namen des Auftrages erkennen

Das Thema ist uns bekannt und wird umgesetzt. Die aktuelle Planung sieht vor, die Anzeige noch in 2020 wieder zu ermöglichen.

Es kann nicht mehr in den Listen die Person erkannt werden, die ein Dokument noch nicht zur Kenntnis genommen hat. Hierzu muss mann in die Eigenschaften und dort auf Kenntnisnehmer

Gleicher Stand, wie beim vorherigen Punkt: Lösung für 2020 geplant.

In Struktur einfügen geht nur noch über die Dokumentenstruktur nicht mehr über den kontextbezogenen Link

Hier ist für die Versionen in 2020 keine Erweiterung geplant.

Drag and Drop in die Abschlussprüfung

Die Korrektur ist derzeit in Arbeit. Es muss sowohl eine Änderung in DMS als auch in Abschlussprüfung erfolgen. Daher ist die Lösung erst zu den Programmen 14.0 (September) möglich.

Vorgangsmappen haben noch weniger comfort als vorher (soll aber in der nächsten Version besser werden)

Korrekt, daran arbeiten wir gerade. Erweiterungen werden mit den DATEV Programmen 14.0 zur Verfügung stehen.

Volltexterkennung für übernommene Dokumente muss erneut erfolgen

Es ist korrekt, dass die OCR/Volltexterkennung für übernommene Dokumente neu erfolgen muss. Wir haben im Vorfeld analysiert, ob es möglich ist, die Volltextinformationen aus DMS classic zu übernehmen: Da sich die technische Datenhaltung für die Volltextinformationen und für die Positionsdaten der einzelnen Worte in DMS classic und DATEV DMS (neu) deutlich unterscheiden, wäre eine komplexe und ebenso zeitintensive Datenanpassung notwendig gewesen. Daher haben wir uns für die nochmalige Erkennung entschieden.

OCR Erkennung als Dienst

Kleinere Bestände (wenige hunderttausende Dokumente) können mit der OCR Erkennung gut verarbeitet werden.

Für die OCR Erkennung großer DMS classic Bestände ist die Erkennung am WTS noch nicht die optimale Lösung ist.

Verbesserungen sind in Arbeit und stehen voraussichtlich im Herbst dieses Jahrs zur Verfügung.

Geschwindigkeit, wie schnell sich die Dokumentenübersichten aufbauen    

Vollkommen richtig: Die Anzahl der eingeblendeten Spalten hat direkten Einfluss darauf, wie schnell die Suchergebnisse angezeigt werden.

Es macht also definitiv Sinn, Spalten die nicht benötigt werden auszublenden.
Weitere Infos, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um die Performance von DATEV DMS zu steigern sind hier zusammengefasst.
Da uns bewusst ist, dass es in einem DMS sehr wichtig ist, schnell die gewünschten Dokumente im Zugriff zu haben, haben wir für die DATEV Programme 14.0 bereits technische Veränderungen umgesetzt, um die Zeitdauer bis zur Anzeige der Suchergebnisse zu reduzieren. Die eingeblendeten Spalten haben dann zwar immer noch Einfluss auf die Dauer bis zur Anzeige, aber nicht mehr in dem Maße, wie in der aktuellen Version.

Die "Zur Erledigung"-Liste enthält auch alle Dokumente mit "löschen" Status

Aktuell werden im Standardfilter „zur Erledigung“ alle Dokumente angezeigt, die NICHT den Status „erledigt“ haben. Grundsätzlich haben wir hier eine Konfigurationsmöglichkeit geplant. Allerdings können wir dazu noch keinen Realisierungszeitpunkt nennen. Besteht aktuell der Bedarf die berücksichtigten Dokumentstatus anzupassen, kann ein individueller Filter genutzt werden.

Das Zeichen in Outlook, das anzeigt, dass eine E-Mail abgespeichert wurde muss neu eingerichtet werden

Korrekt, um die Spalte einblenden zu können, ist es notwendig einmalig eine E-Mail in DMS gespeichert zu haben. Anschließend ist das Feld „DVBSOFVA.DMS“ über „rechte Maustaste | Feldauswahl | Benutzer-Posteingangsfelder“ einblendbar.

Sowohl eine Anpassung der Bezeichnung der Spalte, als auch die Funktionsfähigkeit bei Verwendung von Drag&Drop ist für die Versionen in 2020 geplant.

Viele Grüße

Johannes Kretschmer

[#19]

Heute hatten wir eine Fernbetreuung von rd. 3h und viele Probleme konnten behoben werden. Einige müssen noch analysiert werden (Wesentlicher Punkt: OCR lastet Server aus; automatisches Starten OCR; Überblick OCR).

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Hallo Herr Kretschmer,

Sie schreiben:

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Drag and Drop in die Abschlussprüfung

Die Korrektur ist derzeit in Arbeit. Es muss sowohl eine Änderung in DMS als auch in Abschlussprüfung erfolgen. Daher ist die Lösung erst zu den Programmen 14.0 (September) möglich.

Der Fehler ist Ihnen persönlich seit Oktober 2019 (Mehrseitiger Aktenvermerk über Erfahrungen unseres Testsystems mit der DMS neu) bekannt. Auch gibt es in Ideas einen Verbesserungsvorschlag vom 31.01.2020 von mir dazu (DMS neu drag and drop 2: Verknüpfungen zu Abschlussprüfung). 

Bisher habe ich die Erkenntnis Ihrer Kollegen von Abschlussprüfung, dass diese den Fehler gerne zeitnah beseitigt hätten (gerne kann ich den Kontakt herstellen), aber auf die Hilfe Ihrer Abteilung angewiesen sind. Aus persönlicher jahrelanger Erfahrung zu Abschlussprüfung kann ich auch nur bestätigen, wenn Abschlussprüfung einen Fehler hat, hatte ich in den letzten Jahren in der Regel innerhalb von 24 h eine korrigierte Version (früher eine neue DLL per "Modem"). In den letzten Jahren dauert es auch mal etwas länger, dann aber hatte ich eine korrigierte "install.exe". Ich würde mich freuen, wenn dieses Vorgehen auch bei der DMS neu (Fehler haben eine hohe Priorität; mir persönlich ist jeder Fehler bei einem unserer Mandanten immer sehr unangenehm) zu finden wäre. In obiger Ideas Idee habe ich auch meinen "Unmut" über die Dauer der Fehlerbeseitigung bei DMS beschrieben. "Vogel Strauß" finde ich bei FEHLER nicht gut.

Es scheint bei der DATEV schwer zu sein, die indische DATEV Katen (Silos) zu überwinden (hier DMS - Abschlussprüfung). Verstehe ich nicht. Hier fehlt der rote Faden bzw. die verbindende Elemente. Dass ist aber aus meiner persönlichen Sicht ein Führungsproblem und muss von den DATEV Oberen geklärt werden.

Ich zitiere auch gerne Johann Wolfgang Göthe:

"Erfolgreich zu sein setzt zwei Dinge voraus: klare Ziele und den brennenden Wusch, sie zu erreichen".

Und bei meinem ganz persönlichem Ziel im beruflichen Bereich der letzten Jahre mit der DATEV:

zeitnah mehr digitale medienbruchfreie programmübergreifende Prozesse in der EO

geht langsam das "Feuer" aus, wenn für die Beseitigung eines Fehlers (im BGB nennt man das Mangel) fast ein Jahr benötigt wird.

Anderes Thema:

Wie Sie wissen haben wir viel Zeit und Herzblut in Kundeneinbezugsmaßnahmen der DMS neu investiert, viele Aktenvermerke (die Sie wahrscheinlich nerven) über Verbesserungsvorschläge zur DMS neu, Personal zum Testen von DMS neu (inkl. Besuch vor Ort in Nürnberg mit Mitarbeitern von uns), Vorhaltung von Hardware usw.. Leider werden wir immer wieder enttäuscht. Es hat drei Tage gedauert, bis sich jemand um unsere Umstellungsprobleme gekümmert hat. Mehrere Mails auch an Sie persönlich blieben ohne spürbare Reaktion! Gestern wurde uns nun geholfen.

Wesentliche Themenbereiche:

• Auslastung unserer Terminal-Server wegen der OCR Erkennung (kostet mich persönlich täglich viel wertvolle Zeit; mehrmals im Taskmanager die Datei manuell beenden, die dann bei jeder Neuanmeldung wieder gestartet wird)
• Fehlende Ordner und Register in den alten Dokumenten
• und viele Kleinigkeiten

sind noch unbearbeitet und beschäftigen uns.

Schade.

So das habe ich jetzt nach dieser ersten Woche mal gebraucht (Überdruck ablassen).

Ich würde mir wünschen, dass der kleine "Funke" der bei DMS neu noch glüht (bei EO ist er schon länger aus) wieder richtig brennt. Wo bleibt die Austauschplattform für Dokumente mit dem Mandanten in der Cloud? Warum wurschtelt da jede Abteilung der DATEV dort alleine vor sich hin (Klartax, Meine Steuern, Datev Cloud-Box, DMS Online, Abschlussprüfung Kollaboration)?

Aber ich möchte nicht nur negatives schreiben. DMS läuft im Kern stabil und wir haben gestern unseren virtuellen "alten" DMS classic Server ausgeschaltet (nach Datensicherung etc.).

Jetzt sind wir dran unsere Prozesse:

• Datensicherung
• Bescheidprüfung (es geht wieder drag and drop in PFB)
• Postausgang (drag and drop von E-Mails)
• Erstellung von Jahresabschlüssen / WP-Bereich (mehr digitale Dokumente)

in den nächsten Tagen und Wochen an die neue DMS anzupassen.

Gruß

Ralf Blum

[#21]

Hallo Herr @blum ,

vor drei Tagen habe ich wegen https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/145437/highlight/true#M9994 einen Servicekontakt gestartet.

So, wie es die Liste in ProCheck beschreibt:

3. E-Mail-Ausgang organisieren [all]
Detailinformation: Für E-Mails gilt dieselbe Unterschriftsregelung wie für die Briefpost. E-Mails, die vom Kanzleiinhaber
unterschrieben werden müssten, sind diesem vorab zur Freigabe zuzusenden und erst anschließend an den
Empfänger.
Auf die Verschlüsselung und die mit dem Mandanten diesbezüglich getroffenen Vereinbarungen ist zu achten.
Insbesondere sind keine Mandantenunterlagen unverschlüsselt zu versenden.
E-Mails sind in der elektronischen Mandantenakte abzulegen.
Ziel/Nutzen: Die Organisation des E-Mail-Ausgangs dient der Vermeidung von Risiken, die durch eine elektronische Kommunikation
entstehen können.
Der Einsatz moderner Kommunikationstechniken dient insbesondere der Optimierung der Auftragsabwicklung. Mit
deren Nutzung sind jedoch spezifische Risikomerkmale verbunden, die es zu beachten gilt.
Es müssen deshalb Organisationsanweisungen getroffen werden, wie mit ausgehenden E-Mails umzugehen ist.

möchte ich es mit DMS organisieren, finde aber keine passende Anleitung. Können Sie mir dazu etwas zukommen lassen oder den Kontakt zum Consulting herstellen? In Zeiten der sozialen Isolation sollte es doch auch eine schrittweise Anleitung geben.

Gestern hatte ich dazu eine 40-minütige Fernbetreuung mit dem Ergebnis, dass die Anfrage von DMS zu Post, Fristen und Bescheide weitergeleitet wird, da Postausgang eine Fristsache sei.

Ich bin schon gespannt, wie es weitergeht.

Mein Wunsch vor zehn Jahren an DATEV war schon, dass bei einem per ELSTER rückübermittelten Bescheid automatisch eine E-Mail zum Versand an den Mandanten in meinem Postausgang liegt...

[#22]

Gestern haben wir unseren alten virtuellen DMS classic Server ausgeschaltet.

Erstes Problem danach: der Dokumentenkorb / Posteingangsassistent startete nicht mehr.

Diesmal schnelle Hilfe der DATEV: Da wir einen DMS Testserver hatten, hatten wir damals auf Anraten der DATEV auf unserem Fileserver nicht den "DATEV DMS Server" installiert. Nachinstallation und der Dokumentenkorb und der Posteingangsassistent geht wieder. Gut und schnell geholfen.

Was leider immer noch nicht für uns angemessen funktioniert ist OCR der Altdokumente:

• Keine Überblick, welche Dokumente schon analysiert sind
• Keine Überblick, welche Dokumente noch fehlen
• Im täglichen Betrieb immer wieder an unseren 4 Terminalserver die Datei "OcrProcess.exe" im Task-Manager beenden; leider startet diese sich immer wieder von alleine, wenn sich ein weiterer Mitarbeiter anmeldet und den DATEV Arbeitsplatz startet. In Abhängigkeit der Last, bremst diese Anwendung (Last in der Spitze nur durch diese Anwendung: 35% Auslastung) die Nutzer sehr aus.
• Heute: morgens ganz früh (6:00) an allen 4 Terminalservern und am Komm-Server zumindest die Anwendung DMS starten (dann startet sich auch die Datei "OcrProcess.exe") um die OCR-Texterkennung über das Wochenende möglichst viele Dokumente zu erkennen.

Leider keine Hilfe eines DATEV Mitarbeiters in Aussicht. Auskunft: wir arbeiten daran, es wir sich noch jemand melden.

Und so verbringe ich dann meine Zeit unter der Woche im Tastmanager unserer 4 Terminalserver und am Wochenende ist die DMS auch meine erste Beschäftigung.

Weiteres neues Problem: Wir arbeiten mit vielen Vorgangsmappen. Bei jeder Öffnung öffnet sich ein Arbeitsblatt im Arbeitsplatz und bei Öffnung über eine Verknüpfung öffnet sich auch die Hauptanwendung. Wenn man dann die Hauptanwendung ablegt, legt sich auch das Fenster der Vorgangsmappe (ohne Sinn und Verstand) ab. Ich kenne ein solches Verhalten nur aus der Anfangszeit von Windows 3.1 Anfang der 90er. Wer programmiert so etwas und warum wird das nicht ausgebaut, obwohl es hierzu Meldungen und Ideen gibt?

Siehe:

• 09.09.2019: Vorgangsmappe Arbeitsplatz Lösung versprochen bis Ende 2019 (passiert: nichts)
• 25.01.2020: DMS neu Vorgangsmappe 1 - 5: Bindung an Arbeitsplatz, Blockierung + weitere Fehlerbehebungen Reaktion der DATEV: 0,00

Ein DATEV Ideas Fehler - das DATEV Programm hat einen Fehler = höchste Priorität; muss mit dem nächsten SR beseitigt werden - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

Für mich persönlich ist das noch mehr als Fehler in diesem Sinne. Aus meiner Sicht ist das ein Mangel nach BGB!

[#23]

Hallo Herr Blum,

ja, DMS ist an vielen Stellen wirklich mangelhaft.

Der Ablagedialog sollte ein eigenes Fenster bekommen und Outlook nicht sperren

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/187 

bringt ähnliche Probleme wie das im Vordergrund liegende Fenster der Vorgangsmappe.

Auch fehlt uns eine schrittweise Anleitung, wie man sinnvoll mit dem Programm arbeiten kann. Das lief ja immer über tagelanges Consulting, was es aber wegen Corona derzeit nicht geben kann.

Aber was sollen wir machen? Der DATEV die Einzugsermächtigung kündigen und nur einen reduzierten Betrag überweisen, bis die Mängel behoben sind?

[#24]

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@freiburgersteuermann  schrieb:

...

Auch fehlt uns eine schrittweise Anleitung, wie man sinnvoll mit dem Programm arbeiten kann.

...

---

... ich finde, dass die kurzen Datev-YouTube-Service-Videos zu diesem Zweck recht gut geeignet sind/wären.

edit: Beispiel: https://www.youtube.com/watch?v=ouRJ9kyNXTQ

Anstatt auf die eigenen Intuitionen zu vertrauen, kann man sich die Vorgehensweise anschauen, die sich die Software-Entwickler vorgestellt haben.

Diese Service-Videos gehen (anders als CORONA) leider nicht viral

(das liegt vielleicht daran, dass keine Schmink-Tipps oder Katzenbilder präsentiert werden. Aber der Informationsgehalt pro Minute ist doch recht hoch und wegen der Kürze der Videos bleibt keine Zeit für ein Powernapping)

Bitte mehr davon und (falls möglich) ein wenig eloquenter vorgetragen.

[#25]

Aber lieber Herr @vogtsburger ,

um einen Filter anzulegen brauchen wir doch wirklich kein Video von über drei Minuten länge. Für einen kompletten Prozess habe ich eben mal eine Idee erfasst:

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/306#M306

[#26]

Hallo @freiburgersteuermann ,

wenn ich viele kurze Videos zur Auswahl habe, suche ich mir natürlich diejenigen heraus, mit denen ich noch etwas Neues erlernen kann.  

Einen Einsteiger kann man schon mit den Grundlagen glücklich machen. Einen Fortgeschrittenen würde man damit bloß langweilen.

Wenn die Datev-Fachabteilungen richtig fit sind/wären, müsste man eigentlich im Rahmen von Servicekontakten und Fernbetreuungssitzungen die von Ihnen erwähnten Prozesse 'durchspielen' können. Bei Bedarf kann man, glaube ich, die aufgezeichneten Fernbetreuungs-Sitzungen nochmal 'abspielen'.

... und wenn die Fachabteilungen sowas auch nicht schaffen, muss man sich diese Prozesse eben irgendwie selbst erarbeiten.

[#27]

"irgendwie selbst erarbeiten" ist nicht meine Auffassung einer Genossenschaft

[#28]

Wenn ich das so lese, dann macht mir unser geplanter Umstellungstermin Q1/2021 extrem Sorgen. Ich lese immer nur was nicht geht, woran gearbeitet wird, was es demnächst geben könnte, stets immer ohne genaue Termine zu nennen. Das erinnert doch alles sehr an die Umstellung des Auswertungssystems. Bis zuletzt gewartet, Zwangsumstellung, unglaublich viele Fehler und selbst ein Jahr später ist die Performance noch immer "unter aller Sau".

[#29]

Hallo Herr Dombrowski,

so "schlimm" ist es nicht. Es gibt wirklich Vorteile der neuen DMS:

• endlich kein gesonderter DMS Server mehr
• drag and drop (leider nicht wie in Abschlussprüfung)
• Automatischen Einchecken von geänderten PDF-Dateien (für uns ein riesen Schritt, da wir mit der Acrobat Vollversion arbeiten).
• Ordner und Fächer
• keine Stammdatenprobleme mehr
• usw.

Ich möchte nicht mehr zurück.

Was mich aber ärgert, sind die vielen kleinen Fehler / Unmöglichkeiten von denen ich auch schon viele im Oktober 2019 schriftlich gemeldet habe, ich aber das Gefühl habe, das hat man nicht mit der notwendigen Intensität gelesen und nachgestellt. 

Ich denke, dass sind übliche Probleme, wenn man eine EDV Umstellung vornimmt.

Seit Donnerstag haben wir eine versierte Ansprechpartnerin, die sich um unsere kleinen Probleme gut und auch zeitnah kümmert. Danke

Und was ich gar nicht verstehen kann, ist dass man mich bezüglich dem OCR Problem und den fehlenden Ordner und Registern jetzt über eine Woche "alleine" lässt. Hier muss die Entwicklung ran. Und die melden sich leider nicht. Datev like: Vogel Strauß!

Gruß

Ralf Blum

[#30]

Also wenn nach der Umstellung erst einmal 4 Wochen OCR läuft und die Mitarbeiter nicht ordentlich suchen können oder man kaum mit Vorgangsmappen ordentlich arbeiten kann, dann sind das bei mir keine kleinen Fehler. Wie soll man denn die Mitarbeiter von einem tollen neuen DMS überzeugen, wenn sich ihre Arbeitsweise teilweise verschlechtert. Da hilft auch nicht zu sagen "da arbeitet die DATEV dran, es könnte eventuell noch 2020 eine Lösung dafür geben".