Umstieg DMS ALT und DMS NEU

[#1]

Hallo Herr Blum,

hallo Community,

ich melde mich jetzt mal direkt aus dem „Maschinenraum der Umstellung“… 🙂

Grundsätzlich ist meine Empfehlung, sich möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen zur Umstellung auf DATEV DMS zu beschäftigen. Und nicht erst kurz bevor die Datenübernahme angestoßen wird… Hierfür sensibilisieren wir die Kanzleien sechs Monate vor dem konkreten Umstellungsmonat und dann regelmäßig im 4-Wochen-Rhythmus. Basis bildet hierbei die kanzleiindividuelle Vorbereitungscheckliste. Durch die Programmstatistik können wir mit dieser Checkliste sehr transparent darstellen, wo die jeweilige Kanzlei gerade steht und welche konkreten Handlungsfelder es gibt. Das Thema Festplattenplatz ist dort ebenfalls aufgeführt…

Um allerdings bei den Vorbereitungen nicht nur mit Checklisten zu arbeiten, haben wir den „DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungs-Assistenten“ mit dem Service Release für DATEV DMS classic am 21.02.2020 an alle Kanzleien mit DATEV DMS classic ausgeliefert. Die Vorbereitungen für die Umstellung können somit seit dem 21.02.2020 (Voraussetzung: installiertes Service Release) von allen DATEV DMS classic Kanzleien assistentengestützt durchgeführt werden.

Der Abschnitt „Vorbereitungen“ im „DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungs-Assistent“ beinhaltet neben dem Thema Datenqualität (ganz wichtig!) u.a. auch die Prüfung des erforderlichen Festplattenplatzes. Somit finden Sie alles an einer zentralen Stelle.

Ergo: Bitte nicht versuchen alles in einem Rutsch zu tun. Nutzen Sie die (ausreichende) Vorlaufzeit für die Vorbereitungen, so dass Sie bestmöglich auf die technische Umstellung (u.a. Datenübernahme) in Ihrem Umstellungsmonat vorbereitet sind.

Viele Grüße

Patrick Sachs

(gerne auch via Twitter #dmsumstellung)

[#2]

Hallo Herr Sachs,

schön, dass der "Chef" im Maschinenraum selbst "schraubt"🔧 und das auch noch am Freitag Nachmittag.

Können Sie zu dem Faktor (Vergrößerung des Datenvolumen) noch etwas sagen? Wird sich da noch etwas ändern?

Gruß

Ralf Blum (der nie Zufriedene)

[#3]

.... was mich in dem Zusammenhang auch interessieren würde: 

wird der zusätzliche benötigte temporäre Speicherplatz unbedingt auf dem Server gebraucht oder kann während der Umstellung auch lokaler Speicherplatz verwendet werden ?

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eigentlich werden da immer nur 1.000 dokumente reingeschaufelt (meine ich). daher eigentlich zu vernachlässigen. höchstens schützenswert (wg rechten)

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Hallo Herr Blum,

warum soll es bzgl. Freitag denn nur bei Ihnen so sein?!? 🙂

Wir kalkulieren aktuell mit dem Faktor 1,5. Das ist allerdings ein „dicker Daumen“. In der Pilotierung hatten wir bei 35 Kanzleien nach der Umstellung auf DATEV DMS eine Spreizung bzgl. Festplattenplatz von -81% bis +77%! Beide Werte sind als Ausreißer zu verstehen. Entsprechend werden wir dieses Thema insbesondere bei den jetzt im März startenden Umstellungen bei ca. 200 Kanzleien noch einmal genauer „unter die Lupe nehmen“. Entsprechend bin ich auch auf Ihre Erfahrungen gespannt.

Für mehr Transparenz… ein paar Hintergründe:

• „Füllstand“ der Saperion-Medien
  Das Saperion-Basissystem „blockiert“ für jedes Medium immer den kompletten Speicherplatz des Mediums (i.d.R. 4 GB). Auch gelöschte Dokumente in DATEV DMS classic geben keinen Festplattenplatz frei. Anders bei DATEV DMS. Hier wird der Speicherplatz nur für vorhandene Dokumente belegt. D.h. bei „viel Luft“ in den DATEV DMS classic-Medien kann für DATEV DMS weniger Festplattenplatz notwendig sein.
• Komprimierung
  In DATEV DMS werden die Dateien nicht komprimiert. Wir nutzen die Komprimierungsmöglichkeiten der jeweiligen Dateiformate mit. Für die Dokumente ist im Vergleich zu DATEV DMS classic dadurch ggf. mehr Speicherplatz notwendig. Aber das wird sich durch die nicht erforderliche Komprimierung / Dekomprimierung auch positiv auf die Performance auswirken.

Viele Grüße

Patrick Sachs 🔧🗜

[#6]

Hallo Herr Vogtsburger,

die Daten aus DATEV DMS classic werden paketweise auf ein Transferverzeichnis exportiert und nach einer Datenanpassung in DATEV DMS importiert. Das exportierte Paket im Transferverzeichnis wird nach erfolgreichem Import direkt wieder gelöscht. Es wird hierzu Speicherplatz auf dem Server verwendet.

Viele Grüße

Patrick Sachs

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Hallo boomboom,

das ist korrekt.

Viele Grüße

Patrick Sachs

[#8]

Hallo Community,

es hat lange gedauert, aber nun ist unser LUN auf unserer SAN und die dem Fileserver zugewiesene Festplatte groß genug:

Los gehts:

Starten des Umstellungsassisten.

Dantenanalyse zu alt. Datenanaylse erneut druchgeführt.

Nochmaliges Starten des Umstellungsassistenten der zeigt nun foglendes Bild:

Danach kommt folgendes Bild:

Ohje 7 Tage und 15 h, wenn wir unsere Kanzlei zu machen.

Und wieder etwas Geduld:

Danach dieses Bild:

Nichts passiert mehr hier. Unruhe.

Wechsel zum DMS Server: Last 15%. Es tut sich doch noch etwas.

Wechsel zum Fileserver (neuer Ort der Datenbank der DMS neu): 2% Last: nichts los.

Wechsel zum WTS an dem der Umstellungsassistent läuft: Last: 20%

"Gearbeitet" wird somit am DMS-Server und am WTS an dem der Umstellungsassistent läuft.

Nach dem Info-Dokument (DMS Transfer ) holt er nun die Dokumente aus der DMS classic Datenbank heraus, speichert diese im Transferverzeichnis und speichert die Dokumente danach in der neuen Datenbank DMS neu.

Nach rd. 17 Minuten dann folgendes Bild:

Oh je. Das wären nur 2.690 Dokumente je Stunde.

Jetzt soll es 16 Tage und 15 h dauern!

Jetzt lasse ich das mal laufen und schaue morgen früh nach.

Ich würde den "DMS-Schlossern" hier empfehlen, dass eine Anzeige einem anzeigt dass hier noch etwas passiert (z. B. zählen der Dokumente).

Gruß

Ralf Blum

[#9]

Hallo Herr Blum,

wir hatten im Log irgendwas mit 11-12t Dokumenten pro Stunde.

Allerdings haben wir wesentlich weniger Container bzw. unsere Dokumente/Scans sind extrem selten über 20mb. Bei der Masse Ihrer Container und Anzahl der Dokumente scheint es öfter der Fall zu sein.

[#10]

Hallo @Gelöschter Nutzer,

ja das könnte sein, dass unsere einzelnen Dateien etwas größer sind. Wir scannen seit ca. 2004 (noch zu Zeiten der guten, alten und schnellen DokOrg; 2013 dann Datenübernahme in die DMS) alle Belege der Steuerklärungen und der Jahresabschlüsse oft in eine Datei als PDF. Auch haben wir "Monster" PDF-Dateien bei z. B. due dilligence (mehrere tausend Seiten dann mit einem Inhaltsverzeichnis in der PDF, da es damals bei uns in der DokOrg noch keine Vorgangsmappen gab).

So sieht es nun nach den ersten 6h aus:

D. h. lediglich 3.700 Dokumente je Stunde.

Hardware:

• SAN:
  • Lun1: hier liegt der DMS-Server
  • Lun2: hier liegt der FileServer (auch einige wenige SSD´s mit einer Softwareoptimierung)
• 2 Hosts Intel Xeon R CPU E5-2667 3.20 GHz
• Host 1: u. a. der alte DMS-Server classic mit 24 GB RAM, und zwei produktiv WTS mit je 35 GB RAM
• Host 2: u. a. der Fileserver mit 24 GB RAM; der WTS für die Datenübernahme mit 8 GB RAM, und zwei produktiv WTS mit je 35 GB RAM

MS Cluster alles virtualisiert auf den beiden Hots

Vielleicht fällt dem Mann aus dem Maschinenraum @Patrick_Sachs noch etwas ein, wie man hier die "Kurbelwelle" noch etwas ölen kann.

Heute Vormittag werden wir dann mal versuchen parallel zur Datenübernahme auf den produktiv WTS zu arbeiten.

Gruß

Ralf Blum

[#11]

Noch eine Info. Unsere DOKRORG_D.mdf (ich denke dass ist die DMS neu Datenbank) hat jetzt folgende Größe:

Wenn ich das durch die Anzahl der übertragenen Dateien teile (22.820.608 / 11.268), ergibt sich eine durchschnittliche Dateigröße von 1.024 KB.

[#12]

Ja, gut, die Umgebunden sind nicht vergleichbar.

Ein Dms/Fileserver mit 2x e5 2643, 64gb Ram und Raid10-Festplatten, Windows auf Ssd im Raid1 und Clients dazu.

Rund 100.000 Dokumente, 40gb (alt) und 60gb (neu). Nutzen Dms allerdings auch erst seit 2,5 Jahren. Dokorg hatten wir nicht.

Ist auf jeden Fall eine grosser „Wurf“, was da hinten bei rauskommen soll..

[#13]

Haben Sie die beiden DMS Server auf einem Host?

[#14]

Hallo @einmalnoch,

der virtuelle DMS classic Server ist auf dem Host 1 und die DMS neu ist auf dem "normalen" Fileserver auf dem auch die anderen DATEV Datenbanken sind und dieser virtuelle Server Fileserver ist auf dem Host 2.

Gruß

Ralf Blum

[#15]

Haben Sie die Möglichkeit beide Server auf einen Host zu verschieben? Die physikalische Verbindung zwischen den Hosts ist der Flaschenhals, da nützt auch ein 10GBase T Netz nichts.

[#16]

Ja ich habe den DMS mal auf den anderen Host Online verschoben (hat ca. 30 Sekunden gedauert). 

Beide Hosts sind über kreuz mit jeweils zwei HBA´s (Glasfaser) mit der gleichen SAN verbunden (kann aber hier kein Fachmann).

Jetzt bin ich mal gespannt, ob das hilft.

[#17]

Noch nicht, der Rest kommt per PN un ist aber mit Downtime verbunden.

[#18]

Hallo Community,

der Umstellungsassistent schein wie ein alter Dieser zu sein. Er braucht etwas Zeit um in Fahrt zu kommen. In der letzten h wurden immerhin 16.400 Dokumente übertragen. Es sieht zur Zeit wie folgt aus:

Von einst: 16 Tage und 15 h soll es jetzt 6 Tage und 8 h dauern!

Alte Diesel (vor Turbo) wurden dann am nächsten Berg wieder langsamer. Warten wir mal ab, ob auch bei dem Umstellungassistenten ein Berg kommt.

Gruß

Ralf Blum

[#19]

Hallo Herr Blum,

... das Thema betrifft mich zwar nicht, aber interessehalber :

Können Sie den Umstellungsassistenten bzw. die Umstellung pausieren oder abbrechen und später fortsetzen oder muss man jetzt warten und hoffen und bangen, dass alles sauber und vollständig durchläuft ?

[#20]

Hallo Herr Vogtsburger,

ja das ist wirklich gut gemacht:

• jederzeit unterbrechbar
• es ist auch Möglich ein "Zeitfenster" zu "programmieren", in denen dann der Umstellungsassistent von alleine startet und beendet wird, wenn die Kernkanzleiarbeitszeit wieder beginnt.

Leider erhalte ich, wenn er abbricht, keine E-Mail (hatte ich heute morgen, warum auch immer). Jetzt steht das Tablet neben mir und ich schaue ab und zu mal drauf.

Gruß

Ralf Blum

[#21]

Ich denke, dass es Abhängigkeiten zu den Revisionstiefen gibt. 100 Dokumente mit einer Revisonstiefe von 3 sind schneller zu verarbeiten als 100 Dokumente mit einer Revisionshistorie von 50.

[#22]

Ja das könnte die Lösung sein.

Der Diesel legt weiter zu. Zur Zeit werden ca. 17.000 Dokumente in einer Stunden übernommen.

Bin mal gespannt was Herr @Patrick_Sachs als Erklärung dafür hat.

[#23]

Na ja, migrieren ist nicht kopieren. Wenn man sich einmal überlegt welche Mechanismen dahinterstecken. Bestimmen des Dokuments in der Datenbank den Datensatz für das neue DMS aufbereiten (incl. der Revisionsketten), ermitteln der Dokumente in den Containern (Medien genannt), anpassen der Datensätze an die neue Struktur, Schreiben der neuen Datensätze in die neue Datenbank, ablegen der migrierten Dokumente in der neuen Datenbank in der richtigen Revisionsreihenfolge. Das macht der schnellste Rechner nicht mal eben so nebenbei. Parallelbetrieb für so ein Vorhaben zu programmieren ist nicht nur aufwändig sondern auch fehleranfällig, also lieber sicher und ein bei ein. Die Logs und Kontrollen welche Dokumente überführt wurden sind auch ein Zeitfaktor. Kontrolle muss sein, es würde mich nicht wundern wenn DATEV die geschriebenen Dokumente noch einmal gegencheckt (oder mit Prüfsumme überträgt), wie gesagt, sicher ist sicher. Auch das kostet seine Zeit. Habe bestimmt das Eine oder Andere vergessen, da vertraue ich mal auch die Entwickler bei DATEV das nicht vergessen zu haben.

[#24]

das grösste problem wird vermutlich sein, dass er revisionen über diverse medien hinwegsuchen muss.. das ist schon eine ganze menge medien.

[#25]

So sieht es nun aus:

Es schwankt heftig. Es waren Stunden dabei, da waren es nur 4.000 Dokumente. In der letzten Zeit aber mehr Stunden mit rd. 15.000 Dokumenten.

Bin mal gespannt, ob wir morgen während der Übernahme arbeiten können.

[#26]

vermutlich schwitzen die platten im san :-).

bei raid5, 6 oder 60 usw.. ist das vermutlich etwas träge bei den vielen platten und zugriffen.

[#27]

Hallo Community,

update von heute:

Der Umstellungsassistent hat heute im lfd. Kanzleibetrieb rd. 100.000 Dokumente verarbeitet. D. h. im Durchschnitt rd. 12.500 Dokumente in einer Stunde.

Keiner der Mitarbeiter hat sich über eine schlechte Performance unserer vier weiteren TS beschwert (Hardware und Verteilung der virtuellen Server siehe oben).

Wir hatten noch ein Problem mit den Absender (unsere Besonderheit hatte ich hier mal beschrieben: Absender / Vorlagenverwaltung / Platzhalter), welches aber unverzüglich von Mitarbeitern im Rahmen einer Fernbetreuung gelöst wurde.

Gruß

Ralf Blum

[#28]

Hallo Herr Blum,

... nur interessehalber:

wenn Sie dann am 2.4.2020 um 3:00 Uhr aufstehen, um den Endspurt des DMS-Umstiegs mitzuerleben, können Sie dann noch auf den ursprünglichen Datenbestand des alten DMS' zugreifen, z.B. weil diverse Informationen, Suchanfragen oder sonstige Auswertungen im neuen DMS nicht wie gewohnt bereitgestellt werden ?

[#29]

Hallo Herr Vogtsburger,

der Umstellungsassistent macht immer einen Abgleich. Alle Dokumente, die noch neu nach dem letzten "Durchgang" archiviert werden oder an denen noch Änderungen vorgenommen werden, werden kurz vor der "Aktivierung" nochmal abgeglichen. Nur wenn alle geänderten Dokumente in der neuen Welt sind, kann aktiviert werden. Solange ich den "roten Knopf" (DMS neu aktivieren) nicht drücke, sollte somit nichts passieren und wir können noch in der alten Welt wie gewohnt arbeiten.

Ein Spruch von mir: "Veränderungen tun weh"

Da ich mit unserem Testserver schon einiges in der neuen DMS getestet habe, denke ich, dass wir mit der neuen Version hoffentlich nach einer Umstellungszeit zurecht kommen.

Ich beabsichtige möglichst schnell umzustellen, da wir jetzt wegen Corona im WP-Bereich (hier ist jetzt Saison bei uns) fast alle Dokumente von Mandanten nur noch elektronisch bekommen und zur Zeit das Verknüpfen von DMS Dokumenten in Abschlussprüfung zu den Arbeitspapieren oder zum "Kontennachweis" ein DATEV Umweg/Holzweg mit viel geklicke ist (Abschlussprüfung Online ist noch nicht so weit). Mit der neuen Version funktioniert dass dann wieder wie bei der guten alten DokOrg aus 2013 mit drag and drop.

==> back to the roots

Ja so ist die DATEV. Versprechen: In der neuen Version wird alles viel schöner und besser als in den alten Programmen. Dann dauert es 7 Jahre bis die neue Version ähnlich viel kann wie die alte und dann träumt die DATEV schon von der nächsten Online-Version in der cloud.

Liebe DATEV: Bitte ständige Evolutionen anstatt Quantensprünge die Ihr nicht könnt (siehe dritter Post in: Evolution anstatt Quantensprünge).

Und die DMS neu entwickelt sich (langsam). Hier habe ich noch Hoffnung.

Gruß

Ralf Blum

[#30]

wow, vielen Dank für die (wie immer) sehr aufklärenden und präzisen Informationen.

Übrigens, einen laaaaangen Atem haben Sie ja hier und bei anderen Themen  schon oft bewiesen.

Insofern gehören Sie sicher nicht zu den Risikogruppen bei der akuten, ansteckenden Lungenkrankheit.