Lizenz-Umstellung auf die Benutzerlizenz

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Ich habe mir über Hard- und Software unsere Lizenzen aufgerufen und nach Netzlizenzen gefiltert.

Bei LODAS sollte es machbar sein, dass die 11 Lizenzen beibehalten werden und den Mitarbeitern aus der Lohnabteilung zugeordnet werden.

Bisher sind zwar hin und wieder auch Mitarbeiter aus der Fibu-, JA- oder Chef-Abteilung in LODAS reingegangen, um Sachen nachzuschauen. Das lässt sich aber in der Regel auch über die LODAS Auswertungen lösen. Und wenn dann doch mal Infos aus LODAS erforderlich sind, muss zum Hörer gegriffen werden, um die Lohnabteilung anzurufen.

Bei Kostenrechnung classic (aktuell 2 Lizenzen) oder Wirtschaftsberatung classic (aktuell 3 Lizenzen) habe ich jedoch arg meine Zweifel, dass wir da eine Lösung finden, die nicht zu deutlich höheren Kosten führt.

Wenn wir die Lizenzen nicht erhöhen, wird es zur ABM, bei rund 30 Mitarbeitern in der Fibu-, JA- und Chef-Abteilung...

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@flange  schrieb:

Oh ja - weitere (beschränkte Sets) wären in der Tat die Lösung für die Schmerzen, die manche Kanzleien im Moment bei der Umstellung haben.

@Matthias_Wax : nehmen Sie das bitte als Wunsch mit!

Bitte einen weitere Strich erfassen.

Erinnerung: Lizenz-Umstellung auf die Benutzerlizenz

Nach den uns vorliegenden Informationen haben Sie die Lizenz-Umstellung bisher noch nicht durchgeführt.

Es würde uns sehr freuen, wenn Sie Ihren individuellen Umstellungszeitraum nutzen und noch bis 24. Mai 2026 auf die Benutzerlizenz umstellen. Die individuellen Umstellungszeiträume ermöglichen eine bessere Planung der notwendigen Umstellungen.

Die "Frist" werde ich wohl nicht einhalten...

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ja nu - wenn du keinen Wein trinkst- warum dann die 3. -Klasse-Rechtschreibung ? 

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Schönen guten Tag,

wir stehen auch kurz vor der Umstellung und haben eben einmal die Kosten durchkalkuliert, da man hier im Forum immer liest, dass es teurer wird. 

Komischerweise haben wir nun den gegenteiligen Effekt festgestellt. 

Beispiel:

ESt Comfort - wir verwenden 4 Netzlizenzen. Wenn wir jetzt auf Benutzerset umstellen (dynamisch) können wir für den Preis 9 Lizenzen verwenden. Bei 4 wären es lediglich XX,XX Euro. 

Bei anderen Programmen wie GewSt ist das auch der Fall. 

Kann jemand das aus dem Forum hier auch bestätigen oder haben wir bei uns einen Denkfehler?

Dann wäre die Frage zudem, ob Datev die geringeren Kosten auch erst ab 2028  weitergibt. Wenn das der Fall ist, würden wir dann die Lizenzen natürlich erhöhen, bis die jetzige Summe erreicht ist. ^^

Schöne Grüße

Lumia

Preisnennung entfernt, siehe dazu "Nennung von DATEV-Preisen" in der Netiquette

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Hallo @Lumia 

der "Denkfehler" besteht darin, dass es grundsätzlich bei den vier (4) bisherigen Netzlizenzen bleibt, auch wenn, wie bisher auch, insgesamt 9 Mitarbeitende sich diese Lizenzen teilen.  

Ich selbst habe diese scheinbar wundersame Mehrung der Lizenzen in der Kanzlei erlebt.  Für REWE und den Zahlungsverkehr haben/hatten wir eine (1) Netzlizenz.  Wer gerade mit einem der Programme arbeiten musste, hat das Programm geöffnet und dann - hoffentlich - keinen Hinweis darauf erhalten, dass der Mitarbeitende XXXX das Programm aktuell nutzt und daher eine weitere Nutzung derzeit nicht möglich ist.  Hat der Mitarbeitende XXXX die Nutzung des Programms beendet, konnte der Mitarbeitende YYYY mit dem Programm arbeiten.

Was sich durch die Umwandlung des Lizenztypus ändert ist, dass der Mitarbeitende XXXX am Ende seiner Programmnutzung explizit die Lizenz freigeben ("zurückgeben") muss, bevor der Mitarbeitende YYYY mit dem Programm arbeiten kann.

Soll diese Lizenzrückgabe nach Beendigung der Arbeit mit dem Programm vermieden werden, muss für jeden Ihrer insgesamt 9 Mitarbeitenden eine eigene Lizenz erworben werden; oder anders: der bisherige Programmkomfort muss künftig mit Lizenzgebühren für 5 zusätzliche Lizenzen "erkauft" werden.

Die Lizenzform Benutzerlizenzset bedeutet eine Entscheidung zwischen

gleichbleibendem Nutzerkomfort = steigende Lizenzkosten

oder

"gleichbleibende" Lizenzkosten = geringerer Nutzerkomfort

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@agmü

Vielen Dank für die Rückmeldung. 

Also eigentlich sind wir 14 Mitarbeiter. Bisher haben 4 Netzlizenzen ausgereicht für die gleichzeitige Nutzung. 

Statt auf 4 Einzelanwendung (wie der Umstellungsassistent vorschlägt) würden wir nun auf Benutzersetlizenzen umstellen.  Als Benutzer Zähler nehmen wir hier auch 4 (dynamisch). Denn mehr als 4 Mitarbeiter benutzen in der Regel nicht gleichzeitig das Einkommensteuer Programm.  Das wird für uns am Ende tatsächlich günstiger als vorher. 

Bei Gewerbesteuer haben wir zurzeit eine Netzlizenz. Hier würden wir auf Benutzersetlizenz wechseln mit Zähler 1. Auch hier ist das günstiger als vorher und auch günstiger als die Einzelanwednung. 

Die einzige "Hürde" die ich sehe und die Sie auch angesprochen haben,  ist, dass die Mitarbeiter vergessen die Lizenz wieder manuell freizugeben. Manchmal kann man ja nicht auf die nächtliche automatische Freigabe warten. Hier hilft wohl leider nur die Sensibilisierung der Mitarbeiter. 

Das Problem mit der Meldung "alle Lizenzen vergeben" kommt bei uns in der Regel lediglich zum Steuererklärungsfristende vor. 

Wir haben es auch spaßeshalber ausgerechnet, wie die Mehrkosten sind, wenn jeder Mitarbeiter eigene Lizenzen für die Programme erhält. Dies würde meiner Chefin mindestens 230 Euro mehr im Monat kosten im Vergleich zur alten Lizenzierung. Das ist schon ziemlich viel 😞

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@Lumia  schrieb:

@agmü

...

Die einzige "Hürde" die ich sehe und die Sie auch angesprochen haben,  ist, dass die Mitarbeiter vergessen die Lizenz wieder manuell freizugeben. Manchmal kann man ja nicht auf die nächtliche automatische Freigabe warten. Hier hilft wohl leider nur die Sensibilisierung der Mitarbeiter. 

...

leider

Vielleicht lassen sich die Anwender bei diesem Arbeitsschritt unterstützen, in dem Link "Benutzerlizenz-Freigabe" an der Taskleiste oder dem Startmenü angeheftet, damit die Funktion schneller gefunden wird. (Zu finden im Windows Startmenü im Eintrag DATEV)

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Das ist eine gute Idee.

Wir haben für das Abmelden vom WTS Server einen Button auf dem Desktop. Entweder könnte man einen Button daneben einrichten oder man packt den Abmeldebutton in einen Ordner. Auf der ersten Ebene ist dann der Button für das Beleg Freigabe Tool und dann dort in einem weiteren Ordner der Button für die Abmeldung vom Server. So macht man alles Schritt für Schritt und wird dran erinnert. 

Möglicherweise kann man auch ein Skript schreiben, der alles kombiniert, aber das wäre wohl technisch eine Herausforderung ^^"

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Hier würden wir auf Benutzersetlizenz wechseln mit Zähler 1

Das geht m. E. nicht. Es gibt nur ein (!) Set pro Kanzlei mit einer bestimmten Anzahl gleichzeitiger Nutzer.

Jedes Produkt im Set wir also in Ihrem Fall mit 4 Zählern bepreist.

Man kann also nicht ein Set 1 mit den Produkten A+B+C und 4 Nutzern bestellen und ein weiteres Set 2 mit dem Produkt D und nur einem Nutzer.

Oder liege ich hier falsch?

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Moin Moin,

geht's noch? Manuell eine Lizenz freigeben? Wenn ich das Programm (die Cloud-Anwendung) schließe, ist gefälligst die Lizenz automatisch freizugeben. Punktum!

Was passiert denn, wenn ich die Freigabe vergesse, den PC runterfahre und nach Hause gehe? Soll das bedeuten, Datev sagt Pech gehabt, die Lizenz bleibt blockiert und danke für die Kohle? OK, letzteres wäre wohl ein ja, aber ersteres darf nicht eintreten! Und dass ein Administrator manuell die Lizenz freigeben (bzw. entziehen) kann kann keine ernste Lösung sein. Schon gar nicht, wenn dadurch alles besser, produktiver werden soll.

QJ

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@quantenjoe  schrieb:

... geht's noch? Manuell eine Lizenz freigeben? Wenn ich das Programm (die Cloud-Anwendung) schließe, ist gefälligst die Lizenz automatisch freizugeben. Punktum!

Was passiert denn, wenn ich die Freigabe vergesse, den PC runterfahre und nach Hause gehe? Soll das bedeuten, Datev sagt Pech gehabt, die Lizenz bleibt blockiert und danke für die Kohle? OK, letzteres wäre wohl ein ja, aber ersteres darf nicht eintreten! Und dass ein Administrator manuell die Lizenz freigeben (bzw. entziehen) kann kann keine ernste Lösung sein. Schon gar nicht, wenn dadurch alles besser, produktiver werden soll.

QJ

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Warum dieses Programmverhalten eingeführt wurde, habe ich versucht an einem Beispiel 

https://www.datev-community.de/t5/Freie-Themen/Lizenz-Umstellung-auf-die-Benutzerlizenz/m-p/513910/highlight/true#M34464

zu erläutern. 

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Warum kann bei jedem Cloud-Zugriff nicht die personalisierte Lizenz gesperrt und bei Inaktivität nach kurzer Zeit wieder freigegeben werden?
Kurz gesagt: Es dürfen maximal x Personen gleichzeitig mit den Anwendungen arbeiten.
Macht ein Mitarbeiter in der Mittagspause keine Zugriffe, spricht doch nichts dagegen, seine Lizenz freizugeben.
Wenn er später ausgesperrt ist, hat die Kanzlei schlicht zu wenige Lizenzen und kann jederzeit kostenpflichtig aufstocken oder die Nutzung organisatorisch anpassen.
Wo liegt also das Problem?

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@durchschnittsbenutzer  schrieb:

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@sandrame  schrieb:

Heisst das, wenn ich nicht bis zum Ende nächster Woche umstelle, kann ich nicht mehr arbeiten?

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Stichtag für die Umstellung ist erst der 31.12.2027.

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Genau diesen Malus hatte ich schon vor Längerem in einem anderen Beitrag moniert. Ein Pflicht zur aktiven Abmeldung ist kein Arbeitsablauf, sondern ein Knüppel zwischen Anwenders Beinen.

Offenbar "kann" es die DATEV nicht oder will keinen Auto-Lizenz-Logoff programmieren; für die DATEV entsteht ja kein Schaden, wenn monatliche Benutzerlizenzen ggf. aufgestockt werden müssen, um Blockaden zu vermeiden.

Entweder ist es ein der dümmsten oder perfidesten workflows, die sich DATEV da ausgeklügelt hat und das ist mitunter auch der Grund, warum ich keinen Tag früher umstelle, als zwingend nötig, auch wenn man mir damit laufend auf den S..k geht. (ich meinte nicht Servicekontakt 😉 )

Möglicherweise kommt mal jemand drauf, dass diese Idee der neuen Lizenzen grundsätzlich gut, aber in der Ausführung grottig ist.

Die Lizenzen müssen quasi in Echtzeit gepflückt und wieder weggelegt werden können; das ist heute Kindergeburtstag in der IT.

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@martinkolberg  schrieb:

Warum kann bei jedem Cloud-Zugriff nicht die personalisierte Lizenz gesperrt und bei Inaktivität nach kurzer Zeit wieder freigegeben werden?
Kurz gesagt: Es dürfen maximal x Personen gleichzeitig mit den Anwendungen arbeiten.
Macht ein Mitarbeiter in der Mittagspause keine Zugriffe, spricht doch nichts dagegen, seine Lizenz freizugeben.
Wenn er später ausgesperrt ist, hat die Kanzlei schlicht zu wenige Lizenzen und kann jederzeit kostenpflichtig aufstocken oder die Nutzung organisatorisch anpassen.
Wo liegt also das Problem?

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Es ist zu spät, das jetzt zu bemängeln und zu kritisieren. Erst wenn alle umgestellt haben und sich darüber dann "beschweren" würde es Sinn machen.

Ansonsten: Kröte schlucken und leider durch....

Hier jetzt (nach Einführung und Umstellungshoriziont) auf eine Revolte zu hoffen, dürfte vergeblich sein....

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@steuerberaterbalingen  schrieb:

Hier würden wir auf Benutzersetlizenz wechseln mit Zähler 1

Das geht m. E. nicht. Es gibt nur ein (!) Set pro Kanzlei mit einer bestimmten Anzahl gleichzeitiger Nutzer.

Jedes Produkt im Set wir also in Ihrem Fall mit 4 Zählern bepreist.

Man kann also nicht ein Set 1 mit den Produkten A+B+C und 4 Nutzern bestellen und ein weiteres Set 2 mit dem Produkt D und nur einem Nutzer.

Oder liege ich hier falsch?

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Sie haben vermutlich einen Punkt getroffen, den wir aktuell austesten "dürfen".  Bisher gab es für drei Softwareprogramme jeweils 1 Lizenz.  Da alle Mitarbeitende - zu unterschiedlichen Zeiten - auf diese Programme zugreifen dürfen/müssen, dachte ich, die Lizenzversion "Benutzerlizenz Set" sei die richtige Wahl.

Heute morgen nutze ich eines der Programme und habe vergessen die Lizenz wieder freizugeben, als sich ein Mitarbeitender darüber beschwert, dass er das zweite Programm nicht nutzen könne, weil eine Lizenz fehlen würde; dieses Programm hatte ich heute noch gar nicht genutzt.  Nach Freigabe der von mir genutzten Lizenz (für da erste Programm) konnte der Mitarbeitende mit dem zweiten Programm arbeiten.

Offensichtlich muss der Zähler in unserem Fall wohl mindestens auf 3 gesetzt werden, was dann wohl zu höheren Lizenzkosten führt, ohne dass a) bisher nicht lizenzierte Produkte genutzt wurde oder b) bisher nicht genutzte Produkte neu lizensiert wurden.  

Zumindest einen deutlichen Hinweis und die Möglichkeit zur Anpassung im Rahmen der Umstellung hätte ich schon erwartet.  

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Bezüglich der Thematik hatte ich Datev Chat Bot gefragt. Das war seine Antwort, weswegen ich dachte, es würde gehen. Also pro Programm ein benutzerset.

Meine Frage: Heißt das ich kann beispielsweise für DMS ein Benutzerset mit 14 Lizenzen bestellen, diese dann dynamisch einstellen und für ESt ein Set mit 4 Stück dynamisch? 

Nachricht vom Assistenten: 

Ja, das ist genau so vorgesehen. 

Für DATEV DMS 

• Sie können ein Benutzerlizenz Set mit z. B. Benutzer-Zähler = 14 bestellen. 
• Innerhalb dieses Sets werden die Lizenzen standardmäßig dynamisch zugeordnet. 
• Alle Personen, die im Set hinterlegt sind, können sich die Lizenzen teilen. Es können dann gleichzeitig so viele Personen in DATEV DMS arbeiten, wie der Benutzer-Zähler (also z. B. 14) zulässt. 

Für DATEV Einkommensteuer 

• Sie können ein eigenes Benutzerlizenz Set mit z. B. Benutzer-Zähler = 4 bestellen. 
• Auch hier ist die dynamische Lizenzzuordnung Standard, d. h. bis zu 4 Personen können gleichzeitig in der Einkommensteuer arbeiten, alle berechtigten Mitarbeitenden teilen sich diese 4 Lizenzen. 

Wichtig dabei: 

• Der Benutzer-Zähler legt fest, wie viele Personen gleichzeitig auf das jeweilige Set zugreifen können. 
• Die Benutzerlizenz Set kann für jede Anwendung (z. B. DATEV DMS, DATEV Einkommensteuer) separat gebucht und mit einem eigenen Benutzer-Zähler ausgestattet werden. 
• Die Zuordnung im Alltag erfolgt dynamisch: Beim Start der Anwendung wird automatisch eine Lizenz aus dem Set zugeordnet, nach Freigabe bzw. über Nacht automatisch wieder entzogen.[1] 

Zur Nutzung der dynamischen Lizenzen im Alltag (für beide Sets): 

• Beim Start von DATEV DMS oder DATEV Einkommensteuer bekommt die Person automatisch eine Benutzerlizenz Set zugeordnet. 
• Nach dem Beenden der Arbeit kann die Person die Lizenz manuell über das Tool <“Benutzerlizenz-Freigabe”> freigeben oder sie wird über Nacht automatisch freigegeben. 
• Alternativ kann ein Administrator vergessene Lizenzen über die DATEV Lizenzverwaltung online mit <“Dynamische Lizenzen zurückgeben”> freigeben. 

So müssen Sie die Lizenzen nicht ständig manuell neu zuordnen, und viele Mitarbeitende können sich die begrenzte Anzahl an Lizenzen teilen.[2] 

Rückfrage: Möchten Sie noch wissen, wie Sie in der DATEV Lizenzverwaltung online konkret prüfen bzw. einstellen, ob einzelne Personen ihre Programme aus dem jeweiligen Benutzerlizenz Set fest oder dynamisch zugeordnet bekommen?[3] 

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Also ich habe jetzt einmal die Datev angeschrieben, wie das alles am Ende mit den Benutzersetlizenzen funktioniert und ob man nach der Umstellung neue Sets einrichten kann.

Die Sache ist wirklich von der Datev sehr intransparent gelöst...Was bringt es jetzt umzustellen, wenn man dann entweder mehr zahlen muss oder der "Komfort" darunter leidet 😞

Und erfahren tut man es erst, wenn man umgestellt hat, weil man keine vollständigen Infos findet....

[#17]

M.E. erzählt der Chatbot hier Quatsch. Für die Benutzerlizenz Set kann eine Anzahl der Lizenzen festgelegt werden. Die Anzahl der Lizenzen gilt dann für alle Programme die über Benutzerlizenz Set laufen. 

Das bestätigt auch folgender Screenshot aus der DATEV Lizenzumstellung:

Wenn ich jetzt zum nächsten Schritt gehe, steht da, dass die Anzahl 45 für alle 29 Programme gilt.

Im Umkehrschluss kann man sagen, dass die Benutzerlizenz Einzelanwendung überflüssig wäre, wenn ich die Anzahl der Lizenzen für Benutzerlizenz Set pro Anwendung festlegen könnte.