Nutzt man die automatische Dokumentzuordnung, kommt es bei Mandanten zu Fehlern, deren Namen gleich beginnen: Bsp.: 12345 Max Muster und 67891 Max Muster PV-Anlage. Eingangsdokument von dem Mandanten 67891 Max Muster PV-Anlage kommt rein. Der Posteingangsassistent liest als erstes den Namen Max Muster aus und schlägt 12345 Max Muster vor. Bei 12345 Max Muster wird kein passendes Dokument gefunden. Die Dokumentennummer ist jedoch ein ganz eindeutiges Kriterium. Daher sollte als erstes nach der Dokumentennummer gesucht werden und als zweites Kriterium der Name abgeglichen werden.
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