Sehr geehrter Herr Braun, wir haben den DiFin erst für drei Mandanten für die Jahre 2016 und 2017 durchgeführt. Wenn man den Assistenten für den E-Bundesanzeiger und auch für die E-Bilanz bedienen kann, ist auch der Assistent für den DiFin eigentlich kein Problem. Der Prozess ist bei uns zur Zeit wie folgt gestaltet: Wir haben eine Produktbroschüre "Wir erstellen Ihren Jahresabschluss" in dem auch der DiFin erläutert ist, die dem Mandaten zur Verfügung gestellt wird. Der Mandant erteilt uns einen schriftlichen (oder auch in Textform) Auftrag In EO-Comfort wird dann ein Auftrag "DiFin" angelegt. Einholung der Teilnahmeerklärung und der Vereinbarung mit der Bank/Mandanten werden an die Bank versendet. Wenn alle Unterschriften und Angaben der Teilnahmeerklärung und der Vereinbarung vorhanden sind wird der Assistent gestartet. Die Vorschau inkl. Anlagen wird dem Teamleiter (zuständiger StB) zur Kenntnis gesetzt. Wenn der Teamleiter die Freigabe erteilt hat, bekommt der Mandant die Daten zur Freigabe (verschlüsselte E-Mail). Sobald die Freigabe des Mandanten vorliegt, werden die Daten an die Bank übermittelt. Die übermittelten Daten inkl. Anhänge werden in der DMS unter einem einheitlichem Knigge gespeichert. Im Auftrag wird der Haken "Arbeiten abgeschlossen" gesetzt und die Rechnung wird erstellt. Im Erstjahr ist die Einholung der Teilnahmeerklärung bzw. der Vereinbarung etwas aufwendig. Fällt aber im zweiten Jahr, wenn die Bank die gleichen Stammdaten hat und keine Änderung des Umfanges des Anlage erforderlich ist, weg. Verbesserungsvorschläge: Dem Mandant muss der komplette DiFin inkl. angehängter Abschlussunterlagen vorher zur Kenntnis übermittelt werden. Zur Zeit wird über die Vorschau bei uns eine PDF erzeugt (enthält nur den DiFin) und anschließend die dem Assistenten bereits angehängten Abschlussunterlagen manuell der E-Mail an den Mandanten hinzugefügt. Besser wäre wenn es möglich wäre den DiFin wie auch die E-Bilanz über z. B. Freizeichnung online (FZO) dem Mandanten inkl. Anlage zur Verfügung und Freigabe gestellt würde. Gleiches Problem ergibt sich bei der Ablage des DiFin in der DMS. Hier wird nur der DiFin und nicht die angehängten Abschlussunterlagen an die DMS weitergegeben. Mit der Anlage des Auftrages sollten auch automatisch das Vertragspaket (Teilnahmeerklärung und Vereinbarung) erstellt werden und in der DMS inkl. vorbereiteter Postausgang gespeichert werden (work-flow). Neben der Schnellinfo "Steuern" sollte es eine Schnellinfo "Digitale Dokumente" geben in der neben der Infos zu Elster auch FZO, E-Bilanz, Offenlegung und DiFin angezeigt werden. Änderung Reihenfolge im Assistenten von zur Zeit: Vorschau / Jahresabschlussauswertungen / Datenübermittlung in: Jahresabschlussauswertungen / Vorschau (inkl. angehängter Dokumente) / Datenübermittlung / Dokumentation im Dokumentenmanagementsystem (Weitergabe aller Daten an DMS oder digitale Dokumentenablage) optional mit der Möglichkeit "Soll der Haken Arbeiten abgeschlossen im Auftrag gesetzt werden (work-flow)" Gruß Ralf Blum
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