Hallo @Gelöschter Nutzer ,   da gebe ich Ihnen Recht, es geht sicher auch komfortabler. Wenn seitens des Rechnungswesens auch dokumentiert wird, wann welcher Beleg hinzugefügt oder entfernt wurde, geht es sicher auch ohne Stornobuchungen. Dazu hatten wir uns ja auch schon hier unterhalten:   https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Dokumentenablage-Ablagestruktur/m-p/132729/highlight/true#M9458   Das von mir oben zitierte wurde zwar im Original entfernt, dennoch sollte wohl unterschieden werden:   Eine Buchung ist richtig und wird nur nachträglich mit einem Beleg ergänzt - Dazu braucht es kein Storno.   Eine Rechnung fehlt, Vorsteuer darf nicht geltend gemacht werden. Der Beleg wird nachgereicht - Dann wird die Buchung storniert und mit Vorsteuer eine neue Buchung erstellt.   Da ich mir wünsche, dass von der anderen Seite herangegangen wird, wie etwa hier erläutert,   https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Programmfehler-Anwendungsschwierigkeiten-Verbesserungsvorschl%C3%A4ge/m-p/84560/highlight/true#M13096   würde für mich ein sinnvoller Ablauf folgendermaßen aussehen:   Es gibt eine Abbuchung eines Lieferanten auf dem Bankkonto, der Beleg dazu kann aber nicht gefunden werden und wird angefordert - Der Automat bucht vorläufig Aufwand an Bank. Für den Fall, dass der Beleg nicht mehr kommt, wäre dies die richtige Buchung.   Der Beleg kommt ins System und wird Aufwand plus Vorsteuer an Verbindlichkeit gebucht - Der Automat findet die ursprüngliche Buchung, storniert diese und ersetzt sie durch Verbindlichkeiten an Bank.   So einen Ablauf werde ich wohl in meinem Berufsleben nicht mehr mitbekommen, aber meine Kinder oder Enkelkinder vielleicht.   @u_b_  Welches Königreich hätten Sie denn? Oder können wir wählen? Vielleicht gibt es dort ja schon ein Rechnungswesen pro comfort. ... Mehr anzeigen

Hallo @flange ,   da wir noch ganz neue Anwender von DMS sind, war mir zunächst gar nicht bewusst, dass im DMS eine E-Mail überhaupt nicht von mehreren Mitarbeitern nachvollziehbar erstellt werden kann und dass es dazu noch gar keine sinnvollen Arbeitsabläufe gibt. Das hatte ich mir von DMS erhofft und bin nun wieder mal von DATEV enttäuscht und ratlos.   Seit über zehn Jahren hatten wir eine ganz einfache Handhabung: Nachrichten mit haftungsrechtlichem Inhalt werden in den kanzleiweit öffentlichen Ordner „Postausgang Kanzlei Entwürfe“ gestellt. Die Adresse des Empfängers steht im Feld „An“ und diejenige des verfassenden Mitarbeiters im „Cc“. Sobald ein Berufsträger die Nachricht versendet, legt der Mitarbeiter die Kopie in der Dokumentenablage ab. Falls noch etwas am Text zu ändern war, ging dies problemlos, bevor auf „Senden“ gedrückt wurde.   Nun wollten wir einen Schritt weitergehen und auch den Mitarbeitern gegenseitig ermöglichen, Nachrichten mit weniger haftungsrelevantem Inhalt im vier-Augen-Prinzip zu versenden. Dazu haben wir das  Genehmigungsverfahren vom Exchange Server eingerichtet: Es werden die Mails so behandelt, dass alle Berufsträger und qualifizierte Mitarbeiter in Outlook zusammen mit der Mail zwei Buttons angezeigt bekommen, über welche sie den Versand genehmigen oder ablehnen können.   https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/manage-message-app...    Es soll damit ein beschleunigter Postausgang erreicht werden, da mehrere Mitarbeiter auf „Genehmigen“ drücken können.   Heute kam es zu folgendem Dialog mit unserem Netzwerkbetreuer:   ---------------------------   Hallo Falko,   immer, wenn ich etwas genehmige, was über die einheitliche Kanzleiadresse rausgeschickt werden soll, kommt sofort nochmal eine Anfrage derselben Angelegenheit zur Genehmigung. Bitte überprüfe das!   Danke, Grüße Jenny   ---------------------------   Hallo Jenny, das liegt an der 2-stufigen Genehmigung. Leider kann das System durch eine einfache Regel nicht unterscheiden wer schon genehmigt hat, und schickt die Nachricht dann in der zweiten Stufe nochmal zu Dir. Dadurch wäre es grundsätzlich leider auch möglich, dass nur eine Person durch zweifache Genehmigung die Mail freigibt. Exchange sieht zwar grundsätzlich ein zweistufiges Verfahren vor, dabei ist jedoch eine Stufe eine Gruppe von Leuten und die zweite Stufe immer eine vorher definierte Person (z. B. Abteilungsleiter). Boris fragte auch schon, wie das größere Unternehmen machen. Dort werden Vorgänge aber normalerweise schon vorher durch Workflows und Prozesse in die richtige Richtung gelenkt und freigegeben. Der Bedarf eines noch ausgefeilteren Genehmigungsverfahrens auf der Ebene von E-Mail Kommunikation ist also tatsächlich eher begrenzt. Einzige Idee um das zu verbessern wäre: solch ein Workflow System zwischen Euren Mail-Server und den Provider zu hängen, damit ausgehende Mails dort durch ein Genehmigungsverfahren und anschließend erst zum Provider weitergeleitet werden. Gruß, Falko ---------------------------   Hallo Falko,   deshalb hatte ich Dich gebeten, die Einrichtung des 4-Augen-Prinzips etwas technischer zu beschreiben, damit ich es hier mal weiter diskutieren kann.   https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/141528#M9840   https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/232#M232   Vielleicht bekommen wir von DATEV oder den Kollegen einen Hinweis, wie es noch besser gelöst werden kann.   So wie es jetzt läuft ist es zu verwirrend und füllt auch ständig die Posteingänge aller Genehmiger. Die Gefahr, dass jemand selbst seine Nachrichten genehmigt, stufe ich als gering ein.   Gruß, Boris   ---------------------------   Hallo Boris, na ja, technisch ist das ja relativ einfach: - E-Mail kommt beim Server an (POP3/SMTP/IMAP) und wird in einer Warteschlange geparkt - wird an eine Gruppe von zur Genehmigung berechtigten Benutzern weitergeleitet - anschließend durch einen beliebigen dieser Benutzer genehmigt (z. B. durch Antwort auf die Mail mit einem bestimmten Keyword) oder wie bei Exchange durch Anklicken des "Genehmigen" Buttons - bei nicht erteilter Genehmigung mit Hinweis zurück an den ursprünglichen Absender geschickt und Workflow beendet - ein weiteres Mal der oben genannten Gruppe von Benutzern vorgelegt, mit Ausnahme des Benutzers, welcher schon in der ersten Stufe genehmigt hat - anschließend durch einen beliebigen dieser Benutzer genehmigt (z. B. durch Antwort auf die Mail mit einem bestimmten Keyword) oder wie bei Exchange durch Anklicken des "Genehmigen" Buttons - bei nicht erteilter Genehmigung mit Hinweis zurück an den ursprünglichen Absender geschickt und Workflow beendet - bei erfolgreicher Genehmigung aus der Warteschlange per SMTP an den nächsten Relay-Server gesendet. Ich könnte auch Bilder malen, aber hoffentlich ist es auch so verständlich. Das was Du suchst wirst Du so nicht Out-of-the-Box bekommen. Es gibt verschiedene Software mit welcher sich derartige Workflows umsetzen lassen, und welche sich auch unterschiedlich in das System integriert. Eine naheliegende Möglichkeit in der Microsoft Umgebung wäre z. B. der Sharepoint Server. Den kann man mit Plugins in Outlook integrieren. Es gibt aber auch Produkte anderer Hersteller, welche solche Genehmigungsverfahren umsetzen können. Da stellt sich also eher die Frage welchen Aufwand wir zeitlich und auch finanziell betreiben wollen. Alle flexibel programmierbaren Workflow-Systeme die ich kenne, SharePoint eingeschlossen, kosten eine Menge Geld im Verhältnis zu dem ganz kleinen Funktionsbaustein, welchen Du hier nutzen willst. Das macht in anderen Unternehmen Sinn, in welchen das Produkt dann auch noch für andere Zwecke eingesetzt wird, z. B. für Dokumentenablage, Archivierung oder zur Abwicklung anderer Unternehmensprozesse. Der Gegenspieler hierzu bei den Steuerberatern ist da aber leider die DATEV mit Ihrer nicht sehr flexiblen und offenen Lösung. Du kennst das ja aus der Vergangenheit: die Integration in die DATEV Umgebung funktioniert meistens nur mit DATEV oder zertifizierten Partner-Produkten. Fazit: wenn wir das Thema in einer DATEV Umgebung realisieren wollen, dann müsste entweder DATEV einen vernünftigen E-Mail Client inkl. Workflow-Management anstelle des Exchange-Servers anbieten (halte ich für äusserst unrealistisch), oder wir setzen an einer technischen Schnittstelle wie z. B. dem SMTP Protokoll beim Versand ausgehender Nachrichten an und programmieren dort mit Hilfe irgendeiner bezahlbaren Plattform eine individuelle Lösung. Und nur um die Individualität Deiner Anfrage etwas zu verdeutlichen (nicht falsch verstehen: ich verstehe den Sinn dieser Genehmigungen und würde sie selbst an Deiner Stelle auch einsetzen wollen) stelle ich die Frage mal aus Sicht eines größeren Unternehmens in einer zugegeben ketzerischer Form: warum beschäftigst Du Mitarbeiter, welche die Berechtigung, aber nicht die Qualifikation haben, Nachrichten mit rechtlich relevanten Inhalten zu versenden? Du kannst hier ja sowieso nur einen Kommunikationskanal überwachen, nämlich die E-Mails Nachrichten. Oder wie willst Du verhindern, dass ein Mitarbeiter Auskünfte per Telefon oder mit anderen Medien erteilt? Aus der Erfahrung heraus wäre es für mich eigentlich sinnvoller den Prozess so umzubauen, dass die Prüfung der zu übermittelnden Informationen, schon weit vorher und an einer anderen Stelle erfolgen. Ich könnte mir das z. B. so wie bei einigen Banken oder Versicherungen vorstellen, wo solche Dokumente auch heute noch in Form eines Anschreibens per PDF vorher durch einen Workflow gelaufen sind, und erst wenn dort alles geprüft und genehmigt wurde, im letzten Schritt mit einer mehr oder weniger standardisierten E-Mail (= Umschlag) im Anhang versendet werden. Das wäre aus Sicht von DATEV sicher auch eine viel schlüssigere Lösung. Gruß, Falko ---------------------------   Meine Fragen gebe ich jetzt mal wieder an die Community weiter:   Wie ist eine elektronische Kommunikation sinnvoll zu lösen?   Wie kann ein Buchhaltungs- oder Lohnsachbearbeiter schnell mal ein paar fehlende Belege anfordern und gleichzeitig verhindert werden, dass haftungsrechtlich relevante Informationen ungeprüft die Kanzlei auf deren Absenderadresse verlassen?   Die Fragestellung habe ich von den Ideen zurück zu der Diskussion gegeben:   https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/145437/highlight/true#M9994 ... Mehr anzeigen

Beispiel: Es fehlt ein Beleg, bzw. dieser wurde nicht bei Unternehmen online hochgeladen. Der Mandant reicht  den Beleg per Mail etc. ein. Man bucht die entsprechende Position auf das jeweilige Konto und übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung. Erst nach Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung lädt der Mdt. den Beleg bei UO hoch. Der Buchungssatz (ohne Beleg) ist jedoch schon festgeschrieben. Die einzige uns bekannte Möglichkeit den Beleg noch mit dem Buchungssatz zu verknüpfen ist eine Generalumkehr und manuelle Verknüpfung. Wenn der Beleg per E-Mail kommt, kann der Sachbearbeiter im Steuerbüro diesen hochladen und verknüpfen. An festgeschriebenen Buchungssätzen sollte nichts nachträglich geändert werden können.   Wenn eine Wareneingangsrechnung fehlt, gehört die Buchung auf Wareneinkauf ohne Vorsteuer. Sobald der Beleg eingereicht wird, muss der festgeschriebene Satz storniert und mit Beleg und Vorsteuer gebucht werden.   Genauso sollte programmseitig verhindert werden, dass Belege, die mit festgeschriebenen Buchungen verknüpft sind verändert oder gelöscht werden können.   Für die Erstellung von Stornobuchungen könnten allerdings komfortablere Funktionen eingerichtet werden. ... Mehr anzeigen

Der Wunsch ist nicht neu und hat meines Erachtens nichts mit Corona zu tun.   https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Workflow-Tool-mit-DATEV-Schnittstelle/m-p/111493/highlight/true#M8189   Der Steuerbürger sollte die Möglichkeit haben, bei DATEV einen sicheren Speicherplatz für seine Dateien zu buchen, weil ihm Microsoft OneDrive oder Apple iCloud suspekt sind. Wenn er mit DATEV in Geschäftsbeziehung tritt, muss er sich identifizieren. Dies könnte mit dem elektronischen Personalausweis, Postident oder Videoident ähnlich wie bei der KfW passieren. Auf dieser Plattform hätte er weiter die Möglichkeit, sich bei ELSTER online zu registrieren, wäre somit für unsere Vollmachtsdatenbank schon als Steuerpflichtiger vorhanden. Seinen Zugang zur DATEV bekommt er mit  dem elektronischen Personalausweis, SmartCard oder SmartLogin.   Wenn dieser Steuerbürger sich dann über SmartExperts an uns wendet, sind alle notwendigen Stammdaten schon vorhanden, vertippen ausgeschlossen. Die lästigen Dokumentationsvorschriften zur Geldwäsche wären auch schon erledigt.   Natürlich kann der Steuerbürger auf dieser Plattform auch viele Serviceangebote nutzen. Er hat ein Dokumentenmanagement, was seinen Namen verdient. Damit erledigt er seine Überweisungen, überwacht die Mieteingänge seiner vermieteten Wohnungen, wird hingewiesen, wenn die Arztrechnungen den Selbstbehalt übersteigen und vieles mehr. Es ist ein Unternehmen online und meine Steuern in einem mit vielen weiteren Extras und Automatismen.   Der Steuerbürger entscheidet nun, welche Dokumente und Daten er mit seiner Familie, Mitarbeitern oder seinem Steuerberater teilt.   Die hier vorhandenen Daten sind die Basis für alle weiteren Prozesse. Eine Umsatzsteuervoranmeldung wird automatisch korrekt übermittelt. Eventuell gibt es neben dem Gewerbebetrieb eine im ertragsteuerlichen Privatvermögen befindliche, mit Umsatzsteuer vermietete Immobilie. Die Daten werden richtig konsolidiert. Die Zahlung der Umsatzsteuer ans Finanzamt wird korrekt der Anlage EÜR und V zugewiesen, 10-Tage-Regel richtig angewendet. Der Fibu-Automat mit seiner künstlichen Intelligenz tut sein übriges.   Alle Geschäftspartner werden laufend mit den Handelsregistereinträgen und dem Impressum der Internetseiten abgeglichen. Nie mehr muss der Steuerberater einen Debitor oder Kreditor erfassen. Die Daten liegen ja schon vor.   Auf Beraterseite sieht es ähnlich aus. Jeder entscheidet selbst, welche Daten er mit wem teilt, wo welche Automatismen laufen sollen und welcher Sachbearbeiter und Stellvertreter einzelne Aufgaben übernimmt. ... Mehr anzeigen