Belege hoch laden

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Servus!

Ich habe auf Empfehlung meines Steuerberaters seit kurzem Unternehmen online. Bislang und gegenwärtig wird die Buchhaltung meiner Hundeschule so bewerkstelligt, dass ich die Belege eines Monats in einem TIFF-File ablege und meinem Steuerberater monatlich per E-Mail sende.

In Zukunft möchte ich die Belege per Unternehmen online hochladen.

Ich bin MAC-user und die PDF-Dateien, die mein MAC erzeugt sind keine PDF/A-Dateien, also nicht zu verwenden. Und per TIFF kriege ich pro Beleg eine Dateigröße von 1MB, was viel zu viel sein soll.

Hatte oder hat jemand hier schon so einen Sachverhalt, und wenn ja, wie habt ihr das gelöst? 

Ich würde es ganz geschickt finde, wenn ich einen virtuellen Drucker implementieren könnte der aus allem einfach ein PDF/A macht. 

Sorry für die ggf. doofen Fragen... ich bin blutiger Anfänger und das ist das erste Forum in dem ich mich je angemeldet habe. 

Hoffentlich kann mir jemand helfen. Herzliche Grüße aus Freiburg im Breisgau.

[#2 · Accepted solution]

Unternehmen Online braucht keine PDF/A Dateien. Es reichen "ganz normale" PDFs aus 😊.

Mit MacOS ist man da allerdings etwas beschränkt von DATEV. Mit Windows ginge es einfacher einen effizienteren Workflow zu schaffen aber wenn Sie nicht derart viele Belege haben, ist das kein Grund, sich da Gedanken zu machen - DATEV weiß um den Sachverhalt. 

Das aller erste, was man Mac Usern ans Herz legt: DATEV Upload Mail. Stellen Sie so viel als möglich auf Rechnungserhalt per PDF um. Dann können Sie alle Rechnungseingänge per E-Mail einfach weiterleiten und sind damit schon mal durch. Mehr müssen Sie nicht machen, wenn Sie die Belege nur dem StB zur Verfügung stellen wollen. Dann klappt die OCR / Erkennung perfekt und ein Medienbruch (PDF > Papier) wird verhindert. 

Wenn Sie hier noch einen Schritt weiter an Automatisation, GoBD und Flexibilität wollen: Office365 bzw. Exchange Online. Sollte sich bei einer Hundeschule relativ einfach umsetzen lassen, weil es nicht 100 E-Mail-Adressen gibt, richtig? Vorteil: All Ihre Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben liegen in der Cloud (Rechenzentren in DE, DSGVO konform) und es lassen sich online Regeln hinterlegen, sodass alle E-Mails an rechnung@hundeschule.de automatisch an DATEV weitergeleitet werden, wenn in 99% der Fälle sowieso alles stimmt. Alle E-Mails werden rechtssicherer nach GoBD zusätzlich archiviert und 50GB pro Postfach sollten genügen + All Ihre Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben werden über alle Geräte, (iPad, Outlook, iPhone, ...) via Cloud automatisch synchron gehalten. 

Aus meiner Sicht mit den aktuellen Informationen perfekt für Ihre Umgebung. Kostenpunkt: ab 6,70€ / Benutzer / Monat. 

Zu allen Papierbelegen: Da müsste man sich anschauen, was für ein Scanner genutzt wird und welche Software es dazu gibt, die man am Mac nutzen kann. 1MB pro PDF ist viel zu viel. Es sollten maximal 100KB sein. Hier schon mal mit den Einstellungen geschaut: SW, 200-300dpi, TIFF und dazu wenn möglich eine Komprimierung einschalten. 

Da Sie aber höchstwahrscheinlich ein iPhone haben: DATEV Upload mobil nutzen. Macht die Scans auch nicht so viel kleiner aber damit kann man ggf. schneller scannen und hochladen als mittels Upload Online, weil man alles am Tablet / Smartphone erledigen kann. Oder Sie nutzen am iPhone eine ScannerApp, die wirklich in SW fotografiert und füttern Upload mobil mit den bereits gemachten Scans. 

Sollten es doch einige Belege sein, würde ich Ihnen den Scandinavier empfehlen, der exakt für Sie / solche Anforderungen gemacht ist. Aufgrund des Preises muss man sich das allerdings 2x überlegen und kommt auch nur bei sehr vielen Papierbelegen in Frage. 

Wie schreiben Sie aktuell Rechnungen? Falls es "Standardrechnungen" sind, die nicht hoch individualisiert sind und nach dem Schema Angebot, Bestätigung, Lieferschein, Rechnung folgen könnte ich mir bei Ihnen auch gut DATEV Auftragswesen online vorstellen. Dann haben Sie Ihre Rechnungsschreibung / Angebote und Co. auch einfach im Browser / DUO überall dabei. Updates macht DATEV automatisch und 2021 kommen auch neue Funktionen hinzu. Falls es von Interesse ist einmal vorher prüfen, ob DATEV hier alle Anforderungen erfüllen kann. Es ist ein sehr einfaches aber effektives Programm. Vorteil: Alle Ausgangsrechnungen werden automatisch zum StB via DUO übertragen. Kein drucken und scannen nötig. 

[#3 · Accepted solution]

Hallo @Hundeschule ,

auch wenn es bei Datev traditionell leicht TIFF-verliebt hergeht, PDF/A ist nicht zwingend. PDF gehen auch. Und bel elektronischen Belegen die per Mail kommen oder aus Portalen kommen haben Sie ja ohnehin kaum Einfluss auf das Dateiformat, außer dass es im Regelfall wohl PDFs sind.  Falls das Gerücht um PDF/A aus dem ZUGFERD-Standard entstand: dieser selbst oder der Nachfolgestandard ist nicht gesetzlich oder technisch zwingend - es hilft nur beim automatischen Auslesen. PDF/A ist da nur ein Teilaspekt, aber weder PDF/A im allgemeinen, noch die elektronischen Rechnungsstandards mit auslesbaren XML-Daten sind zwingend.  Für Bilder (und ja eben auch bei TIFF) gibt‘s ja noch die in Belege Online eingebaute OCR-Texterkennung.

Evtl. ist da auch beim Berater ein kleines Wissensupdate i.S. Unternehmen Online / Belege Online hilfreich, sollte dies tatsächlich als Voraussetzung eingebracht worden sein. Oder es ist eben nur ein kleines Missverständnis und Sie sollten nochmal nachfragen.

Wenn das eingesetzte Scannersystem oder Sie selbst weil Sie die Belege evtl. auch aus anderen Gründen als nur zur Weitergabe an Ihren Berater digitalisieren wollen und dabei selbst vermutlich viel lieber auf PDFs setzen würden: auch das geht. Das bedeutet nur, dass dann eben ihr Scanner oder dazugehörige Software ggfs. die „Konfektkonierung“ der PDFs (d.h. das Zusammenhalten mehrseitiger Rechnungen / virtuelles Heften und Entheften / halbautomatisches oder automatisches Trennen) besser und intensiver unterstützen muss. Denn diese Funktionen erst nachträglich eingesetzt in Unternehmen Online bedingen (nach meinem Kenntnisstand) tatsächlich in der DATEV-Welt TIFFs.

Unsere Mandanten bekommen von uns übrigens eine USB-Scannerempfehlung bei welcher sie mit einem Scanner, der dazugehörigen Software und zwei Bildschirmen direkt nach dem Scan auf der linken Seite die Belege als PDFs beliebig (und vor allem schnell)  verbinden, trennen und rotieren können und ganz einfach per Drag‘n‘Drop die Belege direkt aus dieser Vorschau auf den Browser auf dem zweiten Bildschirm ziehen können, in dem der Datev Dokumenten Upload geöffnet ist. 

Dieses Setup kostet zwar etwas mehr, als das billigmöglichste Scannerangebot beim Elektronikdiscounter aber bei weitem weniger als die großen „Scanautomaten“ der Systemhäuser oder als die Profiscanner mit Barcode oder Trennblatterkennung. Auch KI-basierte Belegtrennsysteme wie von BDV gibt es. Aber alle diese Dinge erscheinen mir zu teuer oder ggfs. zu komplex wenn es um die Belege einer normalen Hundeschule geht.  Die o.g. Lösung mit einem soliden besseren USB-Scanner der die o.g. Funktionalität hat und zudem auch einen für Belege optimierten Papiereinzug hat und in einem Durchgang duplex scannt und optional die Heftung/Entheftung vor dem Upload bei Datev übernimmt ist wahrscheinlich genau richtig und den Invest wert, wenn das bisherige System das nicht können sollte.

Viele Grüße, Bernd Wettstein.

P.S.: die Dateigröße ist von Parametern wie Auflösung / DPI, Farbtiefe und Komprimierung abhängig. 200 bis 300 dpi in Schwarz-Weiss sind eigentlich fast immer sinnvoll und produzieren deutlich weniger als 1 MB pro Seite, eher ein paar hundert Kilobyte bei 2-3 seitigen Belegen.

[#4 · Accepted solution]

Was die Erstellung von PDF angeht, kann ich mich nur meinen Vorrednern anschließen. Weiter empfehle ich, auch Bank online ausschließlich für die Bankgeschäfte zu nutzen.

Um die Qualität der Buchhaltung zu steigern und für alle Beteiligten einen Mehrwert zu schaffen, ist eine saubere Vorbereitung notwendig, dann fallen keine unnötigen Kosten für Belegsuche mehr an. 

Hier mal die ersten Anleitungen:

https://www.datev.de/web/de/service/self-service/servicevideo/belege-und-bank-online-bearbeitungsform-erweitert/

https://www.datev.de/web/de/service/self-service/servicevideo/arbeiten-mit-dem-modernisierten-kassenbuch-online/

https://www.datev.de/web/de/top-themen/steuerberater/datev-unternehmen-online/arbeiten-mit-datev-unternehmen-online/

[#5 · Accepted solution]

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@bernd_wettstein  schrieb:

Das bedeutet nur, dass dann eben ihr Scanner oder dazugehörige Software ggfs. die „Konfektkonierung“ der PDFs (d.h. das Zusammenhalten mehrseitiger Rechnungen / virtuelles Heften und Entheften / halbautomatisches oder automatisches Trennen) besser und intensiver unterstützen muss. Denn diese Funktionen erst nachträglich eingesetzt in Unternehmen Online bedingen (nach meinem Kenntnisstand) tatsächlich in der DATEV-Welt TIFFs.

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Korrekt. Alles, was beim scannen an zusätzliche Arbeit gleich mit gemacht wird und man später nicht nochmal händisch aktiv werden muss, insbesondere weil das Hefte online im Unternehmen Online nicht das schnellste ist und es bei 5 Belegen noch so gerade geht - aber warum das, wenn man dem Scanner gleich sagen kann "das ist 1 Rechnung mit x Seiten".

@Hundeschule: Wir wollen hier nicht verunsichern oder Unternehmen Online schlecht reden. Es ist ein super Produkt in Zusammenarbeit mit Ihrem StB aber weil es eben um Zusammenarbeit geht, fällt der erste digitale Baustein, fallen gleich weitere mit, die zu diesem Prozess gehören und ebenfalls digitalisiert werden müssen.

Zum Thema Bank Online: HBCI wird bei DATEV nur durch den Dienstleister finAPI unterstützt. Hier gibt es auch dank EU Vorgabe XS2A hin und wieder mal arge Probleme. Deshalb bei der Bank, wenn möglich und vertretbar die Kosten zu EBICS erfragen, wenn Sie Ihre Rechnungen in DUO selbst zahlen wollen / Bank Online nutzen wollen. Geht es nur um die Verbuchung von Umsätzen, kann hier auch RZ-Bankinfo gesetzt werden, damit keine Auszüge mehr eingescannt werden müssen. 

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Hallo Herr Bohle,

wie schon geschreiben... das erste Forum in dem ich hier bin. Vielen vielen herzlichen Dank für Ihre Ausführungen und professionelle Antwort!

Yasin Kaya aus Freiburg

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Hallo Herr Wettsein,

wie schon geschreiben... das erste Forum in dem ich hier bin. Vielen vielen herzlichen Dank für Ihre Ausführungen und professionelle Antwort! Jetzt habe ich schon den ersten Beleg über das Handy hoch geladen... ich bleibe dran und wende mich bei Bedarf hier her.

Yasin Kaya aus Freiburg

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Hallo Steuermann,

herzlichen Dank für die Hilfe! Die Link haben mich echt weitergebracht. 

Yasin Kaya aus Freiburg

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Hallo metalposaunist, 

herzlichen Dank für Ihre Statements! Sie haben mich nicht verunsichert... 🙂 

Viele Grüße aus Freiburg

Yasin Kaya

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Hallo metalposaunist,

vielen Dank nochmal für Ihre Ausführungen soweit. Wegen dem Dateiformat PDF/A habe ich nochmal mit meinen Steuerberater Rücksprache gehalten... Er hat mir erklärt, dass PDF/A oder TIFF deshalb zu bevorzugen seien, weil dann eine OCR-Software darüber laufen kann... Aber ich kann ja nicht beeinflussen in welchem Dateiformat ich die Rechnungen erhalte...

Was meine eigenen Emailadressen angeht... ich habe eine info@hundeschule.de Adresse und habe auf Ihren Rat hin jetzt eine neue angelegt... die lautet rechnung@hundeschule.de

DATEV Upload mobile funktioniert! Die Belege kommen an. Ich habe mal einen Tankbeleg hoch geladen... der ist allerdings 400 MB groß geworden... damit kann ich aber leben, weil ja mein Ziel ist so wenig wie möglich manuell zu machen. Nichtsdestotrotz wäre ich natürlich sehr dankbar, um zusätzliche Hilfe wenn es darum geht die Dateigröße für DATEV Upload mobile zu dezimieren.

DATEV Upload Mail sollte nun auch funktionieren. Ich habe seit der Inbetriebnahme von DATEV Upload Mail noch keine digitalen Beleg erhalten oder versendet.

Auf meiner Seite ist die Emailadresse Rechnung@Hundeschule.de eingerichtet und an Lieferanten kommuniziert (das sind ganz wenige).

Auf der Seite von DATEV wurden Emailadressen generiert für

• Rechnungseingang@uploadmail.datev.de
• Rechnungsausgang@uploadmail.datev.de
• Kasse@uploadmail.datev.de und
• Sonstige@uploadmail.datev.de

Ich habe mich nun auch nicht DATEV Upload online befasst... da Captiva Cloud Runtime auf MAC nicht läuft und ich momentan nicht viele Belege habe, denke ich das Scandinavier auch nicht die „gute“ Lösung für mich ist.

Ich habe den HP PageWhite Pro MFP 477 dw.

DATEV Scanmodul und DATEV Belegtransfer benötigen wohl Windows...

Ich frage mich gerade, ob es eine gute Entscheidung gewesen ist, dem Rat meines Steuerberaters zu folgen...

Rechnungen schreibe ich derzeit in WORD und sende Sie er PDF an meine Kunden. Die Ausgangsrechnungen (sehr einfach strukturiert) und die Eingangsrechnungen lege ich nach dem Monatswechsel in den Scanner des o. g. Druckers, erzeuge eine TIFF und sende das dann per Mail an meinen Steuerberater.

Office365 habe ich. Da benutze ich bislang aber Outlook nicht. Können Sie mich (als Nicht-experte) darüber informieren, wo der signifikante Unterschied zwischen OS Mail und Outlook ist.

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Hallo @Hundeschule ,

400 MB?!? Sind Sie sicher?  Ich hoffe, es sind nur 400 kB o.ä. 😉

Falls es wirklich in Richtung MBs geht, sollten Sie die Scannerparameter (also Auflösung, Farbtiefe, Format, Komprimierung) lieber nochmal überprüfen (lassen).     Aber auch wenn es im KB-Bereich oder nur einige MB sind:  es entstehen bei DATEV auch Speicherkosten, d.h. die Optimierung auf ein sinnvolles Format kann durchaus Kosten / Folgekosten sparen.

Darüber hinaus:  bei der o.g. von mir dargestellten Variante gibt es für den von uns empfohlenen Scanner durchaus auch native Mac-Unterstützung. D.h.:  die Scannersoftware zum Heften- und Entheften läuft auch nativ auf Mac, der Scanner hat explizit Mac-Treiber-Unterstützung.  Der DATEV Upload kann dann via Browser über Dokumenten Upload online erfolgen.

Natürlich ist die Weiterleitung per Mail eine ebenso sinnvolle Einrichtung, auch in einer Mac-Umgebung und insbesondere dann, wenn die Rechnungen bereits elektronisch vorliegen.


Hier noch ein paar technische Details aus meiner Sicht:

Den Ausführungen des Beraters i.S. PDF/A und TIF in Verbindung mit OCR kann ich nur bedingt folgen. Man macht ja OCR-Texterkennung nicht nur, damit man Texterkennung macht 😉 / gescannte PDFs in einem der gängigen Adobe-kompatibeln Formate werden in einer Unternehmen Online-Umgebung durchaus auch erkannt, wenn ich nicht daneben liege.     @metalposaunist :  ich meine solche Dinge wie OCR nur mit PDF/A in einer älteren DMS-Variante mal gesehen zu haben, bei UO ist das aber doch hoffentlich nicht mehr so relevant, oder?  Selbst DATEV DMS alt / Saperion-DMS kommt damit ja längst klar...

@Hundeschule :  Wie dem auch sei:  Sie haben völlig richtig erkannt. Auf das Format beim Empfang haben Sie nur bedingten Einfluss.  😉  Normale PDFs sollten kein Problem darstellen.  Außerdem:   Text muss nur dann OCR-mäßig erkannt werden, wenn im PDF gar kein maschinenlesbarer Text enthalten ist (eben bei Scans, Fotos, etc.).  Wurde eine PDF z.B. mit einem geeigneten Druckertreiber erzeugt, so ist der enthaltene Text im Hintergrund auch volltextdurchsuchbar enthalten und sollte von DATEV (hoffentlich) verwertet werden können.   Eine sog. XRechnung/ZUGFERD u.a. kompatible PDF-Formate erscheinen schließlich bei Öffnen mit einem gängigen Webbrowser, dem Adobe-Reader oder PDF-X-Change wie eine normale "menschenlesbare" Rechnung  (mit Layout, liebe DATEV 😄 ), enthält aber gleichzeitig (ebenfalls "unsichtbar" im Hintergrund) einen sog. XML-Datensatz, der die Rechnung maschinenlesbar auswertbar macht.  Solche speziellen PDFs im XRechnung/ZUGFERD-Format werden im Regelfall von professioneller Fakturasoftware erzeugt und werden tendenziell immer häufiger vorkommen.
Der Vorteil:  die OCR-Texterkennung entfällt, die Rechnung kann direkt von einer Belegverarbeitungssoftware als Eingangsrechnung ausgelesen werden.

Das wichtigste für Sie:   im Normalfall müssen Sie sich wenn eine elektronische Rechnung als PDF eingeht kaum selbst darum kümmern, welches Format vorliegt.  Denn:  alle o.g. Varianten tragen im Regelfall die Endung PDF und DATEV wie auch viele andere Belegerkennungsprogramme verarbeiten alle diese Formate automatisch.    Das gilt umgekehrt im Regelfall auch dann, wenn Sie selbst solche elektronischen Rechnungen verschicken.

Deshalb:  wenn man sich weniger mit den technischen Details auseinandersetzen möchte, sollte die zeitgemäße Empfehlung sein,  in jedem Fall ein PDF-Dokument zu bevorzugen.

In keinem Fall trifft das alles m.E. auf TIF zu. 😉    Da gibt es immer nur das Bild und immer zwangsläufig auch eine Texterkennung (oder eben auch gar keine), da im Originalformat TIF ja eben auch nur ein Bild enthalten ist.

TIF(f)-Formate sind eine - offenbar leider kaum aus der Welt zu schaffende - Empfehlung vergangener Zeiten, die die DATEV sehr lange als einzige Alternative propagiert hatte ohne o.g. Effekte wie auch in vorherigen Beiträgen dargestellten Vorteile von PDF zu berücksichtigen.  TIF(f) ist deshalb keine falsche Empfehlung und wird unter Umständen auch immernoch als sinnvolles Format kolportiert und auch unterstützt.  Das ideale Format ist es m.E. aber unter den o.g. Gesichtspunkten vor allem auch in Richtung künftige weitergehende Funktionen nicht.  TIF(f) hat schon immer nur einen Vorteil:  es ist ein relative offenes "doofes" Bildformat welches plattformübergreifend und auch zu Zeiten als unklar war, wie etabliert Adobe oder wie offen des Dokumentenaustauschformat PDF überhaupt mal werden wird (PDF/A 😉 ) schon als "auch noch in Jahrzehnten" lesbares Format propagiert wurde.  Das stimmt zwar, aber mittlerweile dürfte in der Praxis auszuschließen sein, dass man mit PDFs künftig Lesbarkeitsprobleme bekommen wird.  (*)

Viele Grüße, Bernd Wettstein.

(*) selbst ordnungsgemäß erstellte Adobe Acrobat 3/4-PDFs aus den 90er und 2000er-Jahren als DATEV nur TIF(f) kannte und noch nicht einmal einen SkyPDF-Druckertreiber im Portfolio hatte sind auch heute noch problemlos lesbar.  PDF/A hat hier natürlich auch noch weitere Vorteile, ist deshalb aber nicht zwingend:  https://de.wikipedia.org/wiki/PDF/A.  Man kann es dann empfehlen, wenn eine Langzeitarchivierung auch weit über die Aufbewahrungsfristen hinaus wesentlich ist und man nicht in Kauf nehmen will, dass es eines Tages Adobe und dazugehörige Standards nicht mehr gibt.   Es gibt dennoch in keinster Weise eine (gesetzliche) Verpflichtung und einen technischen praktisch relevanten Zwang, dieses Format zu verwenden.

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@Hundeschule  schrieb:

Er hat mir erklärt, dass PDF/A oder TIFF deshalb zu bevorzugen seien, weil dann eine OCR-Software darüber laufen kann... Aber ich kann ja nicht beeinflussen in welchem Dateiformat ich die Rechnungen erhalte...

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Die läuft meine ich auch bei PDF drüber und wie Sie schon sagen, können Sie den digitalen Rechnungserhalt sowieso nicht beeinflussen und alle großen Anbieter nutzen PDF. Das erst ausdrucken und wieder in TIFF scannen ist völliger Quatsch und nicht im Sinne der Digitalisierung. Ich würde, wenn selbst gescannt wird, tatsächlich wenn möglich noch TIFF nutzen, weil sich TIFF manuell noch heften lässt und was digital kommt, kommt sowieso als PDF. 

Ich habe aus unserer FiBu noch nichts gehört, dass digitale PDF Rechnungen beim Buchen einen großen Nachteil haben. Im Gegenteil finde ich, weil das Schriftbild digital erstellt wurde, ist alles 10x besser lesbar.

@bernd_wettstein: PDF/A in Sachen UO habe ich noch nie gehört. TIFF ja, aber auch nur da, wo es möglich ist. Wenn nur PDF gescannt werden kann, kann man auch erstmal das nutzen, solange die Belege nicht zu groß werden, weil keine Komprimierung stattfindet. Und auch DATEV möchte wohl PDF als das DATEV-weite Format etablieren. TIFF kam damals aus DMS classic wegen der Stempel. Ich hoffe, dass ist in DATEV DMS (neu) mit PDF alles kein Problem mehr. 

@Hundeschule & @bernd_wettstein: Zu den 400MB: Hier kann man in DATEV upload mobil nicht viel einstellen. Wichtig ist der SW Filter, der nach der Aufnahme angewandt wird, dass man auf ca. 150KB pro Seite kommt. Nicht schön aber praktikabel. In 07/20 erfolgt ja eine Anpassung der Berechnung. Dann sollte das nicht mehr so stark ins Gewicht fallen.  

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@Hundeschule  schrieb:

Ich frage mich gerade, ob es eine gute Entscheidung gewesen ist, dem Rat meines Steuerberaters zu folgen...

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Kann ich vollkommen verstehen. Was Apple betrifft ist DATEV etwas zickig und Workflows, die unter Windows 2 Klicks brauchen, gehen unter Apple einfach nicht oder nicht so einfach. Da hätte man / ihr StB das tatsächlich im Vorfeld einmal checken / prüfen müssen, was sich wie in welche Workflows gießen lässt. Aber ich bin mir sicher, dass wir - die DATEV Community - hier das schaffen Workflows auch für Apple zu entwickeln, die schnell und intuitiv zu nutzen sind. DATEV Unternehmen Online ist schon der richtige Weg - auch wenn er jetzt etwas holprig anfängt. Und Unternehmen Online ist ja mehr als nur Belege - ich hoffe, Ihnen wurden auch all die anderen Vorteile von UO gezeigt, die Sie davon haben 😊. Belege hochladen ist erstmal Schritt 1 - da kann man noch sehr viel mehr machen. 

Und: DATEV prüft aktuell die Möglichkeit in den Stammdaten zu jedem Kunden eine RE-E-Mail-Adresse zu hinterlegen, sodass tatsächlich Sie jedem Kunden seine Adresse geben können, damit der Umweg über rechnung@ und der Weiterleitung auch wegfallen kann. Das kann aber noch dauern. Der Rechnungsprüfungsprozess möchte DATEV auch online in UO stattfinden lassen. Dazu gibt es hier ja eine DATEV Idea. 

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@Hundeschule  schrieb:

Rechnungen schreibe ich derzeit in WORD und sende Sie er PDF an meine Kunden. Die Ausgangsrechnungen (sehr einfach strukturiert) und die Eingangsrechnungen lege ich nach dem Monatswechsel in den Scanner des o. g. Druckers, erzeuge eine TIFF und sende das dann per Mail an meinen Steuerberater.

Office365 habe ich. Da benutze ich bislang aber Outlook nicht. Können Sie mich (als Nicht-experte) darüber informieren, wo der signifikante Unterschied zwischen OS Mail und Outlook ist.

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Da tatsächlich mal - wenn das mit den Belegen gut geklärt ist - sich DATEV Auftragswesen online anschauen und genau prüfen. Ggf. eine "Teststellung" beim StB anfordern, ob das Ihren Anforderungen entspricht. Wenn ja, fällt auch der Word-Teil weg, weil Sie via Apple MacOS Angebote bis Rechnungen direkt in UO schreiben können und Ihr StB eine digitale Kopie des Rechnungsausgangs direkt zum Buchen erhält. Dann müssen Sie nichts mehr manuell machen in Zusammenarbeit mit Ihrem StB. Das Versenden von Rechnungen aus Auftragswesen ist vielleicht aber nicht so cool, weil Sie dann Outlook brauchen, weil DATEV eine EML-Datei erstellt, die nur via MS Outlook geöffnet werden kann und nicht mit Apple Mail App.

Alles an Belegen nicht mehr per Mail an den StB sondern direkt ins DATEV UO laden. Nichts anderes würde Ihr StB auch machen und wenn Sie's direkt "richtig" hochladen ersparen sich zusätzliche Schritte. 

Das von Ihnen @Hundeschule angesprochene HP AiO ist eben ein AiO und ist nicht wirklich auf Belege optimiert. Wenn es zu wenige Belege für den Skandinavier sind und die Lösung von @bernd_wettstein auch nicht in Frage kommt, ist es tatsächlich am einfachsten, wenn Sie Beleg für Beleg einfach mit DATEV upload mobil abfotografieren, auch wenn es dann 150KB / Seite werden. 

Was vielleicht geht (habe ich mir beim HP gerade nicht angesehen): Vielleicht kann man auf einen angeschlossenen USB-Stick scannen? Dann kann man ja relativ schnell vom Mac via Upload online einfach alle Belege vom USB-Stick eben hochladen. Nicht schön aber ggf. besser als wenn man direkt vom Mac scannt?! 

Auch Fujitsu Scanner haben eine eher etwas dürftige MacOS App. Dort lässt sich auch nicht all zu viel einstellen. Deshalb sollte der Fokus aktuell darauf liegen so viele Papierbelege als möglich zu vermeiden und auf PDF umzustellen, damit das Abfotografieren so schnell wie möglich erledigt ist. 

Die allerletzte Lösung: extra Windows PC anschaffen, der einen USB-Stick hat, DATEV Stick dran und damit das HP AiO irgendwie sinnvoll schnell verbinden und schnell scannen. Der Windows PC muss nur laufen, mehr nicht. keine coole Lösung und nur der letzte Notnagel. Vielleicht klappt diese Lösung auch besser mit einem Brother ADS-2800W, der nur scannen kann - das dann aber richtig, schnell und effizient.