Umstieg DMS ALT und DMS NEU

[#1]

Hallo Herr Vogtsburger,

irgendwann geht einem beim Maraton ohne erreichbares Ziel (Strecke geht nur im Datevkreis immer rund) die Luft aus (ich hatte auch schon mal an anderer Stelle geschrieben "[...] geht langsam das Feuer aus" Herr Buggisch ./. Herr Blum).

• bei EO habe ich schon aufgegeben: (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung)
• Eben so im Vertreterrat (hier habe ich mich nicht mehr als Partner unserer Partnerschaft aufstellen lassen, war somit nicht mehr wählbar)
• Bei Ideas insbesondere bei "meine Steuern" tut sich leider bezüglich den Fehlern im Programm und den Unmöglichkeiten auch nichts mehr und Klartax scheint Priorität (da gibt es permanent neue fehlerbereinigende Versionen; so zumindest in meinem App Store) zu haben (Nach meiner ganz persönlichen Meinung: falsche Reihenfolge, obwohl Klartax ein guter Ansatz für die Zukunft ist) und wirkliche Mitstreiter z. B. aus dem Verreterrat kann ich nicht finden bzw. leider nicht mobilisieren oder andere engagierte Vertreter glauben noch an den schnellen Quantensprung = cloud first (hoffentlich behalten die Recht).
• DMS neu ist mein letzter Akt hier in der Community

So bald bin ich wieder nur für meine Mitarbeiter und Mandanten da.

Gruß

Ralf Blum (der Niezufriedene)

[#2]

Hallo Herr Blum,
hallo Community,

vielen Dank für Ihren Umstellungsbericht. Die Turbinen (oder der Diesel 😀) laufen auf Hochtouren… sehr gut. Gerne ein paar Ergänzungen aus dem Maschinenraum… 😀.

Die Berechnung der Laufzeit der Datenübernahme wird anfangs geschätzt und während der Übernahme laufend aktualisiert. Kurz nach dem Start schwankt die Anzahl der übernommenen Dokumente erfahrungsgemäß sehr stark. Das ist normal und nivelliert sich im Verlauf der Datenübernahme. Will sagen, das System pendelt sich nach einer gewissen Laufzeit bzw. Anzahl übernommener Dokumente ein. Und zu Beginn schätzen wir eher pessimistisch… denke Sie haben nichts dagegen, wenn es am Ende dann schneller ist… 😉.

Und ja, die Hinweise von @einmalnoch sind vollkommen korrekt: Migrieren ist nicht gleich kopieren. Die Größe der archivierten Dateien, die Revisionstiefe, die Anzahl Haftnotizen, Stempel, Indexinformationen, zahlreiche Protokollierungen, Konsistenzprüfungen, usw. usw. sind – neben der Hardwareausstattung - ausschlaggebend für die Anzahl übernommener Dokumente je Stunde. Das ist wirklich ein sehr komplexer Vorgang. Daher kann der Wert von Kanzlei zu Kanzlei schwanken.

Ihren Hinweis bzgl. Benachrichtigung bei einem Abbruch der Datenübernahme haben wir bereits aufgegriffen. Hier wird es in absehbarer Zeit eine Anpassung geben. Danke dafür.

Ich bin gespannt, wie es mit Ihrer DMS-Umstellung weitergeht und freue mich auf weitere konstruktiv kritische Berichte. Abschließend finde ich es toll, wie Sie sich engagieren und die Community an Ihren Erfahrungen teilhaben lassen! Ich persönlich wünsche mir mehr davon.

Viele Grüße & bleiben Sie gesund!

Patrick Sachs

[#3]

Wie viele sind denn schon umgestellt und wie viele Folgen noch?

[#4]

Hallo Herr Sachs,

auch diese Nacht, hat die Datenübernahme wieder abgebrochen (6 Stunden verschenkt).

Kann es sein, dass die Datenübernahme kein Dienst ist, sondern eine Anwendung, die in einer WTS-Sitzung laufen muss. Wenn ich es richtig in Erinnerung habe, werden bei uns inaktive WTS-Sitzung nach einer bestimmten Zeit vom System beendet (hier muss ich aber nachfragen).

Wenn das so ist, sollten Sie das umstellen auf einen Dienst, oder die Übernahme sollte an einem der Fileserver gestartet werden oder es muss ein Hinweis diesbezüglich deutlich gemacht werden (evtl. habe ich diesen auch übersehen).

Gruß

Ralf Blum

[#5]

Hallo Herr Blum,
wir unterscheiden die Szenarien „Datenübernahme am Stück“ (ohne geplante Unterbrechungen) und „Datenübernahme mit Zeitscheiben“ (mit geplanten Unterbrechungen).

Die Datenübernahme ohne geplante Unterbrechungen wird tatsächlich standardmäßig in der aktiven User-Session durchgeführt. Wenn inaktive WTS-Sitzungen nach einer bestimmten Zeit vom System automatisch beendet werden, so wird auch die Datenübernahme abgebrochen bzw. der Umstellungs-Assistent „hart“ beendet. Das ist erstmal nicht schlimm, da die Datenübernahme nach dem erneuten Starten einfach mit dem Paket weitermacht, welches „hart“ abgebrochen wurde. Es ist lediglich so, wie von Ihnen formuliert: Man verliert Zeit.

Die Datenübernahme mit geplanten Unterbrechungen wird als Windows-Dienst durchgeführt. Dieser Dienst wird in dem Moment konfiguriert, in dem der Anwender die Datenübernahme im Umstellungs-Assistenten mit dieser Option (sog. Zeitscheiben) startet. Hierfür sind allerdings Windows-Admin-Rechte erforderlich.

Einen Hinweis haben Sie nicht übersehen. Ich greife das aber gerne auf, um den Sachverhalt in das bereits vorhandene Infofenster im Umstellungs-Assistenten und zusätzlich in den Umstellungsfahrplan auf der zentralen Internetseite (www.datev.de/dms-umstellung) aufzunehmen.

Viele Grüße
Patrick Sachs

[#6]

Statt die Datenübernahme in einer Citrix Sitzung zu starten, wäre es da nicht zielführender beispielsweise einfach den Komm-Server zu nehmen? Der läuft doch sowieso 24/7.

[#7]

Hallo tu_heggi,

seit Anfang März 2020 hat die Umstellung der Bestandskunden begonnen. Aktuell haben bereits knapp 100 Kanzleien die Umstellung von DATEV DMS classic auf DATEV DMS erfolgreich abgeschlossen. Mehrere tausend müssen noch folgen…

Viele Grüße

Patrick Sachs

[#8]

Hallo dombrowski,

stimmt, der läuft 24/7, hat aber andere Schwächen/Nachteile. Gleiches gilt für den File Server... nach Abwägung aller Alternativen sind wir der Meinung mit dem gewählten Vorgehen gut unterwegs zu sein - trotz der o.g. kleinen Einschränkung.

Grüße

Patrick Sachs

[#9]

Hallo Herr Sachs,

zur Zeit wird der Übernahmeassistent leider wieder sehr langsam (in den letzten 6h nur 20.000 Dokumente):

Ist es evtl. so, dass er immer wieder versucht die 9 Dokumente mit Zeitüberschreitung nochmal zu migrieren? Können wir das irgendwie beseitigen?

Gruß

Ralf Blum

[#10]

Hallo Herr Sachs (@Patrick_Sachs),

nur kurz eine 'verwandte' Frage:

Hat man beim direkten Umstieg von der "Datev Dokumentenablage" nach "DMS NEU" mit ähnlich zeitaufwändigen und rechenintensiven Aktionen zu rechnen oder ist das quasi 'eine Kleinigkeit' im Vergleich zu dieser Herkulesaufgabe hier ?

Übrigens, wir setzen momentan noch keine "Dokumentenablage Revisionssicherheit" ein, was die Migration wahrscheinlich noch etwas einfacher macht, nehme ich an.

[#11]

Hallo Herr Vogtsburger,

wenn ich das mal etwas umschreiben darf: als ich meine Lehre vor rd. 30 Jahre begonnen hatte, hatte jeder Sachbearbeiter sein eigenes individuelles Inhaltsverzeichnis für die Jahreabschlusserstellungsakte.

Und auf diesem Stand war die DMS classic (Inhaltsverzeichnis mit 200 Registern [Datenbankfeldern]) und die Dokumentenablage (150 Register [Datenbankfelder]) vor ca. 5 Jahren. 

Und nun muss Herr Sachs die Ordner von der DMS classic auflösen und den Inhalt der einzelnen 200 Register in die 150 Register der Dokumentenablage einsortieren, zusammenfassen, entheften usw..

Und genau dass passiert jetzt bei uns bei der Mirgration. Jedes einzelne Dokument wird aus dem Ordner der DMS classic herausgeholt, die Datenbankfelder ausgelesen ggf. auf die neue Länge oder ein zusammengesetzter Inhalt angepasst und wieder mit allen Informationen in die neuen Datenbankfelder eingepflegt.

Eigene subjektive Einschätzung: Es gab also in der Vergangenheit keiner bei der DATEV, der sich um die Systematisierung und Vereinheitlichung dieser Register (Datenbankfelder) gekümmert hat (eigentlich eine Führungsaufgabe). Jeder PO hat hier rumgewurschtelt wie er wollte (Indische DATEV Kasten oder Silo) für sich alleine in seinem Kämmerchen.

Wenn Sie jetzt schon die Dokumentenablage haben, hat Ihr System schon das richtige Register (Datenbankfelder). Es ist alles schon da, nur Sie sehen es nicht. Die Umstellung ist dann technisch (da ja alles schon da ist) nur ein Klick (on demand). Organisatorisch haben Sie dann natürlich viele neue "Register" in Ihren Ordnern und Sie müssen sich mit Ihren Mitarbeitern einigen, wie Sie damit umgehen (Organisation).

Ich hoffe ich habe es richtig umschrieben.

Und bei den EO-Produkten ist es ähnlich. Nur dass sich dort niemand mehr die Mühe machen möchte das zusammenzuführen, sondern hier macht man einfach einen neuen Ordner (KM next) mit einem neuen Inhaltsverzeichnis auf. Und die Arbeit die Herr Sachs jetzt für uns macht, müssen wir dann später selbst machen: mit leeren Ordnern anfangen; die alten Ordner wandern ins Archiv; keine Historie; keine Altdatenübernahme (so meine persönliche Vermutung)! Denn wenn man den Weg von Herrn Sachs ginge, müsste man jetzt anfangen die Datenbankfelder von EO classic und EO comfort zusammen zu führen.

Gruß Blum

[#12]

Hallo @vogtsburger,

der Umstieg von der DATEV Dokumentenablage (mit/ohne Revisionssicherheit) auf DATEV DMS ist mit der Umstellung von DATEV DMS classic auf DATEV DMS nicht zu vergleichen. Dokumentenablage nach DMS = Upgrade; DMS classic nach DMS = Produktwechsel. Ihr Vergleich „Kleinigkeit“ zu „Herkulesaufgabe“ bzgl. der technisch erforderlichen Maßnahmen trifft es bildlich ganz gut…

Warum?

DATEV DMS basiert technisch auf dem Programm Dokumentenablage. Wie Herr Blum schreibt: alles ist technisch bereits einheitlich da und muss ggf. nur ein wenig erweitert werden. Darauf haben wir bei der Entwicklung von DATEV DMS großen Wert gelegt. In Ihrem Fall wird bei einem Umstieg von Dokumentenablage auf DATEV DMS automatisch erst das Upgrade von Dokumentenablage auf Dokumentenablage Revisionssicherheit durchgeführt. Erst anschließend geschieht automatisch das Upgrade von Dokumentenablage Revisionssicherheit auf DATEV DMS.

Wenn Sie DATEV DMS installiert haben, öffnen Sie in der Dokumentenablage das Menü „Extras | Einstellungen“, anschl. den Eintrag „Funktionsverwaltung“ und dort auf die Schaltfläche „Upgrade auf DATEV DMS“ klicken.

Nach der Aktivierung der Schaltfläche startet eine Datenanpassung. Diese kann je nach Größe des Datenbestands zwischen wenigen Minuten bis mehreren Stunden variieren (pro 300.000 Dokumente ca. eine Stunde, abhängig von der Größe der Dokumente). Alle Dokumente erhalten eine Revision (sog. Erstrevision) mit aktuellem Datum und Ersteller. DMS-spezifische Filter, Funktionen und Spalten etc. werden eingespielt. Fertig! Dann gilt es "nur noch" die organisatorischen Prozesse auf die Arbeit mit DMS auszurichten... 😉 Hier ist der Aufwand je nach individuellen Kanzleiabläufen natürlich ganz unterschiedlich.

Also um einiges einfacher als beim Produktwechsel vom Saperion-basierten DATEV DMS classic auf DATEV DMS.

Viele Grüße

Patrick Sachs

[#13]

---

@blum  schrieb:

...
Eigene subjektive Einschätzung: Es gab also in der Vergangenheit keiner bei der DATEV, der sich um die Systematisierung und Vereinheitlichung dieser Register (Datenbankfelder) gekümmert hat (eigentlich eine Führungsaufgabe). Jeder PO hat hier rumgewurschtelt wie er wollte (Indische DATEV Kasten oder Silo) für sich alleine in seinem Kämmerchen.

...

---

Die Register zu vereinfachen ist nicht der Sinn eines DMS, es soll und muss die Struktur der Kanzlei individuell abgebildet werden, ansonsten ist die Dokumentenablage ohne Einschränkungen weiter verwendbar. Der Unterschied zwischen der Registerablage (Dokumentenablage) und Metadaten (DMS) ist nicht so recht deutlich, DMS classic vernachlässigt diese sträflich. Die leistungserstellenden Programme sind über die Jahre nicht in der Lage die wenigen Daten für die Schnittstelle sauber zu verwalten, vermutlich gilt das auch für die Dokumentenablage.

Im Metadatenbereich kennt DATEV nur den Knigge, Ordner und Register sowie die OCR. Metadaten zur Kontextverwaltung gibt es nicht, die Vorgangsmappe ist m. E. ein ungeliebtes Kind, hier wäre mehr möglich.

Mit DMS neu wird eine Vereinheitlichung versucht, ob das jedem Anwender gerecht wird kann ich noch nicht beurteilen. Die insbesondere von Ihnen zu Recht genannten Notwendigkeiten werden die nächsten 10 Jahre auf der Strecke bleiben.

[#14]

Hallo @einmalnoch,

Sorry, wenn ich mich falsch ausgedrückt habe.

Das mit den Ordner und Register sollte nur eine "Metapher" sein. Eine Umschreibung für die vielen Datenbankfelder. Stammdatenübernahme der Aufträge in DMS classic, Stammdatenübernahme der Mandantennummern in DMS classic, Stammdatenübernahme von PFB in DMS classic.  Ich hatte damit nicht die Ordner und Registerstruktur in der DMS gemeint. Sondern wirklich die vielen Tabellen und Felder in der Datenbank, die nicht zwischen beiden Programmen abgestimmt waren.

Sorry

Gruß

Ralf Blum

[#15]

Hallo Herr @vogtsburger ,

da kann ich aus Erfahrung berichten, dass es wirklich sehr schnell ging. Wir hatten uns ja schon dazu ausgetauscht:

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Installation-DATEV-DMS-mit-Eigenorganisation-classic-auf/m-p/128640 

Aber versuchen Sie es doch erst mal mit dem Umstieg auf "Revisionssicherheit" innerhalb der Dokumentenablage. Am DMS habe ich außer der Weiterleitung an Bearbeiter, die wir früher mit den Aufgaben erledigt hatten und der Texterkennung im Posteingangsassistenten des Dokumentenkorbes noch keine weiteren Vorteile erkennen können.

[#16]

---

DMS neu ist mein letzter Akt hier in der Community

So bald bin ich wieder nur für meine Mitarbeiter und Mandanten da.

Gruß

Ralf Blum (der Niezufriedene)

---

Hallo Herr @blum ,

das meinen Sie doch hoffentlich nicht ernst, wir brauchen Sie doch auch hier!

[#17]

---

@freiburgersteuermann  schrieb:

....

Hallo Herr @blum ,

das meinen Sie doch hoffentlich nicht ernst, wir brauchen Sie doch auch hier!

---

Ich vertraue auch fest darauf, dass Herr Blum ( @blum ) nicht einfach ruhig bleiben kann, wenn er Programm-Fehler oder Chancen für Programm-Verbesserungen sieht.

Er ist ja schließlich nicht für den SmallTalk hier, sondern immer sehr konkret und fokussiert und 'mit dem Finger tief in der Wunde' 😉

[#18]

Schon seit einer Woche...

[#19]

Hallo @freiburgersteuermann,

wir hatten leider bei der Umstellung einige hausgemachte Probleme.

Wir hatten zwar unsere LUN durch zusammenlegen vergrößert, dort aber eine "VHD" mit rd. 880 GB "vergessen". Der Fileserver hatte eine dynamische Festplatte (hat sich immer von selbst vergrößert) und da dort dann doch nicht die von mir erwarteten 880 GB frei waren ist der Fileserver am Montag Nachmittag einfach ausgegangen. Furchbar! 

Auch hatten wir noch weiter hausgemachte Probleme: Unsere Datensicherung sichert auf eine alte SAN immer nur die Veränderungen. Ging in der Regel jede Nacht in wenigen Minuten ohne Probleme. Wenn dann aber eine neue Datenbank hinzukommt >1 TB, dann läuft auch die Sicherung entsprechend lange. Und wenn dann zwar theoretisch auf der alten SAN genügend Platz ist, tatsächlich auf der Festplatte dann doch nicht (LUN). Auf der alten SAN werden dann die Veränderungen wieder zusammengeführt und tagsüber auf das Band gesichert. Auch hier machen sich TB mehr Daten bemerkbar (Platz und Dauer). Hier ist bei uns fast alles schief gegangen, was schief gehen kann.

Gestern Abend gegen 0:30 waren dann alle Dokumente von der alten DMS classic in die neue Datenbank kopiert. Die neue Datenbank hat in der Zwischenzeit eine Größe von 2.019 GB! 

Jetzt haben wir noch ein kleines Problem mit unserem Knigge. In einigen übernommenen Dokumenten fehlt der Knigge, obwohl er in der alten DMS classic gepflegt war. Zur Zeit schaut sich das ein Techniker von DATEV an (waren fast immer erreichbar und haben immer zeitnah geholfen; Danke an die DATEV-Mitarbeiter).

Konkrete Verbesserungsvorschläge nach unserer Datenübernahme:

• Zeitlich frühere konkreterer Hinweis auf Festplattenbedarf vor dem Starten des Umstellungsassistenten und Hinweis, dass dann auch der Platz für die Datensicherung entsprechend wächst (für Doofe wie mich).
• Ich hätte mir eine E-Mail gewünscht, wenn der Umstellungsassistent im Hintergrund abbricht
• Es sollte auch möglich sein, nach dem ersten Start wieder später zu "Zeiten definieren" zurück zu wechseln.
• Deutlichere optische Hervorhebung, wenn die Datenübernahme unterbrochen wurde (es war oft spät und älter Augen sehen ein kleines rotes Ausrufezeichen nicht mehr so gut).

Ich denke, heute Abend übernehme ich nochmal die Änderungen von heute und aktiviere dann die DMS neu.

Gruß

Ralf Blum

[#20]

Hallo Herr Blum,

so was ähnliches hatte ich als Grund für Ihre Stille befürchtet. Wie nah sind Sie nun an DATEV asp?

[#21]

Hallo @freiburgersteuermann,

ASP hatten wir für September 2020 geplant.

Aber auch da gibt es noch "Hürden". Unsere Rechtsabteilung ist beim Marktführer RA-MICRO und dort gibt es keine TS und die Programm sollen daher dort lokal bleiben. Wir haben natürlich einen gemeinsamen Exchange-Server. Dann haben wir noch MailStore. Und wir als Steuerabteilung mit Terminalserver und Exchange im RZ der DATEV mit MailStore und lokal Outlook für die Rechtsabteilung scheint ein Problem zu sein. Aber da arbeiten wir noch dran. Da hoffe ich noch auf Hilfe von Herrn @Patrick_Sachs. 

Zuerst mal DMS neu verdauen (schwere Kost für die Mitarbeiter; Veränderungen tun weh) und dann Blick zu ASP (kleine Schritte und keine Quantensprünge; siehe 3. Post unter DATEV kann keine Quantensprünge).

Gruß

Ralf Blum

[#22]

Hallo Herr Blum ( @blum ),

mich würde stark interessieren, was Ihre Hauptmotivation für den Wechsel von OnPremises zu DATEVasp ist.

Der Wechsel zu 'DMS neu' kann es ja nicht sein, höchstens wg. dem stark gewachsenen Datenvolumen, das dann nicht mehr lokal verwaltet und gesichert werden muss.

[#23]

Hallo Herr Vogtsburger,

da gibt es nur einen Grund: ZEIT

Ich bin bei uns zur Zeit der "first-level-support" (= erster Ansprechpartner; wir haben natürlich einen Systempartner, der z. B. fest einen Tag in der Woche bei uns in der Kanzlei verbringt) für ALLES in unserer Steuerabteilung mit 35 DATEV Lizenzen und rd. 50 Devices (dazu noch Internetzugang und Exchange für die Rechtsabteilung). Und hier würde ich gerne alles rund um die Server abgeben. "Nachwuchs" der den dringenden Wusch erkennen lässt, das zu übernehmen, ist nicht zu erkennen.

Ich möchte mich nicht mehr kümmern müssen um z B.: 

• Hardware Anschaffungen
• Wartungsverträge
• Ansprechpartner diesbezüglich unseres Systempartners
• Datensicherung
• Lizenzen
• 14-tägige Datev-Updates auf 5 Servern (4 WTS und 1 x Kom), bzw. bei den großen Updates auch auf dem Fileserver; Viwas-Updates auch auf dem Exchange, Estos-Server usw.
• MS Updates
• Clusterupdates
• Firmware Updates der Hosts
• usw.

Die ersten Mitarbeiter beginnen bei uns um kurz nach 6:00 Uhr (ich bin dann in der Regel schon erreichbar) und die letzten Partner hören oft nach 23:00 Uhr auf (da bin ich in der Regel noch erreichbar). Auch am Wochenende (ist bei uns nur der Sonntag) ist oft etwas los.

Mir genügen in Zukunft die EDV-"Probleme" mit der Anwendung der DATEV Programmen und der dann noch vorhandenen Hardware hier im Büro.

Ziel: mehr Zeit für Mandanten, Mitarbeiter und für mich.

Ich habe es aber "immer" gerne gemacht.

Gruß

Ralf Blum

PS:  Den DMS-Server bin ich hoffentlich bald los (es fehlen nun noch 289 Dokumente im Rahmen der Übernahme).

[#24]

Ja, man muss die Bastelei an den eigenen Servern mögen. Einen ordentlichen Stundensatz kann man dabei nicht erwirtschaften, wenn man den Zeitaufwand ins Verhältnis zu den Mehrkosten für asp setzt.

Aber man lernt und erlebt auch viel, wenn man sich selbst drum kümmert und das Netzwerk bleibt flexibel für andere Anwendungen.

[#25]

Wir sind heute gegen 15 Uhr in der neuen DMS angekommen.

[#26]

Herzlich willkommen!

Dann hoffe ich mal, dass Sie schneller sind als unser Kundenverantwortlicher und eine Antwort auf https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/145437/highlight/true#M9994 haben.