Guten Tag Herr Kern,   das ist dann definitiv nicht richtig und erfordert vermutlich einen Servicekontakt.   Ich zeige nochmal, was ich gemacht habe. Eine Vorgangsmappe, in der aktuell nur genau diese Mail direkt abgelegt ist:   Ich suche im Filter "Alle Dokumente (ohne Belege)" nach dem Volltext-Begriff "Bauprojekt" und finde diese Vorgangsmappe:   Wenn ich die Vorgangsmappe per Doppelklick öffne, dann wird der Suchbegriff in das Feld Volltext übernommen und dadurch das betroffene Dokument auch in der Mappe fett markiert:   Ich habe extra noch zwei andere Mails aufgenommen, um zu zeigen, dass diese nicht fett markiert werden, weil eben der Suchbegriff darin nicht vorkommt. Im Viewer rechts kann der Treffer bei Office-Formaten leider nicht markiert werden, weil wir nur bei Bildformaten und PDF-Dateien fixe Positionsdaten ermitteln können.   Bitte prüfen Sie doch mal, ob für die Vorgangsmappe überhaupt Volltext da ist -> Dokument markieren | Menü Bearbeiten | Volltext | Volltext anzeigen (evtl. Admin-Recht notwendig).    Sie könnten auch über die Erweiterten Listeneinstellungen (Kontextmenü | Liste | Erweitere Listeneinstellungen) die Spalte Volltext ermittelt am einblenden und schauen, ob die Volltextermittlung stattgefunden hat.   Es gibt zum Thema Volltext tatsächlich keine weiteren Einstellungen, die man hier anpassen könnte/müsste.   Falls die Hinweise nicht auf die richtige Spur führen, dann wenden Sie sich bitte an den Service.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Hallo Frau @sabrinabernhardt,   nachdem es zu diesem Beitrag ja immer noch weitere Kommentare gibt, habe ich mir die Wünsche nochmal in der Chronologie angesehen.   Ein Dokument, das direkt in der Vorgangsmappe gespeichert ist (nicht verknüpft!) wurde schon immer per Volltextsuche im Inhalt des Dokumentes gefunden. Ihr Wunsch bezog sich dann auf den Dateinamen des Dokumentes. Diesen haben wir mit den Programmen 17.0 (August 2023) in die Volltextsuche mit aufgenommen.   @KH_HK: Ihrem Hinweis folgend habe ich gerade mal eine E-Mail in eine Vorgangsmappe abgelegt (keine Verknüpfung!) und natürlich finde ich bei einer Volltextsuche z.B. im Filter "Alle Dokumente (ohne Belege)" auch diese Vorgangsmappe und damit die darin abgelegte E-Mail.   Was ich tatsächlich NICHT finde, sind Volltexttreffer in den eingebetteten Anlagen der E-Mail. Wenn das gelingen soll, dass müssten die Anlagen bitte zusätzlich nochmal neben die E-Mail in die VGM gezogen werden.   Das Angebot, den Dateinamen mit zu durchsuchen, hilft alle denen, die im Dateinamen wichtige Informationen unterbringen, die nicht im Dokument selber enthalten sind. Die Möglichkeit innerhalb der Vorgangsmappe zu suchen, ist quasi unendlich wertvoll, wenn größere Mappen im Einsatz sind und diese nicht jedes Mal geschlossen werden sollen, um wieder neu nach einem Volltext zu suchen.    Die einzige Lücke, die ich aktuell noch wahrnehme, betrifft die Suche nach verknüpften Dokumenten. Wenn ich ein Dokument separat in DMS ablege und es zusätzlich in eine Vorgangsmappe reinziehe, dann würde ich erwarten, dass ich bei einer Volltextsuche beide Treffer finde. Das ist aktuell nicht der Fall und das sehen wir uns nochmal an. Hier befürchten wir in größeren Beständen wiederum Performance-Probleme, wenn eine Volltextsuche viele "direkte" Treffer ergibt und wir dann zusätzlich auch noch alle Vorgangsmappen/Dokumentstrukturen anzeigen sollten, in denen die gefundenen Dokumente verknüpft sind. Mal schauen, ob uns dazu noch eine gute Lösung einfällt. Ich werde berichten.   @prugger: Wie geschrieben, ist dieser Wunsch bereits heute Realität. Wenn Sie anderes erleben, dann wenden Sie sich damit bitte an den Service.    Beste Grüße - Nicola Teich     ... Mehr anzeigen

Hallo @Prisca,   wie @franziskalorenz richtig schreibt, wurde Ihr Wunsch mit der Service Release April 2023 bereits gelöst.   Eine Bearbeitung direkt in der Trefferliste ist nicht vorgesehen. Der Begriff "Kontextbezogene Links" ist aus unserer Sicht passend, da sich alle Einträge (mit Ausnahme des Abschnitts "Ansicht") auf das gewählte Dokument und damit den Kontext beziehen. Das gilt immer dann, wenn ich mich in einer Dokumentliste und NICHT in einer Schnellinfo "Dokumente" befinde.   @marcohüwe: bei dem vorhandenen Notizfeld handelt es sich um eine Anzeigefunktion des Viewers. An dieser Stelle ich keine Bearbeitung vorgesehen.   @KBruck: die Massenerfassung von Notizen ist nicht eingeplant. In meinen Beratungen haben ich diese Anforderung bisher auch noch nie angetroffen. Ich kann mir natürlich vorstellen, dass es den Fall mal gibt aber dann muss man die Notiz eben per Zwischenablage auf die weiteren Dokumente übertragen. Dass die Zeitstempel nervig sind, wenn man selber mal etwas ergänzen/korrigieren muss, ändert nichts daran, dass sie ansonsten für die Nachvollziehbarkeit von Notizen sehr nützlich sind. Wir werden an diesem Features nichts ändern, zumal man den doppelten Zeitstempel wie beschrieben einfach wieder löschen kann.   Beste Grüße - Nicola Teich     ... Mehr anzeigen

Hallo Herr @marcohüwe,   nachdem wir mit einer der letzten Tastenkombinationen unerwünschte Nebenwirkungen beim Belegbuchen erzeugt haben, war die Botschaft aus der Entwicklung "das Alphabet ist nun ausgeschöpft". 😁    Natürlich könnten wir jetzt noch mit ALT + Taste anfangen. Aber gerade das Anpinnen sollte insgesamt so selten passieren, dass man dafür den Weg über das Kontextmenü auf sich nehmen kann.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Siehe mein Kommentar unten.   Mit besten Grüßen - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Hallo in die Runde,   wir haben die aktuelle Diskussion hier nochmal zu Anlass genommen, das Thema zu prüfen. Und @flange hat mir die Antwort quasi vorweggenommen. 😉   Wir nutzen einen Viewer, der per zusätzlichem Layer die Aufbringung von Annotationen (Haftnotizen, Stempel, Marker) erlaubt. Wir verändern dabei nicht die zugrunde liegende Datei.   Damit wird es auch mit einer Farbe schwarz so bleiben, dass wir - wie @benjamin_koebel korrekt schreibt - nur "drübermalen". Da es Ihnen gleichzeitig wichtig ist, dass auch der DMS-Druckertreiber durchsuchbare PDF-Dateien und kein dummes Foto erzeugt, bekommen wir es mit Bordmitteln nicht anders hin.   Die einzige Möglichkeit, die ich dann doch noch gefunden habe, geht wie folgt: Verdecken der gewünschten Stellen per Notizzettel oder mit einem schwarzen Stempel Druck per "SkyPDF Pro Driver" - mit Annotationen in den Eigenschaften des Druckertreibers: Register "Sicherheit" Option "PDF-Datei schützen" anhaken Option "Berechtigungskennwort zum Ändern von Berechtigungen und Kennwörtern" anhaken + PW vergeben Option "Kopieren von Text, Bildern und anderem Inhalt zulassen" abhaken Es entsteht eine PDF-Datei, in der man den verdeckten Text zwar immer noch markieren aber nicht mehr rauskopieren kann. Wie gut diese Schutz hilft, wenn beim Empfänger ein kostenpflichtiges PDF-Tool zum Einsatz kommt, vermag ich nicht zu beurteilen. Wer öfters den Bedarf für Schwärzungen hat, ist mit einem zusätzlichen PDF-Tool sicherlich besser beraten. Es muss auch nicht unbedingt Adobe Acrobat sein. Es gibt diverse andere leistungsfähige PDF-Tools am Markt, die günstiger zu haben sind.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Hallo in die Runde,   alleine an dieser Diskussionsrunde merkt man schon, wie viele verschiedene Bedürfnisse dann plötzlich rund um die - vermeintlich - einfache Konvertierung nach PDF aufkommen.    Wir haben zum Thema PDF in letzter Zeit einiges gelöst PDF-Konvertierung der Dokumente aus DATEV DMS beim Hinzufügen von Anhängen an eine E-Mail (Programme 17.0) beSt: Manuelle Konvertierung der Anlagen einer beSt-Nachricht in PDF/A-Format (Programme 17.0) beSt: Automatische Konvertierung der Anlagen in PDF/A beim Versand von beSt-Nachrichten (SR 07.09.2023; siehe hier )   Aus den zugehörigen Community-Beiträgen (dieser und Link) bleiben folgende Anforderungen übrig: Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um sie per DigiKom zu versenden (Einspruch, Sonstige Nachricht etc.)  -> Tendenz: ersetzen Anpassung Dateiname ermöglichen -> bei ELSTER-Versand scheinbar begrenzte Länge Dokumente nach PDF konvertieren, um sie mit einer Signaturlösung ungleich FP Sign zu signieren -> Tendenz: ersetzen Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um Prüfungshandlungen zu dokumentieren (vor allem WP) -> Tendenz: zusätzlich ablegen (am Anfang/am Ende) Wir erarbeiten aktuell einen Lösungs-Vorschlag, um die skizzierten Szenarien abzudecken.   Mit besten Grüßen - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Hallo in die Runde,   alleine an dieser Diskussionsrunde merkt man schon, wie viele verschiedene Bedürfnisse dann plötzlich rund um die - vermeintlich - einfache Konvertierung nach PDF aufkommen.    Wir haben zum Thema PDF in letzter Zeit einiges gelöst PDF-Konvertierung der Dokumente aus DATEV DMS beim Hinzufügen von Anhängen an eine E-Mail (Programme 17.0) beSt: Manuelle Konvertierung der Anlagen einer beSt-Nachricht in PDF/A-Format (Programme 17.0) beSt: Automatische Konvertierung der Anlagen in PDF/A beim Versand von beSt-Nachrichten (SR 07.09.2023; siehe hier )   Aus den zugehörigen Community-Beiträgen (dieser und Link) bleiben folgende Anforderungen übrig: Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um sie per DigiKom zu versenden (Einspruch, Sonstige Nachricht etc.)  -> Tendenz: ersetzen Anpassung Dateiname ermöglichen -> bei ELSTER-Versand scheinbar begrenzte Länge Dokumente nach PDF konvertieren, um sie mit einer Signaturlösung ungleich FP Sign zu signieren -> Tendenz: ersetzen Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um Prüfungshandlungen zu dokumentieren (vor allem WP) -> Tendenz: zusätzlich ablegen (am Anfang/am Ende) Wir erarbeiten aktuell einen Lösungs-Vorschlag, um die skizzierten Szenarien abzudecken.   Mit besten Grüßen - Nicola Teich   ... Mehr anzeigen

Guten Tag @freiburgersteuermann,   Sie haben recht. Ihr Wunsch nach einem Vier-Augen-Prinzip wurde nur als Möglichkeit implementiert aber nicht als Zwang.   Durch den neuen E-Mail-Erstellungsprozess gibt es überhaupt erst die Möglichkeit, eine E-Mail durch den Sachbearbeiter erstellen zu lassen, die er dann per Status an den Berufsträger weiterleitet. Dieser entscheidet dann über Änderungen und/oder Versand.   Wie @thomasjeising richtig schreibt, erleben wir in den meisten Kanzleien, dass diese Vorgehensweise insb. für wichtige ("haftungsrelevante") E-Mails entsprechend kommuniziert ist und gelebt wird. Eine regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter z.B. in Teambesprechungen ist dafür erforderlich.   Falls Sie hier einen Zwang etablieren wollen, kann Ihr EDV-Partner Sie sicherlich zu den Möglichkeiten entsprechender Regelungen direkt im Exchange-Server beraten.   Wir planen keinen Ausbau in der von Ihnen geforderten Komplexität.    Beste Grüße - Nicola Teich     ... Mehr anzeigen

Hallo @poellath, @Taxfreak,   Ihren Wunsch nach einem nutzerspezifischen Anpinnen können wir verstehen. Es wäre aber mal wieder die maximal aufwändige Umsetzung. Mit der aktuellen Funktion können kanzleiweit relevante Dokumente angepinnt werden, um Informationen zum Mandant innerhalb der Kanzlei einfacher zu transportieren.    Wir werden beobachten, wie sich die Nennungen zu diesem Wunsch weiter entwickeln.   Hallo @poellath,   Anpinnen und Gruppieren vertragen sich leider nicht. Es geht entweder das eine oder das andere. Das lässt sich technisch auch nicht ändern.   Hallo Herr @Uwe_Lutz, Der Filter "zu buchende Belege" funktioniert wie jeder andere auch. Man kann die angepinnten Dokumente dort ausblenden, indem man den Suchbereich öffnet (Klick auf "Suchen") und am Feld "Schnellsuche" die Option "angepinnte Dokumente anzeigen" deaktiviert. Anschließend kann man den Suchbereich auch wieder schließen.    Beste Grüße - Nicola Teich  ... Mehr anzeigen

Hallo in die Runde,   vielen Dank für den Austausch.   Aus Sicht von DATEV DMS schließen ich diesen Eintrag als "themenfremd".   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Hallo Herr @marcohüwe,   wir haben das Thema intern besprochen und nehmen es mit in eine Priorisierungsrunde für die nächsten Monate.    Ich werde informieren, ob/wenn es weitergeht.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Guten Abend @CL,   ich kann Ihren Wunsch sehr gut verstehen und unterschreiben ihn zu 100%.   Wie die Steuerprogramme beweisen, ist die Einbindung des Ablage-Knigges über die Schnittstelle nach DATEV DMS vorgesehen und möglich. Aber leider muss die abgebende Anwendung diese Implementierung übernehmen. Hier gewinnen bei Kanzlei-Rechnungswesen schon seit Jahren andere, wichtigere Themen.   Aufgrund der Cloud-Strategie der DATEV kann ich Ihnen leider auch keine Hoffnung machen, dass sich an dem Zustand noch etwas ändert.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Guten Abend Herr @d_k,   wenn Funktionen für beide Programme gelten, dann werden sie in der Regel auch zusammen freigegeben.   Die Funktion "Anpinnen" bleibt tatsächlich den Anwendern von DATEV DMS vorbehalten.   Beste Grüße - Nicola Teich  ... Mehr anzeigen

Guten Tag Herr @freiburgersteuermann,   beim Aufräumen komme ich an Ihrem Beitrag vorbei und habe mal recherchiert, ob sich an dem Zustand in der Zwischenzeit etwas geändert hat.    Leider ist dem nicht so. Meine Kollegen nehmen Ihren Post aber nochmal zum Anlass, die geäußerten Wünsche bei der Weiterentwicklung in DATEV Kanzleimanagement zu platzieren: optionale Anpassung des Textes durch Anwender optionale Ausgabe je Gebührenposition   Aus Sicht von DATEV DMS ist der Beitrag "themenfremd" und wird daher hier geschlossen.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Statusänderung nachgezogen ... Mehr anzeigen

Guten Abend Herr @pascal_duennebacke,   vielen Dank für Ihren Wunsch. Dieses Inkonsistenz haben wir auch bemerkt und werden die beiden Dialoge nun voraussichtlich zum SR im November (02.11.2023) angleichen, so dass man auch beim Versand per E-Mail die Haken zur Zusammensetzung des Dateinamens nutzen kann.    Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Guten Abend Herr @RAHagena,   vielen Dank für Ihren Vorschlag, dem ich nur zu 100% beipflichten kann.   Und tatsächlich gibt es Überlegungen zukünftig eine übergreifende Suche anzubieten, in der man dann alle Dokumente finden kann, die in der Cloud zum Mandanten gespeichert sind. Ob diese Suche sich auch in einer Schnellinfo "Dokumente online" (oder ähnlich) im DATEV-Arbeitsplatz manifestiert wird noch diskutiert. Ich mache mich weiterhin stark dafür.   Also leider nichts für morgen oder übermorgen aber das Thema ist definitiv bekannt und wir werden in der Zukunft dafür eine Lösung anbieten.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Mit DATEV DMS 14.2 (SR am 7.9.2023) ist das Thema erledigt:   Drucken (von Anlagen) einer beSt-Nachricht in DATEV DMS / Dokumentenablage ... Mehr anzeigen

Guten Tag Herr @volker_poesselt,   den Wunsch kann ich sehr gut nachvollziehen. In Post, Fristen und Bescheide kann man an der Ecke mit dem Bearbeitungsstand kreativ werden.   Aus Sicht von DATEV DMS ist es leider themenfremd. Aber ich werde den Wunsch mitnehmen zu den Kollegen vom Elektronischen Einspruch. Dass in der Bestandswelt noch etwas passiert, ist eher unwahrscheinlich. Aber für die Cloud-Welt nehmen wir die Anregung auf jeden Fall auf.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Hallo @Dennis_ ,   der Wunsch ist bekannt, wird jedoch nicht mehr umgesetzt, da ein kompletter Umbau der Adressierung erforderlich wäre.   Dokumente, die sie an anderer Stelle - auch aus den DATEV-Anwendungen - verlinken möchten, müssen als Dokumente mit eigener Dokument-ID in DMS gespeichert sein. Man kann sie bei Bedarf wiederum in eine Vorgangsmappe / Dokumentenstruktur verknüpfen, um einen Vorgang zusammenzuhalten.   Es tut mir leid, dass ich keine besseren Nachrichten für Sie habe.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Guten Tag!   Ich komme beim Aufräumen wieder an diesem Thema vorbei.   Zum Thema E-Mail-Archivierung wurde schon vieles gesagt. Tatsächlich kann ich alles verstehen und nachvollziehen, was Sie geschrieben haben.   Wir haben allerdings mehrere Kundeneinbezüge zum Thema E-Mail-Ablage durchgeführt und dabei kam raus, dass dieses unqualifizierte Ablegen nur zum Mandanten, die meisten auch nicht glücklich macht, sondern dass dann im Nachgang noch eine Nachverschlagwortung in DMS stattfindet. Und ganz ehrlich? Dann bringt die schnelle Erstablage nur recht wenig.   Da wir Ihre Einschätzung teilen, dass es erst mal noch mehr E-Mails werden bevor es irgendwann weniger werden, bleiben wir offen für Optimierungsvorschläge. Aktuell haben wir ja  DATEV DMS: E-Mail-Entwürfe ablegen und weiterbearbeiten auf den Weg gebracht. Das betrifft die andere Seite der Medaille: den arbeitsteiligen Versand von E-Mails.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Hallo Herr @blum,   ich kann Ihre Argumente natürlich nachvollziehen aber es wäre ja nicht mit dem Auftrag getan. Sie schreiben es ja selbst: sie wollen das eine Dokumente verschiedenen Mandanten und dort jeweils einem Auftrag zuordnen. Das gibt das Datenmodell nicht her. Und das werden wir in der Bestandswelt auch nicht mehr ändern.   Der Wunsch wurde bei den Überlegungen zur Cloud-Welt bereits mit eingebracht. Aktuell ist das Lösungsangebot eben die Verknüpfung.   Seit DATEV DMS 13.1 (04.08.2022) kann man sich per rechte Maustaste | Verknüpft in auf dem Originaldokument anzeigen lassen, wohin das Dokument überall verknüpft wurde.   Weiterhin kann man seit DATEV DMS 13.21 (24.11.2022) nach Mandantengruppen suchen, d.h. Sie können entweder einen spezifischen Filter für die eine Mandantengruppe erstellen oder einen flexiblen Filter mit "nachträglicher Eingabe" nutzen, um dann alle Dokumente einer Mandantengruppe in einer Trefferliste zu haben und zu durchsuchen.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Guten Tag Herr Blum,   die Anwendungen AP comfort und DATEV DMS sind in den letzten Jahren im Rahmen der Abschaffung der separaten Aktenverwaltung und mit Einführung des Mandantendialogs sicherlich deutlich zusammengerückt.   Wahrscheinlich werden wir nie den von Ihnen gewünschten Integrationsgrad erreichen aber diese Anforderung würde ich tatsächlich auf "umgesetzt" stellen.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Hallo Herr @blum,   und auch diesen Eintrag finde ich wieder. Im Kontext DATEV DMS setze ich ihn auf "Themenfremd", da die Entscheidungen zur Unternehmenskommunikation der DATEV an anderer Stelle getroffen werden.   Ich bitte um Ihr Verständnis.   Beste Grüße - Nicola Teich  ... Mehr anzeigen

Guten Tag @blum,   beim Aufräumen komme ich an diesem Eintrag von Ihnen vorbei, der ja schon ein paar Jahre auf dem Buckel hat.   Die gute Nachricht: die Zuständigkeiten werden bereits seit geraumer Zeit auch im Kenntnisnehmer-Dialog mit angezeigt:   Beste Grüße - Nicola Teich     ... Mehr anzeigen

Guten Tag @TaxNerd,   beim Aufräumen komme ich an Ihrem Eintrag vorbei, der ja schon sehr alt ist und nie beantwortet wurde, weil Sie einen ganzen Blumenstrauß abgefragt haben.    Zu DATEV Ideas zum Thema DATEV DMS passt Ihr Wunsch nur sehr am Rande, weshalb ich ihn hier als "Themenfremd" schließen würde.   Ihren Wunsch habe ich intern weitergeleitet an die Kollegen, die sich für die Online-Welt mit diesem Themenkomplex befassen.   Im DATEV-Arbeitsplatz könnten Sie sich mal die DATEV Steuer- und Beitragszahlungen (Übersicht) - DATEV Hilfe-Center ansehen. Sie werden bei Nutzung von Post, Fristen und Bescheide und ELSTER-Bescheiddaten teilweise automatisch gefüllt und ermöglichen einen schnellen Einblick (Schnellinfo "Steuer- und Beitragszahlungen") sowie eine Aufbereitung in Anschreiben oder E-Mails. D.h. ein Teil Ihrer Wünsche könnte man evtl. damit abdecken.   Beste Grüße - Nicola Teich ... Mehr anzeigen

Hallo @oschmitt!    Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Ihr Wunsch mit der Version DATEV DMS 14.1 (10.08.2023; DATEV-Programme 17.0) umgesetzt wurde.     Beste Grüße - Nicola Teich   ... Mehr anzeigen

Guten Tag @Corvex,   der Ausgangskorb gehört tatsächlich nicht zu DATEV DMS, sondern zu den Basisdiensten.   Er befindet sich aktuell im Wartungsmodus, d.h. die Lauffähigkeit wird sichergestellt aber es findet keine wesentliche Weiterentwicklung statt.   Ihre Wünsche wurden vermerkt, eine Umsetzung ist aufgrund der geringen Nachfrage aber eher unwahrscheinlich.   Beste Grüße - Nicola Teich     ... Mehr anzeigen