Löschdatum von Dokumenten

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Hallo zusammen, 

zu den Vorbelegungsmöglichkeiten in der DMS für die Löschung eines Dokumentes würde ich es als praktisch ansehen, wenn man zusätzlich zu dem Datum welches man händisch eintippen kann, einfach die Anzahl der Jahre durch ein dropdown Menü oder durch feste Vorbelegung ( 5 Jahre, 10 Jahre, 14 Jahre eventuell noch ne individuelle Zeitspanne) auswählen könne. 

Die "KI" der DMS setzte dann automatisch das Löschdatum auf den 01.01.2024 (Folgejahr der Ablage) + 5/10/14 Jahre und

1. muss man nicht durchrechnen, wann die Jahre rum sind und

2. ist bleibt die Hand an der Maus (was eh notwendig ist bei der Ablage)  um das Löschdatum einstellen zu können. Damit hat man eine deutliche Zeitersparnis. 

Dadurch verspreche ich mir eine deutliche Zeitersparnis und eine deutlich geringere Fehlerquote bei der Fristvergabe.

Grüße

AKW

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Guten Abend @AKW,

vielen Dank für Ihren Vorschlag.

Im Kontext des Ablage-Knigge haben wir Ihren Vorschlag fast 1:1 umgesetzt. Man kann wählen wann Dokumente mit diesem Ablage-Knigge gelöscht werden sollen. Das geht dann immer nach der Formel "Jahresende + 1 Jahr", "Jahresende + 2 Jahre" etc.

Ich kenne aus meiner langjährigen Beratungspraxis nicht eine Kanzlei, die manuell ein Lösch- oder Archivierungs-Datum erfasst. Insb. an das Löschdatum trauen sich viele nicht ran obwohl ja lediglich ein Verschieben in den Papierkorb stattfindet.

Soll heißen: wenn Sie konsequent mit Löschdaten arbeiten wollen, dann empfehle ich Ihnen die konsequente Nutzung von Ablage-Knigges. Eine Umsetzung dieser Logik direkt in der Maske wird aufgrund der quasi nicht existenten Nachfrage nicht mehr stattfinden.

Beste Grüße - Nicola Teich