automatische Benachrichtigung über neuen Einspruch an prüfenden Steuerberater

DiSo · ‎06.11.2023

Als Sachbearbeiter möchte ich bei der Entwurfserstellung eines Einspruches meinem Vorgesetzten direkt eine Benachrichtigung zukommen lassen, um damit sicherzugehen, dass mein Entwurf rasch gesehen und bearbeitet werden kann. Und das medienbruchsfrei!

Also bitte bei der Erstellung des Einspruch-Entwurfs entweder automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an die vielleicht einmalig hinterlegte Person senden lassen oder zumindest, ähnlich wie bei der Bereitstellung von DUO-Belegen von Mandant zu Kanzlei, eine Mail ganz einfach generieren lassen. Diese E-Mail sollte dann aber direkt einen Link zu genau diesen Einspruch oder mindestens zu der nach Entwürfen gefilterten Seite in der KoFi haben (Anforderung der Steuerberater).

Das wäre echt super, vielen Dank vorab!

Nicola_Teich · ‎14.11.2023

Guten Tag @DiSo,

eingestellt ist das Thema ja in den "Ideen zu DATEV DMS" daher dachte ich zunächst, wir sprechen über einen Entwurf als Word-Dokument. Hier hätten wir die Möglichkeiten von Bearbeiter und Kenntnisnehmer in Verbindung mit der Echtzeitbenachrichtigung nutzen können (siehe Desktop-Benachrichtigung für Dokumente).

Im weiteren Verlauf wird dann deutlich, dass es sich um elektronische Einsprüche (Stichwort "KoFi")handelt, damit ist es aus Sicht von DATEV DMS themenfremd.

Beim Elektr. Einspruch kann man ja prinzipiell per Rechtevergabe ein Vier-Augen-Prinzip erreichen - Sachbearbeiter bereitet vor und Chef prüft und gibt frei (siehe Rechteverwaltung Elektr. Einspruch). Eine Benachrichtigung des Vorgesetzten ist dabei nicht vorgesehen und wird auch nicht mehr umgesetzt werden.

Beste Grüße - Nicola Teich

DiSo · ‎15.11.2023

Hallo @Nicola_Teich ,

danke für Ihre Antwort.

Sorry für's themenfremde einstellen der Idee. Sie haben natürlich recht, ich hätte es deutlicher beschreiben sollen, dass es um die Cloudlösung der "Kofi" geht.

Trotzdem möchte ich die Gelegenheit an dieser Stelle nutzen, das Thema hier weiter zu verfolgen. Ich hoffe, das ist okay.

Die Lösung via Rechteverwaltung ist schon durchaus klar. Vielleicht können Sie mir erläutern, wie Datev sich den Workflow gedacht hat:

1. Sachbearbeiter stellt einen elektronischen Einspruch ein. Chef soll den Einspruch freigeben.

2. nix passiert, weil Chef nicht weiß, dass da ein elektronischer Einspruch in der Kofi auf ihn wartet.

Es fehlt irgendwie ein "ping!", was den Chef darauf aufmerksam macht, dass in der Kofi Handlungsbedarf besteht.

Wie ist die von Datev erdachte Vorgehensweise? Geht man davon aus, dass der Chef selbst alle paar Tage mal einen Blick in die Kofi wirft? Soll der Sachbearbeiter selbst dem Chef telefonisch / per Mail / persönlich sagen, dass da ein Einspruch zur Freigabe bereitsteht?

Als Mensch mit einem digitalen Privatleben, in dem man es gewohnt ist, aus Anwendungen ganz einfach Inhalte zu teilen, Personen zu taggen, Notifications zu bekommen etc. ist es etwas befremdlich, wenn es hier an der Stelle doch wieder notwendig ist, den Telefonhörer zu nehmen, um zu sagen, dass man im System etwas vorbereitet hat... Mir ist klar, dass die Datev Cloud Anwendung ja kein soziales Netzwerk sind. Und das sollen sie ja auch nicht sein. Aber zumindest die Möglichkeit einer Benachrichtigung per E-Mail aus der Cloudanwendung heraus muss doch möglich sein.

Wie gesagt: Bei Datev Unternehmen Online geht es doch auch: Im erweiterten Modus kann der Mandant uns per E-Mail darüber benachrichtigen lassen, dass neue Belege bereitstehen. Das analog auf die Einsprüche angewendet wäre ja schon hilfreich genug 🙂

Herzliche Grüße!

Nicola_Teich · ‎15.11.2023

Guten Tag @DiSo,

im Kontext DATEV DMS wird es häufig so gelöst, dass der auslösende Bescheid mit dem Stempel "Einspruch" an den Chef zur Erledigung weitergeleitet wird. Er weiß dann, dass er einen elektronischen Einspruch vorfindet und freigeben soll.

Ohne DMS hilft wohl nur die kurze Info per Mail oder Telefon. Möglicherweise gab es die Vorstellung, dass der Chef eben einmal pro Tag reinschaut, ob ein Einspruch bereitsteht. Da Einsprüche jedoch gar nicht sooo oft vorkommen, ist das vermutlich zu optimistisch gedacht gewesen...

Sie schreiben von der Cloud-Anwendung "Kommunikation Finanzverwaltung". Tatsächlich nehmen die meisten den Einspruch wohl eher als lokale Anwendung wahr, die man im DATEV-Arbeitsplatz als "Digitale Kommunikation mit Institutionen" aufruft. Verwaltet man die Einsprüche tatsächlich über die KoFi-App?

Vielen Dank und beste Grüße - Nicola Teich

DiSo · ‎21.11.2023

Hallo @Nicola_Teich ,

ich bin tatsächlich über die Kofi-Webanwendung gegangen, um meiner Chefin den Link zum Einspruch zu mailen. Und dabei habe ich mir überlegt, warum geht das nicht eigentlich automatisch? Oder mit einem Mausklick?

Ich finde den Gedanken einfach attraktiv, dass ich so eine (semi)automatische Benachrichtung direkt aus dem Programm lossenden kann. Meine Chefin kann sich dann, egal wo sie gerade ist, direkt in die Kofi einloggen und dort den Einspruch freigegen. Ist doch praktisch!

Und ich dachte außerdem: es sollen ja in Zukunft eh alle Anwendungen in die Cloud wandern. Als im Vergleich mit vielen anderen "alten Hasen" hier, die schon sehr viele Jahre Datev Erfahrung haben, bin ich noch eine recht neue Datev Anwenderin. Und versuche daher natürlich auch eher die neuen Programmbereiche zu verinnerlichen und kennenzulernen.

Nicola_Teich · ‎29.02.2024

Guten Abend @DiSo,

da ich Ihren Wunsch natürlich verstehen kann, hatte ich seinerzeit noch ein bisschen nachgeforscht.

Es gibt Überlegungen, dafür in Zukunft Aufgaben zu nutzen, die dieses Jahr im Kontext einer neuen fachneutralen Kollaborationslösung pilotiert werden.

Wird leider noch ein bisschen dauern aber die Überlegungen gibt es.

Beste Grüße - Nicola Teich

silberbauer · ‎29.02.2024

DiSo hat einfach recht, derzeit ist das ein Würgaround. Warum via DMS, wenn ich via Rechteverwaltung das zweistufig lösen kann.

Der Freigabeprozess mit anschließender Ablage in DMS durch den, der übermittelt (ich bin die teuerste Sekretärin, trotz Vorbelegungen, aktuell ist die Kofi grottig langsam). Die Info kommt momentan via Aufgabe in Teams zu uns.

Prozess: Posteingang (zumeist digital), Verknüpfung in PFB, Bescheidprüfung, Einspruch über die Leistung (Kontextmenü im Programm), Entwurf steht in Kofi unter Einsprüche, Info an Steuerberater zur Kontrolle und Freigabe (Teams, Outlook), Freigabe, Übermittlung und Ablage im DMS mit automatischer Fristaustragung.

Wieso kann die Kofi via Rechteverwaltung und den Aufträgen keine automatische (!) Info mit Aufgabe in Teams anlegen? Es gibt die KI und Robotic Systeme - vielleicht hat der Datev-Inkubator eine gute/schnelle Idee?