Unternehmen Online onpremise statt in der DATEV Cloud

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Hallo,

ist es möglich "Unternehmen Online" onpremise auf dem lokalen DATEV-Rechner zu betreiben, d. h. die Belege werden digital lokal gespeichert und nicht in der DATEV Cloud?

Wenn ein Unternehmen vielleicht irgendwann einmal beendet wird: Muss man die Online bei DATEV gespeicherten Rechnungen dann noch 10 Jahre weiter archivieren und 10 Jahre die Speicherkosten an DATEV zahlen?

[#2 · Accepted solution]

Nein, aber in der DMS geht das lokal

In Belege online gibt es die Möglichkeit gegen Einmalbetrag von ca. 300 € die Archivierung der nächsten zehn Jahre sicherzustellen; empfinde ich persönlich als o.k. ... ich muss es ja auch nicht zahlen 😁

[#3 · Accepted solution]

Hallo @stefanmuc ,

wenn der Mandant nicht zu viele Belege hatte - und wir hatten schon einige dieser Fälle, dass ein Unternehmen beendet wurde - dann hole ich alle Belege aus Unternehmen Online ins DMS bei dem Mandanten und kündige DUo komplett.

Das mache ich auch mit den Kassenbuchungen, falls der Mandant Kassenbuch Online im Einsatz hatte.

Sind es zu viele Belege, dann bekommt der Mandant die Speichergebühren mit auf die Schlussrechnung und der DUo Bestand bleibt als "Blackbox" liegen, das lässt sich nicht anders regeln.

Viele Grüße

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Und je nach Belegvolumen dauert das speichern ins DMS ewig - Beschränkung auf 500 Seiten je Vorgang, nach Abschluss noch alle Buchungfsingormationen und Belebquelle umstellen….. Und die Kanzlei Müller das eigene DMS zu und muss ggfs. kostenpflichtig Speicher erweitern….

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Mandantenbelge haben nichts im DMS des Beraters zu suchen.

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Also ich kann mich noch gut daran erinnern als noch mit Papier, Akten und Ordnern physisch gearbeitet wurde - wichtige Belege und Unterlagen wurden dort noch als Kopie in den Akten und Ordnern abgelegt. Warum haben Belege des Mandanten denn dann nichts im DMS zu suchen?

mfg

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@mic  schrieb:

Mandantenbelge haben nichts im DMS des Beraters zu suchen.

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Und das macht auch langfristig keinen Sinn.

Wenn man sich die Strategie und  die Aussagen der DATEV (wenn auch nur als Einführungsreden z.B. des RIT) so anhört...

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Hallo @stefanmuc ,

wenn der Mandant nicht zu viele Belege hatte - und wir hatten schon einige dieser Fälle, dass ein Unternehmen beendet wurde - dann hole ich alle Belege aus Unternehmen Online ins DMS bei dem Mandanten und kündige DUo komplett.

Das mache ich auch mit den Kassenbuchungen, falls der Mandant Kassenbuch Online im Einsatz hatte.

Sind es zu viele Belege, dann bekommt der Mandant die Speichergebühren mit auf die Schlussrechnung und der DUo Bestand bleibt als "Blackbox" liegen, das lässt sich nicht anders regeln.

Viele Grüße

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Sind die Verknüpfungen denn dann in der Fibu vorhanden, wenn die Belege aus DUO gelöscht werden und in DMS liegen?

[#9]

Ja, die Verknüpfungen sind nach wie vor da, ich kann zu jeder Buchung den Beleg ansehen.

Das mache ich aktuell übrigens nur, da wir ein enormes Freivolumen im DMS haben und ich so die Kosten für den Speicherplatz in DUo einspare, das mag kleinkariert wirken, aber wie heißt es so schön im Deutschen:

Kleinvieh macht auch Mist.

Eine Frage, die ich mir allerdings schon öfter gestellt habe:

Wie sieht denn zukünftig in diesen Fällen die Löschung aus, wenn der aufbewahrungspflichtige Zeitraum abgelaufen ist?

Da in diesen Fällen der Mandant keinen Zugriff mehr hat, hat sein Unternehmen ja aufgegeben und will ja auch nicht für etwas bezahlen, was er gar nicht mehr nutzt, können diese Belege dann einfach gelöscht werden?
Oder ist es in diesen Fällen nicht eigentlich die richtige Lösung, alle Belege inkl. Buchungsbestände über die DATEV exportieren zu lassen, diese Daten auf einen USB Stick zu sichern und dem Mandanten zu überlassen?

Schließlich ist der Steuerberater ja kein "Lagerhaus"... oder sehe ich da irgendetwas falsch?

[#10]

Hallo,

ich hätte zu dem Thema ebenfalls eine Frage. Wir werden bei uns ein DMS (DocuWare) einführen.

Als es zuerst Beratungen zum Thema ELO gabe wurde uns mitgeteilt das wir Belegdaten aus DUO herausziehen können und nach ELO (lokal) verschieben. Buchungsinformationen usw. bleibt erhalten. Somit fällt der kostenpflichtige Speicher in DUO weg.

Bei der Planung mit DocuWare, wurde gesagt dass die Altbestände in DUO bleiben (sollen). Kann hier jemand bestätigen dass auch mit DocuWare der Umzug der Daten ins lokale DMS möglich ist.

Ich habe mir dazu dass Dok. Belege aus DATEV Belege online nach Dokumentenablage oder DATEV DMS holen - DATEV Hilfe-Center angesehen. Als Informationen, wir sind selbstbuchender Mandant und möchten die Bestände aus DUO (über 10 Jahre, je Jahr über 100 000 Belege) nach lokal bekommen. 

Das exportieren je 500 Belegen scheidet aus. Es wird in dem Dok. ein kostenpflichtiger Service genannt. Ist es hier möglich über DATEV das komplette Jahr an Belegen irgendeiner Form zu erhalten, so dass wir es in das DMS importieren können? Wie geht man in so einem Fall vor?

Danke und Gruß

Matthias

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Hallo @matthiass,

wenn die Belege von Belege online nach DMS/Dokumentenablage geholt werden sollen, kann pro Hol-Vorgang nur max. 500 Seiten mit max. 200 MB geholt werden.

Bedeutet: Wenn man in einem Bestand 2.500 Belege (2.700 Seiten) gespeichert hat und diese nach DMS/Dokumentenablahge holen möchte, muss der Hol-Vorgang sechsmal wiederholt werden.

Wenn Sie den kostenpflichtigen Service bei uns buchen, wird ein Hol-Vorgang mit max. 500 Seiten zusammen mit DATEV durchgeführt. Den Rest führen Sie dann eigenständig durch.

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Hallo @Fabian_Kratzer 

danke für die Info. Diese Info habe ich auch gesehen.

Wir haben aber wesentlich mehr Belege, >100.000 pro WJ

Gibt es hier eine Möglichkeit (kostenpflichtig) die Daten als Download, per Datenträger etc. direkt zu erhalten?

Gruß

Matthias

[#13]

@Fabian_Kratzer Warum gibt es denn diese (künstlichen) technologischen Hürden im Download der Belege? 500 Seiten und 200 MB sind doch bei dem flächendeckend vorhandenen superschnellen Internet in Deutschland nun wirklich keine Herausforderung für das Netz, oder worin liegt der wahre Grund?

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Hallo @matthiass,

eine andere Möglichkeit, um auch die Belegverknüpfung beizubehalten, gibt es nicht.

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Es würde mich ja interessieren wie ELO es umgesetzt hätte, um alle Bestände von DUO nach lokal zu ziehen.

Und gibt es eine Möglichkeit für den Gesamtbestand, auch wenn ich dies nicht bevorzuge, wo die Belegverknüpfung verloren geht?

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Hallo @matthiass 

Belege können aus DATEV Unternehmen online heruntergeladen werden. Weitere Informationen finden Sie hier: Belege herunterladen

Ein schönes Wochenende und 

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@Silvija_Döbereiner  schrieb:

[...]

Belege können aus DATEV Unternehmen online heruntergeladen werden. Weitere Informationen finden Sie hier: Belege herunterladen

[...]

... das klingt gut ...

... aaaaber bei meinem Gedächtnis ging spontan eine rote Lampe an ... 😎

(Auszug aus dem erwähnten Dokument)

In DATEV Belege online geheftete Belege werden getrennt und als eigener Beleg exportiert.

... oder anders gesagt : wenn Sie x mal geheftet haben, erhalten Sie beim Herunterladen x+1 separate Belege,
also eine "wundersame Brot-... ähm ... Belege-Vermehrung"  

... was bei mir schon mal zu einem größeren Chaos geführt hat ...

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Hallo @Silvija_Döbereiner 

danke für die Antwort, verstehe ich das richtig:

Belege herunterladen - DATEV Hilfe-Center

Bedeutet ich kann bis zu 5000 Belege exportieren. Hier ist aber die Verknüpfung zur Buchung nicht enthalten, nach Import in ein lokales DMS.

Belege aus DATEV Belege online nach Dokumentenablage oder DATEV DMS holen - DATEV Hilfe-Center

Hier kann ich 500 Belege inkl. Verknüpfung exportieren, nach Import in ein lokales DMS ist die Verknüpfung zur Buchung weiter enthalten.

Viele Grüße

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@matthiass schrieb: Als es zuerst Beratungen zum Thema ELO gabe wurde uns mitgeteilt das wir Belegdaten aus DUO herausziehen können und nach ELO (lokal) verschieben. Buchungsinformationen usw. bleibt erhalten. Somit fällt der kostenpflichtige Speicher in DUO weg.

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Durchaus eine Möglichkeit. 

Nur zur Überlegung: 

Ich habe einen Kunden, der mit seinen Betrieben aus einem Buchhaltungsbüro herausgenommen wurde. Das Buchhaltungsbüro (ein selbstbuchendes Mandat mit x-Firmen) hat ELO im Einsatz.

Die herausgelösten Betriebe (auch wieder Selbstbucher) haben nun in den Altjahren festgeschriebene Buchungen mit einem Beleglink, der auf das ELO verweist.

Hier müsste (muss ich nochmal prüfen), im Beleglink "FDMS „2CA9D170-33B7-4711-B686-5BF0666384D“" stehen. Vgl. hierzu auch  Informationen zu DATEV Beleganzeige Drittanbieter 

Für den nunmehr verwendeten Beleg online-Speicher müsste aber "BEDI “CB6A8F8F-099A-B3A9-2BAA-0CB64E299BA”" stehen.

Vgl. hier auch   ASCII-Import: Feldbeschreibungen für Belegdaten (Buchungsvorschläge) 

Insofern sind nun für die herausgelösten Betriebe, die Beleglinks "tot". Aus meiner Sicht also durchaus eine Sackgasse, da die Buchungen festgeschrieben sind. Die Beleglinks sind also nicht mehr auf "BEDI" oder "DDMS" austauschbar. 

@DATEV: Sofern hier ein DATEV-Mitarbeiter mitlesen sollte: Ist meine Annahme korrekt?

Beste Grüße
Christian Ockenfels

[#20]

Wäre das nicht auch eine Alternative, um viele Belege mit Belegverknüpfung aus DUO raus zu bekommen?

https://help-center.apps.datev.de/documents/1029723

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@herr-jfs  schrieb:

Wäre das nicht auch eine Alternative, um viele Belege mit Belegverknüpfung aus DUO raus zu bekommen?

https://help-center.apps.datev.de/documents/1029723

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... das Herunterladen vieler Belege aus "Belege Online" würde mit dieser Methode zwar funktionieren, aber soweit ich weiß, kann man als 'normaler' Datev-Anwender, zum Zweck der Einsparung der Speicherkosten, nichts damit anfangen bzw. der Aufwand wäre höher als der Ertrag.

Die Auswertung der GDPdU-Daten (inkl. der Belege) ist den Prüfern des FAs (und ggfs. einem ambitionierten WP) vorbehalten.

Die Prüfsoftware wäre zwar theoretisch auch käuflich zu erwerben, aber das wird wohl für 'normale' Kanzleien nicht infrage kommen.

[#22]

Die Kopien für die Handakte sind Aktenvermerke des Steuerberaters und werde hierüber zu Dokumenten des Steuerberaters.

Jedoch das reine verknüpfen von Belegen in der Mandantenbuchführung macht diese Belege nicht zu Aktenvermerke in der Handakte des Steuerberaters. Somit hat dies nichts in den Unterlagen/DMS des Beraters zu suchen.

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Hallo @matthiass,

ja, das ist richtig:

• Über „Belege herunterladen“ können bis zu 5.000 Belege exportiert werden, jedoch ohne Verknüpfung zur Buchung.
• Über „Belege aus DATEV Belege online nach Dokumentenablage oder DATEV DMS holen“ können pro Hol-Vorgang bis zu 500 Belege exportiert werden. In diesem Fall bleibt die Verknüpfung zur Buchung nach dem Import in ein lokales DMS bestehen.