E-Rechnung empfangen und verarbeiten

[#1]

Das müsste DATEV beantworten, ob die Mails verschlüsselt werden können. Momentan geht das glaube ich nicht.

[#2]

Die Frage ist nicht das ob... sondern das wie...

Beispiel: 

Die Email der DATEV- Rechnung an den Mandanten:

Diese Nachricht ist nur mit der Smartcard des Unternehmers zu öffnen. OK, Verschlüsselung funktioniert.

Wenn diese Email per Mail- Upload nach UO geschickt wird: Unfall. 
-> In der Kanzlei kommt der Beleg nicht an....
=> Mandant leitet mit die Mail weiter ... Unfall II, da auch ich die Mail nicht öffnen kann.

Das Problem der Verschlüsselung ist, daß jeder Berechtigte auch diesen Schlüssel haben muß.

Ich denke, das Rad der Verschlüsselung muß für E- Rechnungen neu erfunden werden, so daß die Berechtigten, und vielleicht auch eine Urlaubsvertretung die Emails einsehen können.

Die Vertretung vom Chef soll aber bitte nur die E-Rechnungen lesen können, nicht aber andere vertrauliche Dokumente und der Chef hat natürlich seine SC mit im Urlaub, damit er damit vom Laptop aus signieren kann.

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Nur wer will da jetzt Gehirnschmalz reinstecken, wenn zukünftig eh E-Mail als Übermittlungsweg wegfallen soll?

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Machen wir uns darum Gedanken wenn es soweit ist.

Aktuell reicht ja ein E-Mail-Postfach:

https://www.heise.de/news/Bundesregierung-Gaengiges-E-Mail-Postfach-reicht-fuer-elektronische-Rechnung-aus-9865246.html

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Total verwirrend 🧐 

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Ich fasse ein bisschen zusammen:

1.  Erst mal gibt es mehrere Arten von Belege: 

• normale Rechnungen
• Bescheide (von Ämter, Energieanbieter, Rundfunk - eigentlich

Sonderbelege. 

• Kassenbons (manche von Mitarbeiter gebracht - Tanken, Parken,

Bahntickets, Bons von Barzahlungen in Market

Werden diese alle nun E-Belege?

2. Bis jetzt werden sie gelesen, geprüft (inkl. Leiter) mit Notiz evtl. Beim Empfang.

Nun kann man sie nicht zuvor lesen.

Sie gehen in Datev ohne Prüfung und dort kann/darf man nichts

korrigieren oder ändern.

Warum? Warum kann/darf man sie nicht beim Empfang lesen?

Wie werden sie genannt (Name Lieferant, Datum Beleg war bis jetzt)?

Momentan darf man auch den Namen nicht korrigieren, oder ändern.

3. Man bearbeitet sie normal in Datev? Wie bis jetzt?

4. Man speichert im Betrieb die E-Mails. 

5. Ein Plan B gibt es nicht, falls Software- oder Strompanne.

Ja, ich habe so etwas erlebt (Sommer 2024) und man konnte irgendwo in Europa

die Post im ganzen Land nicht benutzen, weil nur elektronisch. 

6. Jeder Lieferant wählt ob X-Rechnung oder ZUGFerd und sie gehen beide

in Datev und ich habe keine Probleme?

Es ist sehr gewöhnungsbedürftig wenn man: ein Mandant ist, kein IT-Mensch, Azubi, oder

über 60 und alles (wieder) von Null nimmt.

Das ist erst mal bei Lieferanten. 

Ich gestehe dass ich Angst habe. 

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Hallo

also ich empfehle einfach mal stumpf zu googlen. Sorry, aber das Thema ist ja nicht erst seit gestern aufm Tisch.

Ansonsten z.b. auch hier von der DATEV entsprechendes Infomaterial mit schönen Übersichten

Ihr Unterstützungspaket E-Rechnung (datev.de)

1. Ja es gibt unterschiedliche Belegarten, wie genannt.

Nicht jeder Beleg wird eine E-Rechnung!!!! Nur eben bestimmte Rechnungen bei B2B in Deutschland. Kleinbetragsrechnungen, Fahrtickets etc sind ausgenommen!

2. Die meisten E-Rechnungen in Deutschland werden als zugferd 2 ausgegeben, somit hängt da auch ein leserliches pdf bei. Für xml Rechnungen braucht man eine Software a la DMS, DUO , E-Plattform (um die DATEV Möglichkeiten zu nennen, natürlich gibt es wesentlich mehr und jede Software, die bisher Rechnungen verarbeiten konnte, wird in der Regel auch E-Rechnungen "sichtbar" machen können.

Ihr korrigiert Eingangsrechnungen? Interessant!!!!

Falls was nicht stimmt wird doch auch heute schon der Rechnungssteller um eine Korrektur gebeten!

Beim Erstellen von E-Rechnungen, gibt es keine Korrektur Möglichkeit. Also Storno und neu!

E-Rechnungen werden über "Portale" via E-Mail Versand...

3. ja, innerhalb Datev wird es wohl kaum einen merkbaren Unterschied geben. Der Dokumentenkorb kann auch E-Rechnungen lesen

4. Nicht die E-Mail sondern der xml Datensatz ist aufbewahrungspflichtig!!! Also cloud oder DMS als digitalen Speicherort wählen.

5. Wenn der Strom länger als 1-2 Tage weg ist, werden wir wohl kaum noch arbeiten (Krieg, Weltuntergang, ????).... Wie arbeitet ihr heute wenn kein Strom da ist?

6. Ja, jeder Rechnungssteller entscheidet selbst welches Format er wählt. Beides ist in Datev wie bisher verarbeitbar.

Zusammenfassend:

Grundsätzlich hilft Informiertheit um gegen Ängste vorzugehen! Ein Aufschieben auf den letzten Drücker ist eigentlich nie hilfreich.

Wer z.B. mit Datev arbeitet um nur Belege zu verwerten macht eigentlich weiter wie bisher, achtet nur eben drauf die xml Datei sicher zu speichern.

Wer selbst Rechnungen schreibt, benutzt in der Regel eh schon eine Software (ansonsten sollte dies grundsätzlich mal überdacht werden) und muss im schlimmsten Fall ein oder 2 haken setzten, um nun E-Rechnungen ausgeben zu können.

P.S. E-Rechnungen können nur erzeugt und geschickt werden, wenn eine E-Mailadresse des Empfängers vorliegt!

Also keine Panik und einfach mal etwas Zeit in Informationslektüre oder Videos investieren!

Viel Erfolg!!!!

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laut BMF ist ein Vorsteuerabzug auch bei fälschlich ausgestellten pdf Rechnungen möglich

58 Erfolgt keine Rechnungsberichtigung durch nachträgliches Ausstellen einer E-Rechnung, sind
die in einer sonstigen Rechnung enthaltenen Angaben im Hinblick auf den Vorsteuerabzug als
mögliche objektive Nachweise im Sinne von Abschnitt 15.2a Absatz 1a UStAE zu berücksichtigen. Bei Anwendung dieser Regelung kann unter Anlegung eines strengen Maßstabes
ein Vorsteuerabzug möglich sein, sofern die Finanzverwaltung über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (ein Unternehmer erbringt
an einen anderen Unternehmer eine Leistung, die dessen der Umsatzsteuer unterliegenden
Umsätzen dient und für die die Umsatzsteuer tatsächlich entrichtet wurde) zu überprüfen. Bei
einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung werden die genannten Voraussetzungen regelmäßig erfüllt sein.

59 Im Übrigen wird alleine wegen der Ausstellung der Rechnung im falschen Format der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, sofern der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden
Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nach § 27 Absatz 38 UStG in Anspruch nehmen konnte. Über die Sorgfaltspflichten eines
ordentlichen Kaufmanns hinaus braucht der Rechnungsempfängers keine weiteren Recherchen vorzunehmen. Fakten wie z. B. der mit diesem Rechnungsaussteller ausgeführte Vorjahresumsatz, die bekannte Größe des Rechnungsausstellers oder Kenntnisse aufgrund verbundener Unternehmensstrukturen sind aber zu berücksichtigen.

Bundesfinanzministerium - Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025

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@ViolaOliveira  schrieb:

Ihr korrigiert Eingangsrechnungen? Interessant!!!!

Falls was nicht stimmt wird doch auch heute schon der Rechnungssteller um eine Korrektur gebeten!

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Kommt darauf an. Ich hab eine Baufirma in der Fibu, da schreiben die Architekten ihren Rechnungsprüfungsbogen, aber eine korrigierte (Ausgangs)Rechnung gibt es nicht. Und einer von den Architekten (ebenfalls Mandant bei uns) hat bei der Info-Veranstaltung zur E-Rechnung dann auch gemeint, dass die Abläufe (zwischen Architekt, Bauherr, Baufirma) dann ja geändert werden müssten.

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Hallo,

"kommt drauf an" gibt es laut GoBD und UStG NICHT.

Klar, es gibt Ausnahmen, wenn einzelne Bestandteile z.B. nur teilrichtig sind (Buchstabendreher im Namen etc.).-> siehe u.a. meinen Post zum BMF Schreiben heute morgen.

Aber eine falsche Rechnung bleibt eine falsche Rechnung und darf entsprechend nicht  gebucht werden und noch viel weniger darf ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden!!!!!!

Natürlich mag es in manchen Bereichen ein "Verwaltungsirrsinn" bedeuten, aber wenn der Architekt am Anfang der Kette eine falsche Rechnung ausstellt muss doch der erste Empfänger eine Korrektur anfordern und kann nicht ohne weiteres eine falsche Rechnung bei sich verbuchen. Auch wenn diese über 5 weitere Stufen zb. Projektleitung erst dann beim Endkunden landet, muss doch vorher die 1. Rechnung des Architekten beim 1. Rechnungsempfänger als Fremdleistung oder dergleichen gebucht werden und Bedarf daher ihrer Richtigkeit.

Oder verstehe ich euer Prozedere total falsch?

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@ViolaOliveira  schrieb:

"kommt drauf an" gibt es laut GoBD und UStG NICHT.

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Klar, mir ging es da auch mehr um die "gelebte Praxis". 😉

Die Rechnung geht von der Baufirma an den Bauherrn, der Architekt ist quasi "prüfender Dritter". Der schaut über die Rechnung, nimmt Korrekturen vor (z.B. weil es rechnerisch nicht sein kann, dass in einem 2*2*2m Würfel 10cbm Beton verbaut wurden), schreibt seinen Rechnungsprüfungsbogen, und schickt die korrigierte Rechnung plus Bogen an den Bauherrn (zur Überweisung), mit Kopie an die Baufirma (damit die wissen, wo gekürzt wurde). Und häufig war es das.

Ja, eigentlich müsste die Baufirma dann eine neue Rechnung schreiben. Eigentlich.

Aber bisher ist man damit halt durchgekommen (auch bei der Steuerprüfung) und muss erst jetzt die Abläufe ändern, weil das mit E-Rechnungen nicht mehr geht.

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Wieso sollte eine gekürzte Rechnung neu geschrieben werden müssen? Wäre mir jetzt neu. Grundsätzlich kann der Leistungserbringer ja dann in seinem System - wenn er das so akzeptiert - als nachträglichen Preisnachlass einpflegen. Damit ist alles erledigt.

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Ich denke hier könnte das Problem mit der 14C Steuer sowie der Notwendigkeit Preisnachlässe auf der Rechnung stehen zu haben zusammen hängen. 

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Hallo @renek 

wenn es sich nur um eine Rechnungskürzung handelt, ist tatsächlich keine berichtigte Rechnung auszustellen.

Wenn sich aber in der Rechnung etwas anderes ändert (Menge, Anzahl, Streichung Nichtleistung), ist tatsächlich theoretisch eine Rechnungsberichtigung zu erstellen.

Was durch die E-Rechnung einfach etwas komplizierter wird als bislang auf Papier.

Wie das dann tatsächlich in der Praxis umgesetzt wird bzw. umgesetzt werden wird, sehen wir spätestens 2028.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen (speziell Architekten), könnte sein, dass die Handwerker dem Architekten vorab einen "Vorab-Leistungsberechnungsvorschlag" zukommen lassen und die Endrechnung dann nach den Hinweisen zu diesem Berechnungsvorschlag erstellen.

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@AKW  schrieb:

Ich denke hier könnte das Problem mit der 14C Steuer sowie der Notwendigkeit Preisnachlässe auf der Rechnung stehen zu haben zusammen hängen. 

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Ja, Preisnachlässe die bei Kauf gegeben wurden, nicht nachträglich! Wir haben hier bei uns So viele PN die teils erst 1 Jahr später kommen, weil die Hersteller den Schaden nicht mehr beheben wollen oder können. Was ein Irrsinn wäre es dann immer wieder neue Rechnungen auszustellen....

14c sehe ich hier nicht, da der UN ja nicht mehr ausweist als für die Leistung fällig wäre. Es wird nur der Leistungsumfang gekürzt und mit ihm automatisch die USt. Das ist insofern (m.M.n.) der § 17 der hier zum Zuge kommt.

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gelebte Praxis: Händler bekommt Rechnung von Lieferanten mit doppelter Ware. Händler schreibt Lieferant an "nein, ich zahle nur die Hälfte". -> Lieferant akzeptiert und alles ist schick

Hintergrund ist da ja auch der Lieferschein.

Probleme beim FA? Bisher in all den Jahren nein.

Zur E-Rechnung: 🤢 Das smiley mit Auswurf ist hier ja nicht verfügbar 😄

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Vielen Dank für die Infos.

Ich habe recherchiert, aber nur wenig gefunden.

Es wäre gut wenn alle gefundene Sachen in einem gepinnten Ordner sein würden.

Es wäre für alle hilfreich.

Zu Ihre Fragen:

• man kann auch ohne Strom und PC arbeiten. Mit Papier und Stift.

Es gab ein Leben auch vor dem PC. Das meine ich durch Plan B.

Man soll nicht immer alles lahmlegen wenn etwas ausgefallen ist.

Ein ganzes Land (Staat) konnte nichts mehr per Post schicken. Das habe

ich erlebt. Software down.

• ich weiß (so habe ich gelernt) dass man die Rechnungen prüfen soll.

Wir schauen doch überall was uns berechnet wurde: haben wir das gekauft/bestellt,

wurde nicht zwei Mal notiert, Preis, Skonto usw.

Nach dem die Rechnung in Datev ist, kann man nichts mehr machen.

Und mancher Chef möchte auch sehen was da alles gekauft wird.

Das meinte ich mit Rechnung prüfen, vor Datev. Und darum muss man sie lesen

können.

Ich bin froh, dass noch ein .pdf dazu kommt.

• ja, immer per Mail
• Punkt 1 ist verwirrend - was genau elektronisch wird, müssten wir schon wissen

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Hallo

gerne verweise ich noch einmal auf meine vorherige Antwort auf Ihre Fragen! 

Insbesondere darauf "E-Rechnung" zu googlen!

Meiner Meinung nach gibt es mehr als ausreichend wenn nicht sogar zu viel Infos zur E-Rechnung.

Selbst große Lieferanten informieren mittlerweile auf Ihren Rechnungen selbst.

Hier sonst erneut das Paket der Datev Ihr Unterstützungspaket E-Rechnung

Einfach drauf klicken, dann ist das fast wie ein angepinnter Ordner mit allen relevanten Infos.

Wer sich mit allem an Info immer noch nicht zurecht findet oder unsicher ist sollte ein Webinar oder dergleichen besuchen, insbesondere als Personenkreis, welcher mit diesem Thema zu tun haben wird!!!

Ich finde es sehr schade und insbesondere sogar ggfs irreführend für Menschen, die hier Infos suchen, wenn 5 mal wirre Fragen aufgeworfen werden, anstatt hilfreiche Infos auch bewusst und aufmerksam zu lesen.

Sie haben anfangs von E-Belegen geschrieben. ich habe Ihnen geantwortet was eine e-Rechnung ist.

-innerdeutsche Umsätze

-B2B

-keine Kleinbetragsrechnung

Ansonsten bitte wirklich einfach mal z.B. den DATEV Infoflyer angucken!!!

E-belege als eigenen Begriff kenne ich nicht, gehe aber davon aus, dass elektronische Belege gemeint sind. Jedoch sind nicht alle Belege auch Rechnungen.

Rechnungen zu prüfen, ist etwas anderes als zu korrigieren. Sollte bei der Prüfung eine Unstimmigkeit auftauchen, muss doch eine korrigierte Rechnung angefordert werden oder wie von diversen Leuten hier nun auch dargestellt ein Preisnachlass gebucht werden oder oder oder oder (Ausnahmen bestätigen die Regel und sind in manchen Bereichen Standard)....

Der Unterschied ob nun eine Rechnung eine Woche lang per Post nicht ankommt, oder ggfs. nun eine elektronische per Mail eine Woche lang nicht ankommt, erschließt sich mir nicht.

Auf den Flyern und überall im Internet sind Lösungen zur Lesbarmachung von E-Rechnungen ohne Ende zu finden. Auch kostenlos und ohne Anmeldung. In unseren Fachbereich und insbesondere als DATEV Nutzer, ist es kein Problem Rechnungen zu verarbeiten. 

Was meinen Sie damit, dass wenn ein Beleg erstmal in DATEV drin ist?

Sowohl der Dokumentenkorb als auch DUO machen zunächst einen Beleg also auch eine E-Rechnung sichtbar. Erst dann erfolgt eine Erfassung und Zuordnung zu Zahlungen. Sollte etwas nicht stimmen, kann die falsche E-Rechnung ja zunächst nicht zugeordnet stehen bleiben oder wird direkt gelöscht und nach Erhalt der korrigierten Rechnung oder ein Eigenbeleg zum Sachverhalt erstellt wurde dann die korrekte Zuordnung.

Manchmal müssen Prozesse einfach mit der Zeit angepasst werden. Informiertheit hilft, diese angstfrei angehen und umsetzen zu können.

P.S. auch ich kenne noch Zeiten ohne Computer und Internet 🙂

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@Lorelei20  schrieb:

Wir schauen doch überall was uns berechnet wurde: haben wir das gekauft/bestellt,

wurde nicht zwei Mal notiert, Preis, Skonto usw.

Nach dem die Rechnung in Datev ist, kann man nichts mehr machen.

Und mancher Chef möchte auch sehen was da alles gekauft wird.

Natürlich kannst du die Rechnung auch noch prüfen, nachdem sie "in DATEV" ist: DATEV Belegfreigabe online

Dann brauchen der Chef und die weiteren berechtigten Personen eben einen DUO-Zugang und können nicht mehr auf dem Papier herum malen, aber das sollte in der heutigen Zeit ohnehin nicht mehr die Norm sein. Und wenn die Rechnung nicht stimmt, muss beim Lieferanten eine Korrektur angefordert werden, das ist auch nichts neues.

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Ich denke @Lorelei20 samt Chef und Kollegen sind schlichtweg von der Umstellung auf E-Rechnung überfordert, wenn ich mir den Beitragsverlauf und die Aussagen so anschaue.

Man muss sich unbedingt auch außerhalb der DATEV oder der Community mit dem Thema befassen, denn es wäre ziemlich gewagt, zu erwarten, dass man hier per Dreizeiler alles auf dem Silbertablett serviert bekommt.

Die technischen Gegebenheiten passen sich seltenst den persönlichen Befindlichkeiten an und möchte man effizient weiter arbeiten, muss man sich den Gegebenheiten anpassen.

Mein Tipp @Lorelei20 : Setzen Sie sich intensiver mit dem Thema E-Rechnung auch in Verbindung mit UO auseinander.

[#21]

Preise sind online:

e-rechnungsplattform 

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Es tut mir so Weh wenn man hier so redet.

Ich suche überall Infos, ausserhalb Datev, aber es gibt wenig.

Ich habe inzwischen das gelesen was die Kollegin weiter oben empfohlen

hat (Paket mit Infos von Datev) und viel erfahren.

So müsste es überall sein, und es geht nicht um Silbertablett.

Ich verstehe nicht wieso man nicht akzeptiert und begreift, dass nicht alle

IT-Spezialisten sind (da ist eigentlich das Problem) und auch nicht allwissend sind.

Ich kann mir einfach nichts unter E-Rechnung vorstellen, aus IT Sicht.

Ich möchte wissen wie sie eigentlich aussehen. 

Ich freue mich dass ich doch etwas .pdf dazu bekomme.

Wenn nicht, dann bin ich geschmissen.

Gerade habe ich auch auf einem anderen Thread gelesen dass man prüfen

muss ob eine E-Rechnung echt ist und nach GOBD usw.

Ich kann in mein E-Mail Konto sehen was für eine Art und was für eine Endung.

Ansonsten was?

Ich habe ein Schritt gemacht und in Datev eine Upload E-Mail Adresse erstellt/bekommen.

Und ja, in Papier ist es für manche Steinzeit, aber man konnte notieren, prüfen,

kommunizieren. Bitte nicht alles auslachen.

Und natürlich muss der Lieferant korrigieren, wenn wir da etwas prüfen und von ihm

verlangen können.

Ich möchte noch etwas erklären - vielleicht stellen sich manche das nicht vor:

Es gibt Tausende von Buchhalter in Betriebe die bis 67 arbeiten müssen und nun plötzlich.

alles von Null anfangen müssen.

Vielleicht schaffen es die Azubis leichter, auch wenn sie noch nicht viel IT drauf haben,

aber wenn sie erst alles auch in der Buchhaltung lernen müssen und Datev, dann

wird es schwer.

Bitte haben Sie Verständnis mit Mandanten und Betriebe. Die Kanzleien haben IT-Spezialisten,

wir nicht.

[#23]

Ich habe zur E-Rechnung eine Frage. 

Unser Mandant nutzt bereits DUO, kompletter Online-Mandat. Wenn er eine Rechnung per E-Mail erhält, druckt er diese aus. Diese "Papier"-Rechnung geht durch die Abteilung, wo die Sachbearbeiter die Kosten abhaken oder eine Ergänzung zu schreiben. Letzt steht der neue Rechnungsbetrag (i.d.R. abzüglich Skonto, oder noch weiteren Abzügen) drauf, der aktuell auch so hochgeladen wird und dieser neue Rechnungsbetrag wird als Betrag in die FiBu übergeben.

Die neue E-Rechnung muss als Original archiviert werden, darf also keine Änderung haben. 

Unser Gedanke ist, diese auch als Original hochgeladen wird und in einem speziellen Ordner, z. B. "Original E-Rechnung" gespeichert werden. Der Mandant aber weiterhin die Rechnung ausdruckt (soweit möglich), weiterhin die "Papier"-Rechnung normal abwickelt, hochlädt und an die FiBu übergibt.

Also einfach die Rechnung zweifach (Original [wird nicht an die FiBu übergeben] und geänderte "Kopie") hochlädt.

Wäre dies korrekt? Ich verstehe dies so, dass die Original-Rechnung aufbewahrt werden muss, aber nicht als Original in der FiBu verwendet werden muss, richtig?

[#24]

Beachte RZ 139 des BMF Schreiben 28.11.2019 - Papier muss nach Bearbeitung mit dem Original verknüpft werden 

[#25]

Hallo @tbehrens 

wenn Sie durch Ihre Abteilungen mehr an den Rechnungen ändern als nur den Rechnungsbetrag (z. B. gelieferte Menge stimmt nicht, usw.) dann müssen Sie eine Rechnungsberichtigung anfordern.

Eine Rechnungsberichtigung darf nur der Rechnungsaussteller erteilen. § 31 V USTDV (ist eine Kannvorschrift, aber aus Sicht des Empfängers empfehle ich immer ein Muss, um keine falschen Liefermengen, usw. dokumentiert zu haben)

Ändern Sie nur den Betrag durch Skonto, brauchen Sie gar nichts machen, sie buchen die Originalrechnung, die Zahlung abzüglich Skonto (wird extra gebucht) und es ist neben dem Original kein weiterer Beleg notwendig.

Machen Sie weitere Abzüge würde ich trotzdem die Originalrechnung buchen und nur bei der Zahlung anstelle von Skonto "sonstige Rabatte", usw. buchen. Auch hier sehe ich keine Notwendigkeit für einen gesonderten Beleg in der Buchführung. Wenn der Rechnungsaussteller mit Ihrem Abzug nicht einverstanden ist, wird der Aussteller anmahnen.

Ihr Papierbeleg dient, so wie Sie es schreiben, nur zur Ermittlung des Zahlbetrags. Würde ich nicht in der Fibu gesondert erfassen

Zu guter Letzt sollten Sie den Prozess zur Ermittlung der Abzüge auch digitalisieren, z. B. durch eine Rechnungsfreigabesoftware. Dann sparen Sie sich handschriftliche Notizen, Papierausdrücke, usw.

Gibt es alles schon, ist halt eine Umstellung. 

[#26]

E- Rechnung und Papierrechnungen werden niemals gleichzeitig eingehen 😉
-> E- Rechnung ganz normal Buchen
- Wenn die Papier Rechnung eingeht, diese entsprechend der Notizen buchen
- E- Rechnung stornieren. (Spätestens beim Abstimmen, wenn das Duplikat endlich erkannt wird.)

Alternative: Beim Buchen der Papierrechnung lediglich den Differenzbetrag ausbuchen, wenn dieser vom Mandanten berechnet wurde und man das Duplikat gleich erkennt..

[#27]

reicht es da, dass die Bearbeitete Version (Scan der Papierrechnung) und das Original die gleichen Nummern beinhalten. I-DE12345 Original E-Rechnung und I-DE12345_01 --> bearbeiteter Scan. Wenn beide Dokumente zeitnah festgeschrieben werden wäre eine logische Verknüpfung gegeben. Oder muss tatsächlich "physisch" die "Büroklammer" angesteckt werden? 📎

[#28]

Sie kennen eine Software, die Sie beim Buchen der E- Rechnung darauf aufmerksam macht, daß noch eine Papierrechnung ein paar Tage später nach UO gescannt wurde?

[#29]

Nein eben nicht. Daher der Gedanke eine Verknüpfung/Verbindung von Original E-Rechnung und Scan über den Nummernkreis darzustellen.

Damit wären die beiden Stränge zeitlich von einander entkoppelt.

Empfang und Archivierung E-Rechnung 01.10.jj

Hochladen bearbeiten bezahlen Scan der "Papierrechnung" 15.10.jj.

der Link zwischen beiden Handlungssträngen wäre die jeweilige Rechnungsnummer.

Später den Scan mit der E-Rechnung zu verknüpfen erscheint mir viel stupide Arbeit zu sein.

[#30]

Ein Problem hat das von mir beschriebene Vorgehen.

Zeitnahe Erfassung der Verbindlichkeit und exakte Erfassung der Verbindlichkeit.

Handelt es sich bei den Änderungen um wenige Promille wäre das mit der exakten Erfassung noch vertretbar. Wenn der "Freigabeprozess" durch die Abteilungen so wie oben im Beispiel zwei Wochen braucht ist der Impact auf die BWA ggf. ziemlich deutlich....

🤔