Preismaßnahmen Daten älter als 14 Jahre

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Interessante Frage.. wenn man vorher nie archiviert hat, bekommt man die laufenden Kosten nicht so einfach aus der Rechnung.. sofern man die Daten dann noch im Haus archivieren will.

Wird vermutlich nur DATEV beantworten können.

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Ich warte auch noch auf eine brauchbare Antwort auf die Frage, ab welchem Zeitpunkt wieder LALT und LUGA auftauchen. Täglich? Monatlich? Jährlich?

Über die Service-Anwendungen ist das wirklich Klickarbeit für Bescheurte! 

Und mal eine Frage zum Programmverhalten:

per Default wird in der Mandantenverwaltung RZ immer "DATEV Rechnungsdaten" geöffnet - diese können nicht gelöscht werden. Ergo muss ich irgendeinen anderen Reiter ausklappen, um die "Löschfunktion" überhaupt anklicken zu können. 

Ich würd das zu gerne mal jemandem aus dem Programmierteam zeigen, ihm dann 4 Mitgliedschaften mit 20 Berarernummern an die Hand geben und fragen: an welchem Punkt drehst du durch?

Zu allem Überfluss hab ich den Mist gestern Abend nicht mehr durchgeklickt, werde den August also wohl voll berechnet bekommen. Alles 💩!

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@nadimb schrieb:

per Default wird in der Mandantenverwaltung RZ immer "DATEV Rechnungsdaten" geöffnet - diese können nicht gelöscht werden. Ergo muss ich irgendeinen anderen Reiter ausklappen, um die "Löschfunktion" überhaupt anklicken zu können. 

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Das verstehe ich nicht? Service Anwendungen in der Programmsuche > Tool startet ohne alles > Mandantenübersicht RZ > vollkommen egal, was da geladen wird ohne Gruppierung > Rechtsklick > Mandantendaten löschen > erst das zu löschende Programm wählen, dann den Mandanten > LUGA + LALT anhaken > wenn man mutig ist, danach oben den Haken bei allen Mandanten setzen, fertig. 

Das halt pro Beraternummer 1x. Du scheinst anders zu arbeiten?

EDITH: Ein bekannter * aus der Rechteverwaltung online im Bereich Beraternummer hilft hier leider nicht 😕.

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Ok. Daran "nackt" zu arbeiten habe ich nicht gedacht.

Natürlich habe ich mit der Anzeige von Programmen und Gruppierungen gearbeitet - für andere Zwecke benötigt man das nämlich - "ohne" klappt es.

Aber ich will ja nicht jedes Mal meine entsprechenden Einstellungen zurücksetzen. Nervkram.

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"ihm dann 4 Mitgliedschaften mit 20 Berarernummern"... Workflow so weit gedacht.. froh, wenn überhaupt ein brauchbarer Workflow da ist... 

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@nadimb schrieb:

Natürlich habe ich mit der Anzeige von Programmen und Gruppierungen gearbeitet - für andere Zwecke benötigt man das nämlich - "ohne" klappt es.

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Wozu genau 🤔? Ich stehe mit DATEV und Gruppierungen grundsätzlich DATEV-weit auf Kriegsfuß. Damit kann ich 0 umgehen und dann geht das Geklicke erst Recht los mit auf und zu 🙄 und dann sagt man: Excel erstellen und Du bekommst einfach alles in die Tabelle gerotzt statt deine mühsam zusammengeklickte Gruppierung. Deshalb mache ich mir da nie die Mühe das schön darzustellen. Interessiert weder Excel noch eine Kündigung / Löschung.  

Ich nutze die Suche lieber rege und intensiv. Müsste ähnlich klappen, oder? Wer hat alles Unternehmen online? Einfach in die Suche eintippen ohne Filter. Done. 

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Moin boomboom, 

ja das geht alles locker von der Hand. Was mir persönlich fehlt ist halt die Info, welche Jahre überhaupt noch gespeichert sind und welche Jahre ich unter LALT löschen lasse. Daran schließt sich dann auch gleich die Frage an, wann muss ich den Löschvorgang wiederholen, um nicht in die Zahlungspflicht zu kommen, z. B. zum Jahresende/-anfang?

LG

WF

[#8]

Guten Morgen,

auch ich scheine betriebsblind oder einfach zu vorsichtig zu sein.

Ich habe den Assistenten aufgerufen LALT ausgewählt und sehe dabei auch Mandanten mit deren Bearbeitung ich lt. Arbeitsplatz z.B. erst 2011 begonnen habe und kein Mandantenübertrag vollzogen wurde.

Kann mir jemand erklären, wie diese in LALT enthalten sein können, wenn doch da nur Daten 14 Jahre + enthalten sein sollen.

Kann ich wirklich sicher sein, die richtigen Daten zu löschen, wenn mir nicht mal angezeigt wird welche Jahre in den LALT-Daten enthalten sind ????

Heißt es jetzt wirklich Augen zu und durch?

Verschwommene Grüße

SL

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@grandfunck 

wenn ich das richtig gelese habe, beginnt die Bepreisung erst 1 Jahr später.

Wenn mal einen Monat bepreist wird.. auch nicht so tragisch, da der Aufwand für 99% der Kanzleien überschaubar sein wird, sofern sie schonmal gelöscht haben.

@slotwinsky 

was bedeutet "lt. Arbeitsplatz"?

Genauer ist eigentlich die Rechnungsschreibung (falls die Daten noch vorhanden sind) o.ä.

[#10]

Moin nochmal,

ja, wir haben es mit einem Ex-Mandanten mal ausprobiert, aber auch auf dem Löschprotokoll wird nur pauschal von LALT-Daten gesprochen. Warum DATEV nicht klar angibt: Jahr x bis Jahr y, die und die Daten wurden gelöscht... kann ich nicht nachvollziehen.

So grenzt es an Geheimniskrämerei oder führt - allein aus Vorsichtsgründen - dazu, dass StB nicht löschen und DATEV Monat für Monat kassiert. Für mich ist diese Situation sehr unbefriedigend, wir Genossen sind doch die Genossenschaft, wir sollten daher auch konkrete Auskünfte bekommen, ganz ohne viel Sonderarbeit. 

Frei nach T. Bayer: DATEV ist wenn man es trotzdem macht... (Lieber würde ich beim Rock'n'Roll bleiben ;-)).

LG

WF 

[#11]

@grandfunck 

Für Aufklärung kann eigentlich nur DATEV sorgen.

Interessant ist auch: was bringen mir 13 Jahre alte Daten, wenn ich die per Archiv-DVD nicht abrufen kann?

Muss man dann dafür einen SK erstellen und bekommt dann irgendwie ne Scheibe?

[#12]

Hallo Community,

gerne versuche ich etwas Licht ins Dunkle zu bringen:

Wann müssen die Alt-Daten geprüft werden?

Um Kosten ab August 2022 für das restliche Jahr 2022 zu vermeiden, müssen die Daten älter 14 Jahre bis zum 12.08.2022 gelöscht werden.

Anschließend müssen Sie die Daten für aktive Mandanten dann jährlich bis zum 12. nach der Januar-Abrechnung löschen. Meistens ist dies der 12. Februar eines Jahrs.

Für inaktive Mandanten ist das Löschen im Zeitraum 02.01. – 12.01. eines Jahrs möglich.

Wenn dieser Termin versäumt wird, können die Daten immer bis zum 12. des nächsten Monats gelöscht werden.

Wir haben hierzu das Dokument „Lohn-Daten außerhalb des Prüfungszeitraums im DATEV-Rechenzentrum mit der Mandantenverwaltung RZ löschen“ (Dok.-Nr. 1020705) ergänzt.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten und wer ist für das Löschen verantwortlich?

Bei der Aufbewahrung der Daten halten wir uns stets an die Vorgaben der DS-GVO. Für DATEV ergibt sich hieraus für die Lohndaten ein Aufbewahrungszeitraum von 10 + 4 Jahren.

Die Verantwortung für das Löschen von Daten liegt bei der verantwortlichen Person für die Datenverarbeitung in der Kanzlei oder im Unternehmen.

Wie können die Daten gelöscht werden?

Wenn Sie die Daten über die Mandantenverwaltung RZ löschen, können Sie – wie hier bereits erwähnt - für die Daten älter 14 Jahre zuerst die Anwendung LALT (LODAS) oder LUGA (LuG) wählen. Danach können Sie die betroffenen Mandanten wählen. Weitere Informationen finden Sie im Dokument „Lohn-Daten außerhalb des Prüfungszeitraums im DATEV-Rechenzentrum mit der Mandantenverwaltung RZ löschen“ (Dok.-Nr. 1020705).

@slotwinsky  – Wenn Sie den Verdacht haben, dass die Anzeige nicht korrekt ist, melden Sie sich bitte über die üblichen Servicekanäle bei uns, damit wir Ihre Daten prüfen können.

Alternativ ist das Löschen auch über MyDATEV Bestandsmanagement möglich. Hier können Sie ebenfalls die betroffene Anwendung vorab auswählen und es werden die Jahre angezeigt, die gelöscht werden. Auch hier haben wir das Dokument 1024055 ergänzt.

Kann eine Lohn-Archiv-DVD für Daten > 10 Jahre angefordert werden?

Eine Archiv-DVD kann entweder jährlich für den kompletten Bestand angefordert werden oder für einzelne Mandanten für die letzten 10 Jahre. Wir empfehlen Ihnen die Daten bei Bedarf regelmäßig zu sichern bzw. die Archiv-DVD rechtzeitig anzufordern.

Ausblick

Vielen Dank für Ihre Verbesserungsvorschläge.

Wenn ich nichts übersehen habe, geben wir folgende Wünsche zur Prüfung weiter:

• Automatische Erinnerung für Mandanten mit Daten älter 14 Jahre
• Möglichst automatisierte Abwicklung des Löschens
• Anzeige der zu löschenden Daten (Jahre) für die Mandantenverwaltung RZ

[#13]

Zunächst mal danke für die Stellungnahme!

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@Nadine_Mack  schrieb:

Hallo Community,

gerne versuche ich etwas Licht ins Dunkle zu bringen:

Wann müssen die Alt-Daten geprüft werden?

Um Kosten ab August 2022 für das restliche Jahr 2022 zu vermeiden, müssen die Daten älter 14 Jahre bis zum 12.08.2022 gelöscht werden.

Anschließend müssen Sie die Daten für aktive Mandanten dann jährlich bis zum 12. nach der Januar-Abrechnung löschen. Meistens ist dies der 12. Februar eines Jahrs.

Für inaktive Mandanten ist das Löschen im Zeitraum 02.01. – 12.01. eines Jahrs möglich.

Wenn dieser Termin versäumt wird, können die Daten immer bis zum 12. des nächsten Monats gelöscht werden.

Wir haben hierzu das Dokument „Lohn-Daten außerhalb des Prüfungszeitraums im DATEV-Rechenzentrum mit der Mandantenverwaltung RZ löschen“ (Dok.-Nr. 1020705) ergänzt.

"Neue" (uralte) Daten tauchen also immer nur mit Jahreswechsel auf? Plastisches Beispiel:

Wenn ich erstmalig im August 2008 (08.2022 - 14 Jahre) einen Lohn abgerechnet habe, muss ich dessen "Altdaten" dann erstmals bis zum 12.01.2023 gelöscht haben, ja? Und wenn ich das erst am 13.01.2023 erledige, zahle ich mindestens für Januar und kann mich dann durch löschen "ab Februar" von der Gebühr befreien?

Es passiert also nicht, dass ich, wie im konstruierten Fall "August 2008" dann ab August 2022 bis Januar 2023 zahlen muss?

Ausblick

Vielen Dank für Ihre Verbesserungsvorschläge.

Wenn ich nichts übersehen habe, geben wir folgende Wünsche zur Prüfung weiter:

• Automatische Erinnerung für Mandanten mit Daten älter 14 Jahre
• Möglichst automatisierte Abwicklung des Löschens
• Anzeige der zu löschenden Daten (Jahre) für die Mandantenverwaltung RZ

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• Möglichkeiten schaffen, für mehrere Beraternummern (und ggf. mehrere Standorte und ggf. mehrere Mitgliedschaften) parallel (bzw. mit einer "Multiauswahl") zu löschen, ohne jedes Mal wieder sämtliche potentielle Beraternummern (und ggf. Standorte und ggf. Mitgliedschaften) abfragen zu müssen

[#14]

Danke @Nadine_Mack! 

Was setzt DATEV für einen Stundenpreis für den Mitarbeiter Manuel an? 🤔 Können wir der DATEV nun jährlich eine Rechnung stellen, weil wir #ArbeitFürDoofe machen müssen, um nicht Leergeld an DATEV zu zahlen? Wer mehr Geld zahlen möchte als er muss, kann ja den Betrag spenden 😉. Glaube, das ist sinnvoller. Krieg, Flutopfer, Krebs, Hunger - es gibt genug Leiden auf der Welt. 

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@Nadine_Mack schrieb:

Alternativ ist das Löschen auch über MyDATEV Bestandsmanagement möglich. 

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Ja, da ist das aktuell noch viel schlimmer gelöst. Da kostet Manuel entsprechend noch mehr Geld. Ja, kommt ein Update. Irgendwann. Hat die Cloudlösung weniger Funktionen als das on-premise Programm. 

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@Nadine_Mack schrieb:

Wir empfehlen Ihnen die Daten bei Bedarf regelmäßig zu sichern bzw. die Archiv-DVD rechtzeitig anzufordern.

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Steht in meinen Augen nur krass zur Aussage: Der Bauplan für die neue DATEV-Cloud-Welt Sieht DATEV also eine Zusammenarbeit zwischen DATEV Cloud und den Clouds der Genossen vor? Und die Genossen müssen dann manuell die Daten aus Cloud A nach B schieben, wenn man mehr als 14J sichern will bzw. tatsächlich nur mal mehr als 14J in die Vergangenheit nachschauen möchte? Mal schauen, wann mein letztes Jahr 2012 bei amazon aus der Bestellhistorie fällt 🤓. 

Man stelle sich vor, die DAX Entwicklung würde nur 14J kennen ... 

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@Nadine_Mack schrieb:

Vielen Dank für Ihre Verbesserungsvorschläge.

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Bitte 👍. Wann setzt DATEV um? 202X oder erst 203X?  

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Vielen Dank für die Aufklärung, Frau Mack, 

auch für die Ergänzung des Dokuments.

Dies ist schon ein Schritt weiter, aber zu verbessern gibt's noch reichlich, hoffen wir, dass Vorschläge aus diesem Forum auf fruchtbaren Boden fallen. DATEV wurde ja gegründet um den Genossen die Arbeit zu erleichtern. Die Datenhaltung im RZ erleichtert z. B. deutlich, (jährliches) Abrufen von Archiv-DVDs, Einspeichern dieser auf die eigene IT usw. trägt nicht wirklich zur Vereinfachung bei. 

In der Hoffnung auf weitere Schritte in die richtige Richtung sende ich

LG

WF

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Auf der Papierrechnung(PDF Ausdruck) stehen die Artikelnummern 20591; 22171; 20592; 22174.

Wenn uns die Artikel in Rechnung gestellt werden. Warum tauchen Sie dann in den Rohdaten der Rechnung nicht auf?

--> Da passt was nicht zusammen.

Da ich die DATEV Auswertungsmasken eigentlich durch die Bank lieben gerne in der Ablage P sehen würde nehme ich mir immer die Rohdaten vor. "Rohdaten sind geil" --> Nur wenn die mit dem PDF nicht übereinstimmen....😵

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Hallo Frau Mack,

und wo kann ich in der DATEV-Rechnung ersehen, dass diese Altfälle in Rechnung gestellt wurden. In der August-Rechnung finde ich hierzu noch nichts. Außerdem stellt sich mir die Frage, wie ich auf einfache Weise ermitteln kann, bei welchen Mandanten über 14 Jahre alte Daten vorliegen.

Gruß Karl Hörterer

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Außerdem stellt sich mir die Frage, wie ich auf einfache Weise ermitteln kann, bei welchen Mandanten über 14 Jahre alte Daten vorliegen.

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Lohndaten außerhalb des Prüfungszeitraums im DATEV-Rechenzentrum mit der ... - DATEV Hilfe-Center

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Was nichts daran ändert, dass ich alle Positionen der Rechnung in den Rohdaten zur Rechnung erwarten würde.

Die auf der Rechnung aufgelisteten Artikel betreff der Daten 14 Jahre und Älter tauchen dort aber nicht auf.

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Hallo Herr Hörterer,

in der Rechnung werden die Kosten für die Speicherung von Daten älter 14 Jahre für LODAS unter der Art.-Nr. 20592 bzw. für Lohn und Gehalt unter Art.-Nr. 22174 ausgewiesen.

Gern können Sie sich über einen anderen Servicekanal an uns wenden, damit wir Ihre Fragen zur Rechnung detailliiert klären können.

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MyDatev Bestandsmanagement ist komplett an mir beigelaufen, ich verliere den Überblick bei DATEV....

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@Neu_hier  schrieb:

MyDatev Bestandsmanagement ist komplett an mir beigelaufen, ich verliere den Überblick bei DATEV....

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Wo findet man das ? 😉

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das mit den Altdaten löschen nervt aber langsam.. ich dachte man hätte ein Jahr Zeit die Daten zu löschen, wenn die Daten den Status LUGA haben?

Da steht jetzt jeden Monat eine Position drauf, die man genau genommen nicht vermeiden kann.. da man die Daten nicht nach Jahren filtern kann.

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@boomboom  schrieb:

Da steht jetzt jeden Monat eine Position drauf, die man genau genommen nicht vermeiden kann.. da man die Daten nicht nach Jahren filtern kann.

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Das ist doch auch eigentlich gar nicht nötig, da die betroffenen Daten doch in den Service-Anwendungen angezeigt werden:

Einfach löschen.

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@andrereissig 

ist ja richtig.. aber stehen jeden Monat neue Positionen drauf, da man vorher gar nicht reagieren kann...

Ohnehin frage ich mich: wenn man keine Archiv-DVD mit den Daten abrufen kann und die Daten auch nicht ins Programm einspielen kann.. warum werden die Daten nicht einfach automatisch gelöscht?

Alles etwas sinnfrei...

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Eigentlich wäre es interessanter zu wissen, wie man den an die Daten in einem lesbaren Zustand rankommt, wenn es doch einmal benötigt werden würde? 

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Da steht jetzt jeden Monat eine Position drauf, die man genau genommen nicht vermeiden kann.. da man die Daten nicht nach Jahren filtern kann.

Ein Schelm wer Böses denkt, dass dies ein Gestaltungsgrund sein könnte? Aber nein, dieser Gedanke ist absurd, die datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie die Frage, wer die Datenverantwortlichkeit trägt, wurden ja von Seiten der DATEV bereits erläutert.

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@boomboom  schrieb:

das mit den Altdaten löschen nervt aber langsam.. ich dachte man hätte ein Jahr Zeit die Daten zu löschen, wenn die Daten den Status LUGA haben?

Da steht jetzt jeden Monat eine Position drauf, die man genau genommen nicht vermeiden kann.. da man die Daten nicht nach Jahren filtern kann.

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Nein, also bei uns nicht.

Es wird mit der Lohnabrechnung Januar des Jahres immer der gesamte Jahresbestand, der 14 Jahre alt ist, in das "Alt-Archiv" verschoben. Wenn also alle Januar-Lohnabrechnungen durch sind, kann man die Daten löschen und hat dies dann für das Jahr erledigt.

Zumindest bei den LODAS-Daten ist dies so. LuG haben wir nicht im Einsatz, so dass ich dazu keine Aussage machen kann.

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@Uwe_Lutz 

so hatte ich das auch verstanden.. ich habe aber im April 22 alle LUGA's gelöscht.

Dann dürften doch jetzt eigentlich keine mehr auftauchen?!

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so hatte ich das auch verstanden.. ich habe aber im April 22 alle LUGA's gelöscht.

Dann dürften doch jetzt eigentlich keine mehr auftauchen?!

Evtl. abweichende Beraternummern, hatte ich auch gerade eben.