Pflicht zur Personalakte

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Hallo,

in unserem Datev Jahresgespräch wurden wir darauf hingewiesen, dass ab dem Jahreswechsel 2026/2027 zwingend eine digitale Personalakte einzusetzen ist mit der Daten im Falle einer SV-Prüfung auch elektronisch übermittelt werden können. Faktisch würde wir damit wohl nicht mehr an Datev Personal mit der Datev Personalakte vorbeikommen (bzw. ein vergleichbares Tool nutzen müssten). Eine Fundstelle oder etwas anderes konkretes konnte uns leider nicht genannt werden.

Uns ist bisher nur bekannt, dass wir eine elektronische Personalakte führen müssen bzw. die Übergangsfrist hierfür zum besagten Jahreswechsel ausläuft. Allerdings kennen wir keine Vorschrift die auch die Übermittlung voraussetzt.

Momentan nutzen wir die VGM im DMS und die euBP zur Übermittlung an die Prüfer. Gibt es bei euch Erfahrungswerte ob diese Praktik weiter genutzt werden kann? Wie handhabt ihr das Thema Personalakte?

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@SebPro  schrieb:

Allerdings kennen wir keine Vorschrift die auch die Übermittlung voraussetzt.

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§ 8 BVV - Einzelnorm

Lexikon | Entgeltunterlagen | Deutsche Rentenversicherung

Die elektronische Übermittlung mag nicht explizit im Gesetz stehen, aber wenn die DRV darauf besteht, machst du es dir mit einer Weigerung selbst nur unnötig schwer.

Wir haben unsere Mandanten während Corona (zumindest intern) alle auf die Digitale Personalakte umgestellt, weil es die Arbeit im Home Office deutlich einfacher machte. Manche haben damals schon angefangen uns die Unterlagen dorthin hochzuladen, andere erst mit der Umstellung auf DATEV Personal.

"Elektronische Übermittlung" heißt bei der DRV auch nur, dass du die Unterlagen nach Cryptshare hochlädst. Und da ist es einfach praktischer, wenn du sie schon digital vorliegen hast und nicht erst aus dem Ordner suchen und scannen musst. Ob du dann auf die Personalakte oder eine VGM setzt, ist erstmal dir überlassen. Die Personalakte hat aber den Vorteil, dass sie beim Mandantenübertrag gleich im Lohnbestand enthalten ist. Und du kannst sie m.M.n. deutlich besser filtern und sortieren.

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Wie geht ihr mit den Kosten für Datev Personal um?
Es fallen ja x.xx€ pro Mitarbeiter/Monat an.

Diese Kosten werden uns von der Datev berechnet, da der Bestand unter unserer Beraternummer/Mandantennummer liegt.

Andere Kosten in dieser Konstellation berechnen wir jährlich an die Mandantschaft weiter.

Leider sind einige Mandanten hier "extrem sparsam", eine echte Pflicht zur digitalen Personalakte würde die Argumentation für die digitale Personalakte natürlich erleichtern.

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Bei uns werden die Kosten weiterberechnet.

Es gibt die Pflicht, dass ab nächsten Jahr die Belege digital bereitgestellt werden müssen.

Cryptshare wurde ja bereits erwähnt. Da können natürlich alle digitalen Belege hochgeladen werden. Die Frage ist, wer scannt, wer läd hoch usw.. Das - alles kurz vor der Prüfung - will und muss ja auch bezahlt werden.

Da kann der Mandant ja rechnen, was sparsamer ist, der Preis für Datev Personal oder er oder Sie bei der Vorbereitung der Prüfung alle vier Jahre.

Ich glaube, da wird Datev Personal günstiger sein, mit allen Vorteilen, die es hat.

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@BernamerSingbär  schrieb:

Wie geht ihr mit den Kosten für Datev Personal um?

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Bei Mandanten, wo wir die Personalakte rein intern nutzen, werden die Kosten aktuell noch "geschluckt" und gehen im Abrechnungspreis unter. Bei anderen ist das zusammen mit DUO auf die mandantengenutzte Beraternummer angelegt. Aber eine konsistente Linie gibt es da aktuell noch nicht.

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@t_r_  schrieb:

Die Frage ist, wer scannt, wer läd hoch usw.. Das - alles kurz vor der Prüfung - will und muss ja auch bezahlt werden.

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Der Arbeitsaufwand für die Prüfung wird bei uns ohnehin nach Stunden in Rechnung gestellt. Wer "sein Haus in Ordnung hält" und schaut, dass wir in der laufenden Lohnabrechnung schon alle relevanten Unterlagen haben, zahlt dann natürlich deutlich weniger Aufwand, als wenn wir erst mit der Prüferin im Rücken Sachen dann auch mal schriftlich vorgelegt bekommen. (Gerade bei Handwerkern schlimm, wo man teilweise ohne Telefonnotiz gar keine Dokumentation hat.)

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Hallo, bei uns war es gestern im Jahresgespräch das gleiche. Uns wurde es als Pflicht vermittelt. Auch wir arbeiten mit Vorgangsmappen und senden bereits darauf die Belege digital an die Prüfer. Dazu wurde uns erzählt, der Prüfer dürfe dann auf die komplette DMS zugreifen - das ist ja Unfug. Es machte den Eindruck, als solle einfach verkauft werden.

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In summa summarum 2_2022 auf der Seite 9 unten bzw. Seite 10 oben steht: "Wo der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in elektronischer Form führt, bleibt ihm überlassen. In Betracht kommen z.B. 

> professionelle Dokumentenablagen,
> Dateimanagementsysteme,
> zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme,
> Ordnerverzeichnisse auf seinem Computer oder
> in einer Cloud"

Ich habe bisher nichts anderes in den summa summarum-Dokumenten gelesen.

In dem Seminar "DATEV Personal - vom Einstieg bis zur Anwendung mit DATEV LODAS" wurde uns gesagt, das die Personalakte Pflicht wird ab 01.01.2027. Die Unterlagen aus der Personalakte sollten mit den euBP-Daten an die DRV gesendet werden können (Dies soll in den nächsten Jahren kommen). Dies kann ich aus dem summa summarum-Dokument nicht lesen. Warum sollen wir jetzt schon etwas machen, was noch gar nicht geregelt ist?

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Ganz ehrlich : ich Blick da nicht mehr durch !

auch wir hatten Ende Juni  ein Seminar (nicht von Datev). Es wurde ganz klar kommuniziert:

Geprüfte digitale Personalakte mit Zertifikat wird in 2027 für alle Mandanten (egal wie viele Mitarbeiter) Pflicht .

Ist das jetzt so oder nicht ???

Ich lese unterschiedliche Aussagen 

Wir haben nach dem Seminar alle Mandaten informiert ( auch um aus evtl. Haftung raus zu sein)

Viele reagieren nicht - ist dann so 

Haben wir Mandanten jetzt falsch informiert? Manche wollen jetzt auch externe Anbieter wählen . Das ist alles kostenpflichtig. Wenn die das jetzt „umsonst“ bestellen wäre es auch Mist 

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Wir haben das eigentlich genauso verstanden. Wir haben alles in der DMS und von dort können doch dann die Belege elektronisch an die DRV senden, was wir auch schon machen. Wir können auch keine Pflicht zu einem separaten Programm erkennen. Auch wir sind durch die Datev-Propaganda etwas verunsichert, Fastdocs hat jetzt übrigens so ziemlich das gleiche geschrieben. Aber woraus die Pflicht hergeleitet wird, können wir auch nicht erkennen.

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Vielleicht kann uns @Emmy_Kraemer_Fastdocs oder jemand von Datev auf den aktuellsten Stand bringen?

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Hallo,

ich kann es gerne versuchen, in dem ich meine Meinung dazu teile. 

Sowohl aus der Perspektive einer Steuerberaterin für meine Mandanten, als auch mit der Brille von @Emmy_Kraemer_Fastdocs bin ich der Meinung, dass §8 Abs. 2 BVV für jeden UN - unabhängig von der Anzahl der MA regelt, welche Entgeltunterlagen in elektronischer Form nachgehalten werden müssen. 

Das sind 20 Unterpunkte, die hier nachgelesen werden können: 

https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html

Ich für meine Mandanten in der Kanzlei möchte das keinesfalls über DMS abbilden. Zudem ist es die Pflicht der Arbeitgebers, nicht der Kanzlei. 

Wir haben die ganze Zeit auch mit der DATEV Personalakte gearbeitet und stellen jetzt auf unsere eigene Fastdocs Mitarbeiterakte um. 

Wenn es wen interessiert, was die Vorteile bei Fastdocs sind, dann kann er oder sie sich gerne zum Webinar anmelden. Ich möchte hier keine Schleichwerbung für das Produkt machen :-). 
https://events.teams.microsoft.com/event/a98b328f-da59-4ef7-b5c8-9c4de83fc7f5@3e800c05-b544-469b-b4c9-823a8a501a09 
https://fastdocs.de/blog/posts/wird-die-digitale-personalakte-ab-2027-zur-pflicht-warum-du-jetzt-handeln-solltest/ 

Ich hoffe, das hilft irgendwie weiter. Liebe Grüße 

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Die explizite „digitale Personalakte“ wird keine Pflicht . Sehe ich wie Sie.

Ich frage mich aber ob es „elektronisch“ ist wenn ich die Dokumente aus der DMS an die DRV schicke? Sind ja größtenteils PDFs

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@Lohntante_123  schrieb:

Ich frage mich aber ob es „elektronisch“ ist wenn ich die Dokumente aus der DMS an die DRV schicke? Sind ja größtenteils PDFs

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Naja, die Dokumente in der DATEV-Personalakte sind auch PDFs.

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Vielleicht kann sich die DATEV hier zu dem Thema äußern, warum überall publiziert wird, dass eine zertifizierte digitale Personalakte ab 2027 Pflicht sein soll.

Wenn die Unterlagen beispielsweise in DMS geführt werden und der DRV bei Prüfungen über Cryptshare oder andere digitale Wege zur Verfügung gestellt werden, sind doch alle Anforderungen erfüllt!?

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Ich für meine Mandanten in der Kanzlei möchte das keinesfalls über DMS abbilden.

Daraus kann ich jetzt keine Pflicht ablesen, die nicht auch mit DMS oder anderen Ablageformen umsetzbar sind. Wenn die DATEV ähnlich argumentiert, dann wird hier eine Pflicht für eigene Produkte verkauft, die keine ist.

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@Lohntante_123  schrieb:

Ich frage mich aber ob es „elektronisch“ ist wenn ich die Dokumente aus der DMS an die DRV schicke?

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Ja. "Elektronisch" ist in dem Fall als Gegensatz zu "auf Papier" zu verstehen. Die nächste Stufe wäre dann "digital" (also umgekehrt zur E-Rechnung, die die Bezeichnungen falsch herum verwendet). Dafür braucht es aber erst einmal einen vorgegebenen Standard, wie die Datensätze für die verschiedenen Unterlagen auszusehen haben. Bevor wir dahin kommen, braucht es noch ein paar Jahrzehnte.

Wenn man zum Vergleich mal das Kassenbuch (für die Steuerprüfung) nimmt: Papier ist klar, "elektronisch" wäre z.B. in Excel geführt (und dann als .xlsx oder PDF versendet), "digital" der Datensatz nach DSFinV-K.