Pflicht zur Personalakte

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Hallo,

in unserem Datev Jahresgespräch wurden wir darauf hingewiesen, dass ab dem Jahreswechsel 2026/2027 zwingend eine digitale Personalakte einzusetzen ist mit der Daten im Falle einer SV-Prüfung auch elektronisch übermittelt werden können. Faktisch würde wir damit wohl nicht mehr an Datev Personal mit der Datev Personalakte vorbeikommen (bzw. ein vergleichbares Tool nutzen müssten). Eine Fundstelle oder etwas anderes konkretes konnte uns leider nicht genannt werden.

Uns ist bisher nur bekannt, dass wir eine elektronische Personalakte führen müssen bzw. die Übergangsfrist hierfür zum besagten Jahreswechsel ausläuft. Allerdings kennen wir keine Vorschrift die auch die Übermittlung voraussetzt.

Momentan nutzen wir die VGM im DMS und die euBP zur Übermittlung an die Prüfer. Gibt es bei euch Erfahrungswerte ob diese Praktik weiter genutzt werden kann? Wie handhabt ihr das Thema Personalakte?

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@SebPro  schrieb:

Allerdings kennen wir keine Vorschrift die auch die Übermittlung voraussetzt.

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§ 8 BVV - Einzelnorm

Lexikon | Entgeltunterlagen | Deutsche Rentenversicherung

Die elektronische Übermittlung mag nicht explizit im Gesetz stehen, aber wenn die DRV darauf besteht, machst du es dir mit einer Weigerung selbst nur unnötig schwer.

Wir haben unsere Mandanten während Corona (zumindest intern) alle auf die Digitale Personalakte umgestellt, weil es die Arbeit im Home Office deutlich einfacher machte. Manche haben damals schon angefangen uns die Unterlagen dorthin hochzuladen, andere erst mit der Umstellung auf DATEV Personal.

"Elektronische Übermittlung" heißt bei der DRV auch nur, dass du die Unterlagen nach Cryptshare hochlädst. Und da ist es einfach praktischer, wenn du sie schon digital vorliegen hast und nicht erst aus dem Ordner suchen und scannen musst. Ob du dann auf die Personalakte oder eine VGM setzt, ist erstmal dir überlassen. Die Personalakte hat aber den Vorteil, dass sie beim Mandantenübertrag gleich im Lohnbestand enthalten ist. Und du kannst sie m.M.n. deutlich besser filtern und sortieren.

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Wie geht ihr mit den Kosten für Datev Personal um?
Es fallen ja x.xx€ pro Mitarbeiter/Monat an.

Diese Kosten werden uns von der Datev berechnet, da der Bestand unter unserer Beraternummer/Mandantennummer liegt.

Andere Kosten in dieser Konstellation berechnen wir jährlich an die Mandantschaft weiter.

Leider sind einige Mandanten hier "extrem sparsam", eine echte Pflicht zur digitalen Personalakte würde die Argumentation für die digitale Personalakte natürlich erleichtern.

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Bei uns werden die Kosten weiterberechnet.

Es gibt die Pflicht, dass ab nächsten Jahr die Belege digital bereitgestellt werden müssen.

Cryptshare wurde ja bereits erwähnt. Da können natürlich alle digitalen Belege hochgeladen werden. Die Frage ist, wer scannt, wer läd hoch usw.. Das - alles kurz vor der Prüfung - will und muss ja auch bezahlt werden.

Da kann der Mandant ja rechnen, was sparsamer ist, der Preis für Datev Personal oder er oder Sie bei der Vorbereitung der Prüfung alle vier Jahre.

Ich glaube, da wird Datev Personal günstiger sein, mit allen Vorteilen, die es hat.

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@BernamerSingbär  schrieb:

Wie geht ihr mit den Kosten für Datev Personal um?

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Bei Mandanten, wo wir die Personalakte rein intern nutzen, werden die Kosten aktuell noch "geschluckt" und gehen im Abrechnungspreis unter. Bei anderen ist das zusammen mit DUO auf die mandantengenutzte Beraternummer angelegt. Aber eine konsistente Linie gibt es da aktuell noch nicht.

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@t_r_  schrieb:

Die Frage ist, wer scannt, wer läd hoch usw.. Das - alles kurz vor der Prüfung - will und muss ja auch bezahlt werden.

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Der Arbeitsaufwand für die Prüfung wird bei uns ohnehin nach Stunden in Rechnung gestellt. Wer "sein Haus in Ordnung hält" und schaut, dass wir in der laufenden Lohnabrechnung schon alle relevanten Unterlagen haben, zahlt dann natürlich deutlich weniger Aufwand, als wenn wir erst mit der Prüferin im Rücken Sachen dann auch mal schriftlich vorgelegt bekommen. (Gerade bei Handwerkern schlimm, wo man teilweise ohne Telefonnotiz gar keine Dokumentation hat.)

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Hallo, bei uns war es gestern im Jahresgespräch das gleiche. Uns wurde es als Pflicht vermittelt. Auch wir arbeiten mit Vorgangsmappen und senden bereits darauf die Belege digital an die Prüfer. Dazu wurde uns erzählt, der Prüfer dürfe dann auf die komplette DMS zugreifen - das ist ja Unfug. Es machte den Eindruck, als solle einfach verkauft werden.