Liebe Community,
die Umsetzung von KEA, also die elektronische Übermittlung der KuG sowie S-Kug Leistungsanträge an die Agentur für Arbeit, ist in beiden Lohnprodukten LODAS und Lohn und Gehalt weiter vorangeschritten.
Heute informieren wir Sie über die geplanten Freigabetermine und wie es danach weiter geht.
KEA ist nach wie vor ein optionales Verfahren. Sie entscheiden je Mandant durch die Aktivierung eines Kontrollkästchens im Programm, ob Sie am elektronischen Verfahren teilnehmen möchten.
Umsetzung in LODAS und Lohn und Gehalt:
Eine voraussichtliche Freigabe von KEA in unseren Lohnprogramm ist wie folgt geplant:
Lohn und Gehalt:
• Voraussichtlich mit der Jahreswechselversion Lohn und Gehalt 13.0 zum 29.12.23 können Sie das KEA-Verfahren einrichten.
• Achtung: Die Freigabe zur Datenübermittlung erfolgt zum Stichtag 01.01.2024.
LODAS:
• Voraussichtlich mit der Jahreswechselversion LODAS 12.7 zum 29.12.23 können Sie bereits Daten für KEA erfassen und speichern.
• Achtung: Die komplette Freigabe und Nutzung zur Datenübermittlung aus LODAS erfolgt erst mit einem Service Release in Q1/2024.
So bereiten Sie sich auf das KEA-Verfahren vor:
Voraussichtlich ab Januar 2024 können Sie die erweiterten Daten zu Kurzarbeit in den Programmen erfassen. Diese werden dann im KEA Verfahren elektronisch übermittelt.
Folgende Daten können Sie aber bereits vorab prüfen:
o KuG-Nr.:
Für das KEA-Verfahren ist die KuG-Nr. sowohl bei KuG, als auch bei S-KuG ein Pflichtfeld. Ohne Angabe dieser Nummer ist eine Übermittlung über KEA nicht möglich.
o Arbeitsausfallnummer (AA-Nr.):
Die AA-Nr. ist für KuG ebenfalls ein Pflichtfeld. Diese entnehmen Sie dem Anerkennungsbescheid (wie die KuG-Nummer). Bei S-Kug ist die AA-Nummer bei der Erfassung nicht zwingend erforderlich. Es empfiehlt sich diese aber im Vorfeld bei der zuständigen Agentur für Arbeit zu erfragen und ebenfalls zu erfassen.
o Personalaktenführende Stelle:
Als Lohnabrechnungsstelle gemäß KEA gilt der Aufbewahrungsort der gesamten Personalakten von Arbeitnehmern. Im Regelfall sind die Lohnabrechnungsstellen die kurzarbeitenden Betriebe selbst oder übergeordnete Einheiten (z. B. Holding, GmbH oder Muttergesellschaft) eines Konzerns.
Die Adresse kann programmseitig anhand der erfassten Stammdaten (Steuerkanzlei, Mandantendaten etc.) ermittelt werden. Wenn es sich um eine „abweichende Adresse“ der personalaktenführenden Stelle handelt, werden in den neuen Programmversionen weitere Adressfelder für die Eingabe angeboten.
Fragen Sie Ihren Mandanten, welche Adresse der personalaktenführenden Stelle zu verwenden ist.
o Gesamtzahl der Beschäftigten:
Diese müssen manuell im Programm hinterlegt sowie bei Änderung monatlich angepasst werden.
Analog dazu ist auch die Anzahl Neueinstellungen zu ermitteln, die im beantragten Monat kein KuG haben.
Ein Blick hinter die Kulissen:
Wir haben uns intensiv mit den in unseren Augen vorhandenen Stolpersteinen der Verfahrensbeschreibung auseinandergesetzt und die Bundesagentur für Arbeit auf Hürden eines intuitiven automatischen Prozesses verwiesen.
Zum Beispiel muss gemäß den Vorgaben der “Ergänzenden Erklärung*” aus einem zertifizierten Lohnabrechnungsprogramm für jeden Datensatz von Kug oder S-Kug bei jeder Datenübermittlung zugestimmt werden.
Hier haben wir Folgendes realisieren können:
• Über ein Kontrollkästchen im Programm kennzeichnen Sie die Teilnahme an der Datenübermittlung KEA.
• Die Zustimmung zur ergänzenden Erklärung geben Sie einmalig für ein gesamtes Übermittlungspaket in einem gesonderten Dialog beim Daten senden.
Weitere Informationen zum KEA-Verfahren und Vorarbeiten, die Sie heute schon durchführen können:
• KEA - Kurzarbeitergeld-Dokumente elektronisch annehmen – Hintergrund (Dok.-Nr. 1028049)
Ausblick:
Wir informieren Sie rechtzeitig, wann das Service-Release LODAS mit der kompletten Freigabe KEA voraussichtlich bereitgestellt wird.
Gleichzeitig sind einzelne Fragestellungen mit der Bundesagentur für Arbeit weiter in Klärung und wir werden bestimmte Details in beiden Lohnprodukten (z.B. ein eigenes KEA-DÜ-Protokoll) noch in Q1/2024 ergänzen.
Viele Grüße und eine schöne Weihnachtszeit,
Marie Hemmer und Arthur Roth
Product Owner (Lohn und Gehalt, LODAS)
* Mit der ergänzenden Erklärung werden bestimmte Tatbestandsmerkmale für die KuG Beantragung bestätigt. Weitere Informationen sowie die Links zu den Ergänzenden Erklärungen zu KUG und S-KuG finden Sie hier: Verfahrensbeschreibung KEA (arbeitsagentur.de)
