Hallo Dennis,
das Thema, das eure SV-Prüferin anspricht, ist tatsächlich eine der häufigsten Stolperfallen bei „selbst gekauften“ Gutscheinen direkt im Einzelhandel.
Seit den Verschärfungen beim Sachbezug (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG) muss eine Barauszahlung rechtlich und technisch zwingend und lückenlos ausgeschlossen sein. Prüfer schauen bei Direktkäufen (wie EDEKA- oder Tankkarten) extrem genau hin, weil Einzelhändler ihre AGB jederzeit ändern können und der Arbeitgeber in der Nachweispflicht steht. Eine gepflegte Übersicht oder Vergleichsseite für Händler-AGB gibt es leider nicht – eben weil sich AGB ständig ändern.
Ich bin selbst Geschäftsführer einer Firma, die Produkte im Bereich Sachbezüge (u. a. digitale Essenszuschüsse und Sachbezugskarten) entwickelt und anbietet. Wir haben in den letzten Jahren viele Lohnsteuer- und SV-Prüfungen unserer Kunden begleitet, und es gab in keinem einzigen Fall Beanstandungen, die zu einer Nachzahlung geführt hat.
Das System funktioniert extrem gut, wenn man als Kanzlei oder Arbeitgeber ein paar Grundregeln beachtet:
Spezialisierte Anbieter nutzen: Wenn Sachbezüge über spezialisierte Anbieter oder Karten-Systeme bezogen werden, ist der Barauszahlungsausschluss vertraglich und technisch (nach ZAG) garantiert. Der Prüfer bewertet dann die AGB des Anbieters – der Arbeitgeber muss nicht die AGB von EDEKA, Rewe & Co. überwachen.
Unterstützung im Prüfungsfall: Nutzt Anbieter, die einen festen Ansprechpartner bieten und das eingesetzte Produkt im Ernstfall direkt gegenüber dem Finanzamt oder der SV verteidigen.
Anrufungsauskunft einholen: Vorher eine Anrufungsauskunft (§ 42e EStG) einholen. Das muss nicht teuer sein – wir stellen unseren Kunden dafür beispielsweise fertige Vordrucke zur Verfügung. Das spart der Kanzlei Einarbeitungszeit und dem Mandanten zusätzliche Auskunftskosten.
Automatisierung für HR und Payroll: Der Prozess (Aufladung, Nachweise, DATEV-Export) sollte weitestgehend automatisiert laufen, damit die gesparten Abgaben nicht durch manuellen Verwaltungsaufwand aufgefressen werden.
Fazit für euer Mandantenmerkblatt:
Beim Direktkauf von Händlergutscheinen spart man sich auf den ersten Blick eine kleine Softwaregebühr, kauft sich aber genau das Risiko ein, das eure Prüferin angemerkt hat. Ein spezialisierter Partner kostet zwar eine geringe Gebühr, nimmt dem Arbeitgeber aber das Risiko, bei einer Prüfung alleine dazustehen oder stundenlange Recherchen bezahlen zu müssen.
Sachbezüge und Gutscheine sind – richtig umgesetzt – ein hervorragendes und wertschätzendes Instrument zur Gehaltsoptimierung!
Viele Grüße
Manuel Fechner
