Aus unserer Perspektive als Anbieter gewinnen solche Systeme eher an Attraktivität – das sehen wir ganz konkret daran, dass unser Kundenstamm stetig wächst. Wie auch andere hier schon erwähnt haben, ist es durchaus sinnvoll, sich einen spezialisierten Anbieter zu suchen. Nach meiner Erfahrung ist es dabei besonders wichtig, einen persönlichen Ansprechpartner zu haben und vorab zu klären, wie die konkrete Unterstützung im Falle einer Betriebsprüfung aussieht. Gerade weil die Lohnnebenkosten in Deutschland vergleichsweise hoch sind, ist es nur folgerichtig, die Möglichkeiten, die das Einkommensteuergesetz für steuerbegünstigte Leistungen bietet, voll auszuschöpfen.   ... Mehr anzeigen

Guten Morgen,    für mich ging es um die Frage, warum sich Sachbezüge nach §37b mehr Lohnen als ein normales Gehalt zu zahlen. In vielen fällen ist dies so, auch wenn die prozentuale Lohnsteuerbelastung geringer als die pauschale Steuer ist. Dies wollte ich mit dem Beispiel verdeutlichen.  Das diese Rechnung durch private Umstände wie außergewöhnlich hohe Belastungen oder Spenden in der Einkommenssteuererklärung verfälscht werden kann ist richtig.  Als Arbeitgeber muss ich aber an irgendeinem Punkt ansetzen. Und hier ist für unsere Kunden immer die Lohnabrechnung Berechnungsgrundlage.  Viele Grüße Manuel Fechner ... Mehr anzeigen

Hallo, nein, Ihr habt das völlig richtig im Kopf und absolut korrekt gerechnet! Es ist kein Denkfehler, sondern ein fixer systematischer Vorteil des § 37b Abs. 2 EStG gegenüber einer regulären Gehaltserhöhung oder Bar-Nettolohnvereinbarung. Als Dienstleister im Bereich Mitarbeiter-Benefits führen wir genau solche Vergleichsberechnungen für unsere Kunden sehr häufig durch – insbesondere wenn die Sachbezüge über Sachbezugskarten gewährt werden. Dass dieser Weg in der Praxis so extrem attraktiv ist, lässt sich anhand einer Beispielrechnung für 500 € Netto-Mehrwert sehr einfach nachvollziehen: Praxis-Vergleich: 1.000 € Brutto-Gehaltserhöhung vs. Sachbezugskarte (§ 37b EStG) Weg A: Klassische Brutto-Gehaltserhöhung (1.000 € Brutto) Netto für MA: Von 1.000 € Brutto verbleiben nach Steuer- und SV-Abzügen (ca. 50 %) ca. 500 € Netto im Geldbeutel. Arbeitgeber-Kosten: 1.000 € Brutto zzgl. ca. 20 % AG-SV (200 €). Gesamtkosten Arbeitgeber: ca. 1.200 € (für 500 € Netto beim MA). Weg B: Sachbezugskarte via § 37b EStG (625 € Aufladung für 500 € Netto-Effekt) Ladebetrag Karte: 625 € Abzug AN-Sozialversicherung (ca. 20 % über Lohnabrechnung): –125 € Netto-Mehrwert für MA: exakt 500 € Pauschalsteuer AG (30 % zzgl. SolZ/KiSt ca. 31,65 % auf 625 €): ca. 198 € AG-Sozialversicherung (ca. 20 % auf 625 €): ca. 125 € Gesamtkosten Arbeitgeber: 625 € + 198 € + 125 € = ca. 948 € Ergebnis: Der Mitarbeiter hat in beiden Fällen exakt 500 € echten Netto-Vorteil. Der Arbeitgeber spart über die Sachbezugskarte jedoch über 250 € pro Fall im Vergleich zur klassischen Gehaltserhöhung. In unserem Arbeitsalltag heißt das Beispielhaft oft: Unser Mitarbeiter X soll 300 Euro mehr Netto bekommen. Bitte rechnet die bestmögliche Kombination aus. In solchen fällen kommt der Sachbezug nach §37b sehr oft zum Einsatz. Viele Grüße Manuel Fechner  ... Mehr anzeigen

Hallo Dennis, das Thema, das eure SV-Prüferin anspricht, ist tatsächlich eine der häufigsten Stolperfallen bei „selbst gekauften“ Gutscheinen direkt im Einzelhandel. Seit den Verschärfungen beim Sachbezug (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG) muss eine Barauszahlung rechtlich und technisch zwingend und lückenlos ausgeschlossen sein. Prüfer schauen bei Direktkäufen (wie EDEKA- oder Tankkarten) extrem genau hin, weil Einzelhändler ihre AGB jederzeit ändern können und der Arbeitgeber in der Nachweispflicht steht. Eine gepflegte Übersicht oder Vergleichsseite für Händler-AGB gibt es leider nicht – eben weil sich AGB ständig ändern. Ich bin selbst Geschäftsführer einer Firma, die Produkte im Bereich Sachbezüge (u. a. digitale Essenszuschüsse und Sachbezugskarten) entwickelt und anbietet. Wir haben in den letzten Jahren viele Lohnsteuer- und SV-Prüfungen unserer Kunden begleitet, und es gab in keinem einzigen Fall Beanstandungen, die zu einer Nachzahlung geführt hat. Das System funktioniert extrem gut, wenn man als Kanzlei oder Arbeitgeber ein paar Grundregeln beachtet: Spezialisierte Anbieter nutzen: Wenn Sachbezüge über spezialisierte Anbieter oder Karten-Systeme bezogen werden, ist der Barauszahlungsausschluss vertraglich und technisch (nach ZAG) garantiert. Der Prüfer bewertet dann die AGB des Anbieters – der Arbeitgeber muss nicht die AGB von EDEKA, Rewe & Co. überwachen. Unterstützung im Prüfungsfall: Nutzt Anbieter, die einen festen Ansprechpartner bieten und das eingesetzte Produkt im Ernstfall direkt gegenüber dem Finanzamt oder der SV verteidigen. Anrufungsauskunft einholen: Vorher eine Anrufungsauskunft (§ 42e EStG) einholen. Das muss nicht teuer sein – wir stellen unseren Kunden dafür beispielsweise fertige Vordrucke zur Verfügung. Das spart der Kanzlei Einarbeitungszeit und dem Mandanten zusätzliche Auskunftskosten. Automatisierung für HR und Payroll: Der Prozess (Aufladung, Nachweise, DATEV-Export) sollte weitestgehend automatisiert laufen, damit die gesparten Abgaben nicht durch manuellen Verwaltungsaufwand aufgefressen werden. Fazit für euer Mandantenmerkblatt: Beim Direktkauf von Händlergutscheinen spart man sich auf den ersten Blick eine kleine Softwaregebühr, kauft sich aber genau das Risiko ein, das eure Prüferin angemerkt hat. Ein spezialisierter Partner kostet zwar eine geringe Gebühr, nimmt dem Arbeitgeber aber das Risiko, bei einer Prüfung alleine dazustehen oder stundenlange Recherchen bezahlen zu müssen. Sachbezüge und Gutscheine sind – richtig umgesetzt – ein hervorragendes und wertschätzendes Instrument zur Gehaltsoptimierung! Viele Grüße Manuel Fechner ... Mehr anzeigen

Hallo lpapp, vielen Dank für die gründliche Differenzierung und das Heraussuchen der BMF-Zitate. Sie sprechen hier einen wichtigen Punkt an: Beim reinen Wortlaut der 15er-Vereinfachungsregelung (Auszahlung ohne jeglichen Nachweis von Anwesenheiten, Urlaubs- oder Krankheitstagen) gibt das BMF tatsächlich eine starre Obergrenze von maximal 15 Zuschüssen im Kalendermonat vor. Eine automatische Skalierung dieser Pauschale im Gesetzestext gibt es nicht. Dass in der Praxis bei einer 6-Tage-Woche dennoch mehr als 15 Zuschüsse (z. B. 17 oder 18) gewährt werden können, beruht auf zwei konkreten Wegen: 1. Die arbeitstägliche Abrechnung nach tatsächlichen Arbeitstagen (Einzelnachweis) Rechtsgrundlage: R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a Satz 1 LStR i. V. m. § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG. Anwendung: Führt der Betrieb Nachweise über die tatsächliche Anwesenheit (z. B. Dienstpläne, Zeiterfassung oder digitaler Beleg-Scan mit Datumstrennungs-Logik), gilt die 15er-Deckelung der Pauschale nicht. Ergebnis: Arbeitet eine Kraft in einer 6-Tage-Woche an 17 Tagen im Monat, stehen ihr nach Satz 1 LStR exakt 17 Zuschüsse steuerbegünstigt zu. 2. Einzelne Anrufungsauskünfte (§ 42e EStG) zur Pauschal-Skalierung Es gibt Betriebe mit 6-Tage-Woche, die für ihre spezifische Lohnkonstellation eine Auskunft beim zuständigen Finanzamt eingeholt haben, um die Pauschale auf 18 Tage hochzurechnen. Wichtiger Hinweis dazu: Als Software- und Systemanbieter erbringen wir selbst keine Steuerberatung und dürfen dies auch rechtlich nicht. Positiv erteilte Anrufungsauskünfte von Finanzämtern sind Eigentum der jeweiligen Mandanten und ihrer Steuerberater. Aus Gründen des Datenschutz- und Geheimhaltungsschutzes teilen wir solche mandanteneigenen Dokumente nicht öffentlich. Für vorsichtige Mandanten, die bei einer 6-Tage-Woche rein auf Pauschalbasis (ohne Arbeitstag-Erfassung) arbeiten wollen, empfehlen wir daher stets, eine eigene formlose Anrufungsauskunft über die Kanzlei beim Betriebsstätten-Finanzamt einzuholen. Alternativ bieten wir unseren Kunden an, dass wir Ihnen die Textblöcke für eine solche Anfrage zur Verfügung stellen, um diese selber durchzuführen.  ... Mehr anzeigen

  Hallo lpapp, die Logik der Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a LStR) ist hier mathematisch und rechtlich eindeutig an die Arbeitstage gekoppelt: 1. Die Pauschalregelung (Skalierung der 15er-Grenze): Die 15er-Regelung basiert auf einer Standard-5-Tage-Woche (abzüglich Urlaub/Krankheit). Arbeitet ein Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag an 3 Tagen in der Woche, reduziert sich der Wert proportional auf 9 Gutscheine. Im Gegenzug erhöht sich dieser Wert bei einer vereinbarten 6-Tage-Woche spiegelbildlich auf 18 Gutscheine pro Monat. Wer für vorsichtige Mandanten 100%ige Gewissheit möchte, kann dies über eine formlose Anrufungsauskunft (§ 42e EStG) beim Finanzamt bestätigen lassen. 2. Der tatsächliche Einzelnachweis (ohne Pauschalierung): Unabhängig von der 15er-Pauschale gilt nach § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG i. V. m. R 8.1 Abs. 7 LStR: 1 Zuschuss pro tatsächlich geleistetem Arbeitstag. Genau hier spielen digitale Systeme (gemäß BMF-Schreiben vom 18.01.2019, BStBl I S. 66) ihre Stärke aus: Da digitale Belege ohnehin monatlich nachgelagert und mit exaktem Datumsbezug abgerechnet werden, kann der Arbeitgeber bei Führung eines Anwesenheitsnachweises problemlos die tatsächlichen Arbeitstage ansetzen. Arbeitet eine Reinigungskraft im August an 26 Tagen (Mo–Sa), dürfen ihr für diesen Monat auch exakt 26 Zuschüsse steuerbegünstigt erstattet werden. Wir sagen unseren Kunden deshalb immer: Fotografiert/Sendet uns jeden Beleg den ihr habt. Viele Grüße Manuel Fechner                       ... Mehr anzeigen

Guten Tag,    es dürfen auch weiterhin 7,50 Euro genutzt werden, sofern der pauschale und der steuerfreie Teil richtig aufgeteilt werden.  17 Stück könnte ggf. bei einer 6 Tage Woche durchaus möglich sein (z.B. Reinigungskraft vormittags) Viele Grüße Manuel Fechner ... Mehr anzeigen

Hallo,    besteht das Problem immer noch?  Ich gebe mich mal als Anbieter solcher Produkte zu erkennen (mealscan.de) und wir haben diverse Firmen, die auch eine Umwandlung von Essensgutscheinen analoger oder in digitaler Form durchführen.  Es gilt bei diesem Benefit nach wie vor, dass dieser nicht zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden muss. Viele Grüße Manuel Fechner mealscan.de ... Mehr anzeigen

Hallo, ich gebe mich hier direkt als Anbieter solcher Systeme zu erkennen (mealscan.de) 😉 Gleich vorweg zur Entwarnung: Die Vorgehensweise des Dienstleisters über die Bewegungsdaten im aktuellen Monat ist in DATEV und steuerrechtlich absolut korrekt! Sie müssen dafür keine Nachberechnung durchführen. Hier die Auflösung für die Praxis: 1. Warum „Bewegungsdaten im aktuellen Monat“ statt „Nachberechnung“? Bei digitalen Essenszuschüssen gilt lohnsteuerrechtlich das Zuflussprinzip (§ 11 EStG). Der geldwerte Vorteil bzw. die Erstattung fließt dem Arbeitnehmer erst mit der Gehaltsauszahlung des Folgemonats zu (Auszahlung im Juli). Da der Zufluss erst im Juli stattfindet, gehört der Betrag rechtlich und abrechnungstechnisch in die Bewegungsdaten des laufenden Monats (Juli) – auch wenn die eingereichten Kassenbons aus dem Juni stammen. Eine Nachberechnung für den Juni ist somit nicht erforderlich. 2. Wie berechne ich den Anfangsmonat (Start im Juni)? Im Juni (Startmonat): Es wird gar nichts für den Essenszuschuss auf der Lohnabrechnung gebucht (keine Schätzung, keine Vorab-Versteuerung). Im Juli (Folgemonat): Sie lesen erstmals die ASCII-Datei für die Juni-Belege ein. Die Beträge werden ganz normal mit der Juli-Lohnabrechnung verarbeitet und ausgezahlt. Ergebnis: Der Prozess läuft ab Tag 1 einfach dauerhaft um einen Monat versetzt. Der Unterschied zwischen Papier & Digital in der Praxis: Papiergutscheine: Hier steht der auszugebende Betrag (z. B. der Pauschalsatz für 15 Tage) von vornherein fest. Deshalb werden sie direkt im laufenden Monat gebucht, für den sie auch bestimmt sind (selbst wenn wir sie per Post direkt zum Mitarbeiter nach Hause schicken). Digitale Belege: Da Mitarbeiter bis zum 30./31. des Monats Kassenbons einreichen können, steht die finale Erstattungssumme erst nach Monatsende fest. Die Abrechnung erfolgt daher naturgemäß erst im Folgemonat. Ich hoffe, das bringt die gewünschte Klarheit für die Abrechnung! Viele Grüße Manuel Fechner mealscan.de   ... Mehr anzeigen