Abkündigung Personal add on

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Welche Personalakte? Die "alte" gibt es nicht mehr und die Belege der "neuen" liegen in DATEV Personal.

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Genau da liegt ja das Problem.

Was passiert mit den Belegen in der neuen Personalakte unter Datev Personal wenn das PersonalAddon abgestellt wird und der Mandant die vollwertige DUo-Version nicht will, da zu teuer und kein Mehrwert, z.B. Selbstbucher auf Fremdsoftware

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@NaJu2008  schrieb:

Was passiert mit den Belegen in der neuen Personalakte unter Datev Personal wenn das PersonalAddon abgestellt wird und der Mandant die vollwertige DUo-Version nicht will, da zu teuer und kein Mehrwert,

Wenn die Personalakt weiter genutzt werden soll, müssen Sie Datev Personal nutzen, da die Personalakte auch hinter die "Oberanwendung" Datev  Personal verschwindet.

Im Übrigen werden sich alle Mandanten um die Belegführung Gedanken machen müssen, da zukünftig auch alle Belege in der Lohnbuchhaltung digital für eine Sozialversicherungsprüfung benötigt werden.

Wir denken darüber nach, dass wir Datev Personal als zusätzlichen Berechnungspunkt aufnehmen, mit dem Argument der Belegübermittlung an die Rentenversicherung in nicht all zu ferner Zukunft. Im Übrigen ist der digitale Beleg (auch) in der Lohnbuchhaltung (leider?!) die Zukunft. Also irgendeinem Softwareanbieter wird man vermutlich für digitale Belege immer Geld geben, damit es funktioniert. Da werden wir uns alle wohl daran gewöhnen müssen, ob wir wollen oder nicht.

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Im Übrigen werden sich alle Mandanten um die Belegführung Gedanken machen müssen, da zukünftig auch alle Belege in der Lohnbuchhaltung digital für eine Sozialversicherungsprüfung benötigt werden...

Im Übrigen ist der digitale Beleg (auch) in der Lohnbuchhaltung (leider?!) die Zukunft...

Da bin ich mit der Meinung bei Ihnen. Aber auf Grund der aktuellen Entwicklung, gehen bei mir die Gedanken für nur Lohnmandanten in Richtung "kleiner" Drittanbieterlösung. Die Stamm- und Bewegungsdaten können importiert werden und die Lohnauswertungen (Brutto-Netto) wandern ins Vorsystem zurück.

So liegt die Verantwortung und die Unterlagen beim Mandanten selber.

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Die Pflicht für digitale Belege im Lohn gilt ja erst ab 01.01.2027. Da haben wir ja erstmal noch etwas Zeit, auch wenn das Jahr manchmal schneller rum als gedacht.

Wir vertreten auch viele Kleinvereine. Diese haben mitunter nur ein bis zwei Angestellte und die Buchhaltungwird in Excellisten oder so gemacht. Da ist uns das doch etwas heftig monatlich zusätzlich noch 15 Euro für DUo abzurechnen.

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Ok, auch nach zwei Wochen Urlaub tobt das Thema immer noch und DATEV hat - außer heißer Luft und alten Argumenten - dem nichts hinzuzufügen.

Ich schrieb es schon mal: Wir werden diesen ganzen Weg nicht mitgehen. Ok, stört die DATEV auch nicht, sind ja monatlich nur 2.000 Abrechnungen. Wenn der DATEV 13.000 Nutzer schon zu wenig sind, dann sind wir denen natürlich eh komplett egal.

Aber solange die Abrechnung noch über DATEV läuft - separat, eigenständig und zu einem vernünftigen Preis - solange werden die Abrechnungen noch über DATEV erstellt. Die komplette Vor- und Nachbearbeitung werden wir über andere Anbieter (mit jetzt schon funktionierenden Lösungen) implementieren. Und ernsthaft kann man für das Geld, was DATEV für seine zusammengestückelten Lösungen (die in irgendeiner fernen Zukunft vielleicht mal eine ganz tolle Lösung sein mag) aufruft, locker auch eine Fremdlösung implementieren. Den Umstellungsaufwand haben wir eh, und dann denken wir lieber größer. Die von mir derzeit präferierte Lösung hat zudem noch die Option, auch die Lohnabrechnung selbst darüber zu erstellen, wenn man denn will (nee, ist auf jeden Fall NICHT Personio!).

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Hallo liebe Community,

ich verfolge das Thema nun schon seit einigen Wochen, da wir begonnen haben, alle Personalakten zu digitalisieren.

Jetzt stehen wir vor demselben Problem, das hier schon mehrfach beschrieben wurde:
Wie digitalisiert man einen Lohnmandanten mit nur wenigen Arbeitnehmern, ohne dafür DATEV Unternehmen online bestellen zu müssen?

So wie ich es verstanden habe, wird DATEV an dieser Entscheidung festhalten und kein alternatives Produkt auf den Markt bringen.
Daher die Frage in die Runde: Gibt es Fremdprogramme oder andere Lösungen, die ihr bereits erfolgreich im Einsatz habt?

Natürlich ist es nicht optimal, mit mehreren Systemen parallel zu arbeiten, aber DATEV lässt einem hier ja kaum eine andere Wahl. Den Mandanten ein Unternehmen-online-Paket „aufzudrängen“, nur damit wir als Steuerkanzlei die Personalakten digital verwalten können, wird in den meisten Fällen kaum auf Akzeptanz stoßen. (Klar, es gibt auch Mandanten, die bereit sind, das zu zahlen – aber aus meiner Sicht ist das weder kosteneffizient noch optimal gelöst.)

Ich würde mich sehr über eure Erfahrungswerte und Tipps freuen!

Viele Grüße

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Hallo,

ohne jetzt unbedingt für die Datev sprechen zu wollen, Digitalisierung kostet (leider) halt auch Geld.

Die Datev hätte auch einfach eine Grundpauschale für Datev Personal in Höhe der Pauschale fgür DUO erheben können. Dann wäre jetzt der Aufschrei ganz groß, alle Mandanten mit DUO müssten auch noch eine Pauschale für Datev Personal bezahlen. 

Ich habe mich jetzt eher dazu entschieden, die Pauschale als Pauschale für Datev Personal zu "verkaufen". So unüblich ist es ja auch nicht in der Onlinewelt, Grundpauschale plus Aufgeld für Anzahl der Nutzer.

Spannend wären Alternativen trotzdem und ein gewisser Unmut, insbesondere bei Mandanten, die nur Auswertungen Personalwirtschaft nutzen, bleibt trotzdem.

Viele Grüße

Thomas Reich

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@t_r_  schrieb:

Hallo,

ohne jetzt unbedingt für die Datev sprechen zu wollen, Digitalisierung kostet (leider) halt auch Geld.

...Mandanten mit DUO müssten auch noch eine Pauschale für Datev Personal bezahlen. 

Ich habe mich jetzt eher dazu entschieden, die Pauschale als Pauschale für Datev Personal zu "verkaufen". 

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Hallo, ich gebe Ihnen hier völlig recht und ich verstehe manches Mal auch nicht, warum man sich stets lauthals beschwert, wenn man ein neues Instrument an die Hand bekommt, welches die Arbeitsabläufe effizienter und damit günstiger macht.

So lange das Instrument funktioniert und auch wirklich ent- statt belastet.

Der stetige und fast schon chronische Digitalsierungswillen in meiner Person hat meine Effizienz enorm gesteigert, sodaß wir mit deutlich niedrigeren Personalkosten deutliche höhere Umsätze fahren können und die Umsatzrentabilität auf 67% (2024) gesteigert werden konnte.

Ich habe hier wirklich keinen Drang, alles eins-zu-eins weiterzuberechnen, weil sich dieser geringe Mehraufwand in den letzten Jahren mehr als nur ammortisiert, ja rentiert und richtig profitabel geworden ist.

In der Buchführung haben wir stellenweise Zeitersparnisse von über 75%; selbstredend sind die Vergütung natürlich moderat, aber nicht im selben Verhältnis gefallen; die Digitalisierung selbst kostet auch Zeit, die bezahlt sein will.

Zudem goutiert der Mandant auf seiner Seite freiwerdende Verwaltungskapazitäten und damit einen Zugwinn an operativer Arbeitszeit.

Ich persönlich empfände es für mich mindestens etwas fragwürdig, wenn ich hier noch so kleine Popelbeträge als Auslagen berechnen würde...

Im Übrigen hatten wir das Thema hier andernorts bereits, dass der Steuerberater in seinen Rechnungen nur das berechnen darf, was die StbVV hergibt.

Würde er "Programme und Anwendungen" berechnen, was eine gewerbliche Betätigung wäre, wäre dies für seine freiberuflichen Einkünfte schädlich und zudem verstößt er gegen § 57 Abs. 4 Nr. 1 StBerG.

Der Mandant möchte auch nicht von DATEV eine Rechnung, sondern vom Steuerberater womit ich keine einziges MigMag mehr betreibe und alles wieder in den Leistungsverbund genommen habe (mit der Aussage polarisiere ich). Sämtliche Aufwendungen, Auslagen, Programmnutzungen etc. ist bei mir "all-inklusive" und das bringt nicht wenig positive Rückmeldungen, wenngleich natürlich alles gut einkalkuliert ist und wenn dann noch effizient gearbeitet wird, ist die Rechnung niedriger und die "Handelsspanne" höher, als beim Vorberater . . .

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Ich wollte mich mit meinem Beitrag gar nicht beschweren, sondern einfach Erfahrungen und mögliche Alternativen sammeln. Wir nutzen DATEV Personal ja bereits und suchen nun nach einer guten Lösung, wie man kleinere "nur Lohn-Mandanten" künftig sinnvoll digital abbilden kann.

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@Kostinho86  schrieb:

Ich wollte mich mit meinem Beitrag gar nicht beschweren, sondern einfach Erfahrungen und mögliche Alternativen sammeln. 

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Ich wollte Sie auch nicht persönlich damit ansprechen, sondern einfach generell wieder einmal diesen Blickwinkel ins Spiel bringen.

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Wir arbeiten mit ASP und da ist die Nutzung von Fremdsoftware nicht so ohne weiteres möglich.

Man sollte auch die Schnittstellen unbedingt im Auge behalten.

Datev Personal hat nun mal die direkte Verknüpfung zum Lohnprogramm und auch die Ablage über die Personalakte.

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Wir nutzen auch asp.

Im Bereich der Zeiterfassung haben wir hier keine Probleme, da kriegen wir entsprechende Importdateien vom Mandanten.

Im Bereich der Reisekosten können wir die Importdateien online browserbasiert aus dem Programm runterladen.

Ähnliche Möglichkeiten wird es sicher auch bei diversen Anbietern geben, die die Auswertungen aufnehmen können.

Am Ende müssen wir ja mit dem Mandantenprogramm nicht arbeiten, sondern nur effizient die Daten austauschen können.

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@NaJu2008  schrieb:

Wir arbeiten mit ASP und da ist die Nutzung von Fremdsoftware nicht so ohne weiteres möglich.

Man sollte auch die Schnittstellen unbedingt im Auge behalten.

Datev Personal hat nun mal die direkte Verknüpfung zum Lohnprogramm und auch die Ablage über die Personalakte.

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Same here. Und im Hinblick auf die Digitale Betriebsprüfung, welche die Digitalen Personalakten einschließen wird, ist es besser, alles "aus einer Hand" übermitteln zu können, als sich darauf zu verlassen, dass eine Drittanbieterlösung sich harmonisch in den Ablauf einfügt.

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@ulli_preuss  schrieb:

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Und im Hinblick auf die Digitale Betriebsprüfung, welche die Digitalen Personalakten einschließen wird, ist es besser, alles "aus einer Hand" übermitteln zu können, als sich darauf zu verlassen, dass eine Drittanbieterlösung sich harmonisch in den Ablauf einfügt.

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An dem Punkt bin ich voll bei Ihnen. Allerdings - gerade bei größeren Mandaten - wird die Datev "Personalakte" immer nur die zweite Lösung seien können. Eine echte Personalakte darüber abzubilden, erscheint mir zumindest nach aktuellen Stand und Händling der Personalakte eher abenteuerlich.

Ich habe mich erst gestern in der Angelegenheit ausgetauscht und dabei die Datev Personalakte als zusätzliche Prüferlösung avisiert, da auch hier der Mandant einiges kritisierte, was er für eine echte Akte bräuchte. Zumindest nach der derzeitigen Preisgestaltung könnte man damit auch leben, denke ich.

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@NaJu2008  schrieb:

Wir arbeiten mit ASP und da ist die Nutzung von Fremdsoftware nicht so ohne weiteres möglich.

Man sollte auch die Schnittstellen unbedingt im Auge behalten.

Datev Personal hat nun mal die direkte Verknüpfung zum Lohnprogramm und auch die Ablage über die Personalakte.

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Bin jetzt ein wenig überrascht, denn ich präferiere ausdrücklich nicht Fremdsoftware, wenn ich dies irgendo missverständlich zum Ausdruck brachte, sondern Lösungen, die im DATEV-Umfeld implementiert sind; nur nutze ich diese nicht, wenn die vorgegebene Nutzung dysfunktional ist und erstelle workarounds.

Ich bin absolut ein Freund von "alles-aus-einer-Hand".

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@t_r_  schrieb:

An dem Punkt bin ich voll bei Ihnen. Allerdings - gerade bei größeren Mandaten - wird die Datev "Personalakte" immer nur die zweite Lösung seien können. Eine echte Personalakte darüber abzubilden, erscheint mir zumindest nach aktuellen Stand und Händling der Personalakte eher abenteuerlich.

Dass die "neue" digitale Personalakte auch nicht der große Wurf ist, ist vollkommen klar. Alleine die nachträgliche Belegbearbeitung (Jahreszahl vertippt, zurück in den Posteingang, dort Änderungen vornehmen, wieder zuordnen) treibt mir bei dem Gedanken, Dokumente nachträglich als "prüfungsrelevant" zu klassifizieren, den Schweiß auf die Stirn.

Das war in der "alten" Personalakte super gelöst. Sofern man mit den DATEV Standardkategorien (wenn sie denn nach der Umstellung vorhanden waren) und eigenen Standardbezeichnungen arbeitet, kann man zumindestens so etwas wie ein "Personal"-DMS erahnen. 

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Mag sein. Dafür war die alte Personalakte aber weniger benutzerfreundlich/übersichtlich auf Mandantenseite.

Jetzt hat der Mandant wenigstens auch ein Instrument in dem er recht schnell Personalbelege finden kann

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Ich spreche von der Onpremise-Personalakte, also dem Produkt für Kanzleien. 

Über die Cloud-Lösung will ich mich überhaupt nicht aufregen auslassen.

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Ich stehe jetzt genau vor diesem Problem. Der Mandant möchte DUO nicht mehr nutzen und hat dieses gekündigt. Wir haben allerdings alle Personalbelege über die Personalakte laufen. Da nun keine Bestellung von Add on mehr möglich ist, haben wir nur den Weg alles wieder in Papier abzuhandeln, wenn ich das richtig verstanden habe? Belege online reicht ja nicht, da dort die Belege von Personal nicht mehr liegen. 

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Man kann sich alles  was in der Personalakte liegt ja ins DMS holen (haben ja sonst nichts besseres zu tun). Dort liegen die Unterlagen dann digital und nicht mehr datenschutzkonform.

Statt Papier kann Ihnen ja der Mandant zukünftig alles per Mail schicken. Erfahrungsgemäß kommt das dann häufig unverschlüsselt.

Die kostenintensivere Variante ist halt, Datev Personal auf Kanzleikosten weiter zu betreiben 

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@NaJu2008  schrieb:

Man kann sich alles  was in der Personalakte liegt ja ins DMS holen (haben ja sonst nichts besseres zu tun). Dort liegen die Unterlagen dann digital und nicht mehr datenschutzkonform.

....

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...Warum nicht mehr datenschutzkonform? Genau das sind ja die Vorzuge des DMS. Oder?

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Schon mal mit eurem Datenschutzbeauftragten bzw. der Kanzleileitung darüber gesprochen was passiert, wenn ein Arbeitnehmer bei einem Mandanten ausscheidet und anschließend gern wissen möchten welche Daten von ihm noch (rechtswidrig) vorgehalten werden?

Ich habe von einem Fall gehört, dass genau diese Anfrage von einem Arbeitnehmer (vertreten durch einen Rechtsanwalt) gestellt wurde.

Im Ergebnis haben drei Mitarbeiter insgesamt zwei Wochen (so genau weiß ich es nicht mehr) das DMS nach allen Unterlagen (Krankenscheine, Personalfragebögen...) zu diesem Arbeitnehmer durchsucht und am Ende gab es dann noch eine Strafe wegen Datenschutzverstoß in fünfstelliger Höhe.

Sofern Datev dann also auch ein Löschkonzept für die Personalakte auf die Beine stellt, können dann ganz einfach alle persönlichen Daten für einen Arbeitnehmer, da ja direkte Zuordnung erfolgt, gelöscht werden sofern hierfür keine Speicherung mehr erlaubt ist.

Die Datev-Mitarbeiter aus dem Fachbereich Personalwirtschaft betonnen auch immer wieder, dass Lohndokumente nicht ins DMS gehören.

Aber ja, Datev schneidet sich da irgendwie ins eigene Fleisch, da es kanzleiseitig keine wirkliche Alternativen zum DMS gibt außer die Personalakte über Unternehmen online. Vor der Personalakte gab es schließlich auch nur DMS und da schlummern mehr als genug Altbestände von ausgeschiedenen Mitarbeitern

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Es ist doch nicht die Schuld eines Aktenschrankes oder von DMS, wenn man kein Löschkonzept umsetzt oder wenn man alles durcheinander hinein wirft und dadurch das Löschkonzept nicht umsetzen kann. 😉

Oder übersehe ich was?

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@NaJu2008  schrieb:

Die kostenintensivere Variante ist halt, Datev Personal auf Kanzleikosten weiter zu betreiben 

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Naja, höhere Kosten auf der einen, höherer Aufwand auf der anderen Seite. Beides sollte man dem Mandanten irgendwie in Rechnung stellen (können).

Wir haben im Sinne eines einheitlichen Vorgehens für alle Lohn-Mandanten Personal bestellt. Sei es nun für den Mandanten oder auf die Kanzlei. Aber wenn man immer erstmal nachschauen muss, wo die Unterlagen liegen, und dann auf unterschiedliche Weise suchen, ist das doch auch Murks.

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Eben, @rschoepe !

Um dann nach Jahren doch einzuknicken und zur Erkenntnis zu kommen, dass man es einfach schon früher hätte machen sollen....Allein das Rumdoktern an vermeintlich provisorischen Lösungen.....

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@NaJu2008  schrieb:

Schon mal mit eurem Datenschutzbeauftragten bzw. der Kanzleileitung darüber gesprochen was passiert, wenn ein Arbeitnehmer bei einem Mandanten ausscheidet und anschließend gern wissen möchten welche Daten von ihm noch (rechtswidrig) vorgehalten werden?

Ich habe von einem Fall gehört, dass genau diese Anfrage von einem Arbeitnehmer (vertreten durch einen Rechtsanwalt) gestellt wurde.

Im Ergebnis haben drei Mitarbeiter insgesamt zwei Wochen (so genau weiß ich es nicht mehr) das DMS nach allen Unterlagen (Krankenscheine, Personalfragebögen...) zu diesem Arbeitnehmer durchsucht und am Ende gab es dann noch eine Strafe wegen Datenschutzverstoß in fünfstelliger Höhe.

Wurde so auch von einer KOB-Kollegin auf einem Workshop berichtet. Mandant und Kanzlei trennten sich leider nicht im Guten. Nach zirka vier Wochen kam das Schreiben vom RA auf Löschung nach DSGVO plus Nachweis.

Das will vermutlich keiner von uns. Das Schauspiel hat fast ein Jahr bis zum Abschluss gebraucht.

Wir haben für 2026 schon Beratung online Löschkonzept in Planung. Wir hatten das Glück, den Referenten erst auf dem KOB-Erfa vor Ort zu haben.

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@NaJu2008 

Hier rächt sich, wenn bei der Ablage im DMS kein Wert auf die richtige Verschlagwortung und/oder die Pflege des Ablage-Knigge gelegt wird/wurde. Auch wenn ich persönlich der Meinung bin, dass Personalunterlagen nicht ins DMS gehören, gibt es aber Situationen, in denen es nicht anders geht.  

Alleine schon der Ordner LOHN, ergänzt um Register, Arbeitnehmer (wenn möglich) und Stichworte, sollte für eine Vorsortierung helfen. Und natürlich in der Detailsuche nicht die Archive vergessen.

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Der Gedanke ist ja ganz gut, aber wenn der Mandant einem ne Mail mit zig verschiedenen Anhängen schickt und in einer Datei verschiedene Sachverhalte hinterlegt sind (Warum sollte man auch die Krankenscheine von fünf Arbeitnehmern trennen?) wird es schwierig.

Man kann jeden Anhang einzeln ablegen, aber spätestens die eigentliche Mail wird immer mit Anhängen abgelegt.

Und das Auftrennen einer Datei in mehrere einzelne ist möglich, aber eben auch aufwendig. Die Personalakte animiert da schon mehr auf eine entsprechende Trennung zu achten.

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@ulli_preuss  schrieb:

Auch wenn ich persönlich der Meinung bin, dass Personalunterlagen nicht ins DMS gehören, gibt es aber Situationen, in denen es nicht anders geht.  

Wohin sollen die Unterlagen den dann, wenn man keine digitale Personalakte hat? Papierordner?

Alleine schon der Ordner LOHN, ergänzt um Register, Arbeitnehmer (wenn möglich) und Stichworte, sollte für eine Vorsortierung helfen. Und natürlich in der Detailsuche nicht die Archive vergessen.

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Bei uns wird auch immer der Arbeitnehmer bezeichnet, wenn es Dokumente außerhalb von Vorgangsmappen zum Abrechnungsmonat gibt.

Heute kann ich dem Gedanken sehr gut folgen und sehe es mittlerweile auch so, dass zukünftig nur noch Dokumente in die Vorgangsmappe Lohn gehören, die Handakten- oder Organisationscharakter haben. Also weder klassische Personalaktenbelege noch prüfungsrelevante Unterlagen. Man braucht aber leider halt auch den entsprechenden digitalen Unterbau und muss zwischen Praktikabilität und anderen Kröten abwägen.

@andreashofmeister ; @rschoepe ; @ulli_preuss 

Ich würde aus den Aussagen lesen, dass bei euch alle Lohnmandanten in Datev Personal "müssen". Wie ist das bei euch umgsetzt oder geplant, mit Weiterberechnung und Mitarbeit der Mandanten?

An einer Vollumsetzung bin ich noch dran und muss die noch in der Kanzleileitung "unterbringen", wenn der Weg dorthin auch vorgezeichnet ist und ich merke, dass auch die Kanzleileitung keinen Weg sieht  der daran vorbeiführt.