@metalposaunist schrieb:Meine Grundidee war: Die DATEV DMS Übernahme kann grundsätzlich während des laufenden Betriebes passieren; erst wenn man auf DATEV DMS aktivieren drückt, ist das alte DMS classic Geschichte und das neue aktiv.
Dein Ernst, @metalposaunist? Zu dieser Konstellation oder auch "Idee" gibt es aber diverse Beiträge hier...
Im laufenden Betrieb? Mut zur Lücke....
@andreashofmeister schrieb:
Im laufenden Betrieb? Mut zur Lücke....
Wie soll es denn anders bei echten Großkanzleien gehen? 400.000 Dokumente sind nun nicht viel. Was ist, wenn SA und SO einfach die Zeit nicht ausreicht, um alle Daten von A nach B zu bekommen? 🤔 Oder wenn doch was passiert, was einfach mehr Zeit braucht?
Kann der Kanzlei als Dienstleister ja nicht sagen: Wann ist die Umstellung fertig? Morgen.
@metalposaunist Nimm's leicht. Wir reden über Datev.
Bei uns war es so, dass alles, was es im Vorfeld an Tests und anderen Dingen zu tun gab, auf grün stand. Danach hat es nur rund zwei Wochen (und tägliches Aufschalten) gedauert, bis wirklich umgestellt war. In dieser Zeit waren viele Dokumente weder im alten noch im neuen DMS im Zugriff.
Bei der Migration ist der Datev aufgefallen, dass wir doch tatsächlich DMS EMA Kunde waren und jetzt dürft ihr alle mal raten, welche Dokumente Schwierigkeiten gemacht haben. Riiichtiiig!! Nicht eine einzige E-Mail, die über EMA einsortiert wurde, war im neuen DMS im Zugriff. Was für eine Überraschung und wir waren natürlich wieder die ersten und einzigen, bei denen das Problem auftrat, obwohl alle Tests durchgelaufen sind.
Aber, was soll es? Normalerweise hat man, wenn man Geld ausgibt, einen Nutzen oder wenigstens Spaß. Beides trifft in diesem Fall nicht zu. 😞
Die Community ist an dieser Stelle wirklich hilfreich. Man merkt einfach, dass man nicht alleine ist.
@metalposaunist schrieb:Wie soll es denn anders bei echten Großkanzleien gehen? 400.000 Dokumente sind nun nicht viel. Was ist, wenn SA und SO einfach die Zeit nicht ausreicht, um alle Daten von A nach B zu bekommen? 🤔 Oder wenn doch was passiert, was einfach mehr Zeit braucht?
Die Datenübernahme darf ja ruhig längere Zeit dauern, man kann halt noch nicht scharfschalten. Also Fr-So Datenübernahme volle Lotte, no Viwas no Backup, no irgendwas.
Und wenn man in die Arbeitstage kommt, kann ja die Datenübernahme pausieren, damit in DMS Classic noch gearbeitet werden kann. Also Datenübernahme Abends/Nachts.
Was anschließend nochmal elend dauert ist die OCR.
@siro schrieb:
Die Datenübernahme darf ja ruhig längere Zeit dauern, man kann halt noch nicht scharfschalten. Also Fr-So Datenübernahme volle Lotte, no Viwas no Backup, no irgendwas.
Ja, so habe ich's jetzt auch gemacht 🤓. Nach 17 Uhr bis 22 Uhr darf die Übernahme passieren. Danach läuft die Datensicherung jeden Tag bis FR und SA und SO nochmal finalisieren bzw. kann ich dann SA/SO schon Punkt 4 Nacharbeiten noch erledigen, dass MO das neue DMS wirklich 🌶 ist.
Besser zu früh fertig als auf den letzten Drücker, wenn ich MO dann 160km zur Kanzlei fahren muss, um eventuelle Probleme lösen zu können. Und: 1 DATEV Installation habe ich noch außerhalb der WTS Umgebung. Die muss auch mit DATEV DMS versorgt werden.
Ist ja grausam.
Da war die Übernahme aus der alten DOKablage ins neue DATEV-DMS ja eine Klackssache.
Erledigt in 2018.
wir hatten damals 11-12.000 dokumente pro stunde (lt. log) mit einem „kleinen“ fileserver umgesetzt. dann konnte man, meine ich, etwa 10 (passive) Nutzer anmelden, die auch über nacht die ocr abgearbeitet haben.
mit vor- und nacharbeiten kann man das an einem we, je nach datenbestandsgrösse, durchziehen.
das geht eigentlich…
Nachtrag: 17 bis 22 Uhr geht nicht. DMS darf nirgendwo offen sein 😄. Also mal sehen, ob um 20 Uhr noch wer arbeitet ... eigentlich kann man das nur am Wochenende machen und im DATEVasp passiert das von 20 bis 6 Uhr morgens. Wie das gehen soll, wenn in einer größeren Kanzlei auch mal spät abends gearbeitet wird und der Assistent dann hängen bleibt und fragt: ja oder nein - keine Ahnung.
Auch das steht bestimmt irgendwo in den Info-DBs aber da bin ich wie @jjunker nun auch kein Freund von, wenn das alles immer so lang aus ausschweifend ist. Kurz und knackig alle Infos auf 1 Blick wäre cool. Naja, ich bleibe dran 😬.
Kurz und knackig?
Knacken tut es ja nun an allen Ecken, aber kurz würde bedeuten, dass man ein komplett ausgetestetes Migrationstool ausliefern würde.
Was meinst du, warum die Beschreibung immer länger wird? Mit jedem Fehler, der gemeldet wird, wird der Anwender vertröstet und die Beschreibung ergänzt. Damit nicht auffällt, was schon alles aufgetaucht ist, macht man nach fünf Seiten eine neue Dokumentennummer, auf die man dann verweist usw. usw.
Ich will ja nicht, dass ein falscher Eindruck entsteht, aber ich liebe es.
... also ich hätte 'Manschetten', mich in ein solches Abenteuer zu stürzen.
... nicht auszudenken, wenn irgendwann bei x% die Migration gegen die Wand fährt.
... ist denn dann der Rückzug in den 'sicheren Hafen' (des alten DMS') noch möglich ?
ja, klar, deswegen ist es eigentlich entspannt :-).
die nervigen nacharbeiten können dennoch hinterher hochkommen... aber idr nicht unbedingt wichtig...
@metalposaunist wie viel Vorbereitungszeit war bei euch eingeplant?
Unsere Umstellung soll im Oktober über die Bühne gehen. Ich wollte mich "eigentlich" erst ab September intensiver damit befassen.
Sollte ich das aus deiner Erfahrung heraus lieber vorziehen? 🤔
Hallo,
die Frage ging zwar nicht an mich, aber ich würde das September 2022 schieben. Dann besteht die Chance, dass alle Macken raus sind.
Die Source Codes für Saperion hat die Datev noch bis Frühjahr 2023. Es gibt also keinen Grund zur Eile. Einziges Problem könnte werden, dass Fehler im alten DMS nicht mehr behoben werden, weil man sich verstärkt auf die Fehlersuche und eventuell auch -behebung im neuen DMS kümmern muss.
@Gelöschter Nutzer
danke für den Tipp. Hatten wir tatsächlich drüber nachgedacht, soweit wie möglich nach hinten zu schieben. Dann kam das "aber".
Die DATEV stellt ja leider wenig technische Möglichkeiten für saubere Workflows zur Verfügung - also bastelt ja jede Kanzlei letztlich ihren eigenen Arbeitsablauf. Unsere eigenen Prozesse stehen gerade alle auf dem Prüfstand und sollen entsprechend hinterfragt und optimiert werden. Das macht aber gerade im Dokumentenmanagement keinen Sinn, wenn wir unsere Workflows und Abläufe auf "alte Technik" ausrichten. Daher der Wechsel noch in diesem Jahr. Dann wird man vielleicht den einen oder anderen Schmerz mehr erfahren, kann aber die interne Struktur gleich auf ein aktuelles Toolset aufzusetzen.
Ich habe noch einen kleinen Hinweis, wohin die digitale Reise der Datev gehen soll.
Die Frage, ob man nicht bei der Ablage von E-Mails einen Begriff aus dem Knigge vorbelegen könnte, wurde mir in diesem Thread DMS neu Ablage Knigge bei Mail - DATEV-Community - 222653
so beantwortet:
Hallo Herr Pfeiffer,
der Fokus bei DATEV DMS liegt auf einer manuellen, aber effektiven Ablage.
Wenn gewünscht können Sie das E-Mail-Datum als Dokumentdatum vorbelegen lassen.
Die Begriffe "manuell" und "effektiv" in einem Satz sind eine Ohrfeige für jeden, der in der Digitalisierung auch eine Chance zur Automatisierung sieht und nicht nur gescanntes Papier ablegen will. Die Entwicklung ist mehr als traurig und fraglich.
@nadimb Das ist ein Argument, aber vielleicht lassen sie sich dann doch einmal von der Datev zeigen, wie es dann wirklich läuft.
Momentan sind die Prospekte ziemlich weit von der Realität entfernt. Wie schon gesagt, Manuell und effektiv ist das Ziel der Datev. Da wird der Bürobote mit dem Rollwagen wieder attraktiv.
Der Thread ist tatsächlich an mir vorbeigerauscht. Aber ich gebe Ihnen absolut Recht. Das ist an Traurigkeit kaum zu überbieten.
Allerdings stellt sich daran die berechtigte Frage: was ist die Alternative?
Bis 2023 bei DMSclassic bleiben - aber dann?
Allem Anschein nach ist ja auch das DATEV-eigene DMS ein Rohrkrepierer. Vor allem, weil bis 2029 alles in die Cloud soll. Müsste der Theorie nach dann ja auch das Dokumentenmanagement betreffen.
Die Alternative?
Im Hinblick auf Integration in den Arbeitsplatz, Rechteverwaltung usw. gibt es die wohl eher nicht.
Alles in die Cloud?
Zur Zeit hat die Datev keine Cloud, soweit ich weiß. Bei ASP z.B. ist das heute Serverhousing. Jeder ASP Anwender hat seine eigene (virtuelle) Hardware. Das ist ziemlich weit weg von Cloud. Unternehmen online ist meines Wissens auch nichts anderes als das. Aber das könnte sich ja ändern.
Ich persönlich glaube nicht wirklich an die absolut zentrale Lösung. Ich bin seit 1980 in der IT und habe so ziemlich alle Entwicklungen mitgemacht. Vom Großrechner über Abteilungsrechner über Arbeitsplatzrechner zurück zum zentralen Datenpool bis hin zum zentralen Anwendungspool und dann den halben Weg wieder zurück.
Das ganze ist wie ein Vogelschwarm, der scheinbar unkontrolliert und ohne Absprache geschlossen die Richtung wechselt. Die Technik schreitet immer weiter voran und wer weiß, was 2029 aktuell ist.
Aber in einem gebe ich ihnen recht. Was immer der Stand der Technik sein wird, für die Datev wird es Zukunftsmusik sein.
Hallo,
vollkommen am Thema vorbei: Aber was definiert denn überhaupt "Cloud".
@Gelöschter Nutzer : Ihr Post suggeriert, dass eine Cloud-Anwendung nur als "Webapplication" existiert? Das wäre aber grundlegend falsch!
DATEVasp oder eine in der Kanzlei genutzte Terminalserverlösung ist technisch gesehen auch schon eine Cloud-Anwendung. Private Cloud eben.
Und Unternehmen online wäre von der Definition her auf jeden Fall eine Cloud-Anwendung.
Beste Grüße
Christian Ockenfels
@chrisocki Ja, das Thema kann man lange diskutieren. Ich definiere das zumindest mal so, dass eine Cloudlösung problemlos erweiterbar ist. Egal, ob private oder public.
Das ist der Terminalserver z.B. nicht. Es gibt z.B. keinen TS-Master, der seine Installation auf TS-Slaves spiegelt. Man muss jeden einzelnen Server der Farm separat installieren. Von MS gibt es da nichts und, soweit ich weiß, auch nichts von Drittanbietern.
Bei OpenStack stecke ich eine Maschine dazu, melde sie an der Verwaltung an und gebe ihr eine Rolle. Das war es.
Unternehmen online hat keinen gescheiten Lastenausgleich und stirbt meistens am 10. eines Monats.
Ich gebe ihnen recht, dass die Oberfläche egal ist. Ob Web oder irgendein anderer Client, spielt keine Rolle, aber was dahinter passiert ist entscheidend. Lastverteilung, Ausfallsicherheit usw. gehört auch irgendwie dazu.
@nadimb schrieb:
Allem Anschein nach ist ja auch das DATEV-eigene DMS ein Rohrkrepierer. Vor allem, weil bis 2029 alles in die Cloud soll. Müsste der Theorie nach dann ja auch das Dokumentenmanagement betreffen.
Die große, große Frage.....
Danke für Ihr/Dein Statement, @nadimb .
Leider gibt es dazu nix außer ner "Roadmap" oder wie immer man das nennen mag (habe den anderen Begriff schon wieder vergessen.....hieß es nicht sogar "Ausblick"...?)
Hi,
@Gelöschter Nutzer schrieb: Das ist der Terminalserver z.B. nicht. Es gibt z.B. keinen TS-Master, der seine Installation auf TS-Slaves spiegelt. Man muss jeden einzelnen Server der Farm separat installieren. Von MS gibt es da nichts und, soweit ich weiß, auch nichts von Drittanbietern.
Gibt es und wurde vor Jahren als erfolgreiches Projekt von Herrn Görner auf dem Admin-Webshop vorgestellt. Da ging es um Terminalserver in einer Citrixfarm. Deutlich mehr als nur 2-Maschinen.
@Gelöschter Nutzer schrieb: Unternehmen online hat keinen gescheiten Lastenausgleich und stirbt meistens am 10. eines Monats.
Das mag gefühlt so sein, ist es aber nicht.
Beste Grüße
Christian Ockenfels
@Gelöschter Nutzer ,
... Sie sprechen aus, was ich schon lange gedacht und nicht zu fragen gewagt habe ... 😄
... was mich aber in diesem Zusammenhang interessieren würde :
... sehen Sie bei einem der anderen großen Player im Unternehmenssoftware-Bereich (z.B. bei SAP) eine 'astreine' Cloud ?
... ich gehe mal davon aus, dass die direkten Datev-Konkurrenten (AGENDA, ADDISON, LEXWARE, ...) auch nicht in der Cloud-Liga spielen, oder täusche ich mich ?
@vogtsburger Ja, bei SAP sehe ich das. Die haben vor einigen Jahren ziemliche Probleme mit ihrer Lösung gehabt und dann ein komplettes Redesign der Software gemacht. Das läuft heute ziemlich stabil.
Bei den anderen kann ich das nicht genau sagen und es wäre eher raten als wissen. LexOffice, Buchhaltungsbutler usw. sind ja schon bekannt, aber mehr auch nicht.
Für mich ist eines der Hauptmerkmale einer Cloud, dass sie immer gleich verfügbar ist. Das heißt, das im Störungsfall ein anderes RZ die Aufgaben übernimmt und der Anwender gar nicht merkt, dass es Probleme gibt.
Das ist bei DUO m.E. nicht der Fall. Mal schnell, mal langsam, mal ganz weg. Dann gibt es hektisches Treiben und irgendwann ist es wieder verfügbar. Ständige Downtime für Wartung usw. Das sind dann meistens die Zeiten, an denen der Mandant seine Belege erfassen will.
@Gelöschter Nutzer schrieb:
Das ist bei DUO m.E. nicht der Fall. Mal schnell, mal langsam, mal ganz weg. Dann gibt es hektisches Treiben und irgendwann ist es wieder verfügbar. Ständige Downtime für Wartung usw. Das sind dann meistens die Zeiten, an denen der Mandant seine Belege erfassen will.
Eben! Trotz App (heute morgen, 15.6.2021) erst wieder!
Auch wenn es lt. Herrn @Peter_Krug eben "schon mal vorkommen kann". Letztendlich sind wir in den Kanzleien die Ansprechpartner der Mandanten, wenn morgen um 6.05 Uhr (so wie eben heute) "mal wieder" der DUO-Zugang "schwächelt".
Dank flexibler Arbeitszeiten und sommerlicher Temperaturen arbeiten da auch schon Mandanten mit DUO. Und das hängt dann.
Und den Groll der Mandanten holen wir uns dann auch ab. "Kann ja mal passieren", sagt @Peter_Krug .
Mal ja. Aber nicht zigmal im Monat.
Wenn ich das mal richtig verstanden habe, ähneln die Strukturen im DATEV RZ der Eigenorganisation.
Alte Strukturen und daraus resultierend schlecht skalierbar, - relativ - schlechte Ausfallsicherheit usw.
Mainframe hat mit "Cloud" wenig zu tun..
Ist man einmal nicht am Ball ⚽, muss man gleich ganze Romane 📚 nachlesen 😬. Aber eine schöne, sachliche und gute Diskussion!
@nadimb schrieb:
@metalposaunist wie viel Vorbereitungszeit war bei euch eingeplant?
Das kommt ganz drauf an, wie viele Ihr seid und ob ggf. noch welche im Urlaub sind und ob alle Mitarbeiter mitspielen. Bei uns in Attendorn reicht aber auch 1 Monat nicht aus, weil Du selbst vieles koordinieren musst, zusammen mit DATEV, wenn Du nicht alles zu 100% selber machen kannst (ACL Rechteübernahme in die BRV zum Beispiel) und dann wird das ganze Projekt wirklich anstrengend, weil auch DATEV nur alle x Tage eine Mail schreibt, mit Update 1 von 4 bis Update 4 von 4 und der Assistent dazu in Schritt 4 schreibt, was ich in Schritt 1 als Vorabinfo schon deutlich wertvoll empfand.
Also mit mal eben ist das nicht erledigt. Das Tool DMS Datenqualität will gepflegt sein und > 60.000 Dokumente so zu ändern, dass auch DATEV DMS der Index VM, VJ, Bearbeiter, Ablagerahmenplan, ... passt - Arbeit für **bleep**en, weil auch alles manuell. Muss man sich 1 Tag dransetzen und das aufräumen und dann wöchentlich auf dem Schirm haben. Habt Ihr auch eine Rechtsabteilung? Unsere hat wohl nicht nach DATEV DMS gearbeitet. Via Massenindexierung konnten wir das lösen (> 6.000 Dokumente) aber nun tauchen diese Dokumente im Tool Datenqualität auf, weil der Ablagerahmenplan nicht mehr stimmt 😫.
Es ändert sich einiges: Dokumente im alten DMS Korb werden gelöscht; bei uns waren noch etliche drin. Ich aus der IT kann nicht beurteilen, ob man die noch braucht oder nicht. Ergo: Rundmail mit Bitte, Bitte 🙏 Mitarbeiter. Ggf. muss man das noch final prüfen, weil eben nicht alle Mitarbeiter Mails der EDV für besonders wichtig erachten und auch mal konsequent ignorieren.
Wiedervorlagen am Dokument werden zu Aufgaben. Das müssen Mitarbeiter auch alle wissen. Dokumente mit Fristen ohne PFB gab es bei uns auch. Kann ich aus der IT auch nicht beurteilen, ob man die noch braucht oder nicht. Also muss auch das Sekretariat ran.
Zum Preis: In Attendorn hat man zugestimmt. In Iserlohn wird das neue DATEV DMS teurer. Du kannst Dir vorstellen, was zwischen DATEV KV und Kanzleipartnern jetzt abgeht. Ohne Preiszustimmung kann DATEV DMS nicht genutzt werden. Wir stellen in 07/2021 um; die Zustimmung fehlt bis heute ...
Dazu die Terminvergabe mit DATEV, wenn man sie braucht: suboptimal. Ich plane alles schön, weil Du ja auch den 10. im Blick haben musst 😉 und eine Übernahme mindestens übers Wochenende empfohlen ist, wenn wenig los. DATEV DMS darf niemand bei der Übernahme geöffnet haben. Dann kommt DATEV und sagt: Termine für die Übernahme der Rechte kann ich aber erst dann und dann anbieten. Ohne die Rechte übernommen zu haben, kann man das neue DMS zwar aktivieren aber dann hat jeder auf alles Zugriff. Also musst Du deine eigene Planung ggf. wieder über den Haufen werden. Die Mitarbeiter alle informieren: nein, doch nicht - alles anders.
Und, und, und ... also - das kann man alles schöner machen, wenn Dich jemand von DATEV wirklich an die Hand nimmt oder Du eben 689687867 Info-DBs liest.
In Attendorn hätte ich am MO, 21. Juni einen Termin zwecks Nacharbeiten. Aber Nacharbeiten sind vor der Aktivierung des neuen DMS zu erledigen. Also macht das MO wenig Sinn, wenn ich am SO auf den Knopf drücken will. Jetzt bin ich beim Termin morgen MI, weil sonst nichts frei war. Muss ich mir eben gut merken, wenn ich alles bis SO fertig haben will.
Aktueller Status in Attendorn:
Dazu gestern und ich habe an Sie @Gelöschter Nutzer gedacht: Das Tool meckerte immer noch: DATEV DMS sei offen. Es waren alle User abgemeldet. Danach habe ich den KOMMSRV neu gestartet, mit welchem ich die Übernahme mache. Danach geht das Umzugstool nicht mehr auf 😫. Fehlermeldung 1: der DMS classic Core Server sei nicht gestartet. Aha? Bei uns läuft alles 24/7 durch. DAP geöffnet > alle Dokumente da. Okay? Nochmal probiert: neue Fehlermeldung: es sind angeblich nicht alle DMS User synchronisiert. Hä? 😵 Irgendwann dann startete das Tool dann doch und ich bin aktuell Stand siehe Screenshot.
Ja, klar Mainframe hat mit Cloud gar nichts zu tun.
Ich wollte damit auch nur sagen, dass es die letzten 40 Jahre immer wieder Bewegungen zum Zentralisieren und Dezentralisieren gab.
Cloud ist dann das Synonym für zentralisieren
neustarten hilft fast immer 😁
Warum lassen SIe das Tool Nachts nicht laufen? Muss die Sicherung "Offline" erfolgen?
@Gelöschter Nutzer schrieb:
Warum lassen SIe das Tool Nachts nicht laufen? Muss die Sicherung "Offline" erfolgen?
Muss nicht aber so wie ich die VMware Umgebung dort kenne und das RAID10 und RAID6 (alles nicht von mir), wird das wohl mit der Datenübernahme und gleichzeitigem Snapshot eher sehr lahm werden oder es treten noch mehr Fehler auf, dass noch mehr Dokumente nicht übernommen werden konnten.
DATEV empfiehlt zwar die Übernahme nicht während einer Datensicherung aber auch bei DATEV läuft die Datenübernahme nachts und im Info-DB stand, dass DATEV im DATEVasp die Übernahme von 20 bis 6 Uhr macht. Nicht veränderbar 😜.