Hallo, mein erster Beitrag hier. Ich bin in erster Linie Administrator, betrachte die Dinge also eher von einem technischen Standpunkt aus. Ich wollte hier mal drei ganz grundsätzliche Punkte anbringen, da die Diskussion sich hier, wie ich finde, in vielen Kleinigkeiten verläuft. Details wie z.B. mehrere gleichwertige IBANs oder das man Rechnungen gar nicht mehr drucken und unterschreiben sollte wären mir auch wichtig, aber mir geht es eher um grundsätzliche Punkte.
1) Rechnungserstellung mit Musterdokumenteneditor / Microsoft Word (Marco)
Der Musterdokumenteneditor ist vermutlich an die 20 Jahre alt und das absolut gruseligste Stück DATEV-Software, das ich kennengelernt habe. Dieses Tool gehört in ein Museum (der Schmerzen), nicht in die Eigenorganisation. Es ist furchtbar zu bedienen, bietet kaum Funktionen und darüber hinaus gibt es zwei wichtige Negativ-Punkte:
- Es ist von Microsoft Word abhängig und
- es bietet Möglichkeiten der Manipulation.
Niemand sollte ein Interesse daran haben das DATEV-Benutzer zwingend mit Microsoft Word arbeiten müssen. Das man von einer Anwendung eines anderen Herstellers abhängig ist, die ständigen Updates unterliegt (wir haben grade erst wieder eine Unverträglichkeit). Das hier Macros unzuverlässig arbeiten, wenn z.B. winword.exe in einer Vorinstanz nicht richtig beendet wurde. Auch nicht die DATEV, die die Eigenorganisation irgendwann irgendwie neu bauen will und eventuell als SaaS-Applikation bereit stellen will. Man kann von SaaS halten, was man will, aber diese Abhängigkeit birgt viele Nachteile für alle von uns. DATEV täte gut daran, auf den Einsatz von Word komplett zu verzichten.
Das .rtf-Format ist nicht besonders gut, es erzeugt schnell Datenmüll. Darüber hinaus werden aber auch Manipulationen zum Problem. Nachbearbeitungen vor der Fakturierung können Fehler verursachen. Nachbearbeitungen können auch nach der Fakturierung erfolgen und die in der EO gespeicherten Rechnungsinformationen weichen dann ggf. von der gedruckten Rechnung ab. Ein No-Go eigentlich schon jetzt.
Das lässt eigentlich nur einen logischen Schluss zu: Es muss tatsächlich was Neues her. Das hat die DATEV schon gemacht (wenn ich das richtig sehe). Sowohl Musterdokumenteneditor als auch Word spielen keine Rolle mehr bei der Erstellung einer E-Rechnung. Ich würde diesen ersten Punkt von mir als vernünftig gelöst bezeichnen. In der Konsequenz bedeutet das aber auch:
- Die Fakturierung von Nicht-E-Rechnungen (vornehmlich B2C) kann nicht ewig mit dem alten System weiter laufen. Niemand will hier doppelten Aufwand und
- das bisherige Format aus .rtf-Textbausteinen kann nicht einfach per Klick irgendwo hin "mitgenommen" werden. Das ist einfach zu speziell.
Um weiterhin eine bildliche Darstellung von Rechnungen zu ermöglichen muss die DATEV entweder ein Standardformat liefern oder einen Editor bereit stellen, mit dem die DATEV-Kunden ihr Rechnungslayout neu-/nachbauen können. Eine Übernahme des alten Rechnungslayouts in ein komplett neues Produkt halte ich für technisch zu umständlich. Dafür wurde viel zu lange viel zu viel in Word rum gefuscht und es gibt zu viele komplett unterschiedliche Vorlagen in freier Wildbahn.
2) E-Rechnungserstellung, -archivierung, ggf. -authorisierung, -übermittlung, -empfang und -verarbeitung
Die aktuelle Neuregelung ist auf den letzten "Metern", das muss ich jetzt nicht ausführen. Vorgeschrieben werden dabei:
A) Das Format der E-Rechnung bzw. eigentlich nur das Format des XML-Teils der E-Rechnung und das Verhältnis XML-Daten zu einer "bildlichen Darstellung", auch Bildteil genannt.
B) Die Verpflichtung zur Archivierung ergibt sich aus den GoBD.
C) Vorschriften zur Meldung von Umsätzen bzw. erstellten E-Rechnung und ihrem Inhalt oder sogar Freigabe/Autorisierung sind noch nicht enthalten.
D) Die Übermittlung muss "digital" erfolgen.
E) Empfang und Verarbeitung müssen auf Empfängerseite möglich sein - die Regelungen dazu treten als aller erstes für alle Betroffenen in Kraft.
zu A)
Die XML-Daten einer E-Rechnung sind genormt. Eine zusätzliche bildliche Darstellung darf in Bezug auf umsatzsteuerliche Merkmale von diesem XML-Daten nicht abweichen, siehe BMF:
28 Enthält der Bildteil keine von dem strukturierten Teil abweichende Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG, handelt es sich bei dem Bildteil um ein inhaltlich identisches Mehrstück (vgl. auch Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Enthält der Bildteil dagegen abweichende Rechnungsangaben (z. B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungsbeschreibung oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag), stellt er ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind.
Daraus ergibt sich aber nicht, wie der bildliche Teil konkret auszusehen hat. Im Gegenteil, logisch betrachtet ist man in der Gestaltung eines Bildes völlig frei, solange die transportierte Information i.S. USt nicht mehr, weniger oder abweichende Informationen enthält. Für den Gesetzgeber ist alles andere auch absolut unerheblich. Er hat kein Interesse daran wie das Bild aussieht, er hat die Daten in genormter Form, geeignet zur Massenverarbeitung.
zu E)
Auf Seiten des Empfängers sind die XML-Daten auch schon zum 01.01.2025 lesbar und können verarbeitet werden. Wenn wir also anfangen, E-Rechnungen zu erstellen, egal ob als ZUGFeRD oder als X-Rechnung, kann der Gegenüber sie ja in jedem Fall empfangen.
Aus A und E ergibt sich für mich hier ein Paradox: Die DATEV baut einen Bild-Teil, der aber eigentlich auch genormt vorgegeben wird. Wo ist der Mehrwert für den Steuerberater oder für den Mandanten? Wieso verschicke ich dann nicht einfach eine X-Rechnung? Die Diskussion hier dreht sich ja viel um die nicht sonderlich ansprechende Optik, die gefällt mir auch nicht. Aber die Grundsatzfrage ist für mich, warum tun wir uns das eigentlich an?
Es gibt zwei Argumente, für eine optische Darstellung als Bestandteil der E-Rechnung, und nicht nur als Viewer, der eine X-Rechnung anzeigt:
- Außendarstellung - wie bisher auch. Das funktioniert aber nur wirklich gut, wenn ich mich durch Kreativität abhebe. Dafür brauche ich einen Editor für ein eigenes Layout, das sich von meinem Wettbewerber unterscheidet. Wenn ich das nicht mache, dann kann ich auch eine X-Rechnung verschicken, Punkt.
- Ich brauche nach wie vor eine Lösung für Nicht-E-Rechnungen. Da könnte ich zwar die alte Lösung weiter nutzen, aber das will ja eigentlich keiner, siehe 1). Also macht es durchaus Sinn, eine neue Lösung zu haben. Allerdings wird die neue Bilddarstellung ja gar nicht als Lösung für B2C präsentiert, sondern ist derzeit nur Bestandteil der B2B E-Rechnungserstellung...
Die Frage muss also lauten: Was will man eigentlich mit diesem Standard-Layout erreichen, was eine X-Rechnung nicht auch lösen könnte? - Für mich ist es die vollständige Ablösung des bisherigen Erstellungssystems. Wenn die DATEV das ohne Funktionsverlust leisten will, muss sie für DATEV-Kanzleien einen Editor für die optische Darstellung verfügbar machen. Wenn sie das nicht will/kann, dann sollte man kommunizieren das es hier nur eine Notlösung geben wird. Dann verliert die EO aber auch eine wesentliche Komponente.
3) Prozess nur als Ganzes?
zu C)
Wir wissen ungefähr, was man machen möchte, aber überhaupt nicht, wie. Der USt-Betrug soll eingedämmt werden - gute Sache. Dazu sollen die Daten aus der E-Rechnung gesammelt und ausgewertet werden - klingt sinnvoll. Ob die Daten jetzt aber vom Rechnungsersteller übermittelt werden müssen oder vielleicht vom Rechnungsempfänger, um den VSt-Abzug gelten zu machen, wissen wir nicht. Beides scheint mir möglich. Wir wissen auch nicht, ob nicht eine E-Rechnung irgendwann von zentraler Stelle signiert werden muss, damit sie gültig wird, oder ob sie vielleicht sogar von zentraler Stelle erzeugt werden muss. Beides möglich, auch wenn es mir nicht sonderlich sinnvoll erscheint.
zu D)
Wir sind uns einig, das eine E-Rechnung nicht ausgedruckt werden kann und im original Format an den Mandanten raus gehen muss. Das muss "elektronisch" erfolgen. Das wird sicherlich meistens E-Mail sein, E-Mail wird aber nicht vorgeschrieben. Es gibt also durchaus noch weitere Möglichkeiten:
- Download-Portale, ob selbst gehostet oder in der Cloud. Amazon z.B. wird wohl kaum ihre bisherige Praxis ändern sondern die E-Rechnung nach wie vor zum Download bereit stellen. (Ich habe noch nichts gefunden, was dagegen sprechen würde, man möge mich darauf hinweisen, wenn es sowas gibt.)
- Upload-Portale, DATEV Unternehmen Online bietet dafür ja auch Möglichkeiten an.
- Versandnetzwerke / -Dienstleister wie z.B. das TRAFFIQX-Netzwerk und seine Teilnehmer.
Aus A, C, D und E leite ich ab, das es hier nicht um einen vollständigen Prozess geht. Der Prozess besteht viel mehr aus mehreren Schritten, die ich ganzheitlich abbilden kann oder nur einzeln anbieten kann. Ich kann ja auch den Empfänger der Rechnung nicht zwingen, einen Account bei der DATEV für den Empfang und die Verarbeitung meiner, oder aller seiner Rechnungen anzulegen. Warum genau sollte ich dann eine E-Rechnung, die ich mit DATEV erzeuge, auch mit DATEV übermitteln müssen?
Die E-Rechnung ist ein standardisiertes Datenformat, kein Protokoll und keine Schnittstellendefinition. Ich kann jederzeit eine E-Rechnung aus einem Schritt in dieser Kette raus nehmen und an einer anderen Stelle in dieser Kette wieder einfügen. Es reicht, die Datei an sich zu übermitteln, und alle Informationen liegen vor. Wie sollte sonst der Rechnungsempfänger in der Lage sein, eine Rechnung ordnungsgemäß zu empfangen?
Hier auf C zu verweisen, erscheint mir sehr weit hergeholt. Ich sehe keinen Grund für den Gesetzgeber, das zu wollen und ich sehe keinen technischen Grund, der das nötig machen würde. Die Kette muss nicht vor Manipulation geschützt werden (nur dokumentiert nach GoBD). Die Tatbestände in der finalen Rechnung sind aber am Ende entscheidend, und die werden in der Datei zusammen gefasst. Technisch hätte das Finanzamt mit der E-Rechnung, der USt Meldung des Erstellers und des Empfängers alle Informationen, die es braucht, um Vorsteuerbetrug zeitnah aufzudecken.
Einzig eine Archivablage im System der Fakturierung ist irgendwo absolut naheliegend, aber selbst das ist für mich nicht zwingend notwendig. Warum genau muss ich die E-Rechnung jetzt über den DATEV E-Mail Versand raus geben? - Die DATEV kann das gerne anbieten, das ist im Rahmen der EO sinnvoll. Aber dann doch bitte optional, nicht unter Zwang.
