Startschuss NachDiGal - Eure ersten Erfahrungen? Digitale Belege aus DATEV ans Finanzamt senden

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Liebe Community,

der Startschuss für NachDigAl (Nachreichung Digitaler Anlagen) scheint in den ersten Bundesländern pünktlich am angekündigten 18.11.2020 gefallen zu sein.

Bei uns in Baden-Württemberg klappt es jedenfalls auf Anhieb, sowohl die Sonstige Nachricht mit Belegen als auch die Nachreichung von Belegen.

Das dürfte für die Beraterlandschaft ein riesen Schritt sein - ist die sichere und gleichzeitig schnelle Übertragung von Belegen doch bislang ein Zielkonflikt gewesen.

Ich eröffne jetzt einfach mal diesen Thread für den Erfahrungsaustausch dazu.  

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Erster Verbesserungsvorschlag: Bei der sonstigen Nachricht sollten auch Belege aus Meine Steuern beigefügt werden können, nicht nur aus dem Dateisystem und DMS.

Die DATEV IDEA dazu:

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Meine-Steuern/Belege-aus-DATEV-Meine-Steuern-als-Anlage-an-quot-Sonstige/idi-p/184988/ 

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Weiterer Verbesserungsvorschlag: Bei der Auflistung der Belege aus Meine Steuern in der digitalen Belegnachreichung auch die Kategorien der Belege einblenden.

Die passende DATEV IDEA dazu:

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Meine-Steuern/Kategorien-der-Belege-aus-Meine-Steuern-auch-bei-der-quot/idi-p/184989/ 

Außerdem wäre es super, wenn die Volltextsuche aus "digitale Belege Steuern" (ESt-Programm) auch bei der Belegauswahl zur Verfügung stünde.

Auch hier die passende DATEV IDEA:

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Meine-Steuern/Volltextsuche-bei-der-Belegauswahl-aus-Meine-Steuern-bei-der/idi-p/184990 

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Vorläufig ist das ja so gelöst, dass ich aus Meine Steuern heraus unmittelbar eine Belegnachreichung starten kann, aber natürlich für Mischfaelle wäre natürlich auch ein zusätzliches Hinzufügen sinnvoll.

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Also getestet haben wir es noch nicht (Berlin/Brandenburg), aber wenn man dem heute aktualisierten Dokument im HilfeCenter der Datev trauen kann, sollte es tatsächlich für ALLE Bundesländer freigeschaltet sein und funktionieren. 

Gibt es schon jemand mit Erfahrungen bei FA in Berlin/Brandenburg?

Viele Grüße aus B.

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Hallo,

habe heute aus dem ESt-Programm Einspruch eingelegt (NRW, Finanzamt Dortmund) und einen eingescannten Beleg angehängt. Beim Einfügen des Anhangs wird eine DATEV-Online-Verbindung aufgebaut, die Zugangsberechtigung abgefragt und dann das Anhängen von Belegen aus einem lokalen Ordner oder aus der Dokumentenverwaltung ermöglicht. Alles übersichtlich programmiert! Hat auf Anhieb funktioniert; gesendet und sofort den Eingang bestätigt bekommen. Einspruch mit Anhang als PDF in der Dokumentenverwaltung abgelegt. Das hat richtig Spaß gemacht 😄!

Frank Witte

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Hallo,

sehr gut, dass die Belegnachreichung jetzt digital endlich möglich ist.

In Vorhersehung, dass die FinVerw ja immer nur einzelnen Dokumente anfordert UND damit wir uns das DMS nicht mit einzelnen ESt-Belegen zumüllen, haben wir die Belegsammlung immer in Dokumentenstrukturen bzw. bei umfangreichen Fällen in Vorgangsmappen strukturiert. Das erleichtert das Wiederfinden einzelner Belege ungemein.

Beim ersten Test der Belegnachreichung musste ich jetzt aber feststellen, dass gerade Dokumentenstrukturen/Vorgangsmappen NICHT unterstützt werden!

VERBESSERUNGSVORSCHLAG: Das muss schnellstens möglich werden; wer legt sich denn xxx einzelne ESt-Belege pro Fall ins DMS, die dann noch einzeln mit dem Knigge verschlagwortet werden ? 

Also dachte ich mir:

Einfach die Belege in MeineSteuern ziehen und schon sind es Einzeldokumente. Klappt auch super, nur dass DMS jetzt einen Dateinamen generiert der länger als 50 Zeichen ist. Dies lässt aber die FinVerw nicht zu, TOLL!

Ich bin am Ende meines Lateins, hat jemand dafür eine Lösung oder das selbe Probleme ?

VG

O.Köth, Kassel

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Hallo @hbk-steuern,

seit 20 Jahren mache ich es so, dass sämtliche Belege gescannt und als eine Datei je Themengebiet zusammengefasst werden.

z. B. WK (WK EM/EF), KapE, WK V+V, SoA, Altersvorsorge, Rentenbescheide, LSt.-Bescheinigungen, agB, AK-Grundstück

Leider bin ich durch das dämliche DATEV-DMS gezwungen, die redundante Jahresangabe an den Beleg anzufügen (WK JJJJ), damit in dem Datenmüll die Datei leicht identifiziert wird.

Wenn das Finanzamt jetzt etwas möchte, dann picke ich mir die Datei heraus und versende diese. Das ganze dauert, ein schnelles DATEV-Programm unterstellt, nur wenige Sekunden.

Gruß Achilleus

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Hallo @Gelöschter Nutzer 

genauso machen wir es auch, nur dass wir eben die Fall-Beleggruppen in einer Vorgangsmappe, zur leichteren Durch-/Übersicht zusammenfassen. Dort liegen die Dateien-Originale NICHT der DLK-Link.

Vorgangsmappe "ESt-Belege für FA xxxx"

- Sonderausgaben

- Vorsorgeaufwendungen

- ....

Es hat sich in der Kanzlei als der effizienteste durchgängige Ablauf (scannen->Erstellen->Durchsicht->Nachreichung) ausgewiesen:

1. scannen in einem Stapel

2. strukturieren im Dok.Korb

3. Mustervorgangsmappe öffnen

4. Belege aus Dok.Korb importieren

5. Vorgangsmappe zur Durchsicht an Mandatsverantwortlichen

Wenn die Belegnachreichung aus Vorgangsmappen nun nicht funktioniert, heisst das:

- Beleggruppen einzeln aus Dok.Korb ablegen

- zusätzlich Mustervorgangsmappe mit den Links bestücken

- bei der Durchsicht des Falls öffnet sich je Dokument ein neues Register im DMS!

Das ist doch ein Effizenzkiller. Wofür gibt es denn Vorgangsmappen/Dokumentenstrukturen, wenn man sie softwareseitig nicht in alle Funktionen einbindet ?!

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Da kann ich nur sagen:

Effizienz u. Workflow kennt DATEV nicht. Das sind für DATEV zwei Dinge die nie deckungsgleich sind.

Keine Ahnung wie die Prioritäten gesetzt sind, aber Praktiker sind bei DATEV nicht am Werken.

Manchmal kann ich nur über die Qualitätsprüfung stauen. Man fragt sich manchmal, wofür es eigentlich die Produkt-Owner-Manager gibt, wenn die sich die Programme nie anschauen und durchtesten.

Gruß Achilleus

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

...

Keine Ahnung wie die Prioritäten gesetzt sind, aber Praktiker sind bei DATEV nicht am Werken.

...

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In den Stellenangeboten der Datev eG kann ich das Wort "Praktiker" bzw. "praktische Erfahrungen mit den Datev-Produkten" nicht finden, will aber nicht ausschließen, dass evtl. an anderen Stellen 25-jährige Uni-Absolventen mit 10 Jahren Erfahrung mit Datev-Produkten gesucht werden.

Vielleicht kann ja der zur Zeit gesuchte "Scrum-Master" den gordischen Knoten bei der Datev eG lösen.

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Auszug aus dem Stellenangebot (bei STEPSTONE):

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie arbeiten mit hoher Eigenverantwortung und Selbstorganisation in einem oder mehreren agilen Teams
• Sie organisieren und moderieren Scrum- und weitere Meetings (z.B. Regelmeetings wie Planung, Review und Retrospektiven)
• Sie fungieren als Moderator in Konfliktsituationen und in Lösungsfindungsprozessen
• Sie identifizieren, minimieren und kommunizieren Risiken
• Sie tragen zur stetigen Optimierung der Entwicklungsprozesse bei
• Sie sorgen für Transparenz
• Sie unterstützen die crossfunktionale Teams auf dem Weg zur Selbstorganisation
• Sie fördern Teamentwicklung und Verantwortungsübernahme

Das zeichnet Sie aus:

• Sie begeistern sich für Projektarbeit zur Entwicklung innovativer betriebswirtschaftlicher Software mit modernen Technologien und Methoden und haben mehrere Jahre Erfahrung als Scrum Master
• Sie haben Erfahrung in agilen Softwareentwicklungsmethoden (Design Thinking, Story Mapping, TDD, ATDD) und Prozessen (Scrum, Kanban, XP)
• Sie haben Erfahrung in der objektorientierten Softwareentwicklung (Konzeption, Architektur und Design)
• Sie haben Kenntnisse in der strukturierten Analyse, Leitung und Dokumentation von agilen Projekten
• Sie haben Erfahrung in der Schnittstelle zwischen IT- und betriebswirtschaftlichen Prozessen
• Sie sind kommunikationsstark, so dass Sie für Ihre Themen begeistern und erarbeitete Lösungen souverän begleiten können

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Getestet Heute für die Nachreichung Unterlagen eines 2018 er Falls . Funktioniert aus meiner Sicht tadellos. 

Was mir aufgefallen ist bzw. mich stört: 

Das was ich für meinen Mandanten an die Fin.verwaltung übermittelt habe wird nicht im DAP /Dok.ablage bzw. DMS abgelegt sondern in einem Extratool apps/datev/kofi. 

Damit das nächste Tool und die nächste Fehlerquelle, das sollte unbedingt zusammengeführt werden und mit Postausgang verknüpft werden. 

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Die automatische Ablage funktioniert aus eigener Erfahrung, siehe im  Hilfe-Center relativ weit unten. Eine Verknüpfung mit Postausgang ist meines Wissens aber noch nicht möglich.

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Oh,

sieht ja sehr gut aus und scheint auch zu funktionieren. Wird sich dann in der Praxis beweisen, aber eine Frage:

In der Kommunikation mit der Finanzverwaltung stehen nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Belegnachreichung

2. Sonstige Nachricht

Punkt 2. empfinde ich dann schon wichtiger, um die Korrespondenz mit dem Finanzamt nun zweifellos DSGVO-konform zu führen. 

Ist es überhaupt sinnvoll, hier zwei Kommunikationssparten abzubilden oder wäre es vielleicht nicht besser, man würde diese konsolidieren ?

Oh herrjeh, grade gesehen:

Die Belege lassen sich nicht via drag & drop aus der DoKVerw in das Fenster bzw. die Anlage übertragen ?
Ist doch sicher ein Fehler von mir oder ist der Gang über die Vielfach-Klick-Lösung (Belege importieren aus ?) tatsächlich der Status Quo ?

Der Gang über Alternative 2 zeigt ja bspw. nur die veranlagten (oder anders gefilterte) Mandanten an. Wenn ich nun einen SV an die FA von einem Mandat senden möchte, das noch nicht veranlagt ist (genau der Fall liegt mir vor), wie komme ich dann an die "sonstige Nachricht" an das Finanzamt (ggf. Leistung Steuerfall anlegen) ?

... verlange ich schon zuviel?

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Gefunden, danke . 

Aber der workflow ist mal wieder ..... ( Datev ?)

Im Browser gibt es das Fenster Einstellungen nicht. Das gibt es nur wenn ich z.B. aus Est herausstarte. Dann kommt die Abfrage Smartcard- nebenher kommt ein Telefon herein, dann kommt die Meldung von Datev im Browser wurde längere Zeit nicht gearbeitet, daher Anwendung geschlossen. Änderungen in den Einstellungen nicht vorgenommen. 

Aber gut 2. oder besser gesagt 3. Verusch jetzt scheint es zu funktionieren. 

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Mag jetzt verfrüht sein, aber wie halten es denn die Kollegen mit den elektronischen Stellungnahmen?

Erhalten wir die Antworten dann vom Finanzamt via Graupapier und Post bzw. machen die Finanzämter mit?

Lässt sich bspw. die Mandantenadresse in "cc" nehmen? Gut, da wird sich in den nächsten Wochen noch Einiges zeigen und beantworten. 

Nichtsdestotrotz: Prinzipiell die folgerichtige Fortführung digitaler Kommunikation mit der Finanzverwaltung und eine tolle Sache. Wäre allerdings schade, wenn dies eine Einbahnstraße bleibt und wir wieder Papierpost vom Finanzamt archivieren dürfen.

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siehe oben automatische Ablage in der Dok.ablage bzw. DMS möglich und aus meiner Sicht zwingend sinnvoll.

Einbahnstraße mit Sicherheit. Aber wer weiß vlt. tut sich ja noch was in unsere Richtung ohne das es Geisterfahrer sind. 

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Hallo Herr Eberhardt, 

grade gesehen und kurz vor Ihrer Antwort editiert. Danke. Die automatische Ablage ist schon sehr sinnvoll.

Ich habe aktuell einen  Antrag auf verbindliche Auskunft, der formell moniert wurde, da er entweder "elektronisch" oder "schriftlich" erfolgen soll; bei Letzterem ist mindestens eine DE-Mail notwendig, da die "normale" E-Mail lt. StAuskV i.V. AO nicht ausreichend ist.

Da kommt mir die "sonstige Nachricht" heute grade gelegen und ich werden den Antrag auf diesem Wege einreichen, da die Vorgabe dann erfüllt sein dürfte. 

Ich befürchte auch die Einbahnstraße, aber empfinde es dann schon mehr als merkwürdig, wenn auf einer Seite formell auf elektronische Kommunikation gesetzt wird, aber der "return" im Vorgestern-Format erfolgt.

Nun gut, ist ja nicht das erste Mal...

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Klammern gehen . . . Anführungszeichen " nicht. 😞  Gibt es ggf. bereits eine Übersicht über Zeichen, die zwar allgemein geläufig und genutzt sind, aber nicht funktionieren?

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Im Kapitalertragsteuerprogramm kann man gar nichts elektronisch einreichen 

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Alles was schon geschrieben wurde kann ich bestätigen (Probleme mit Dateinamen, Drag&Drop, Vorgangsmappen...). Insgesamt ziemlich umständlich gelöst.

Bisher noch nicht nachvollziehen konnte ich, was überhaupt gesendet wurde.

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Das Nachvollziehen ist zumindest bei Nutzung von DMS und Ablage dort gut gelöst: im DMS-Dokument sind alle übersandten Dokumente in Vollansicht wiedergegegeben.

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Inkl. Transfertickets? Die Ablage hab ich leider jetzt erst eingerichtet.

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Wie auch beim Einspruch u.a. Auch bei der Nachdigal mit Transferticket und Eingangsbestätigung 

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Nun hatte ich drei Korrespondenzen über sonstige Nachrichten geführt und heute erstmals die Belegnachreichung nutzen wollen, weil primär "Belege nachzureichen" waren, aber auch einzelne Erläuterungen notwendig wurden.

Leider ist in dem Bereich die Zeichenzahl auf 1.000 beschränkt und eine Antwort war somit nicht möglich.

Also wieder eine sonstige Nachricht erstellt und den Text via c/p in das Textfeld. Dort stehen immerhin 15.000 Zeichen zur Verfügung, was bequem ausreicht.

Die Belege fügte ich dann dort in gleicher Weise bei, wie auch bei der Belegnachreichung vorgesehen ist. 

Insofern ist die Funktion "Belegnachreichung" für mich persönlich durchgefallen und wird in der Kanzlei nicht mehr genutzt, sondern einheitlich nur noch via "Sonstige Nachrichten", da ich keinen tieferen Sinn in einer eingeschränkten Variante von "sonstige Nachricht" sehe, was die "Belegnachreichung" darstellt.

Beim Finanzamt landen die Korrespondenzen übrigens im selben Fach und der ganze Vorgang bis zur automatischen Ablage funktioniert hervorragend.

Insgesamt rückt die Überlegung näher, "Belegnachreichung" und "sonstige Nachricht" zu zusammenzuführen.

Ferner sollte mal angedacht werden, ob es sinnvoll ist, an die Ablagekopie sämtliche Anlagen in Pdf mit anzuhängen oder ob es besser wäre, optional wählen zu können, ob die Nachricht mit oder ohne Anlagen gespeichert werden soll.
Die Anlage stammen ja bereits aus der Akte, in der die Ablage erfolgte. Jetzt habe ich statt drei Seiten, 33 in der Ablage. Hmm, semioptimal.

Nun gut, der Weg ist ja das Ziel bei neuen Funktionen.

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Dto bei der Dok.ablage, wenn man denn die Einstellungen gefunden hat. 

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Hallo @Gelöschter Nutzer,

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Im Kapitalertragsteuerprogramm kann man gar nichts elektronisch einreichen 

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die Belegnachreichung ist für das Kapitalertragsteuer-Programm seitens der Finanzverwaltung nicht vorgesehen.

Die Sonstige Nachricht (inkl. Anlagen) wird mit den DATEV-Programmen 15.0 voraussichtlich Ende August 2021 für das Programm Kapitalertragsteuer freigegeben.

Mit freundlichen Grüßen

Jennifer Hecht

DATEV eG

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@Jennifer_Hecht  schrieb:

die Belegnachreichung ist für das Kapitalertragsteuer-Programm seitens der Finanzverwaltung nicht vorgesehen.

... was völlig unverständlich ist, da der Ausschüttungsbeschluss bei jeder Kapitalertragsteueranmeldung vom FA angefordert wird (wenn ich ihn nicht freiwillig aufs Fax gelegt habe 🙂

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Hallo @deusex, 

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@deusex  schrieb:

Nun hatte ich drei Korrespondenzen über sonstige Nachrichten geführt und heute erstmals die Belegnachreichung nutzen wollen, weil primär "Belege nachzureichen" waren, aber auch einzelne Erläuterungen notwendig wurden.

Leider ist in dem Bereich die Zeichenzahl auf 1.000 beschränkt und eine Antwort war somit nicht möglich.

Also wieder eine sonstige Nachricht erstellt und den Text via c/p in das Textfeld. Dort stehen immerhin 15.000 Zeichen zur Verfügung, was bequem ausreicht.

Die Belege fügte ich dann dort in gleicher Weise bei, wie auch bei der Belegnachreichung vorgesehen ist. [...]

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bei der Belegnachreichung ist die Zeichenzahl auf 1000 beschränkt. Hierbei handelt es sich um eine Vorgabe der Finanzverwaltung.

Sollen bei der Belegnachreichung längere Erläuterungen notwendig sein, können Sie diese z.B. auch als eigenes Dokument im Anhang beifügen.

Mit freundlichem Gruß

Jennifer Hecht

DATEV eG

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Hallo Frau Hecht, 

danke für den Input, aber das macht keinen Sinn und mit Verlaub, ist ein unpraktischer Vorschlag.

Ich werde nun sicherlich NICHT beginnen, Dokumente an Dokumente anzuhängen. Hierunter leiden Praktikabilität und Übersicht.

Wie ich bereits ausführte, werde ich die Belegnachreichung über sonstige Nachrichten ausführen, wenn neben Beleganforderungen noch Erläuterungen gewünscht werden.

Beides fällt letztlich auf den FinVerw in denselben "Topf".

Insofern wird sich die "Belegnachreichung" über "sonstige Nachrichten" etablieren.

Insofern wäre die Finanzverwaltung gefragt.