Erfahrungen und Wünsche zu FP Sign

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Liebe Teilnehmer des IT-Clubs und auch des Seminars der DATEV zur Digitalen Unterschrift,

ich möchte an der Stelle die Chance nutzen, ggf. Anforderungen, Ideen und Probleme im Umgang mit FP Sign im Kanzleialltag zu diskutieren und auch an FP Sign weiterzugeben. 

Gerne können wir uns hier austauschen!

Viele Grüße,

Bernhard Holleitner

(https://www.datev.de/web/de/datev-shop/wissensvermittlung/dialogseminare-online/78550-digitale-unterschriften-rechtliche-grundlagen-technische-anforderungen-und-umsetzung/) 

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Der Webauftritt von FP Sign hält sich vornehm zurück, wenn es darum geht, wie genau die rechtssicheren elektronischen Unterschriften angebracht werden. Daher meine Frage:

Wie kommt mit FP Sign eine qualifizierte elektronische Signatur eines Mandanten, der nichteinmal weiß, dass es qualifizierte elektronische Signaturen gibt, auf den digitalen Steuerberatungsvertrag?

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@cwes schrieb:

Wie kommt mit FP Sign eine qualifizierte elektronische Signatur eines Mandanten, der nichteinmal weiß, dass es qualifizierte elektronische Signaturen gibt, auf den digitalen Steuerberatungsvertrag?

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Dann wäre der IT-Club für Sie was gewesen 🤓. Da gab's eine Livedemo von, die auch mich überzeugt hat 😍. Sehr, sehr coole Lösung aber leider auch nicht günstig. 

www.datev.de/it-club-unterlagen ab Seite 19 - vielleicht erklärt das schon einiges.  

Sonst hat DATEV empfohlen: Video Tutorials | FP Sign (fp-sign.com)

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@metalposaunist  schrieb:

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@cwes schrieb:

Wie kommt mit FP Sign eine qualifizierte elektronische Signatur eines Mandanten, der nichteinmal weiß, dass es qualifizierte elektronische Signaturen gibt, auf den digitalen Steuerberatungsvertrag?

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Dann wäre der IT-Club für Sie was gewesen 🤓. Da gab's eine Livedemo von, die auch mich überzeugt hat 😍. Sehr, sehr coole Lösung aber leider auch nicht günstig. 

www.datev.de/it-club-unterlagen ab Seite 19 - vielleicht erklärt das schon einiges.  

Sonst hat DATEV empfohlen: Video Tutorials | FP Sign (fp-sign.com)

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Hm, das höchste der Gefühle, was ich in den Videos sehen kann, ist wie eine eingescannte Unterschrift hinzugefügt wird. Also so eine Art Cloud-MS-Paint mit Workflow. Nett aber (für mich) nutzlos.

Also falls jemand weiß, wie ich mit FP Sign eine QES eines Mandanten, der keine Ahnung hat, was eine QES ist, auf ein digitales Dokument bekomme: ich bin sehr interessiert.

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@cwes die Frage ist doch, welchen Vorgang muss der Mandant mit welcher Art von Signatur (fortgeschrittene oder qualifizierte) unterschreiben. Es gibt nur sehr wenige Vorgänge bei uns in der Praxis die eine QES des Mandanten erfordern!

Beispiel Steuerberatungsvertrag: Dieser muss nicht schriftlich (im Sinne des §126 BGB) geschlossen werden. Es reicht Textform. Damit ist FES mit FP Sign eine sehr gute Lösung. (eigentlich sogar mündlich, aber Textform ist so oder so besser - und man kann es mit der Vergütungsvereinbarung koppeln - die muss in Textform sein)

zweites Beispiel: Steuererklärungen: Es gibt keine rechtliche Vorgabe, wie sich der StB bei der elektronischen Übermittlung von ESt, USt, GewSt, KSt usw. die Bestätigung vom Mandanten einholen muss. Auch hier ist FP Sign mit FES eine sehr gute Lösung.

Für die Mandanten, die mit QES signieren müssen (welche Vorgänge wäre das?) kann man der Mandant (!) mit FP Sign eine QES auf das Dokument setzen. Dafür benötigt er nicht mal einen lizenzpflichtigen User. Er muss sich nur anmelden, ggf. über die Kanzlei (!) für QES autorisieren und los gehts. 

 Viele Grüße,

Bernhard Holleitner 

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@bernhard_holleitner danke für die Ausführungen, es geht mit FP Sign also nicht.

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@cwes was genau geht jetzt nicht?!

FES: problemlos machbar

QES (für Mandanten): mit Authentifizierung und Anmeldung machbar. Sicher nicht die schnelle Lösung für alle Mandanten - aber es bleibt die Frage: Welche Unterschriften sollen mit QES aus Sicht der Kanzlei eingeholt werden?! 

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Sehr, sehr coole Lösung aber leider auch nicht günstig. 

Preislich habe ich FP Sign auch als sehr sportlich betrachtet. 

In Verbindung mit 5F Software wird es deutlich bezahlbarer, falls man sowieso eine Mandantenaustauschplattform sucht. Preise soll man im Forum nicht nennen. 

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@bernhard_holleitner QES durch Mandanten, die vorher noch nichts von QES gehört haben.

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@merchantofdoubt schrieb:

In Verbindung mit 5F Software wird es deutlich bezahlbarer, falls man sowieso eine Mandantenaustauschplattform sucht.

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Haben wir uns angesehen: 5F Software ist aber sehr, sehr mächtig. Und hat bis dato noch keine DATEV DMS Anbindung. Soll wohl aber kommen. 

Da finde ich es charmanter, wenn es nur um Dateiaustausch geht, wenn man Lösungen von SchuWa hat, die sich als Laufwerk im Windows Explorer integrieren und man so wieder Workflows hat, ohne sich jeden Tag bei 5FS anzumelden und manuell die Daten in die Cloud zu laden, damit der Mandant zugreifen kann. 

Und: 5FS hat im Hintergrund nochmal ein eigenes "DMS". Daten, die man dort hochlädt und angezeigt bekommt in den Räumen, die man erstellt, werden nur dort verknüpft. Löscht man die Verknüpfung, bleibt das Dokument im Hintergrund aber im System. Dazu hat man noch DATEV DMS und ggf. kommt noch MS Teams hinzu, wo man zusammen an Daten arbeiten kann. 

Das war mir dann doch zu viel Chaos und niemand blickt mehr durch, wo die Daten denn final sind. Und dann wären wir wohl wieder bei den Ideas: 

Verknüpfung zwischen DMS und Teams Dateien 

Austausch von Content zwischen DATEV DMS / MS OneDrive

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Hallo cwes,

falls Sie eine QES von einem Mandanten benötigen ist dies möglich.

Da die eIDAS verlangt, das eine QES in einer gesicherten Umgebung ausgeführt wird benötigt der Mandant einen kostenfreien FP Sign Zugang und muss sich einmalig registrieren. Dauer ca. 2 Minuten. Hierzu senden Sie ihm aus FP Sign eine Einladung.

Wenn Sie es dem Mandanten einfach machen möchten können Sie oder ein Mitarbeiter Ihres Hauses diesen bei sich in der Kanzlei kostenfrei identifizieren. Dauer 2 Minuten. Dann ist der Mandant in der Lage 2 Jahre lang qualifiziert zu signieren und muss nach Ablauf neu in Ihrer Kanzlei identifiziert werden. Die Schulungen hierzu sind ebenfalls kostenfrei.

Selbstverständlich sind auch Identmethoden wie VideoIdent, BankIdent und nPA möglich. Diese sind allerdings meist kostenpflichtig und auch etwas komplexer. Hier arbeiten wir massiv an Vereinfachungen, die allerdings stellenweise noch vom Gesetzgeber abgesegnet werden müssen.

Sofern Sie eine QES von Ihren Mandanten benötigen, ist dies selbstverständlich möglich

BG

Jakob Rauch | FP Sign

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@cwes unabhängig davon bleibt die Frage: Für welche Vorgänge bei uns im Kanzleialltag wird eine QES benötigt?!

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Hallo @Jakob_Rauch ,

hallo @bernhard_holleitner ,

vielen Dank für die Antwort. Möglich ist es also, das freut mich zu sehen.

Warum QES? Einfach: die eigenhändige Unterschrift ist recht beweiskräftig und in viele Prozesse integriert. Digitalisiere ich jetzt einen Prozess vollständig und ersetze dabei die eigenhändige Unterschrift durch eine FES (oder gar gescannte Unterschrift) dann verliere ich etwas von dieser Beweiskraft. Bei der QES ist das nicht der Fall.

Bei der QES:

• Beweiskraft bleibt gleich
• Prozess wird besser (nehme ich mal an)

Entscheidung für Digitalisierung c.p. einfach.

Bei der FES:

• Beweiskraft sinkt
• Prozess wird besser

Entscheidung c.p. nicht mehr einfach.

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Hallo Bernhard, warum FP Sign u. nicht Adobe Sign?

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§ 62a Absatz 4 StBerG und die DSGVO sind der Grund.

Wie immer, wenn es Unternehmer außerhalb der EU betrifft. 😞 

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@theo gute Frage: Tatsächlich haben wir bei uns zuvor AdobeSign eingesetzt. 

Aufgrund der Partnerschaft der DATEV mit FP Sign haben wir "gewechselt".

Das Thema Datenschutz ( @noescher ) ist wichtig. Gerade wenn man daran denkt, dass hier Dokumente mit vertraulichen Daten hochgeladen werden. Hier hat zwar auch Adobe Regelungen und unterliegt der DSGVO. Aber bei FP Sign habe ich eine vernünftige Auftragsverarbeitungsvereinbarung erhalten. Das Gefühl ist hier auch einfach besser...

Es gibt Funktionen - das möchte ich nicht abstreiten - die kann Adobe Sign heute besser: Das ist zum einen die Signatur einzelner Dokumente in einem Vorgang (bspw. Steuererklärung und JA-Bericht bleiben getrennt und werden nicht ein Dokument) und auch der Umgang mit Platzhaltern klappt hier gut. Wir haben hier (versteckte) Funktionen in den Vorlagen die automatisch die Unterschriftspositionen vorgeben. 

Beides geht leider im Moment (noch) bei FP Sign nicht. Aber ich bin zuversichtlich, dass das doch noch kommt ( @Jakob_Rauch )

FP Sign kann aber QES besser. Das klappt problemlos. Und es kann sein, dass QES in den kommenden Jahren noch zunehmen wird. FES reicht mir in vielen Fällen bereits aus (ist ja wie Textform, nur besser). Aber nur mit QES kann ich Schriftform im Sinne des BGB erreichen. 

Ich hab in den letzten Wochen auch festgestellt, dass der Support bei FP Sign sehr bemüht ist und gerade der Austausch mit DATEV und @Jakob_Rauch zeigt, dass alle Seiten Interesse haben die Lösung entsprechend voran zu bringen. 

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Hier ein Post von gestern aus Linkedin, der für das Thema hier interessant sein könnte

Ich ergänze noch den Link zum Artikel in Linkedin, nach dem OK von Jens Henke

https://www.linkedin.com/posts/jens-henke-445bba154_unterschriften-bzw-autorisierungen-in-einem-activity-6818499475280023552-NEke 

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Hier auch noch ein Artikel aus dem IWW von Jens Henke und Simon Beyme dazu: 

https://www.iww.de/kp/berufsrecht/kanzleiprozesse-unterschriftserfordernisse-in-der-steuerberatung-f139084

[#19]

In der DMS haben wir auch die verschiedenen Stati für FP Sign hinterlegt, allerdings wäre es schön, wenn der Status FP Sign signiert aus den Dokumenten "zur Erledigung" verschwinden könnte ohne den Status zu ändern.

Gibt es dazu Ideen?

Besten Dank im Voraus.

[#20]

Wir sind gerade  dabei FP Sign zu implementieren. Welche Stati habt Ihr den im Einsatz? Wir sind hier gerade noch in der Findungsphase? Man muss das Rad ja nicht neu erfinden!

Gibt es von FP Sign irgendein "Handbuch", wo es um Signierung in Verbindung mit DATEV geht? Außer der Installationsanleitung finde ich die Informationen, wenn man dann das Produkt hat, sehr spärlich.

Vielen Dank

[#21]

Hallo pwende

es wird ein rollierendes Anwenderwebinar mit anschließendem Handout und Aufzeichnung geben.

Geplant ist dies erstmalig Ende diesen Monats, der Termin ist noch nicht final mit dem Marketing abgestimmt.

Wer Interesse hat, kann sich gerne auf unserer Webinarseite informieren, der Termin wird spätestens Ende KW 27 veröffentlicht.

BG

Jakob Rauch

[#22]

Hallo dstrohmenger

gerne bei uns melden, ich kann die Frage nicht ganz einwerten

BG

Jakob Rauch

[#23]

Das FP Sign Anwenderwebinar startet erstmalig am 27.07.2022 und findet immer am letzten Mittwoch im Monat statt

Wer Interesse hat kann sich gerne Anmelden:

https://www.fp-sign.com/de/unsere-webinare

Die Teilname ist kostenfrei

BG

Jakob Rauch

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@Jakob_Rauch  schrieb:

Hallo cwes,

falls Sie eine QES von einem Mandanten benötigen ist dies möglich.

Da die eIDAS verlangt, das eine QES in einer gesicherten Umgebung ausgeführt wird benötigt der Mandant einen kostenfreien FP Sign Zugang und muss sich einmalig registrieren. Dauer ca. 2 Minuten. Hierzu senden Sie ihm aus FP Sign eine Einladung.

Wenn Sie es dem Mandanten einfach machen möchten können Sie oder ein Mitarbeiter Ihres Hauses diesen bei sich in der Kanzlei kostenfrei identifizieren. Dauer 2 Minuten. Dann ist der Mandant in der Lage 2 Jahre lang qualifiziert zu signieren und muss nach Ablauf neu in Ihrer Kanzlei identifiziert werden. Die Schulungen hierzu sind ebenfalls kostenfrei.

Selbstverständlich sind auch Identmethoden wie VideoIdent, BankIdent und nPA möglich. Diese sind allerdings meist kostenpflichtig und auch etwas komplexer. Hier arbeiten wir massiv an Vereinfachungen, die allerdings stellenweise noch vom Gesetzgeber abgesegnet werden müssen.

Sofern Sie eine QES von Ihren Mandanten benötigen, ist dies selbstverständlich möglich

BG

Jakob Rauch | FP Sign

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Hallo Herr Rauch,

wir sind leider in der Praxis doch öfters in der Situation qualifizierte elektronische Signaturen anfordern zu müssen. Bisher "eierten" wir noch ein wenig drumherum, aber ist eben nicht wie es sein sollte.

Ich möchte natürlich meinen Mandanten die Arbeit abnehmen und ihn nicht in eine Video-Ident bei Post o.ä. schicken, sondern dies "kanzleintern" erledigen, was effizient, einfach und auch reputativ sein kann.

Nun holen wir die FES stets mit SMS-Tan ein und der Mandant registriert sich zuvor.

Wie aber stelle ich es an, dass ich eine QES von ihm anfordere und er dann in den Verifizierungsprozess mit der Kanzlei einsteigt, damit ich künftig auch "die Beste" einholen kann. Ich sehe das schon auch perspektivisch, damit er später ggf. auch Dokumente mit zwingender Schriftformerfordernis zeichnen kann.

Diesbezüglich sind leider keine Informationen erhältlich, wie dies konkret von Statten geht. Können Sie Licht ins Dunkel bringen ?

DANKE vorab.

[#25]

Hallo @dstrohmenger ,

wenn Sie die aktuelle Version von DMS haben (13.4), können Sie bei jedem Status konfigurieren ob die Dokumente in „zur Erledigung“ angezeigt werden sollen.

MfG, F.Lange

[#26]

@Jakob_Rauch  Wir wünschen uns noch die bereits angekündigten optischen Verbesserungen auf Mobilgeräten und eine zeitgemäße optische Ansicht sowie die Möglichkeit mehrere Dokumente in einer Anfrage getrennt, nicht als PDF "zusammengeschoben", versenden zu können.

Die Formatierung von Word oder Excel zu PDF funktioniert, jedoch wird aus einer Seite häufig zwei Seiten. Einige Inhalte unten auf der Seite (meistens die Unterschriftenfelder) "rutschen" auf eine zweite Seite was optisch einfach nicht gut aussieht.

Wie sieht es eigentlich mit der Erinnerungsfunktion aus? Ist diese mittlerweile fertig?

[#27]

@bernhard_holleitner 

@Jakob_Rauch 

Die Jahresabschlüsse sind ja auch ohne eSiegel des StB gültig - da nur eine FES seitens Kammer gefordert wird - richtig?

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Hallo @deusex ,

um eine QES von einem nicht identifizierten User einzuholen bitte in die https://admin.fp-sign.com/login einloggen und unter Einstellungen "sign me ohne sign me Konto erlaubt" aktivieren.

Dann können Sie QES von systemfremden Usern, OneTimeaccounts und registrierten Usern ohne QES einholen.

Achten Sie bitte darauf, das QES dann immer im Auswahldialog der Signaturen angezeigt wird.

Der User wird automatisch durch die Kontoanlage und den VideoIdent geführt.

Alternativ können Sie über die Swisscom ebenfalls Identagents in Ihrer Kanzlei kostenfrei schulen lassen, die Ihre Mandanten Vorort identifizieren können.

VG

Jakob Rauch

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Guten Morgen @tu_heggi 

im Moment gehen 90% unserer Entwicklungsressourcen in die Dokumentenmappe.

Ziel ist diese Ende Juli fertigzustellen.

Wenn dies abgeschlossen ist, werden wir uns der Infrastruktur widmen und im Anschluss der graphischen Benutzeroberfläche. Ziel ist bis zum Jahresende eine neue GUI für FP Sign verfügbar zu haben.

Bei welcher Formatierung treten die Fehler auf?

Um dies zu verifizieren benötigen wir die Dokumente und einen Screenshot des Fehlers.

Die Erinnerungsfunktion ist im neuen Connectorupdate enthalten. Sobald ein Termin für die Veröffentlichung feststeht, sehen Sie dies im Connectormenü unter Update, ebenso informieren wir bei Verfügbarkeit die Admins.

VG
Jakob Rauch

[#30]

Guten Morgen @tu_heggi 

anbei die Verlinkung auf das Berufrecht Handbuch

Einfach eine halbe Seite nach unten scrollen

VG
Jakob Rauch