Vorwort: Ich versuche ein Problem zu beschreiben und eine Lösung vorzuschlagen. Wenn jemand bestehende Lösungen zu dem Thema kennt, oder ein gutes workaround hat, bin ich über Feedback dankbar. Wenn das Thema bereits irgendwo diskutiert wurde, bin ich über Verweise dankbar. Wenn jemand weiß, wo ich das Thema am besten platzieren kann, damit es sich die Datev-Entwicklung anguckt, bin ich auch für ein Feedback dankbar. Das Problem: Es gibt aktuell nicht die Möglichkeit im Ablage-Knigge automatisiert den UNTERNEHMENSNAMEN in die Beschreibung des Dokumentes integrieren zu lassen. Auch beim Export aus dem DMS gibt es keine Möglichkeit den UNTERNEHMENSNAMEN in die Beschreibung des Dokumentes integrieren zu lassen. Am Ende finden sich dazu screenshots zur Veranschaulichung. Das DMS mag mandantenbezogen sei, so dass bei den im DMS abgelegten Dokumenten durch die Zuordnung zu einem Mandanten klar ist, um welches Unternehmen es sich handelt, doch für die externe Kommunikation mit dem Mandanten schafft es oft Zuordnungsprobleme, wenn man den UNTERNEHMENSNAMEN nicht in die Beschreibung des Dokumentes integrieren kann. Daher müssen bei diversen Geschäftsprozessen außerhalb des DMS im Explorer, oder beim E-Mail-Versand an die Mandanten die Dokumente manuell umbenannt werden und der UNTERNEHMENSNAME in die Beschreibung des Dokumentes integriert werden. Beispiele: Erhalt eines Steuerbescheides aufgrund einer bestehenden Empfangsvollmacht. Das Dokument bekommt einen Eingangsstempel, wird gescannt, wird im DMS gespeichert. Dann wird der Bescheid geprüft und bekommt einen Prüfstempel. Jetzt muss der Mandant informiert werden. Bei E-Mail Versand des Dokumentes erkennt der Mandant anhand des Namens des Dokumentes nicht um welches Unternehmen es geht. Viele Mandanten haben mehrere Gesellschaften. Erst durch Lesen des Inhalt des Dokumentes ergeben sich diese Informationen. So schreiben wir i.d.R. in den Betreff der E-Mail zusätzlich das Unternehmen, um das es geht. Da wir üblicherweise die Beschreibung des Dokumentes als Betreff verwenden (copy+paste), würde die Ergänzung des Unternehmensnamens entfallen, wenn es schon so im DMS gespeichert wäre, oder sich beim Export ergänzen ließe. Wir drucken die JA für unsere Mandanten über Datevs Service BIKD. Dafür bereiten wir (Sachbearbeiter JA) die zu druckenden JA und separat die Anschreiben als PDF-Dokument vor und speichern diese im Explorer ab. Ohne Ergänzung des Firmennamens in die Dokumentenbeschreibung, wäre dies nicht möglich, weil sich die Dokumente vom Namen sonst nicht unterscheiden würden. Vom Explorer aus wird nach Eingang der Zustimmung des Mandanten von einem anderem MA der Druckprozess ausgelöst im Explorer. Die Prozesse sind sehr individuell je Kanzlei, warum wir es so und nicht anders handhaben führt zu weit und es nicht zielführend, dass die Dokumente erst bei Druck aus dem DMS gezogen werden. Es geht um ein Beispiel, bei dem die Dokumente außerhalb des DMS gespeichert werden und zur Zuordnung einen Namenszusatz bedürfen. Lösungsvorschlag an die Datev Entwicklung: Ablage-Knigge ergänzen und Unternehmensname integrierbar machen, ebenso die Exportfunktion ergänzen und Unternehmensname integrierbar machen.
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