E-Rechnungen für Mandanten (kleine EÜRler, Holdings) ohne Datev Unternehmen Online

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Wir haben div. EÜRler mit geringfügiger Finanzbuchhaltung und über 60 Holding-UGs mit unter 10 Buchungen pro Jahr als Mandanten, für die sich Datev Unternehmen Online wirtschaftlich nicht lohnt, denen wir aber auch eine E-Rechnung senden möchten als Steuerberatung bzw. die als Unternehmer E-Rechnungen empfangen können müssen, auch wenn sie eben nur sehr wenige Rechnungen im Jahr erhalten.

(Alle weiteren Mandanten von uns haben Datev Unternehmen Online) 

Datev empfiehlt in allen Leitfäden Datev Unternehmen Online, aber bei Mindestkosten i.H.v. 14,65 EUR/monatlich für Datev Unternehmen Online mit Belege Online, ist das wirtschaftlich einfach nicht sinnvoll für o.g. Mandanten bei unter 10 Buchungen pro Jahr.

1. Wie können diese Mandanten E-Rechnungen, die sie per E-Mail erhalten GoBD-konform archivieren?
2. Brauchen diese Mandanten die DATEV E-Rechnungsplattform bzw. insb. das  DATEV E-Rechnungspostfach?
3. Ist der Empfang der E-Rechnung über das DATEV E-Rechnungspostfach bis auf weiteres eine ausreichende Lösung für diese Mandanten?

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@jbberlin  schrieb:

Wir haben div. EÜRler mit geringfügiger Finanzbuchhaltung und über 60 Holding-UGs mit unter 10 Buchungen pro Jahr als Mandanten, für die sich Datev Unternehmen Online wirtschaftlich nicht lohnt, denen wir aber auch eine E-Rechnung senden möchten als Steuerberatung bzw. die als Unternehmer E-Rechnungen empfangen können müssen, auch wenn sie eben nur sehr wenige Rechnungen im Jahr erhalten.

(Alle weiteren Mandanten von uns haben Datev Unternehmen Online) 

Datev empfiehlt in allen Leitfäden Datev Unternehmen Online, aber bei Mindestkosten i.H.v. 14,65 EUR/monatlich für Datev Unternehmen Online mit Belege Online, ist das wirtschaftlich einfach nicht sinnvoll für o.g. Mandanten bei unter 10 Buchungen pro Jahr.

1. Wie können diese Mandanten E-Rechnungen, die sie per E-Mail erhalten GoBD-konform archivieren?
2. Brauchen diese Mandanten die DATEV E-Rechnungsplattform bzw. insb. das  DATEV E-Rechnungspostfach?
3. Ist der Empfang der E-Rechnung über das DATEV E-Rechnungspostfach bis auf weiteres eine ausreichende Lösung für diese Mandanten?

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Die Grundaufzeichnungen sind Sache des Steuerpflichtigen, insofern sind es dessen Kosten (MigMaG).

Was aufgezeichnet werden muss, unterscheidet sich dazu deutlich zwischen (handelsrechtlicher) Bilanz und EÜR. 

Will man als Steuerpflichtiger sicher und einfach inkl. möglichem Support vom Steuerberater, dann wird es Unternehmen online. 

Will ich als Steuerberater gerne Sekretärin für meine Mandanten spielen, nutze ich nur Belege online, dann hat der Mandant aber keinen direkten Zugriff. 

Hab ich aber als Unternehmer keine 20 Euro im Monat übrig, um meine Belege sicher langfristig zu archivieren, wäre es m.E. ein guter Zeitpunkt, einmal das Geschäftsmodell zu überdenken. 

Die E-Rechnungsplattform hat zumindest in der ersten Stufe keine Archiv-Funktion, ich könnte mir aber vorstellen, dass es hier genug Nachfrage gibt, um entsprechend nachzubessern. Bis dahin können die Rechnungen in 2025 zumindest gespeichert werden.

Ab 2028 wird das Problem mit der zentralen Plattform wohl eh hinfällig.  

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@jbberlin 

Es besteht die Pflicht, die E-Rechnung anzunehmen und unveränderlich zu archivieren. Das sollte natürlich geordnet stattfinden.

Technisch geht das mit einer DVD für Archivierungszwecke (nicht DATEV Archiv DVD, das ist etwas Anderes), diese DVD kostet ein wenig mehr als eine "Normale", hält dafür aber die geforderte Zeit, entsprechechende Lagerung vorausgesetzt. Es gibt aber auch die Variante "Rock irgendwas" (habe den Namen vergessen), die sollen 100 Jahre halten. Voraussetzung ist natürlich ein entsprechendes Laufwerk zum Beschreiben, gelesen können die Daten mit einem normalen DVD Laufwerk.

Eine, von Betriebsprüfern als zulässig erachtete, Variante sind geschützte Festplattenlaufwerke oder Volumes bei Blockdevices. Hier wird das Volume als ReadOnly gesetzt, jede Datei, die hineinkopiert wird ist nach einer bestimmten Zeit nicht mehr änderbar. Löschen (automatisch) nach einem Zeitraum X ist dann wieder zulässig.