Ich hatte zu dem Problem einmal ein kleines HowTo geschrieben, wie man das beim Mandanten umsetzen könnte, weil die meist nicht sagen, sie wollen mehrere 1000€ "nur" für DATEV und "nur" zum Scannen ausgeben: HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? Ohne Zitate jetzt einzubinden, kann ich folgendes dazu sagen aus Erfahrung: Trennblätter sind zum Scannen gut; aber nach dem Scannen müssen die auch wieder raus. Das nervt viele Mandanten und daher sehe ich davon ab. Ich stelle den Scanner immer auf einseitig und mehrseitig. Dann muss man zwar jede mehrseitige Rechnung einzeln scannen aber wenn der Scanner schnell ist und es am Ende 1 Touch am Scanner ist: in meinen Augen verschmerzbar. Nutzt man statt Trennblätter Stempel oder QR-Codes, müssen diese zu 100% sauber gescannt werden, damit die Software dahinter den Code/Stempel erkennt. Da man aber noch immer in SW scannen soll, damit jede Rechnung so klein wie möglich wird, kommt es dann oft vor, dass der Stempel/QR-Code nicht erkannt werden, weil in SW es nur 0 oder 1 gibt und nichts dazwischen. Heißt: man muss der Software sagen: scanne in 8bit (Graustufen), damit die Stempel/QR-Codes erkannt werden und erstelle dann final eine SW Datei draus. Solch Software gibt es, macht aber einen riesen Aufwand und funktionierte im Fall von scan+share eher nicht so prickelnd. Zudem, wie oben angesprochen, habe ich noch keinen Mandanten gehört, der mir das Go über > 1000€ gegeben hat, nur weil man jetzt scannen muss für UO. Da gehen leider die meisten noch immer von (übertrieben gesagt) 100€ aus und dann läuft das 😖. Leider kostet ein guter Scanner eher um die 500€. Allein der Scanner, wobei aber die Software und der Workflow das wichtigste sind. Zudem: Scanner mit USB-Anschluss ist günstig(er) aber dann auch an einen PC gebunden. Möchte man Netzwerkscanner mit Trennblatterkennung muss man > 1000€ ausgeben in meinen Augen. Der Canon SF400 ist da eine gute Option aber das Webinterface, um Buttons zu programmieren, die einem alle Arbeit abnehmen: Katastrophe und nicht in 5min erledigt. Zudem: wenn man Software am PC / Server einsetzt, die eine Texterkennung macht und einem Arbeit abnimmt: hier braucht man Power und zwar nicht wenig und dazu sollte die Lösung mehrere Aufgaben parallel abarbeiten. scan+share kann leider nur 1 Aufgabe gleichzeitig und wenn es noch mehrere MFPs gibt, die ebenfalls diese Software für OCR nutzen und es eine gewisse Anzahl an Aufträgen gibt, dauert es dann schon mal, bis ein simpler Scan im Verzeichnis landet. Ob das andere Software besser kann: weiß ich nicht. Und als Kanzlei gibt es Lösungen von der ScanFabrik, scannerbox und Co. zu genüge am Markt, die > 1000€ kosten aber als Kanzlei sich das deutlich mehr lohnt. Und: Papier stirbt bzgl. Rechnungen wohl eher aus, sodass man hier die Energie eher in den Workflow setzen sollte, wie man die PDF aus dem ERP des Mandanten einfach, simpel und zuverlässig, automatisiert ins UO bekommt. Stichwort: Upload Mail, XML-Datei, Buchungs- und Rechnungsdatenservice. Das gleiche auch bei Eingangsrechnungen und z.B. Regeln am Exchange Online. Belegfreigabe online ist das nächste große "Ding", dass es sich lohnt beim Mandaten einzuführen, wenn nicht nur 1 Person alles macht. @ChristianS2021: Kleiner Tipp: Beiträge lassen sich 180min nach Absenden noch bearbeiten über die drei ... an seinen eigenen Posts. Dann kann man dort ein EDITH einfügen 😉.
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