mehrseitige Rechnungen scannen und heften

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Hallo zusammen,

wir haben viele Rechnungen die aus mehreren Seiten bestehen. Gibt es eine Einstellung wie Unternehmen online erkennt wann der Beleg zu Ende ist? Vorher wurden die Rechnungen gefaxt und mit den Datev Faxvorlagen Seitenanfang - Seitenende die mehrseitigen Dokumente erkannt.

Ich habe die Faxvorlage und auch schon ein weisses Blatt versucht.

Muss ich wirklich jede Rechnung einzeln auf den Scanner legen oder eben als Einzelblatt scannen und zusammenheften??

[#2 · Accepted solution]

Einseitige Rechnungen im Stapel und mehrseitige einzeln.

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nicht gut.....das wurde leider im Kurs anders erzählt.

Vielen Dank

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Faxen Sie die noch?

Scannen Sie die nicht?

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wir arbeiten jetzt erst mit Unternehmen online und buchen auch jetzt erst selbst. Bisher lief das alles über einen Steuerberater und dahin wurden die Belege gefaxt

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Das geht wirklich schneller, wenn Sie es scannen bzw. über den Belegtransfer hochladen.

Faxen war gestern. Es sei denn (gibt es durchaus ja noch), man hat keine ausreichende DSL-Leitung.

Oder faxen Sie die Belege dem Steuerberater, der sie dann wieder erfasst? Oder für Sie einscannt?

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Hallo,

am einfachsten geht es, wenn Sie einen Scanner mit TWAIN-Schnittstelle direkt am Arbeitsplatz anschließen. Dann können Sie alle Rechnungen in einem Stapel mit Hilfe des ScanModuls scannen und im Anschluss im Scan-Modul so zusammenheften, wie Sie dies wollen Das ScanModul zeigt Ihnen die gescannten Seiten im Dokumentenkorb und Sie können dies dort auswählen und heften. Außerdem sieht man dann hier auch frühzeitig, wenn ein Scan mal verunglückt und damit nicht lesbar ist. Abschließend können Sie die Belege aus dem ScanModul heraus an die DATEV senden.

Viele Grüße,

BF

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Das ist mir alles klar.

Da wir aber viele Rechnungen mit vielen Seiten (manchmal 20 Seiten) haben und mir in der Schulung gesagt wurde man könne ein weisses Blatt dazwischen legen und das Programm erkennt wenn die Rechnung zu Ende ist, ist es nun doch mehr Arbeite diese wieder zusammen zu heften. Hier gehen einfach Theorie und Praxis auseinander. Und in der altertümlichen Faxvariante war das nun mal möglich.

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Dann wurde die Frage falsch kommuniziert. Von wem auch immer. Die Dozenten sollten das eigentlich drauf haben.

Fragen Sie doch einfach den Dozenten nochmal direkt. Kann ja nicht sein.

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Gibt es bereits einen handhabbare Workflow für folgenden Belegstapel:

- 90% der Rechnungen einseitig

- 10% der Rechnungen mehrseitig, davon einige wenige per Duplex- Druck

Mandant wünscht kein Umsortieren.

Ein Herausreißen der Tacker wäre noch OK.

Scanner: Kopierer, der den kompletten Stapel innerhalb kürzester Zeit duplex in eine einzige TIF- Datei scannt und im Dateisystem ablegt.

Frage: Mit welcher Halbautomatik läßt sich diese TIF jetzt DATEV- gerecht nacharbeiten.

(Die üblicherweise leeren Rückseiten wären gute Trenner für diese Halbautomatik und die OCR sollte doch bekannte Belege sofort erkennen)

Mit dem Microsoft Office Document Imaging ließen sich Seiten in neue Dateien mit automatischer Namensvergabe  verschieben, aber das ist immer noch zu viel Mausgeklicke.

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112 Rechnungen einseitig

178 Rechnungen mehrseitig

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Gibt es bereits einen handhabbare Workflow für folgenden Belegstapel:

...

Scanner: Kopierer, der den kompletten Stapel innerhalb kürzester Zeit duplex in eine einzige TIF- Datei scannt und im Dateisystem ablegt.

...

Ist das Ablegen in einer Datei nicht unpraktisch?

Ich scanne immer als Stapel jeden Belege als ein Dokument (TIFF/PDF). Man muss natürlich wissen, ob Duplex oder nicht. Das kann der Scanner m.E. nicht unterscheiden. Oder gibt es das schon?

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Es gibt Scanner, die eine Erkennung für leere Rückseiten besitzen. Diese scheitert aber spätestens an den AGBs auf der Rückseite vieler Rechnungen.

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Ist das Ablegen in einer Datei nicht unpraktisch?

Ich scanne immer als Stapel jeden Belege als ein Dokument (TIFF/PDF). Man muss natürlich wissen, ob Duplex oder nicht. Das kann der Scanner m.E. nicht unterscheiden. Oder gibt es das schon?

Natürlich könnte auch ich jeden Beleg einzeln scannen, aber bei hunderten von Belegen sollte es doch möglich sein, daß ein intelligentes Programm diese Arbeit für mich erledigen kann, nachdem der komplette Stapel mit einem Handgriff digitalisiert wurde.

Selbst bei zu scannenden Steuerbescheiden lege ich den kompletten Stapel auf den Scanner und teile anschließend die TIF nach zu verschlagwortenden Einzeldokumenten.

Nur... bei hunderten von Belegen dauert das einfach zu lange.

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Es ist immer wieder faszinierend, dass man bei Produkten von WELTfirmen so oft das Gefühl bekommt, man seiner ERSTE, der ein solches Problem zu lösen hat!

Es ist doch eine ganz offensichtliche Realität, dass es nun mal eine Vielfalt an Rechnungen gibt: Einseitig, doppelseitig, mehrseitig-einseitig, mehrseitig-doppelseitig, einseitig mit Zusatztexten auf Rückseiten, uvm...

Dazu noch in verschiedensten Layouts.

Scanner liefern ebenfalls verschiedene Ausgaben: Einzelseiten, mit Leerseiten, ohne Leerseiten, Mehrseitige PDF Ausgaben.

Warum kommt niemand aus der Entwicklung auf die Idee mal eine ganz normale Vielfalt an Rechnungen in die Hand zu nehmen um die Realität zu begreifen BEVOR man die Software zum Reifen an die Kunden schickt!?

Dabei ist eine Lösung doch ganz einfach und analog möglich:

Vor jede Rechnung wird ein Trennblatt mit einem Erkennungszeichen und ggf. sogar mit Zuordnungsinformationen (ggf. QR Code) gelegt, welche man sich selbst EINMALIG mittels einem Programm Modul in DUO erstellen und ausdrucken könnte. Der gesamte Stapel aus Rechnungen und Trennblättern wird in eine Datei gescannt.

die Trennblätter können anschließend erneut verwendet werden.

einzelne Rechnungen können auch ohne Trennblätter gescannt werden.

Die Scanverarbeitung muss dann nur jede Mehrseitige Datei folgendermaßen verarbeiten:

1.  Leerseiten löschen

2. Trennseiten erkennen, löschen und an dieser Stelle in Einzeldateien aufteilen. Ggf. Metadaten aus Zuordnungsinformationen mit in die Dateien schreiben.

et voilá!

DAS finde ich eine gute und sichere Lösung, die jegliche Nachbearbeitung durch virtuelles Heften etc. überflüssig machen würde.

ODER

die Software ist DOCH schon so viel intelligenter und kann Rechnungen vollständig verstehen und Rechnungsseiten selbstständig zuverlässig zusammenfassen.

DAS wäre natürlich perfekt!

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Edit: Anstelle von Trennseiten wären auch Stempel auf der jeweils ersten Seite möglich. Das würde die Sortierung und Trennung von den Trennseiten wegfallen lassen.

die Software müsste nur wissen, dass ein solcher Stempel verwendet wird und auf der Seite mit dem Stempel mit der neuen Rechnungsdatei beginnen.

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... nur als Hinweis:

... dieser Thread feiert bald seinen 4. Geburtstag 😉

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Ich hatte zu dem Problem einmal ein kleines HowTo geschrieben, wie man das beim Mandanten umsetzen könnte, weil die meist nicht sagen, sie wollen mehrere 1000€ "nur" für DATEV und "nur" zum Scannen ausgeben: HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert?

Ohne Zitate jetzt einzubinden, kann ich folgendes dazu sagen aus Erfahrung:

• Trennblätter sind zum Scannen gut; aber nach dem Scannen müssen die auch wieder raus. Das nervt viele Mandanten und daher sehe ich davon ab. Ich stelle den Scanner immer auf einseitig und mehrseitig. Dann muss man zwar jede mehrseitige Rechnung einzeln scannen aber wenn der Scanner schnell ist und es am Ende 1 Touch am Scanner ist: in meinen Augen verschmerzbar. 
• Nutzt man statt Trennblätter Stempel oder QR-Codes, müssen diese zu 100% sauber gescannt werden, damit die Software dahinter den Code/Stempel erkennt. Da man aber noch immer in SW scannen soll, damit jede Rechnung so klein wie möglich wird, kommt es dann oft vor, dass der Stempel/QR-Code nicht erkannt werden, weil in SW es nur 0 oder 1 gibt und nichts dazwischen. Heißt: man muss der Software sagen: scanne in 8bit (Graustufen), damit die Stempel/QR-Codes erkannt werden und erstelle dann final eine SW Datei draus. 

Solch Software gibt es, macht aber einen riesen Aufwand und funktionierte im Fall von scan+share eher nicht so prickelnd. Zudem, wie oben angesprochen, habe ich noch keinen Mandanten gehört, der mir das Go über > 1000€ gegeben hat, nur weil man jetzt scannen muss für UO. Da gehen leider die meisten noch immer von (übertrieben gesagt) 100€ aus und dann läuft das 😖. Leider kostet ein guter Scanner eher um die 500€. Allein der Scanner, wobei aber die Software und der Workflow das wichtigste sind. 

Zudem: Scanner mit USB-Anschluss ist günstig(er) aber dann auch an einen PC gebunden. Möchte man Netzwerkscanner mit Trennblatterkennung muss man > 1000€ ausgeben in meinen Augen. Der Canon SF400 ist da eine gute Option aber das Webinterface, um Buttons zu programmieren, die einem alle Arbeit abnehmen: Katastrophe und nicht in 5min erledigt. Zudem: wenn man Software am PC / Server einsetzt, die eine Texterkennung macht und einem Arbeit abnimmt: hier braucht man Power und zwar nicht wenig und dazu sollte die Lösung mehrere Aufgaben parallel abarbeiten. scan+share kann leider nur 1 Aufgabe gleichzeitig und wenn es noch mehrere MFPs gibt, die ebenfalls diese Software für OCR nutzen und es eine gewisse Anzahl an Aufträgen gibt, dauert es dann schon mal, bis ein simpler Scan im Verzeichnis landet. Ob das andere Software besser kann: weiß ich nicht. 

Und als Kanzlei gibt es Lösungen von der ScanFabrik, scannerbox und Co. zu genüge am Markt, die > 1000€ kosten aber als Kanzlei sich das deutlich mehr lohnt. 

Und: Papier stirbt bzgl. Rechnungen wohl eher aus, sodass man hier die Energie eher in den Workflow setzen sollte, wie man die PDF aus dem ERP des Mandanten einfach, simpel und zuverlässig, automatisiert ins UO bekommt. Stichwort: Upload Mail, XML-Datei, Buchungs- und Rechnungsdatenservice. Das gleiche auch bei Eingangsrechnungen und z.B. Regeln am Exchange Online. Belegfreigabe online ist das nächste große "Ding", dass es sich lohnt beim Mandaten einzuführen, wenn nicht nur 1 Person alles macht. 

@ChristianS2021: Kleiner Tipp: Beiträge lassen sich 180min nach Absenden noch bearbeiten über die drei ... an seinen eigenen Posts. Dann kann man dort ein EDITH einfügen 😉.