Scannen für Mandanten - danach wieder abheften in Ordner

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Hallo zusammen,

wir möchten nach und nach alle Mandanten in Unternehmen online bearbeiten, d.h. wir würden z. B. die Fibu-Ordner, die wir vom Mandanten erhalten einscannen und in DUO weiter bearbeiten.

Wie gehen wir mit folgendem Szenario um:

Der Mandant bring 3 volle Ordner mit unterschiedlich großen Belegen (auch Kassenzettel, Tankbelege etc.). Die Belege werden im Stapel gescannt, danach müssen sie wieder in die Ordner eingeheftet werden.

Auf Grund der unterschiedlichen Größen müsste nun jeder Beleg einzeln in die Hand genommen und abgeheftet werden.

Gibt es technische Lösungen (Sortierung Loch auf Loch im Scanner o. ä.)? Oder müssen wir unsere Mandanten bitten, kleinere Belege aufzukleben?

MfG

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Hallo Frau Hakenjos,

lassen Sie doch die Belege vom Mandanten scannen und übertragen. Mit der richtigen Argumentation, Überzeugungskraft und Begeisterung werden Sie das bestimmt auch hin bekommen.

Gruß

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Oder müssen wir unsere Mandanten bitten, kleinere Belege aufzukleben?

Alles eine Frage des Scanners, wenn ich Sie da richtig verstanden habe.

Wenn Sie für all Ihre Mandaten scannen wollen, suchen Sie sich bitte dazu einen Partner, wo Scanner und Software aus einer Hand kommen und es damit schneller geht (z.B. Scanfabrik). Wir haben einen Scanner im Einsatz, der alle Belege frisst. Auch ellenlange IKEA Belege, Porto, Tank - egal. Der kostet aber auch ein paar tausend Euro (ohne Software und Wartung).

Ich würde, gerade weil es UO so vorsieht, den Mandanten, wie björn es schrieb, beibringen selber zu scannen, falls das machbar ist. Nicht alle Mandanten eignen sich dazu. Vorteil: Der Mandant kann all seine Belege behalten, es muss nichts mehr vorbeigebracht werden und man ist im allg. schneller bzw. hat man auch eine gute Grundlage z.B. Lohn via UO zu machen.

Dokumentenscanner, die einzeln am PC betrieben werden, kosten ca. 800€ und kommen z.B. von Fujitsu. Diese "fressen" auch sämtliche Belege.

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Nein, leider nicht richtig verstanden. Das Problem bzw. die zeitraubende Aktion ist nicht das Scannen der Belege, sondern das wieder einheften in den Ordner des Mandanten.

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Ich kann doch 50 Belege am Stück rausheften - Schnelleinzug Scanner - Papier kurz schütteln und als Block wieder abheften?!

Andernfalls kann er die nicht nach "Größe" abheften? Ist nur eine Organisationsfrage.

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Gibt es technische Lösungen (Sortierung Loch auf Loch im Scanner o. ä.)? Oder müssen wir unsere Mandanten bitten, kleinere Belege aufzukleben?

Hallo,

um die Frage zu beantworten: Nein, bisher ist mir ein solcher Scanner nicht bekannt. Auch eine technische sinnvolle (ökonomische) Umsetzung fällt mir dazu auch gerade nicht ein.

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Moin,

ich würde den Mandanten bitten die Belege auf DINA 4 zu kopieren. Die meisten dieser Belege müssen eh kopiert werden, damit sie 10 Jahre lesbar bleiben, da es Thermo-Belege sind. Nach Rückgabe der Ordner kann der Mandant dann die Originalbelege an die Kopien heften.

Viele Grüße

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Hallo tu.heggi,

das geht eben nicht, wenn Kassenzettel zwischen drin sind, die fallen beim Schütteln raus.

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Also grundsätzlich würde ich empfehlen, nicht zu doll zu schütteln, dann fallen die Belege auch nicht raus.

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wir möchten nach und nach alle Mandanten in Unternehmen online bearbeiten, d.h. wir würden z. B. die Fibu-Ordner, die wir vom Mandanten erhalten einscannen und in DUO weiter bearbeiten.

Holen Sie dazu das Einverständnis der Mandanten ein, da meines Wissens ja dann die Belege bei einer BP dem FA zwangsläufig durch die automatische Verknüpfung auch digital, also einfach verfügbar, vorliegen?

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Ich glaube nicht, dass es eine bezahlbare Technik gibt, die Belege in einen Ordner abheftet oder zumindest die Löcher übereinander sortiert.

Sie könnten alle Belege scannen und die A4 Löcher durch schütteln übereinander bringen, dann abheften und durchblättern und die dazwischen hängenden kleineren Belege händisch einsortieren.

Warum werfen Sie die Belege nach dem Scannen nicht in eine Kiste (z.B. Kiste für Kopierpapier). Ich glaube es gibt keine Probleme, wenn die Belege übereinander lose im Karton sind. Ein Ordner ist sicher keine Pflicht. So bleibt die Reihenfolge erhalten. Ob Sie einen Ordner oder eine Kiste aufbewahren; ist ja wohl egal.

[#12 · Accepted solution]

Warum werfen Sie die Belege nach dem Scannen nicht in eine Kiste (z.B. Kiste für Kopierpapier). Ich glaube es gibt keine Probleme, wenn die Belege übereinander lose im Karton sind. Ein Ordner ist sicher keine Pflicht. So bleibt die Reihenfolge erhalten. Ob Sie einen Ordner oder eine Kiste aufbewahren; ist ja wohl egal.

Sorry, aber ich als Mandant wäre ganz schön sauer, wenn ich ordentlich in Ordnern abgeheftete Belege bei meinem Steuerberater abgebe und eine Kiste (oder völlig "zerpflückte" Belege) zurück bekomme.

Ich denke auch, dass die Bitte nach DIN A4 Kopien am sinnvollsten ist, da damit ja gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden (Scannbarkeit und dauerhafte Lesbarkeit auch bei Thermopapier).

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Sorry, aber ich als Mandant wäre ganz schön sauer, wenn ich ordentlich in Ordnern abgeheftete Belege bei meinem Steuerberater abgebe und eine Kiste (oder völlig "zerpflückte" Belege) zurück bekomme.

Weil das auch nicht mehr State of the Art ist. Wir haben 2019 und arbeiten digital. Die Lochkartenzeiten sind vorbei.

Schlimm, wird's erst, wenn alle Belege auch noch getackert sind und man darauf "stolz" ist. Das ist ein heiden Aufwand das alles zu enttackern.

Deshalb soll das Mandat ja selber scannen. Dann bleibt alles so, wie das Mandat es haben möchte (auch getackert nach dem Scannen) und der StB hat trotzdem alle Belege. Mandant ist König aber muss in Zeiten der Digitalisierung auch mitziehen .

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Sorry, aber ich als Mandant wäre ganz schön sauer, wenn ich ordentlich in Ordnern abgeheftete Belege bei meinem Steuerberater abgebe und eine Kiste (oder völlig "zerpflückte" Belege) zurück bekomme.

Das kann ich sehr gut nachvollziehen.

Wenn man das so macht, würde ich dem Mandanten zusätzlich die gescannten Belege als PDF zusenden und ihm damit den Vorteil der digitalen Belege nahebringen. Dann kann er die Kiste einfach in den Keller stellen. Nach einiger Zeit wird der Mandant erkennen, dass sein Steuerberater Hilfstätigkeiten für ihn erledigt und doch lieber selber scannen....

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[...] Wir haben 2019 und arbeiten digital. Die Lochkartenzeiten sind vorbei.[...]

Ich denke, das würde jetzt eine Grundsatzdiskussion auslösen, die hier zu weit führen würde, aber ganz kurz:

Ja, wir haben 2019, d.h. wir müssen es schaffen mehrere Generationen zu verbinden: Die, die mit der Digitalisierung aufgewachsen sind und die, für die Computer etc. aus Science-Fiction-Romanen stammen. Ich persönlich finde es falsch letztere zu verteufeln und pauschal als rückständig und (noch schlimmer) engstirnig abzustempeln, wie es oft gemacht wird. Der Mensch als Individuum braucht einfach mehr Zeit sich auf neue Situationen einzustellen als die so rasant fortschreitende Technik diese Situationen schafft. Und m.M.n. sollte man auch diesem Umstand bei aller Technikaffinität und -liebe durchaus Rechnung tragen.

Die grundsätzliche Lösung, die Frau Hakenjos bzw. ihre Firma eingeschlagen hat, dass die Mandanten die gewohnten Ordner bringen können und das Büro digitalisiert, weil es dort so gewünscht ist, finde ich einen guten Kompromiss, um diese Verbindung umzusetzen.

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Kommunikation ist alles.

Ein Telefonat mit dem Mandanten und nach seiner Meinung gefragt, könnte die Beteiligten ein Stück näher bringen.

Dem Mandanten wird erläutert, dass das Scannen einen erhöhten Arbeitsaufwand bedeutet und dies eine entgeltliche Leistung sein könnte. Durch das (wieder) Abheften würde selbstverständlich noch mehr Aufwand entstehen.

Die weitere Frage ist, ob der Mandant zukünftig öfters mal in die Belege reinschauen muss, oder ob die Kiste ohnehin für den Keller ist.

Vielleicht will der Mandant selbst abheften? oder oder oder.

Der Kunde ist König und wer die Musik bestellt, muss Sie auch bezahlen.

Wenn Die Leistung scannen/abheften als Service des Steuerberater erbracht wird. Ist es selbstverständlich das der Berater den Belegzustand wieder herstellen muss.

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Als Unternehmensberatung sind wir Mandant und stehen oft auch zwischen StB. und Steuerpflichtigem. Wenn ich mir einige Antworten hier so durchlese, verstehe, warum es draußen öfters einen Groll gegen das selbstverständliche Handaufhalten der Berater gibt.

Wenn ich das richtig verstanden habe, geht es darum, dass der Steuerberater zur Verbesserung seiner (Prüfungs-)Prozesse jetzt digitaler arbeiten möchte und die Vergangenheit erfassen möchte. Da ist der StB. gefragt eine Lösung (auf seine Kosten) zu erwirken. Wenn es um die prinzipielle nach vorne gerichtete Lösung gehen würde, könnte man das durchaus realisieren. Man kann beim Kunden scannen lassen, man kann z.B. die Belege auch nach Größen getrennt scannen oder auch alternative Ablageformen wählen.

Hier geht es aber IMHO um das technische Problem:
a) Frisst der Scanner alle Beleggrößen und
b) wie bekomme ich die wieder ordentlich in den Kundenordner zur Ablage, sowie evtl.
c) was mache ich mit geklammerten oder aufgeklebten Dokumenten?

Lösungen im bezahlbar/vertretbaren Rahmen gibt es nicht. Ich würde mir Gedanken machen, ob ich jemanden habe, der das (einmalig weil "Strafarbeit") mal erledigt oder bei einem professionellen Service anfragen.

Die Digitalisierung von IT-fremden Unternehmen durch Service ist aus meiner Sicht ein Teil der Frage, bleibt aber unbeantwortet.

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Den Mandanten die Belege auf DINA4 kopieren lassen ???

Willkommen in der Digitalisierung von Arbeitsprozessen !

Es ist mal wieder unglaublich, was man hier so lesen muss.

Es gibt nur eine Lösung: Das Mandat scannt und überträgt. Alles andere ist Kokolores ! Sie machen es entweder so oder am Besten gar nicht.

Nochmals:
Es kann doch nicht ernsthaft angeraten werden, Belege allesamt auf ein DINA4-Papier zu kopieren, um dieses zu scannen und es anschließend durch den Schredder zu lassen.

Ich bin sprachlos....

Kaufend Sie bspw. einen brother ADS-2400 DN; dem schmeckt jedes Format. Die Kosten hierfür haben Sie mit erspartem Papier in einem halben Jahr drin.

… eines noch: Drucken Sie E-Mails nur dann aus, wenn es wirklich nötig ist.

Denken Sie ab und zu auch mal an Ihre Umwelt ?!

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Warum werfen Sie die Belege nach dem Scannen nicht in eine Kiste (z.B. Kiste für Kopierpapier). Ich glaube es gibt keine Probleme, wenn die Belege übereinander lose im Karton sind. Ein Ordner ist sicher keine Pflicht. So bleibt die Reihenfolge erhalten. Ob Sie einen Ordner oder eine Kiste aufbewahren; ist ja wohl egal.

Sorry, aber ich als Mandant wäre ganz schön sauer, wenn ich ordentlich in Ordnern abgeheftete Belege bei meinem Steuerberater abgebe und eine Kiste (oder völlig "zerpflückte" Belege) zurück bekomme.

Ich denke auch, dass die Bitte nach DIN A4 Kopien am sinnvollsten ist, da damit ja gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden (Scannbarkeit und dauerhafte Lesbarkeit auch bei Thermopapier).

Bei der Digitalisierung von Belegen natürlich ganz wichtig, dass Kopien auf Echtpapier existieren . . . Herrjeh . . .

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Die Digitalisierung von IT-fremden Unternehmen durch Service ist aus meiner Sicht ein Teil der Frage, bleibt aber unbeantwortet.

Die Frage ist, ob ich alle Mandantenunterlagen an eine Fremdfirma geben möchte, die mit mir unbekannten Mitarbeitern die Belege scannt. Thema DSGVO.

Des Weiteren sollen die Belege (wohl) auch mit der Buchhaltung verknüpft werden. sonst würde das ganze scannen keinen Sinn ergeben.

Also diese Arbeiten gehören nicht an eine Fremdfirma vergeben!

In der Regel machen solche Arbeiten studentische Hilfskräfte in der Kanzlei. Das ist dann auch keine Strafarbeit, sondern deren Job. Die Massenabfertigung ist sicher nicht durch einen Azubi zu erledigen. Das gehört nicht zu dessen/deren Aufgabe.

Schöne Woche.

[#21]

Dem Mandanten sind die Praktikanten in der Kanzlei auch unbekannte Menschen. Hier gilt es eine verlässliche Regelung zu finden, das hat nichts mit eigener Firma und Fremdfirma zu tun. Und ob das sinnvolle Arbeiten für studentische Hilfskräfte sind, darf man bei der Betrachtung der eigenen Aushilfen mal überlegen. Viele Kanzleien haben davon nämlich zu wenige, die einfacher Arbeiten verrichten (wollen, können, sollen...).

Aber den Mandantenwunsch im Blick zu behalten, halte ich für eine wichtige Aufgabe.

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Bei der Digitalisierung von Belegen natürlich ganz wichtig, dass Kopien auf Echtpapier existieren . . . Herrjeh . . .

Es tut mir leid, aber ich denke, Sie haben an dem hier vorliegenden Grundproblem vorbeigelesen.

Edit: Tippfehler

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Des Mandantenwille ist sein Himmelreich.

Wenn ich aber einen, eigentlich nicht notwendigen Aufwand für die Vergangenheit , betreibe und diese Kosten als Kanzlei tragen will, muss ich mir doch wirtschaftliche Gedanken machen. Auch Praktikanten sind nicht dafür da, die sollten andere Sachen in der Kanzlei machen.

Nun kann ich wählen, ob ich eine Fremdfirma beauftrage zu einen Stundensatz von x oder einen Studenten mit einem Betrag in Höhe des Mindestlohn. Da fällt mir die Auswahl nicht schwer. Zumal in der Kanzlei verknüpft werden muss. Und alle Belege auch in der Kanzlei verbleiben.

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Bei der Digitalisierung von Belegen natürlich ganz wichtig, dass Kopien auf Echtpapier existieren . . . Herrjeh . . .

Es tut mir leid, aber ich denke, Sie haben an dem hier vorliegenden Grundproblem vorbeigelesen.

Edit: Tippfehler

Es tut mir auch leid, ab Sie haben die Grundsystematik einer digitalen Buchführung nicht verstanden, weshalb Sie überhaupt an ein Grundproblem geraten, welches so nicht existent wäre, würde das Grundsystem verstanden.

Auch die weiterführenden Gedanken, des outsourcing von Scan-Aufgaben belegt letztlich nur, dass sich mit der Systematik offensichtlich noch nicht ernsthaft auseinandergesetzt wurde.

In einem anderen Fred wurde auch schon erwähnt, wie effektiv mit Scanboxen gearbeitet werden kann: Der Mandant kommt, überlässt seinen Ordner, die Inhalte werden gescannt, der Mandant wartet, der Ordner wird dem Mandanten wieder überlassen, der Mandant hat seine Unterlagen wieder...

Ja wirklich ?

Das stellt man sich der Mandant un die Kanzlei unter digitaler Buchführung, Effektivität und Entlastung vor?

Würden meine Mandanten auch nur ein wenig mehr Aufwand haben, würden sie niemals auf UO wechseln, denn das muss eine deutliche Ersparnis an Arbeitszeit und damit Kosten zur Folge haben. Das hier Geschilderte ist m.E. eher der Weg "zurück in die Zukunft."

Das Geschilderte lässt sich zumeist unter "EDV zu Fuß" zusammenfassen.

An sich wollte ich mich nicht mehr zu diesem Thema äußern, wenn das System derart angewandt wird, dass es den Mandanten abschreckt, denn begeistert.
Ich muss dies leider immer wieder erwähnen, weil eben das Thema "digitale Buchführung" als "teuer", "kompliziert", "unzuverlässig" oder "aufwändig" bezeichnet wird, um sich selbst nicht weiter entwickeln zu müssen.

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Hätten Sie richtig gelesen, wüssten Sie, dass ICH überhaupt kein Problem habe.

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Ihre Antwort mit den DINA4-Kopien hatte ich mir eben rausgepickt und natürlich haben Sie damit kein Problem .  Ich möchte Sie auch nicht persönlich "in die Pfanne hauen" sondern diesen unsäglichen Konsens, der hier auf einer komplett falschen Ebene gesucht wird.

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Es gibt nur eine Lösung: Das Mandat scannt und überträgt. Alles andere ist Kokolores ! Sie machen es entweder so oder am Besten gar nicht.

sehe ich auch so.

Aber zwei Ergänzungen:

1. Wenns wir nicht machen wer machts dann? Es gibt ordentliche Scandienstleister als Mittel zum Zweck. Dies funktioniert gut und ist preislich, im Vergleich zum Selbstscannen (Hardware, Wartung, Know-How für DATEV-Scan) für viele kleine Mandanten attraktiv. Hier wird außerdem auch eine Archivierung des Papierordners angeboten oder evtl. sogar ein digitaler Freigabeprozess für Zahlungen.

2. Bereits jetzt alle Lieferanten auf elektronische Rechnungen umstellen! Wenn Sie keine Belege mehr in Papierform erhalten, gibt es nichts zu scannen. Wenn dann "nur" noch die Kassenbelege übrigbleiben, gibt es hierfür sehr gute Geräte zur Digitalisierung! Warum jetzt "Know-How" mit scannen aufbauen, wenn in naher Zukunft gar keine Papierrechnungen mehr produziert werden (siehe X-Rechnung für die Verwaltung) Jedes Faktura-Programm sollte bereits jetzt in der Lage elektronische Rechnungen zu erstellen...

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Ihre Antwort mit den DINA4-Kopien hatte ich mir eben rausgepickt und natürlich haben Sie damit kein Problem . Ich möchte Sie auch nicht persönlich "in die Pfanne hauen" sondern diesen unsäglichen Konsens, der hier auf einer komplett falschen Ebene gesucht wird.

Alles gut. Digitalisierung ist wie Umweltschutz und Religion ein Thema über das man sich wunderbar die Köpfe einschlagen kann und doch nicht DIE richtige Antwort finden wird.

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Alles gut. Digitalisierung ist wie Umweltschutz und Religion ein Thema über das man sich wunderbar die Köpfe einschlagen kann und doch nicht DIE richtige Antwort finden wird.

Eben.

Aber:

Digitalisierung ist ja nicht Scannen.

Scannen ist nur ein "Nebenaspekt", der ja eigentlich überflüssig ist, wenn die Digitalisierung erst mal richtig läuft.

Und nur weil man scannt, ist man nicht digital.

Darüber lässt sich tagelang philosophieren. Aber DATEV macht das je mit seinem "Klein-Klein" vor. Plattform für Steuerbelege zum Beispiel...

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Vielleicht hätten Sie auch meine Antwort herauspicken können. Das ist an der Stelle egal, ein Problem mit Problemen Anderer hat, wer sich dafür verantwortlich hält. Dabei habe ich allerdings etwas andere Gedanken, als Sie:

1. Im Forum wird nach einer Lösung gesucht und nicht nach einer Antwort, die lautet: "Deine Frage ist falsch".

2. Eine grundsätzliche Antwort "Es kann nur so gehen" ist grundsätzlich falsch. Sie berücksichtigt die, teilweise nicht bekannten, Umstände.

3. Lösungen am Kunden vorbei helfen keinem Dienstleister, auch dem Buchführer nicht.

4. Und da bin ich bei freihof​ , nämlich bei einem Prozess, der Heute Lösungen anbietet und später vielleicht etwas anderes darstellt.

Denn wer erhebt sich über den Wunsch, wie der Unternehmer sein Unternehmen zu führen hat?