E-Rechnungspostfach - Programmverbindung einrichten

[#1]

Ausgangssituation:

Neben der Kanzlei unterhalten wir ein Unternehmen, welches wir auch als Mandanten führen. 

"Mandant" hat eigenes DUo, Zugriff erfolgt über den Kanzleizugang (Smartlogin + Smartcard).

Problem: 

Im E-Rechnungsportal habe ich nun das E-Rechnungspostfach für den Mandanten angelegt.

Es ist mir jedoch unmöglich die Programmverbindung zum DUo einzurichten, da alle für den "Mandanten" zugelassenen Zugänge (Smartlogins + Smartcards) der Kanzlei zugeordnet sind.

Fragen:

Wieso kann ich als Kanzlei nicht diese Programmverbindung für den Mandanten einrichten? (Gilt im übrigen auch für alle anderen Mandanten -> diese sind froh sich nicht mit noch einem Portal beschäftigen zu müssen)

Kann man das Problem kurzfristig umgehen? 

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Ich kann auf der Plattform bei Programmverbindung unter allen für mich verfügbaren Unternehmen/Mandanten eines auswählen und den DUO Bestand damit verknüpfen. Es muss also kein Zugang sein der speziell diesem Unternehmen gehört. 

Deswegen sehe ich hier kein Problem oder habe ich etwas falsch verstanden? 

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Bis zu diesem Punkt komme ich gar nicht. Ich sehe stets das folgende Problem:

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Bei mir ist es genau das gleiche Problem. 
Ich sehe auch nur die Fehlermeldung 403. 

Ich gehe mal davon aus, das es daran liegt, das auf der Hauptberaternummer noch kein E-Rechnungspostfach angelegt wurde. 

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Wozu benötigt man denn die E-Rechnungsplattform, wenn man DUO im Einsatz hat, @JVogel ?

Allein die fehlende Archivierungsfunktion der E-Rechnungsplattform schließt doch einen ernsthaften Einsatz aus, oder?

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Man benötigt die E-REchnungsplattform um in den Netzwerken aktiv zu sein (TRAFFIQX, PEPPOL)
DUO selbst kann das nicht. Lediglich DATEV SMART TRANSFER ist im TRAFFIQX Netzwerk integriert und die Bedienung dieses Stück Software möchte ich niemandem zumuten. 

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Hallo @JVogel,

vielleicht hilft Ihnen folgendes Dokument weiter:  Programmverbindungen einstellen 

Siehe insbesondere Kapitel 2.1:

Um die Programmverbindung für ein Unternehmen durchzuführen, ist ein Zugangsmedium (DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard) des Unternehmers erforderlich. Das Unternehmen benötigt einen aktiven DATEV Unternehmen online-Vertrag sowie ein freigeschaltetes Zugangsmedium. Wenn das Zugangsmedium der Kanzlei zugeordnet ist, kann die Verbindung nicht veranlasst werden.

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Hallo @JVogel ,

das E-Rechnungspostfach auf der DATEV-Plattform muss der Mandant selbst einrichten, da eine persönliche Identifikation erforderlich ist.

Es stehen drei Ident-Verfahren zur Auswahl:

• Video-ID
• Personalausweis-ID
• Bank-ID

Nach erfolgreicher Identifikation können weitere Schritte, wie die Anbindung an DUO, erfolgen.

Wichtig: Sowohl die Anmeldung mit dem DATEV-Konto des Mandanten als auch die Verbindung über SmartLogin oder SmartCard sind Voraussetzung.

Ab Anfang nächsten Jahres soll es laut DATEV möglich sein, das DATEV-Konto direkt mit einem Medium wie SmartCard oder SmartLogin zu verknüpfen.

Freundliche Grüße
Sven Ehlers

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Hallo @Gerlinde_Huebl ,

genau das ist ja mein Problem.

Der "Mandant" ist nur eine andere Gesellschaft der Kanzleiinhaber und läuft unter einer eigenen mandantengenutzten Beraternummer.

Es gibt dadurch keine Personen mit einem nicht der Kanzlei zugeordneten Zugangsmedium.

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Hallo @JVogel 

der mandantengenutzte Bestand muss wie ein "echter Mandant" behandelt werden: 
es ist erforderlich unter der mandantengenutzten Beraternummer ein Zugangsmedium (SmartLogin) anzulegen. Damit kann die Programverbindung hergestellt werden.

Einen schönen Feierabend und 

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Hallo @Silvija_Döbereiner, 
wie würde ich eine Verbindung in folgendem Fall hinbekommen:
Mandant hat keine eigene Unterberaternummer, und der DUO Bestand läuft auf der Hauptberaternummer der Kanzlei.

Der Mandant nutzt DUO selbst nicht, sondern wird im Rahmen der Buchhaltung von der Kanzlei für Belege online genutzt. 
Mandant hat sich nun auf der E-Rechnungsplattform mit seinen Daten und einem Datev Konto registriert und authentifiziert. 
Wie bekommen wir als Kanzlei nun die Verbindung zum DUO hin? Unsere Smart Logins und SmartCards (Hauptberaternummer) werden mit folgendem Hinweis abgelehnt:

Soll das nun bedeuten, das wir für jede Buchhaltung eine eigene Unterberaternummer mit einem eigenen DUO anlegen müssen, damit wir hier die Verbinung schalten können ? 

Mit freundlichen Grüßen
Harald Schommer

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Soll das nun bedeuten, das wir für jede Buchhaltung eine eigene Unterberaternummer mit einem eigenen DUO anlegen müssen, damit wir hier die Verbinung schalten können ?

Ja, siehe Antwort von @Gerlinde_Huebl bzw.  DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1037662 

Das Unternehmen benötigt einen aktiven DATEV Unternehmen online-Vertrag sowie ein freigeschaltetes Zugangsmedium.

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Hallo @Silvija_Döbereiner ,

wie stellen sie sich das denn vor?

Soll ich mir dafür ein neues Smartphone zulegen bei dem ich den neuen Smartlogin hinterlege?

Oder übersehe ich hier eine andere hoffentlich praktikablere Lösung?

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Hallo @hschommer, 

genau. Das Unternehmen benötigt einen aktiven DATEV Unternehmen online-Vertrag sowie ein freigeschaltetes Zugangsmedium.

Wenn die Smart-Card der Kanzlei zugeordnet ist, kann die Verbindung nicht veranlasst werden. 

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Hallo @JVogel,

Sie können mehrere mandantengenutzt Beraternummern auf einem Gerät verwenden. 

Mehrere DATEV SmartLogin Zugänge auf einem Gerät nutzen.

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Hallo @Sarina_Schug ,

ich habe mir jetzt in der Rechteverwaltung neben der generellen Berechtigung für die Mandanten der Kanzleiberaternummer zusätzlich die Berechtigung für die Mandantengenutzte Beraternummer verpasst.

Wie erwartet erhalte ich weiterhin folgende Fehlermeldung: 

Ich habe nun mal nicht zwei getrennte Mobiltelefone für mich als Mandanten und mich als Mitarbeiter der Kanzlei.

Gibt es einen weiteren Lösungsvorschlag? 

Weshalb ist hier so eine starke Trennung notwendig? Im DUo kann ich für den Mandanten auch sämtliche Einrichtungen vornehmen und benötige nicht extra einen Mandantenzugang.

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Hallo @Sarina_Schug, 
vielen Dank für diese Information, allerdings frage ich mich wie dieses Thema aus Sicht der Datev bewerkstelligt werden soll. 
Es gibt auch Mandanten die Unternehmen online gar nicht nutzen, und wir als Kanzlei dort die Belege hochladen. Daher ein Belege online auf der Beraternummer der Kanzlei. 
Es muss doch eine Möglichkeit geben ein bestehendes E-Rechnungspostfach an einen bestehendes Kanzleigenutztes Belege online anzubinden. 
Ich denke mal das dieser Fall wahrscheinlich nicht so selten vorkommt. 
Genauso wie ich ja auch mit einem Kanzlei Authentifizierungsmedium auf alle Unterberaternummern der Kanzlei zugreifen kann und hier nicht für jede Unterberaternummer ein eigenes Authentifizierungsmedium vorhalten muss. 

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Hallo,

die Programmverbindung zwischen E-Rechnungsplattform und Dor funktioniert.

Der Mandant hat die E-Rechnungsplattform selber eingerichtet, passt.

Der Duo-Bestand läuft über unsere Kanzleiberaternummer, wird auch von Datev für Altmandanten durchaus empfohlen. 

Nun funktioniert die Weitergabe von der Rechnungsplattform nicht an Duo wegen fehlender Berichtigungen.

Da fehlen die Berechtigungen, die man aber nicht einstellen kann.

Bei einer Nachfrage beim Servicekontakt warte ich immer noch auf eine Lösung.

Ist da eine Änderung geplant, wird da nachgebessert?

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Hallo @StbAdmin, 

die fehlenden Berechtigungen können eine Folge des fehlenden DUo Vertrags für den Mandanten sein.

Siehe folgendes Hilfe-Doki zur Einrichtung:

 Programmverbindungen einstellen  

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Sehr geehrte Frau Schug,

wie bereits mitgeteilt, liegt ein Duo Vertrag vor.

Jedoch läuft dieser über unsere Beraternummer, was von Datevseite auch so vorgeschlagen wird.

Viele Grüße

[#21]

Hallo @StbAdmin 

es arbeiten sicher viele Kanzleien noch so wie sie es beschreiben.

DUO-Vertrag auf die Kanzlei, Belege werden von der Kanzlei digitalisiert, Bestände von Belege online liegen auf der Beraternummer der Kanzlei. (Einsatz von Scannerbox, usw.)

Diese Vorgehensweise führt zu einer digitalen Buchführung, auf die der Mandant aber keinen Zugriff hat. Denn es gibt keine dem Mandanten zugeordneten Authentifizierungsmedien. Die Herausgabe von Kanzleizugängen an Mandanten wird seitens der DATEV untersagt.

Soll der Mandant nun Rechnungen aus der E-Rechnungsplattform nach DUO übertragen (läuft automatisch, aber rein bildlich gesprochen), benötigt der Mandant zum einen ein auf ihn ausgestelltes Zugangsmedium, und zum anderen das vertragliche Recht, auf den Belege-online-Bestand zugreifen zu dürfen.

Daher wird ein DUO-Vertrag für den Mandanten benötigt.

Der von Ihnen erwünschte Fall wäre bildlich eine Posteingangsbox in der Kanzlei, in der die gesamte Post aller Mandanten kommt und sie würden den Posteingang dann in die jeweiligen Ordner der Mandanten verteilen. Das wäre datenschutzrechtlich sehr risikobehaftet und auch ansonsten rechtlich fragwürdig.

Wenn Ihnen ein DATEV-Mitarbeiter empfohlen hat, die Belege-Online-Bestände auf die Kanzleiberaternummer zu legen, war das sicher keine Empfehlung aus dem Jahr 2025. Denn diese Empfehlung ist inzwischen aus verschiedensten Gründen falsch bzw. veraltet.

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Sehr geehrte Frau @Sarina_Schug ,

wie gehe ich denn vor, wenn ich eine Verbindung zu DUO für meinen eigenen Kanzleibestand einrichten möchte?

Viele Grüße

Rasmus Lüke

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Hallo @rlueke,

die Einrichtung der Programmverbindung zu DATEV Unternehmen online für den eigenen Kanzleibestand ist im folgenden Hilfe-Dokument unter Punkt 2.1.2 beschrieben:  DATEV E-Rechnungspostfach – Programmverbindungen zu DATEV Unternehmen online einstellen 

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Sehr geehrte Frau @Tabea_Wieser ,

vielen Dank für die schnelle Rückmeldung.

Das bedeutet dann, dass ich für meine eigene Kanzlei einen kostenpflichtigen Unternehmen – online Vertrag anlegen muss? Bislang geht es ja auch ohne Unternehmen – online Vertrag, es fallen nur Gebühren für Belege online an.

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Die DUO Bestände auf die Hauptberaternummer laufen zu lassen macht durchaus Sinn, wenn die DUO Bestand nur intern durch die Kanzlei genutzt wird und der Mandant keinen Zugriff darauf erhält. Und solche Fälle gibt es noch viele, d.h. die Mandanten wollen auch keinen Zugriff auf ihre digitale Buchführung und ihnen reicht eine monatliche BWA.

Unter Kostengesichtspunkten ist dann das Anlegen unter der Unterberaternummer der beste Weg, da in diesem Fall nicht für jeden DUO Bestand Grundgebühren anfallen.

Der Vergleich mit einer Postbox in die die mails aller Mandanten eingehen und von der Kanzlei danach zugeordnet werden hinkt.  Jeder DUO Bestand auch wenn er unter der Hauptberaternummer läuft hat eine eigene mail-Adresse an die die Rechnungsmails versendet werden können (upload mail). D.h. wenn die Mandanten die bei ihnen eingehenden Rechnungsmails an diese Adresse weiterleiten entsteht dadurch in der Kanzlei keinerlei Aufwand.

Das ist auch der Weg, den wir für unsere kleineren Mandanten wählen werden.

Unverständlich aus meiner Sicht, warum die Verknüpfung der E-Rechnungsplattform nicht auf DUO Bestände unter der Hauptberaternummer möglich sein soll. Ich denke dass im Ergebnis die Weiterleitung aus dieser Plattform in den DUO Bestand im Hintergrund auch über upload mobil oder upload online läuft und es müsst ja nur die Möglichkeit geben in der Plattform einzustellen an welche upload mail Adresse weitergegeben werden soll.

Ich sehe da auch kein Datenschutzproblem, das ja der Mandant entscheidet wohin seine Rechnugnen aus der E-Rechnungs Plattform weitergeleitet werden sollen.

M.E. sollt DATEV da unbedingt nachbessern.