FiBu / Controlling dashboard - Auswertungen DATEV Rechenzentrum

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Hallo liebe Datev Community,

Wir sind aktuell auf der Suche nach einer Software welche graphisch unsere Daten aufbereitet und idealerweise sollen die Daten live basierend auf unserer FiBu + Kostenstellen (Datev) vorhanden sein.

Ich möchte ein Company-Dashboard erstellen und die Geschäftsführung soll auf die Daten online immer Zugreifen können —> sobald gebucht wurde Veränderung im Dashboard.

Das Dashboard sollte einige Kriterien haben, welches individuell konfiguriert werden/kann sollte.

1. Cash in bank
2. Direct Cashflow
3. EBITA —> filter Funktion nach Kostenstellen sowie Zeitraum
4. Umsatzerlöse gesamt Jahr/Monat —> filter Funktion nach Kostenstellen sowie Zeitraum
5. Umsatzerlöse aktueller Monat (nach Service aufgeteilt —> Kostenstellen sind vorhanden)
6. Heatmap Länderauswahl nach Debitoren —> filter Funktion nach Kostenstellen sowie Zeitraum
7. PRAP für kommende Monate
8. Fremdleistungen —> filter Funktion nach Kostenstellen sowie Zeitraum UND automatisch sollen diese Fremdleistungen gegen einen bestimmten Service Zeitraum von einem Debitor gegengerechnet werden damit der “reine” netto Profit pro Kunden ersichtlich ist im jeweiligen Monat
9. Gesamterlöse nach Debitoren —> filter Funktion nach Kostenstellen sowie Zeitraum

Wir haben bereits angefangen ein solches Dashboard selbst zu bauen und unser Steuerberater hat uns super dabei geholfen alle Kostenstellen zu implementieren. —> Siehe Bild.

Genau hier setzt eine weitere Frage meinerseits an:

Besteht die Möglichkeit die Daten direkt aus Datev zu ziehen ohne jedesmal umständlich Excel Tabellen hin und her zu schicken?

Besonders interessiert mich ob wir/ oder unser Steuerberater die Fremdleistungen Servicegerecht in die unterschiedlichen Monate verschieben kann ohne die Monate wieder zu öffnen.

Alle relevanten Daten sind m.E.n. schon in der FiBu vorhanden, es müsste doch eine einfache Lösung von Datev geben solche Zahlen einfach aufzubereiten ohne auf Exportfunktionen warten zu müssen.

Ich versuche den Arbeitsablauf zwischen Berater und Mandanten (wir) so einfach wie möglich zu gestalten damit ich unseren Steuerberater nicht komplett mit unseren permanenten Änderungen auf die Palme bringe.

Sicherlich sind wir nicht die ersten die solche Daten ersichtlich (ohne großen Arbeitsaufwand) aufbereitet haben möchten und einige Unternehmen haben m.E.n ähnliche Anforderungen bisher gehabt. Hierfür muss es doch eine einfache Lösung geben.

Ich freue mich über euer feedback auch wenn ich vlt an der total falschen Stelle gefragt habe ;-).

Viele Grüße und einen guten Start in die Woche

Richie

[#2]

Ich freue mich über euer feedback auch wenn ich vlt an der total falschen Stelle gefragt habe ;-).

... aber was nützt ein Feedback, wenn es von der total falschen Stelle kommt

Allerdings habe ich großen Respekt vor optimistischen Anwendern und externen Entwicklern, die aus den Datev-Daten mehr 'herauskitzeln' wollen als die Datev-Anwendungen und SQL-Datenbanken 'freiwillig' hergeben.

... wünsche aber natürlich noch viel Erfolg

Ein späteres Feedback, ob man an die gewünschten Controlling-Daten herankommt, wäre nett.

Allerdings kann ich nicht so recht daran glauben, vor allem nicht in RealTime.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

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Hallo Richie,

vielen Dank für Ihren wertvollen Beitrag.

Wir hätten auch gerne was Sie suchen. DATEV liefert hier leider viel zu wenig. Es sollen seit Jahren (bald Jahrzehnten) die typischen DATEV BWAs moderner und interaktiver gestaltet werden. In der Praxis werden dem Mandanten leider immer noch viel zu oft die unübersichtlichen und hässlichen DATEV BWAs präsentiert. Von einem interaktiven Dashboard kann man nur träumen.

Das Beste was DATEV zu bieten hat, ist der Controlling Report Comfort (früher hieß der Controlling Report mobil). Kennen Sie diesen? Echtzeit können Sie zwar auch bei dem vergessen. Aber einige Punkte aus Ihrer Anfrage können darüber abgebildet werden. Eine gewisse Interaktivität ist auch gegeben. Der CR kann nach Abschluss der Finanzbuchführung in DATEV Unternehmen Online bereitgestellt werden. So sieht er aus:

Es sind noch diverse Menüpunkte enthalten, die man im Screenshot nicht sehen kann. Er hat aber auch unzählige Schwächen. Siehe hier: Re: moderne betriebswirtschaftliche Auswertungen - Controlling Report Comfort

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Hallo Herr @vogtsburger und mosachse,

Erst einmal vielen Dank für Ihre Antworten.

Ich bin über jedes feedback unglaublich dankbar, deswegen gibts es für mich keine falsche Stelle ;-)@.

Das Controlling Report Comfort kenne ich noch nicht, aber nach erster Recherche sind diese Kennzahlen zu wenig aussagekräftig.

Wir sind an Umsatzentwicklungen nach Märkten, Service, Teams uvm interessiert. Theoretisch sind alle Daten hinterlegt und deswegen ist es noch weniger verständlich, dass die Daten welche uns als Kunden zustehen nur bedingt abrufbar sind.

Natürlich hat DATEV seine positiven Seite, schließlich ist das Unternehmen nicht ohne Grund der Platzhirsch in Deutschland. Wenn aber seit Jahren (oder Jahrzehnten) die Unternehmenstransformation nicht effektiv durchgesetzt wird, dann sehe ich leider nicht umbedingt positiv in die Zukunft.

DATEV sollte die Situation als Chance nutzen um weitere Produkte zu bauen welche konkurrenzlos auf dem Markt wären mit den bereits vorhandenen Mandanten Daten. Wenn wir als Unternehmen nicht auf unsere Kundenwünsche eingehen würden, dann wäre es sehr schwer weiterhin auf dem Markt zu agieren.

Die Marketing-videos für die unterschiedlichen Produkte sind zeitgemäß, knackig kurz und verständlich erklärt! Das ist der erste Schritt in die richtige Richtung! Ich würde mich sehr freuen wenn das Management sich auch trauen würde, das bestehende Produkt + Ad-ons weiter zu entwickeln und nicht, wie beispielsweise die Autoindustrie sich auf ihren Lorbeeren ausruhen würde.

Gibt es hierzu vlt Projekte welche die Stakeholder einbezieht und bereits in der Beta-Entwicklung ist oder ist DATEV Ideas lediglich eine Plattform um den negativen Stimmen entgegen zu wirken aber ohne effektiven Umsetzungswillen?

Bevor ich nur negativ kritisiere würde ich lieber an einer Lösung aktiv mitwirken. Ich würde mich sehr über eine Diskussion Beteiligung (oder Hilfestellung zwecks API integration) seitens DATEV sehr freuen damit ggf solche Projekte initiiert werden können.

Viele Grüße und Danke führ Ihre/Eure Aufmerksamkeit

Richie

[#5]

Theoretisch sind alle Daten hinterlegt und deswegen ist es noch weniger verständlich, dass die Daten welche uns als Kunden zustehen nur bedingt abrufbar sind.

Die 'Roh'-Daten sind alle vorhanden und auch irgendwie zugänglich.

Sie können ja auch (auf Antrag) Zugang zu den SQL-Datenbanken erhalten.

Aus Daten-Sicherheitsgründen ist dieser Zugang für 'normale' Anwender gesperrt.

Aber das was Sie erwarten, sind aufbereitete und ausgewertete Daten, die sie anscheinend 'nur' noch schick mit bunten Grafiken visualisieren wollen, für 'Chef-Übersichten' oder Ähnliches.

Ich bin der Meinung, dass diese mundgerecht ausgewerteten Daten und Kennzahlen eher innerhalb eines Datev-Tools bereitgestellt werden sollten.

Datev wird wohl die interne Struktur und die detaillierte Dokumentation der SQL-Datenbanken nicht offenlegen.

Falls doch, würde es mich doch sehr überraschen (und freuen, denn dann hätte ich auch die eine oder andere Idee)

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

[#6]

Hallo Herr vogtsburger,

vielen Dank für die Informationen! Ich erwarte nicht umbedingt das alles bereits mundgerecht aufbereitet ist. Natürlich wären aufbereitete und ausgewertete Daten sehr ansprechend aber mit der SQL Datenbank könnte auch einiges gebaut werden!

Ich loope an dieser Stelle den DATEV Support, vlt können wir etwas tolles zusammen basteln!?

Hallo Fraustefanieherold​ wären Sie bitte so freundlich mir mitzuteilen welchen Antrag ich ausfüllen müsste damit ich auf unsere Mandantendaten in der SQL Datenbank zugreifen kann!?!?

Viele Grüße an alle!

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Sehr erfrischend Ihre Herangehensweise. Scheinbar arbeiten Sie das erste Mal mit DATEV. Ich wünschte es wäre anders, aber Ihr Vorhaben wird auch mittelfristig nicht umgesetzt werden.Sie können mit DATEV nicht mal eben an einer Lösung mitwirken und z.B. eine API-Schnittstelle bauen. Bei Ihrem Vorhaben "interaktives Dashboard in Echtzeit mit einer Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten" sprechen wir über Jahre, besser Jahrzehnte.

Es gibt Tendenzen in Ihre Richtung siehe hier DATEV Developer Portal

Vielleicht können Sie darüber was bewegen. Oder Sie kontaktieren direkt die Schnittstellenberatung der DATEV. (schnittstellenberatung@datev.de)

Sie können Sich auch noch auf dem DATEV Marktplatz DATEV-Marktplatz

umsehen. Mir ist aber keine LÖsung für Ihre Anforderungen bekannt.

Ich würde versuchen mit dem zu arbeiten was da ist. Wie gesagt: Das "modernste" und interaktivste was im Bereich der Auswertungen von DATEV geboten wird, ist der CR Mobil. Dieser wird aktuell nicht weiterentwickelt. Es sind sind diverse Probleme ungelöst. Schauen Sie sich die Schwächen an, in dem von mir verlinkten Thread.

Dennoch: Wenn (wie Sie schreiben) tatsächlich alle Daten in der Buchführung vorliegen, können Sie damit zumindest in die Nähe Ihrer Anforderungen kommen. Sprechen Sie Ihren StB auf den CR comfort an und schauen Sie sich das mit Ihren Daten an (jeden Menüpunkt!).

Es soll auch im Rahmen des FiBU-Buchungsautomaten ein neues Dashboard innerhalb von Unternehmen Online entwickelt werden. Dass Ihre Anforderungen damit erfüllt werden halte ich für sehr unwahrscheinlich. Immerhin ist hier dann Echtzeit gegeben (nicht vor 2020)

Die Einzige Möglichkeit, die ich sehe ist, dass Sie die Buchungen regelmäßig als CSV exportiert bekommen oder über das DATEV Portal Unternehmen Online bereitgestellt bekommen. Echtzeit können Sie hier vergessen. Aus den Daten müssen Sie sich dann selbst was bauen...

[#8]

Hallo Richie,

ich versuche bereits rauszukriegen, was für einen Zugriff auf die Datenbank notwendig ist.

Wenn ich mehr weiß, melde ich mich nochmal.

VG Stefanie

[#9]

Hallo Richie,

ich versuche bereits rauszukriegen, was für einen Zugriff auf die Datenbank notwendig ist.

Wenn ich mehr weiß, melde ich mich nochmal.

VG Stefanie

Lesender SQL-Zugriff und Zugang zur UML-Dokumentation, um zu wissen, was man abfragen muss.

[#10]

Hallo,

dumme Frage: Ist hierzu nicht die Connect-Schnittstelle gebaut worden? Damit lassen sich doch Werte abfragen...

@Herr Maier: Es gibt von der DATEV ein Developer-Bereich. Vielleicht bekommen Sie dort entsprechende Antworten. https://developer.datev.de/ Die wirklich interessanten Infos bekommen Sie allerdings nur gegen Vergütung.

Und was den Controllingreport angeht: Wertentwicklungen sind doch dort auch integriert. Und wenn ich dann noch mehr Zahlen möchte, Branchenvergleiche, etc. existieren seit Jahren... vermutlich habe ich die gezeigte Aufbereitung nicht verstanden...

Sonnige Grüße

Chr.Ockenfels

[#11]

Hallo mosachse,

vollkommen richtig ich arbeite noch nicht lange mit Datev bzw bisher nur mit DUO und der Datenabgleich aktuell ist sehr umständlich.

Von dem Live-update habe ich mich schon verabschiedet aber mit einer bestimmten Latenz von 1-3 Tagen kann ich leben solange ich einen Zugang zur Schnittstelle habe.

Das Developer Portal werde ich auf jeden Fall zu rate ziehen müssen und an dieser Stelle vielen Dank für den Hinweis! Kaum zu glauben das solche Probleme seit Jahren nicht angegangen worden sind, völlig unverständlich.

Aber okay, wir leben mit dem was vorhanden als auch ggf möglich ist und versuchen unser bestes daraus zu machen!

Mit den CSV/ Excel Exporten von DUO arbeiten wir bereits aber permanent alles händisch zu importieren usw. entspricht nicht mehr dem Stand der Dinge. Sobald wir ggf einen SQL Zugang bekommen werde ich versuchen ein automatisiertes Script zu bauen.

Vielen Dank für Ihre Hilfe, ich werde Sie auf dem laufenden halten wie weit ich komme (oder nicht 😉 ).

Grüße aus Berlin

Richie

[#12]

Hallo stefanieherold​,

vielen Dank für die schnelle Antwort.

Bin gespannt gespannt wie es weiter geht!

Grüße

Richie

[#13]

Hallo @Christian,

mit einer SQL Datenbank kann einiges gebaut werden. Bin gespannt wann und wie wir zugriff darauf bekommen könnten!

VG

Richie

[#14]

Hallo @Christian Ockenfels,

Danke für Ihren Beitrag. Ich werde alle Daten im CR-Report einmal genauer sichten und versuchen etwas zu bauen.

Die Aufbereitung sollte interaktiv sein, basieren auf verschiedenen Filtern, i.e.: Länderentwicklung, Kostenstellen (angebotenen Service), Umsatzentwicklung pro Team/Land, direkter operativer Cashflow.

Sobald wir weiterkommen mit dem Developer Zugang und die nötigen Informationen zusammengetragen haben werde ich mich gerne mit einem Resümee melden!

Viele Grüße aus Berlin,

Richie

[#15]

Kaum zu glauben das solche Probleme seit Jahren nicht angegangen worden sind, völlig unverständlich

Mir selbst ist auch 'völlig unverständlich', warum man als Mandant DUO einsetzt, wenn man doch selbst viel mit Auswertungen, ja sogar mit eigenen Auswertungen arbeiten will.

Die DUO-Möglichkeiten sind gegenüber den Rechnungswesen-Lösungen für Selbstbucher 'von Haus aus' eingeschränkt.

Es ist ja genau die Aufgabe einer Rechnungswesen-Software, Daten aufzubereiten und Auswertungen zu erstellen.

Per DUO müsste man sich diese 'Standard'-Auswertungen immer wieder vom StB bereitstellen lassen oder eben komplett aus den 'Rohdaten' selbst erstellen.

VG

Michael Vogtsburger

[#16]

Da muss ich Herrn Vogtsburger absolut zustimmen.

Wenn es auch erstmal so bleiben soll, dass der Steuerberater die Finanzbuchführung inkl. der ganzen Detailinformationen (Kostenstellen, Differenzierung Erlöse je Team / Land, usw.) erstellt, dann würde ich mir gemeinsam mit dem StB wirklich erstmal intensiv den Controlling Report Comfort anschauen.

Ich nehme an Sie arbeiten für ein Start-Up, welches schnell internationalisiert (hat). Ob die Auslagerung an den StB überhaupt die beste Wahl ist, oder eine Buchhaltung im eigenen Haus muss man prüfen. Ob dann mit DATEV oder einem anderen System sollte auch noch untersucht werden... Vielleicht gibt es Lösungen, die Ihre Anforderungen von vornherein besser erfüllen.. Wobei DATEV im Rechnungswesen schon ziemlich gut ist...

[#17]

Hallo Richie,

Bitte wenden Sie sich an meine Kollegen unter schnittstellenberatung@datev.de​.

Die Kollegen besprechen mit Ihnen dann alles weitere.

VG Stefanie Herold

[#18]

Hallo Richie,

bei Konzern-Mandanten habe ich es bisher so gelöst, dass die Daten regelmäßig aus Kanzlei-Rewe über die KR-Export.exe exportiert werden und in ein Data Warehouse auf SQL Basis hochgeladen werden.

Anschließend kannst du alle Daten aus DATEV über alle Anwendungen, die sich an eine SQL-Datenbank anschalten könne auswerten (wie Tableau, Microsoft Power BI, etc.).

Die Data Warehouse Lösung ist von der Saxess Software GmbH und verfügt über viele Standard-Schnittstellen inklusive DATEV.

Wenn du dir selbst was basteln möchtest, kannst du dir alternativ einfach die Schnittstellendokumentation für die KR-Export.exe beim DATEV Service erfragen 🙂

Zu deinen Punkten:

1. Die Auswertung von Cash in Bank bleibt aber weiterhin schwierig, da bis auf den finAPI Abruf, nicht die tagesaktuellen Bankkontoumsätze in DATEV abgerufen werden. Hier musst du ggf. mit externen Programmen etwas basteln. Ein Kunde von mir stellt grad alle Banken auf EBICS um und wird die Kontoumsätze über eine externe Banking Software abrufen. Die Anbindung an das DATEV Warehouse wird anschließend geklärt 🙂

2. Die Ermittlugn des Direct Cashflows ist letztendlich ein Mapping sowie Buchungsthema. Die Qualität der Buchführung muss hier stimmen, damit die Auswertung auch entsprechend aussagekräftig ist. Man denke nur an die Verbuchung der Kredite 🙂

3. - 5. Reines Mapping Thema im Auswertungsprogramm.

6. Sowas kann umgesetzt werden. Du benötigst nur eine BI Software, die eine entsprechende Funktion mitbringt, wie Tableau oder Microsoft Power BI. Dann müssen nur noch die Umsätze mit den Debitorenstammdaten (hoffentlich gepflegt 😉 verknüpft werden und dann lässt sich sowas recht einfach auswerten.

7. Bei PRAP für die kommenden Monate stellt sich die Frage welcher Datensatz zur Auswertung verwendet wird. Es könnten die wiederkehrenden Buchungen exportiert werden. Automatisieren lässt sich das aber nur über RPA, nicht über KRexport.exe.

8. - 9. Mapping

KRexport.exe exportiert die Journalbuchungen aus DATEV, d.h. die Auswertungen basieren letztendlich auf den Buchungssätzen. Das verschieben von Buchungssätzen in einzelne Monate lässt sich recht leicht über die Funktion Leistungsdatum realisieren, dafür muss aber zwangsweise für den jeweiligen Monat ein neuer Stapel erzeugt werden und der Monat faktisch "wieder aufgemacht" werden. Führt ggf. zu korr. UStVAs.

Ich hoffe meine Erfahrungen helfen dir weiter 🙂

Beste Grüße

Andreas

[#19]

Hat sich erledigt. Gefunden.

[#20]

Hallo, 

ich habe bereits Zugriff auf die Datenbanken, werde jedoch aus der Beschreibung und den Inhalt nicht wirklich schlau. Bist du hier schon weiter gekommen?

[#21]

Hallo zusammen, 

ich befasse mit aktuell auch mit dem Thema Daten liegen in DATEV vor - sollen jetzt via Tableau oder PowerBI ausgewertet werden. 

Hier nun meine Frage - würde jemand für ein kurzes Gespräch zur Verfügung stehen wie die Sache bei ihm so abgelaufen ist / was hat gut geklappt/ was weniger ?

Viele Grüße

Markus

[#22]

Hello @r-maier85 ,

Hier bin ich im Jahr 2021 und habe genau die gleichen Fragen wie Sie vor 2 Jahren. Ich würde gerne wissen, ob Sie eine Lösung für Ihr Problem gefunden haben.

Der Zugriff auf ihre SQL-Datenbank würde für mich funktionieren. Ist Ihnen der Zugriff über die SQL-Datenbank gelungen oder haben Sie eine andere Lösung gefunden?

Thanks!

Claudiu

[#23]

Hello @mp1702 ,

Mein Anwendungsfall ist Ihrem sehr ähnlich. Falls Sie eine Lösung für den Zugriff auf diese Daten über Tableau,Power BI,Looker gefunden haben, würde ich mich über ein Folgegespräch sehr freuen.

Thanks!

Claudiu