verschärfte Regeln für Säumniszuschläge von Krankenkassen ab 2026

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Hallo liebe Community,

ab dem 1. Januar 2026 gelten ja verschärfte Regeln für Säumniszuschläge bei verspäteter Abgabe von Beitragsnachweisen an Krankenkassen. Verspätete Nachweise führen dann unmittelbar zu Säumniszuschlägen, auch wenn ein SEPA-Mandat vorliegt. 

Habt ihr hier bereits negative Erfahrungen gemacht und wie geht ihr damit um, dass auch bei Korrekturen, also wenn der geschätzte Beitrag zu niedrig war, Säumniszuschläge auf den Differenzbetrag anfallen sollen.

Kommt hier evtl. noch großes auf uns Lohnbuchhalter zu? Ich kann im Moment nur von vereinzelten Fällen sprechen, aber etwas beunruhigt bin ich schon.

Andere Problematik, aber gleiche Auswirkung:

In einem Fall wurden die Beitragsnachweise 01/2026 tatsächlich am 6. letzten Bankarbeitstag (23.01.2026) per DATEV RZ übermittelt, die Krankenkasse hatte aber am 5. letzten Bankarbeitstag (26.01.2026) keinen Beitragsnachweis vorliegen und hat somit Säumnisgebühren berechnet.

Was vielleicht zuletzt kulanzmäßig nicht berechnet wurde bei 1-2 Tagen Verspätung, wird ab diesem Jahr wohl häufiger zu einem Ärgernis aus meiner Sicht.

Wie ist eure Meinung dazu?

Liebe Grüße

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Hallo,

grundsätzlich kommt es ja "nur" zur Erhebung von Säumniszuschlägen, wenn man die Schätzung des Monats verspätet korrigiert. Wann hat man diese Fälle? In der Regel meldet man doch die Differenzen mit der kommenden Schätzung. Wenn man gewissenhaft geschätzt hat, sollte es hier kaum Probleme geben.

Das "Wegerisiko" liegt beim Arbeitgeber bzw. bei uns als Leistungserbringer. Hier wird man wohl zukünftig mehr auf die Datev angewiesen sein, zu belegen, dass der Weg, den man verantwortet, fristgerecht funktioniert hat.

Was ab dem Dienstleister der Krankenkasse passiert, sollte nicht mehr unser Problem sein.

Also ich denke, dass sich hier so viel nicht ändern wird.

Aber vielleicht irre ich mich. Bin gespannt wie es andere sehen und was ich ggf. übersehen habe.

Viele Grüße

Thomas Reich

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Ich habe heute das erste mal davon im mkk Newsletter gelesen und somit bisher noch keine eigene Erfahrung damit gemacht, weil sich noch keine Kasse dazu gemeldet oder noch kein Mandant ein entsprechendes Schreiben weitergeleitet hat.

Vermutlich wird es dann vermehrt Korrekturen im Folgemonat geben, damit ein bereits übermittelter Beitragsnachweis nach dem Fälligkeitsdatum nicht im Nachhinein durch eine höhere Korrektur ersetzt wird.

Es betrifft ja eben nicht Schätzmandanten.

Es soll am besten pro Monat pro KK nur ein einziger BNW übermittelt werden.

Gibt es eine Änderung/erneute Übermittlung und fällt der Beitrag dann noch höher aus, werden Säumniszuschläge fällig.

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Ja wir hatten bereits zwei Fälle .

Die Gehaltsabrechnung wurde fristgerecht gesendet. Paar Tage nach Sendetermin wollte der Mandat eine Korrektur (Nachzahlung). Säumniszuschläge wurden auf die Nachzahlung festgesetzt . Nur geringe Beträge -aber trotzdem nervig 

Einmal KV-Beiträge selber überwiesen einmal Lastschriftauftrag (also hier kein Unterschied)

Wir werden in solchen Fällen jetzt dem Mandaten raten die Korrekturen im Folgemonat als Nachberechnung zu erfassen. Es kann ja nach Probeabrechnung vorher überwiesen werden.

Zum Zweiten Fall:

Dazu werde ich die Mandaten zukünftig auffordern mit die Daten zum Gehaltslauf mindestens 1-2 Banktage vor dem 5 letzten Banktag zukommen zu lassen.

Das werden nicht alle (immer die selben Kandidaten natürlich) hinbekommen aber dann müssen die eben die Säumniszuschläge zahlen. Ist dann so.

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Seit Januar 26 gibt es Probleme beim Versand der BN an die DAK. Lt. Auskunft DAK kommen die BN verspätet an, auch wenn man fristgerecht, d. h. vor Ablauf 5.letzter Bankarbeitstag übermittelt hat. War hier im Januar und Februar der Fall. Darauf kam jeweils ein Schreiben, dass die Beiträge geschätzt werden mussten. Hatte aber zunächst kein Auswirkungen, d. h. Anruf bei der DAK hatte zur Antwort, dass technische Probleme dieses Schreiben ausgelöst hätten und ich es ignorieren könne. Jetzt kam am 24.3. ein Schreiben mit der Festsetzung eines Säumniszuschlags, wegen nicht fristgerechter Übermittlung BN in den Vormonaten. Wieder bei der DAK angerufen und Auskunft bekommen, ich solle doch bitte die Sendeübermittlungskennung für Januar, Februar und März raussuchen und an die DAK schicken, damit man dort einen Nachweis hat, wann die Übermittlung BN abgesetzt wurde. Dann würde auch der Säumniszuschlag erlassen. Angeblich, so sagte mir die Dame bei der DAK am Telefon, liegt das an technischen Übermittlungsproblemen zwischen der DATEV und der DAK, wobei man nicht weiß, auf welcher Seite das Problem liegt. Aber man würde daran arbeiten, sagte die Dame. Naja, dann kann es sich ja wohl nur noch um Monate handeln, bis das Problem behoben ist...

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Ich habe bei uns einige Mandanten mit der DAK und da gab es (bis heute) bei keinem ein Problem mit dem Beitragsnachweis.

Hätte die Krankenkasse dem Mandant irgendwas mit "Schätzung" und "fehlt" geschrieben, hätte ich das schon längst auf dem Tisch. Keine Ahnung, wo an welcher Stelle da ein Übermittlungsproblem sein soll.

Offensichtlich ist dies nicht generell der Fall.

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Hallo,

ja der Beitragsnachweis muss am 5. letzten Bankarbeitstag um 0:00 Uhr bei der jeweiligen Krankenkasse sein. Bedeutet wenn ich im März "erst" am 25.03. die Übermittlung angestartet habe, ist es zu spät angekommen und ich muss evtl. mit Säumniszuschlägen rechnen. 

Wie es hier schon einige gesagt haben, werden wir alle Mandanten auffordern: 

* spätestens 7 Bankarbeitstage vor Monatsende alle Unterlagen uns einzureichen

* Korrekturen nur noch im Folgemonat abzurechnen

* im ersten Monat einen 0 Beitragsnachweis zu übermitteln

Ich denke so bekommen wir das Thema gut in den Griff, auch wenn es ein paar Anpassungen in den Abläufen bedeutet. Aber nach etwas Übergangszeit wird sich jeder daran gewöhnen. 

Hat sich halt leider der Gesetzgeber mal wieder etwas "nettes" für uns alle einfallen lassen. 

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Wenn bei Euch die Abrechnungen regelmäßig korrigiert werden, habt Ihr doch sicherlich einen Erfahrungswert, um wieviel Prozent die Beitragsnachweise abweichen. Könnt Ihr dies dann nicht beim monatlichen Schätzverfahren prozentual berücksichtigen? Vielleicht können so die zusätzlichen Säumniszuschlage reduziert werden.

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Was mich interessiert ist, ob die Betriebsprüfung alles überprüfen wird? Also ob Nachberechnungen vorgenommen worden sind und somit Nachzahlungen für die Vormonate erfolgte, was ja auch zu Säumniszuschläge führen würde.

Was übermittelt die Datev an die DRV? Sind Nachberechnung und die Höhe hieraus zu entnehmen. So das die DRV programmtechnisch mit einem Klick feststellen kann, wo in welcher Höhe Nachzahlungen vorliegen.  

Dann wird es in spätestens 4 Jahren lustig werden. 

Bei mir ist diese Verschärfung für die Säumniszuschläge komplett untergegangen. Ich habe erst heute durch die Community davon erfahren. Bisher habe ich nichts über diese Verschärfung mitbekommen. 

Wir erstellen Wiederholungsabrechnung eigentlich nur, wenn diese zeitnah, also noch vor der Auszahlung der Gehälter erfolgten oder der Mandant unbedingt eine neue Abrechnung wünscht oder notwendig sind (AN war im Krankengeld und ist wieder arbeitsfähig). Meistens korrigieren wir im Folgemonat den lfd. Monat. Aber spielt dies eine Rolle?

Wenn eine Wiederholungsabrechnung nach dem 5. letzten Banktag erfolgt, ist der neue Beitragsnachweis zu spät und somit SZ fällig.

Wenn anstatt dessen im Folgemonat eine Nachberechnung erfolgt, ist es doch das gleiche. Nur dass i. d. R. die KK davon nichts weiß, da die Beiträge der Nachbeträge im lfd. Beitragsnachweis enthalten sind. Hier würde es also erst mit der nächsten Betriebsprüfung festgestellt werden. Es sei denn, dass auch z. B. eine Abmeldung für einen AN geändert wurde, aber würde eine KK hier überhaupt aktiv werden?

Wie wird aber das Schätzungsverfahren zukünftig gewertet? Bei schwankenden Stunden ergibt sich immer mal eine Nachzahlung von Beiträge und dann wieder eine Überzahlung. Genau dafür ist ja aber das Schätzungsverfahren da. Würde durch die Betriebsprüfung auf den Nachzahlungen dann Säumniszuschläge erhoben werden?

Ich bin gerade ein wenig überfragt, was die richtige Vorgehensweise ist. 

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Wo steht es?

Ich habe das nicht mitbekommen, aber erlebt.

Zwei Mal. 

Und wir sind Mandanten und schicken keine Beitragsnachweise.

Zum Glück hat sich in beide Fälle korrigiert.

Ich habe Fragen:

• warum strengere Regelungen? Was ist passiert?
• warum haben sie dieses Recht über die anderen?

Mich stört die ganze Sache sehr. Keine Kommunikation, kein Verständnis.

Wir alle, auch die Kollegen in den Kanzleien, geben uns viel Mühe.

Ende des Monats, nichts zu sagen Ende Dezember ist immer Stress.

Wir dürfen nicht normal Urlaub nehmen, nicht die Feiertage in Dezember normal

feiern, vielleicht irgendwo anders.

Nein, wir müssen die Löhne machen, wir haben Termine.

Und dann wird noch kritisiert und bestraft.

Wie arbeiten denn die Leute in den Krankenkassen?

Haben sie auch diese Termine?

Und das Geld bekommen sie so wie so, denn sie buchen ab wann sie wollen.

Und si machen auch Fehler, aber wir bestrafen nicht.

Die Lösung ist: man schickt Schätzungen an Frist und später eventuell Korrekturen.

Eigentlich ändert sich auch nichts. Nur wenn die Zahl der Personen ändert.

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Nichts für ungut aber übertreiben sie nicht erwas? Warum darf man im Dezember nicht in den Urlaub und die Feiertage nicht feiern? 
In unser  Kanzlei hatte fast alle ab 22.12 frei. Dann mussten die Löhne eh fertig sein . Die Mandaten haben rechtzeitig Termine bekommen .

Das mit den Säumiiszuschlägen soll aus Verlautbarungen der Spitzenorganisationen der Krankenkassen aus 2024 stammen. Wird jetzt aber scheinbar erst umgesetzt.

Auch bei Schätzungen ist man davon scheinbar nicht sicher.

Termine gibt es überall. Bisher haben viele Krankenkasse wohl die Augen zugedrückt.

Wir senden fristgerecht wenn der Mandat fristgerecht liefert. Ist üblicherweise auch so.

Wenn nicht geliefert wird ist es nicht unsere Schuld .

Nachzahlungen kommen in den Folgemonat (was Prüfer später da draus machen wird man sehen ….)

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Genau dort fängt das Ganze an:

Wann müssen die Daten für die Löhne geliefert werden?

Wenn Sie ab 22.12 weg sind, wann werden die Löhne gemacht?

Wann schicken die Mandanten die Daten?

Wir müssen spätestens 23 des Monats. Dann wird die Probeabrechnung

geprüft, dann irgendwann bekommen wir die Auswertungen.

Ende des Monats wird abgeschlossen (mitsamt Fibu) und die Unterlagen

verteilt.

Am letzten Werktag, wird auch überwiesen.

Somit wird bis 23 inklusive bzw. 30.12 gearbeitet.

Unsere Kollegen in der Kanzlei sind auch dort in diese Zeit (jemand

ist immer da).

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Im Dezember 25 mussten die Beitragsnachweise am Freitag dem 19.12. den Krankenkassen vorliegen . Heißt bis zum 18.12. musste gesendet werden.

Das habe ich meinen Mandaten so rechtzeitig so mitgeteilt .

Dann Donnerstag und Freitag die letzten Auswertungen raus und ab 22.12. bis 02.01. hatte ich dann Urlaub. Die meisten Kollegen hatten Urlaub (Lohn- und Fibu-Sachbearbeiter) Ich glaube zwei waren im Büro .

In diesem Monat ist Donnerstag der letzte Sendetermin. Die meisten liegen vor. Den fehlenden habe ich den Mittwoch Vormittag als Termin gesetzt- es muss ja noch erfasst werden .

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@Lorelei20  schrieb:

Genau dort fängt das Ganze an:

Wann müssen die Daten für die Löhne geliefert werden?

Wenn Sie ab 22.12 weg sind, wann werden die Löhne gemacht?

Wann schicken die Mandanten die Daten?

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Ich habe meinen Mandanten im Vorfeld mitgeteilt, dass ich ab dem 22.12. im Weihnachtsurlaub bin und die Daten bis spätestens 18.12. da sein müssen. Da die aber auch alle ab dem 22. Betriebsferien hatten, war das kein Problem. Und wer das nicht auf die Kette bekommt - hat halt mal Pech gehabt. Dann gibt's die Lohnabrechnung eben erst nach dem 05.01.

Ja, ich habe auch Kolleginnen, die am 29./30.12. gearbeitet haben um den Schreibtisch frei zu bekommen. Da ich aber schaue, dass es gar nicht erst so weit kommt, sehe ich überhaupt nicht ein für Mandanten, die ihren Laden nicht im Griff haben, meinen Urlaub zu opfern. Das beträfe dann ohnehin nur solche mit einer Handvoll Angestellte, die großen Firmen mit eigenen Personalverantwortlichen sind entsprechend organisiert.