Freigabe DATEV Personalakte - Aktuelle Informationen

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Hallo liebe Community,

die DATEV Personalakte wurde am 28.09.2023 für Neuanwender freigegeben.

Sie können DATEV Personalakte als Bestandteil von DATEV Personal ab sofort für Mandanten, welche die Digitale Personalakte nicht im Einsatz haben, über die MyDATEV Mandantenregistrierung bestellen.

Detailinformationen finden Sie hier.

Die neuen Funktionen im Überblick

Wir haben die Digitale Personalakte für Sie grundlegend modernisiert und zu einer eigenen Anwendung der DATEV Personalakte weiterentwickelt. Das neue Programm ist aus DATEV Belege online herausgelöst und bietet Ihnen dadurch mehr Flexibilität.

Die Mandanten profitieren von einer neuen Oberfläche und können Dokumente einfach per Drag-and-drop oder aus der mobilen Ansicht hochladen und mit Zuordnungsvorschlägen und Kommentaren versehen.

Auf Kanzleiseite stehen Ihnen neue Funktionen, wie die gezielte Personalnummernfreigabe, das Löschen von Dokumenten direkt in der Anwendung, das Vergeben eigener Kategorien sowie neue Anzeige- und Filtermöglichkeiten von Mitarbeitern, zur Verfügung.

Informationen zur stufenweisen Freigabe

DATEV Personalakte wurde am 28.09.2023 mit eingeschränkten Upload-Möglichkeiten und vorerst nur für Neuanwender freigegeben:

Upload vorerst per Drag-and-Drop möglich

Beachtet die eingeschränkten Upload-Möglichkeiten in DATEV Personalakte:

• DATEV Upload mobil - Freigabe voraussichtlich Mitte April 2024    
• DATEV Belegtransfer - Freigabe voraussichtlich Ende April 2024     
• DATEV Upload-Mail - Freigabe voraussichtlich Sommer 2024          
• Dokumenten-Schnittstelle für Drittanbieter (z. B. für Scanner-Lösungen) - Freigabe voraussichtlich Sommer 2024

Dies hat keine Auswirkung auf "FiBu"-Belege mit allen anderen Belegtypen.

Bestellung vorerst nur für Neuanwender möglich

Wir arbeiten aktuell noch an den Voraussetzungen und dem Assistenten zur Umstellung und Datenübernahme auf DATEV Personalakte. Aus diesem Grund können vorerst nur Neuanwender DATEV Personalakte nutzen. Neuanwender bezieht sich in diesem Kontext auf den Mandanten. Sie können die Anwendung demnach für alle Mandanten einsetzen, welche die Anwendung Digitale Personalakte noch nicht genutzt haben. Das bedeutet konkret, dass für diesen Mandanten keine Dokumente in Digitale Personalakte zugeordnet sind.

So geht es weiter: Freigabe für Bestandsanwender voraussichtlich April 2024

Voraussichtlich ab April 2024 können auch Bestandsanwender selbstständig auf die neue Anwendung umstellen. Also Mandanten, welche die Anwendung Digitale Personalakte derzeit im Einsatz haben.

Für die Umstellung wird ein Datenübernahmeassistent zur Verfügung stehen.

Bestellung von DATEV Personalakte und Unterstützungsmöglichkeiten

DATEV Personalakte ist der erste Bestandteil von DATEV Personal. DATEV Personal ist das neue Anwendungspaket für die Kollaborationslösungen der Personalwirtschaft und wird alle zukünftigen Funktionalitäten enthalten, die in der Zusammenarbeit von Kanzlei und Mandant benötigt werden. Sie können DATEV Personal optional zu DATEV Unternehmen online oder DATEV Personal Add-on buchen.

Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie DATEV Personal über die MyDATEV Mandantenregistrierung für ihren Mandanten bestellen.

Beitrag wurde am 04.04.2024 bearbeitet: Informationen zu den Upload-Möglichkeiten wurden ergänzt

Beitrag wurde am 09.02.2024 bearbeitet: Informationen wurden ergänzt

Beitrag wurde am 28.09.2023 bearbeitet: Informationen wurden ergänzt

Beitrag wurde am 15.09.2023 bearbeitet: Informationen wurden ergänzt

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Danke für das Update!

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@Maximilian_Meusel  schrieb:

Vergewissern Sie sich hierbei, dass Sie die Upload-Möglichkeiten aus DATEV Belege online für diesen Mandanten nicht benötigen.

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Den Satz verstehe ich nicht so ganz. Bedeutet das, daß ich AG Online aktuell nur nutzen kann, wenn keine sonstigen (FiBu-)Belege hochgeladen werden?

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Hallo,

ich vermute, @Maximilian_Meusel meint damit das nur die Funktion "DATEV Upload Online" genutzt werden kann und die anderen von Herrn Meusel vorher oben genannten Möglichkeiten zum "hochladen" momentan noch nicht genutzt werden können.

Herr Meusel hat das "DATEV Upload Online", mit "Upload vorerst per Drag-and-Drop möglich" beschrieben.

Ich gehe daher einfach mal von aus er meint damit auch Upload Online.

Vor der Bestellung sollte man sich daher nochmal vergewissern, dass man momentan nur über Upload Online Belege dazu hochladen kann.

Des Weiteren gehe ich mal stark von aus, dass natürlich auch die "FiBu" Belege mit all den anderen Belegtypen weiterhin normal genutzt werden können.

Falls ich das falsch interpretiert habe, kann uns ja @Maximilian_Meusel nochmal genauer erklären wo man die genau hochladen kann und ob es da Einschränkungen gibt für andere Belege.

MfG

-chris

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Upload vorerst per Drag-and-Drop möglich

Folgende Upload-Möglichkeiten aus DATEV Belege online werden zum Zeitpunkt der Freigabe nicht unterstützt:

• DATEV Belegtransfer
• DATEV Upload Mail
• DATEV Upload Mobil
• Schnittstellen zu Belege online

DATEV Belegtransfer wird voraussichtlich Ende Q1/2024 ergänzt und freigegeben. Weitere Upload-Möglichkeiten werden danach sukzessive eingebaut.
??
Wir haben unseren Mandanten endlich beigebracht Upload Mail und Upload Mobil zu nutzen. Jetzt sollen wir den Mandanten zumuten, daß diese Funktion für den Zeitraum X nicht mehr zur Verfügung stehen?
DATEV das ist nicht euer Ernst. Es kann daher erst eine Freigabe geben wenn alle bisherigen Uploadmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

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@alterpraktiker  schrieb:

DATEV das ist nicht euer Ernst. Es kann daher erst eine Freigabe geben wenn alle bisherigen Uploadmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

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Wo ist denn da der Sinn?

Warum sollten diejenigen, die kein Problem damit haben, es nicht schon nutzen können?

Nur weil Sie keine Lust darauf haben oder Ihre Mandanten anderes gewohnt sind, darf der Rest es jetzt auch nicht anwenden?

Nutzen Sie es einfach nicht. Es macht doch keinen Unterschied für Sie, ob es die Lösung gar nicht gibt, oder ob Sie sie einfach nicht anwenden, weil es für Sie nicht passt.

Das Angebot nur wegen Ihrer Ablehnung allen vorzuenthalten ist eine etwas kuriose Einstellung.

Für Ihre bestehenden Mandanten ändert sich doch überhaupt nichts, weil bestehende digitale Personalakten mit dem neuen System nicht kompatibel sind.

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@Maximilian_Meusel 

Bestellung vorerst nur für Neuanwender möglich

Wir arbeiten aktuell noch an den Voraussetzungen und dem Assistenten zur Umstellung und Datenübernahme auf DATEV Personalakte. Aus diesem Grund können vorerst nur Neuanwender DATEV Personalakte nutzen. Sie können die Anwendung demnach für alle Mandanten einsetzen, welche die Anwendung Digitale Personalakte noch nicht genutzt haben. Das bedeutet konkret, dass keine Dokumente in Digitale Personalakte zugeordnet sind.

Ich nehme an, dass ich es richtig verstanden habe.

Lohnbestandsmandate mit Personalakte online--> Erst bei Freigabe des Assistenten zur Umstellung.

Neue Lohnmandate (bislang keine Personalakte Online im Einsatz) --> Können schon mit der neuen Personalakte (losgelöst von Belege online) ausgestattet werden?

Das Wort Neuanwender bezieht sich in dem Kontext auf den Mandanten und nicht auf die Kanzlei. 

Haben Sie schon eine Artikelnummer für das neueste Küken der DATEV Anwendungen?

und noch wichtiger: Die Neue Personalakte ermöglicht das Löschen von hochgeladenen Dokumenten? Anders als die bisherige? 

Wahrscheinlich bin ich gerade einfach zu misstrauisch und/oder stehe auf der Leitung.🤗

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@jjunker  schrieb:

@Maximilian_Meusel 

Bestellung vorerst nur für Neuanwender möglich

Wir arbeiten aktuell noch an den Voraussetzungen und dem Assistenten zur Umstellung und Datenübernahme auf DATEV Personalakte. Aus diesem Grund können vorerst nur Neuanwender DATEV Personalakte nutzen. Sie können die Anwendung demnach für alle Mandanten einsetzen, welche die Anwendung Digitale Personalakte noch nicht genutzt haben. Das bedeutet konkret, dass keine Dokumente in Digitale Personalakte zugeordnet sind.

Ich nehme an, dass ich es richtig verstanden habe.

Lohnbestandsmandate mit Personalakte online--> Erst bei Freigabe des Assistenten zur Umstellung.

Neue Lohnmandate (bislang keine Personalakte Online im Einsatz) --> Können schon mit der neuen Personalakte (losgelöst von Belege online) ausgestattet werden?

Das Wort Neuanwender bezieht sich in dem Kontext auf den Mandanten und nicht auf die Kanzlei. 

So wurde es mir gestern auch telefonisch von der Fachabteilung LuG erklärt.

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Hallo zusammen,

Danke für die Fragen und Anmerkungen. 

@andrereissig : @cms hat es gut zusammengefasst. Eine Ergänzung: Der Upload funktioniert nicht mehr über Upload Online, sondern direkt in der Anwendung DATEV Personalakte. Für die Kanzlei also in der Personalakte aus dem Lohnprogramm und für den Mandanten in der eigenen Anwendung Personalakte in DATEV Unternehmen online. 

@jjunker : Genau, Sie haben es richtig dargestellt: "Neue Lohnmandate (bislang keine Digitale Personalakte im Einsatz) können schon mit der neuen Personalakte (losgelöst von Belege online) ausgestattet werden." Das Wort Neuanwender bezieht sich in dem Kontext auf den Mandanten.

Die Shopseite inkl. Artikelnummer wird zur Freigabe online gestellt. Ich teile diese dann gerne in diesem Beitrag.

In der bisherigen Digitalen Personalakte war ein Löschen nur über Belege online möglich und dadurch ergab sich immer ein Bruch im Arbeitsprozess. In der neuen DATEV Personalakte geht dies direkt in der Anwendung.

@alterpraktiker : Wir geben zunächst für Mandanten frei, für welche die bestehende Digitale Personalakte noch nicht im Einsatz ist. Sie können derzeit weiterhin die Digitale Personalakte mit den bestehenden Uploadmöglichkeiten von Belege online nutzen.

Ich werde die genannten Punkte auch im Beitrag nachschärfen.

Beste Grüße und einen schönen Abend!

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Hallo Herr Meusel,

wir wollen ab kommenden Jahr mit der digitalen Personalakte starten.

Muss der Mandant für Unternehmen Online freigeschaltet sein, um die neue Personalakte nutzen zu können?

Oder geht das bei dem neuen Produkt ohne Unternehmen online?

Das wäre von Vorteil, dann viele unserer Mandanten nutzen keine UO und wir möchten trotzdem gerne alle Firmen auf digitale Personalakte umstellen.

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Hallo @Lohnbüro80,

Voraussetzung für die neue DATEV Personalakte ist entweder DATEV Unternehmen online oder alternativ DATEV Personal Add-on.

Beste Grüße!

 

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Danke!

Macht es Sinn als Neuanwender auf die neue Personalakte zu warten?

Wir wollen jetzt digitalisieren und fragen uns, ob es sinnvoll ist, die Daten der Mandanten, die UO nutzen, jetzt schon in die jetzige digitale Personalakte zu übertragen.

Oder lieber noch warten und dann direkt auf das neue Programm setzen?

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@Lohnbüro80 schrieb:

Oder lieber noch warten und dann direkt auf das neue Programm setzen?

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Kommt drauf an, ob man Schnittstellen braucht oder ob man mit dem manuellen Upload klar kommt und das ausreicht. Wir nutzen kanzlei.land und ohne DATEV Belegbilderservice macht das für uns keinen Sinn.  

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Hallo @Lohnbüro80 ,

ich empfehle Neuanwendern mit der neuen DATEV Personalakte zu starten, um gleich von der neuen Lösung zu profitieren. 

Einschränkungen gibt es wie erwähnt zur Freigabe noch bei den Uploadmedien. Ich interpretiere Ihre Frage allerdings so, dass Sie diese nicht benötigen.

Beste Grüße!

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Vielen Dank!

Wird das Programm dann auch in Lodas zu sehen sein (so wie jetzt die Digitale Personalakte)?

Oder muss die neue Personalakte extra bestellt werden?

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um gleich von der neuen Lösung zu profitieren. 

@Maximilian_Meusel Bitte nicht als Angriff auf ganzer Breite verstehen und ich lasse mich gerne eines Besseren belehren.

Wann in den letzten drei Jahren hatten Frühumsteiger denn jemals einen Vorteil im Vergleich zum Vorgänger?

Bestes Beispiel Auftragswesen next. --> Wie lange am Markt und immer noch nicht auf dem Funktionsumfang von Auftragswesen online?

Welche Vorteile bietet die neue Personalakte, neben der Basisfunktionen des Löschens, gegenüber der alten Personalakte. Wenn Sie von "profitieren" schreiben muss es ja handfeste Vorteile im Bereich des Workflows geben.

\	alt	neu
Löschen aus der Anwendung	nein	ja
?
?

[#16]

@Maximilian_Meusel 

@jjunker : Genau, Sie haben es richtig dargestellt: "Neue Lohnmandate (bislang keine Digitale Personalakte im Einsatz) können schon mit der neuen Personalakte (losgelöst von Belege online) ausgestattet werden." Das Wort Neuanwender bezieht sich in dem Kontext auf den Mandanten.

Wie wird denn "Neue Lohnmandate" genau definiert? Hintergrund ist die Frage, ob sich jetzt noch das einrichten der "alten dPA" lohnt oder ob man dann lieber gleich mit der neuen Datev PA startet?

Sobald ich UNO und die dPA aktiviert habe, aber bisher nur die Fibu (Belege) nutze und die dPA nicht bestückt wurde, ist es dann auch möglich gleich mit der neuen Personalakte zu starten - oder zählt dies auch schon als bestehende dPA (mit längerer Wartezeit) ?

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@Becci schrieb:

Hintergrund ist die Frage, ob sich jetzt noch das einrichten der "alten dPA" lohnt oder ob man dann lieber gleich mit der neuen Datev PA startet?

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Wurde hier erklärt. 

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@Becci schrieb:

ist es dann auch möglich gleich mit der neuen Personalakte zu starten

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Ja! Es darf kein Beleg mit Belegtyp Lohn Unterlagen oder Reisekosten Belege im DUO vorhanden und verknüpft sein.  

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Hallo zusammen,

@Lohnbüro80: Die neue DATEV Personalakte wird als Bestandteil von DATEV Personal Arbeitgeber über die MyDATEV Mandantenregistrierung bestellt. Der Aufruf funktioniert dann wie gewohnt über LODAS oder Lohn und Gehalt bzw. über DATEV Unternehmen online für den Mandanten.

@jjunker: Ein detaillierter Vergleich (Neu/Alt), sowie Produktvideos werden mit der Freigabe zur Verfügung gestellt.

Im Ursprungsbeitrag habe ich einige Verbesserungen skizziert:

"Die Mandanten profitieren von einer neuen Oberfläche und können Dokumente einfach per Drag-and-drop oder aus der mobilen Ansicht hochladen und mit Zuordnungsvorschlägen und Kommentaren versehen.

Auf Kanzleiseite stehen Ihnen neue Funktionen, wie die gezielte Personalnummernfreigabe, das Löschen von Dokumenten direkt in der Anwendung, das Vergeben eigener Kategorien sowie neue Anzeige- und Filtermöglichkeiten von Mitarbeitern, zur Verfügung."

Eine wesentliche Prozessverbesserung ist, dass der Mandant bereits beim Upload Informationen in einem Vorschlag erfassen kann. So kann der Mandant ein Dokument bereits dem richtigen Mitarbeiter zuordnen, eine Kategorie auswählen und einen Kommentar an die Kanzlei verfassen.

@Becci Wenn Belege online nur in Verbindung mit der FIBU genutzt wurde und in der Digitalen Personalakte keine Dokumente zugeordnet sind, kann mit der neuen DATEV Personalakte gestartet werden.

Beste Grüße!

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@Maximilian_Meusel Entschuldigung das habe ich nicht gelesen, Mobile Ansicht...

von einer neuen Oberfläche

zunächst einmal bedeutet eine neue Oberfläche mehr Aufwand und stellt in sich keine Verbesserung da.

- Drag and Drop ist eine Verbesserung

und

dass Dokumente mit Informationen angereichert werden können während Sie hochgeladen werden ist auch ein Vorteil.

und

- ..... sind auch Verbesserungen.

das Löschen von Dokumenten direkt in der Anwendung

Das als Vorteil hinzustellen ist mutig. Das ist eher die Jahrelang überfällige Korrektur eines Fehlers der alten Anwendung.

Ihnen persönlich ein schönes Wochenende und mit besten Grüßen aus dem sonnigen München,

JJUNKER

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Moin Herr Meusel

Mit Q1 kann ich leben, wenn sich mit den Uploadmöglichkeiten nichts ändert. Das allerdings muss gewährleistet sein, denn die Lohnprozesse sind bei uns darauf abgestimmt. Ja und wir haben darauf vertraut!

Aber bedeutet dies auch, dass bis zur endgültigen Umstellung die digitale Personalakte bei einem Mandantenübertrag immer noch mit übertragen und bei uns gelöscht wird?

Das die Löschung Mist ist, wurde schon diskutiert. Dass die Bindung zu Lodas verloren geht ebenso (Ganz großer Mist). 

Bis jetzt war mein Stand Q3, spätestens Q4/23 ist damit Schluss. Klingt für mich so: nur für Neueinsteiger, nicht aber für Bestandskunden. Bedarf es wirklich noch 3 Monate, um die digitale Personalakte vor nicht gewollter Löschung zu bewahren?

Dabei sollte dies doch wohl das wichtigste sein, was umzusetzen war/ist.

QJ

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@Maximilian_Meusel Können in dem neuen Programm die Dokumentenkategorien einmalig Kanzleiweit für alle Mandaten einheitlich angelegt werden?

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@andrea_staudt schrieb:

Können in dem neuen Programm die Dokumentenkategorien einmalig Kanzleiweit für alle Mandaten einheitlich angelegt werden?

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Schöne Frage und gespannt wie ein Flitzebogen auf die Antwort - ich ahne da was und lasse mich überraschen 🤓. 

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Hallo @andrea_staudt ,

eine kanzleiweite Anlage der Dokumentenkategorien ist derzeit nicht möglich.

Beste Grüße!

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Hallo liebe Community, 

ich gebe Ihnen wie angekündigt ein weiteres Update zur Freigabe von DATEV Personalakte.

Sie können DATEV Personalakte als Bestandteil von DATEV Personal Arbeitgeber ab sofort für Mandanten, welche Digitale Personalakte nicht im Einsatz haben, über die MyDATEV Mandantenregistrierung bestellen.

Sie finden auf dieser Shop Seite: 

• Alle relevanten Informationen zu den enthaltenen Funktionen  
• Ein Demo-Video zur neuen Anwendung 
• Weitere Unterstützungsangebote (Hilfe-Dokumente sowie ein Klick-Tutorial zum Bestell- und Einrichtungsprozess) 

Die Informationen habe ich auch im “Haupt-Beitrag” ergänzt.

Beste Grüße! 

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@Maximilian_Meusel  schrieb:

eine kanzleiweite Anlage der Dokumentenkategorien ist derzeit nicht möglich.

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Ist das noch im Backlog oder (aktuell) gar nicht geplant? Sinnvoll und nützlich (aus Anwendersicht) wäre es allemal.

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@Maximilian_Meusel 

Das bedeutet wenn nur wir als Kanzlei alle Lohnmandate die (neue) Personalakte nutzen möchten der Mandant DUO oder Personal Add on zwingend benötigt, also quasi als Karteileiche wenn er es selbst nicht nutzen kann/möchte?

Benötigt man nur für Personal Add on überhaupt mehr als eine Benutzerlizenz? Müsste diese dann über die Lizenzverwaltung online zugeordnet werden? Sonst ergäbe dies kein Sinn für mich

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@tu_heggi schrieb:

Das bedeutet wenn nur wir als Kanzlei alle Lohnmandate die (neue) Personalakte nutzen möchten der Mandant DUO oder Personal Add on zwingend benötigt, also quasi als Karteileiche wenn er es selbst nicht nutzen kann/möchte?

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Da komme ich nicht mit 🙈.  

Als Kanzlei musst Du alle Mandanten, bei denen Du die neue PA nutzen willst (und sei's nur Kanzlei-intern) mittels myDATEV Mandantenregistrierung einzeln manuell versorgen. Soll das Mandat mit- und zuarbeiten, braucht das Mandat einen DUO oder Personal AddOn Vertrag samt passenden Rechten. 

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@tu_heggi schrieb:

Benötigt man nur für Personal Add on überhaupt mehr als eine Benutzerlizenz?

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Na so viele Lizenzen, wie auf Mandantenseite damit arbeiten sollen, weil Kanzlei-intern ein DUO Vertrag vorliegt, mit dem alle Kanzleimitarbeiter die neue PA nutzen können.  

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@tu_heggi schrieb:

Müsste diese dann über die Lizenzverwaltung online zugeordnet werden?

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Ja, muss man. Das liegt aber an der Lizenzierungsart des Personal AddOns (nach festen Nutzern).  

Aber ich habe das Gefühl, Du wolltest was anderes fragen 😇.

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@Maximilian_Meusel  wie muss ich nun mit dem Lohn-Addon verfahren. Datev Personal Arbeitgeber wird ja, wenn es die neue Schnittstelle zwischen StB und Mandant/Arbeitgeber sein soll, auch die Auswertungen aus der Personalwirtschaft enthalten.

Wie muss ich Datev Personal Arbeitgeber bestellen, wenn der Mandant eine mitgliedsgebundene Beraternummer hat, also die Rechnungen erhält, die PA aber über uns abgerechnet werden soll?

Weiter gefragt: Der Mandant hat eine Beraternummer mit Lohn-Addon, die bisher über uns abgerechnet wird. Nun soll die Beraternummer auf mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft umgestellt werden. Die Kosten für das Lohn-Addon und Datev Personal Arbeitgeber soll aber über uns abgerechnet werden. Wie richte ich das richtig ein?

Warum wird uns eine Leistung, die PA welche über Belege online enthalten war und somit mit Belege online bezahlt war, weggenommen und an anderer Stelle zu (ab neun AN) höheren Kosten wieder angeboten?

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@metalposaunist  schrieb:

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@tu_heggi schrieb:

Das bedeutet wenn nur wir als Kanzlei alle Lohnmandate die (neue) Personalakte nutzen möchten der Mandant DUO oder Personal Add on zwingend benötigt, also quasi als Karteileiche wenn er es selbst nicht nutzen kann/möchte?

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Da komme ich nicht mit 🙈.  

Als Kanzlei musst Du alle Mandanten, bei denen Du die neue PA nutzen willst (und sei's nur Kanzlei-intern) mittels myDATEV Mandantenregistrierung einzeln manuell versorgen. Soll das Mandat mit- und zuarbeiten, braucht das Mandat einen DUO oder Personal AddOn Vertrag samt passenden Rechten. 

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Die Aussage scheint nicht zu stimmen. Wenn ich bei einem Mandanten (bisher keine dPA) das für uns intern über  myDATEV Mandantenregistrierung bestellen möchte sagt er :

Eine "reine" Kanzleiinterne Ablage ist somit nicht ohne weitere Kosten auf Mandantenseite möglich - richtig? @Maximilian_Meusel 

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@tu_heggi: DATEV Logik. DATEV geht davon aus, dass in allen Fällen der Mandant mitarbeiten muss? Das würde auch erklären, warum man keine neue Beraternummer anlegen kann. 

@Maximilian_Meusel: Warum geht das auch nicht?!

Wie war das mit den geilen Produkten? 😂 Ich sehe aktuell nur sau viel Klickerei.