Entgeltunterlagen nur noch elektronisch

[#1]

Hallo,

ab 2022 sollen ja alle Entgeltunterlagen nur noch elektronisch geführt werden. Auf Antrag kann das aber ja für ein paar Jahre ausgesetzt werden. Ich bin mir aber unsicher wie das aussehen soll.

Momentan schicken mir die Mandanten die Unterlagen per Mail. Ich drucke mir diese aus und lege sie in einen Ordner ab. Wenn kein Platz mehr ist scanne ich nicht mehr benötigte Unterlagen ein und lege sie im Arbeitsplatz ab.

Benötigt ein Betriebsprüfer bestimmte Unterlagen sende ich ihm diese per Mail.

Wie soll das nun alles in Zukunft ausschauen? Muss der Steuerberater eine digitale Personalakte zu Verfügung stellen oder muss sich nur der Arbeitgeber darum kümmern? Wie wird das bei euch gehandhabt?

[#2]

Der Arbeitgeber ist für eine notwendige Digitalisierung verantwortlich. Wenn Sie ihm davon etwas abnehmen wollen/müssen, sollte das schriftlich dokumentiert sein.

[#3]

@Gelöschter Nutzer vielen Dank für das Starten dieses Themas. 

Ich hatte genau diesen Sachverhalt im Kollegenkreis geschildert und es gab die unterschiedlichsten Auffassungen. 

Hier geht es doch grundsätzlich um digitalisierte Entgeltunterlagen, d.h. kein Zusenden mehr von .xlsx Dateien, handschriftlichen Notizen etc oder? Diese Unterlagen sollten ab 01/2022 nur noch in .pdf  Format eingereicht werden oder?

Eine Auffassung war z. B. auch die, dass es hier rein um die Digitalisierung im Rahmen der SV Prüfung ginge.

Haben Sie evtl ein Nachweis/Dokument aus dem hervorgeht, dass es auch um die Zusendung der Entgeltunterlagen für die mtl Abrechnung geht?

Vorab vielen Dank für Rückinfo in dieser Angelegenheit. 

Viele Grüße 

[#4]

Hast du mal einen Hinweis dafür? Ich höre das gerade zum ersten Mal.

[#5]

---

@theo schrieb:

Hast du mal einen Hinweis dafür?

---

Trends & Tipps 2022 Betriebsprüfung

[#6]

Moin. Die AOK behauptet aber auch nur, dass es so ist. Einen Nachweis erbringt sie auch nicht. Sie verweist lediglich auf eine Änderung der Beitragsverfahrensordnung. Also habe ich mal geguckt. Laut NWB ändert sich ab 01.01.2022 §9 und ein §9a wird eingefügt. Letzterer ist unwichtig in dem Zusammenhang, da es hier nur um die Speicherung der Daten bei den SV-Trägern geht (wenn ich das beim Überfliegen richtig verstanden habe).

Die wichtige Änderung steckt also wohl im geänderten §9 BVV.

Absatz 1 sagt:

---

(1) 1Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt diese Erfassung nach Mitgliedsnummern:

---

Ich kann hier nicht herauslesen, dass die Unterlagen zwingend elektronisch zu führen sind. Für mich schaut das weiterhin so aus, als ob die "nur" im Rahmen der Prüfung elektronisch zur Verfügung gestellt werden sollen. Und das macht in meinen Augen auch am meisten Sinn.

[#7]

Guten Morgen,

die Deutsche Rentenversicherung hat ihre Meinung zu dem Thema in Ausgabe 4/2020 der "summa summarum" (Deutsche Rentenversicherung - Publikationen (e-Paper und Broschüren) - E-Paper summa summarum und Broschüren (deutsche-rentenversicherung.de)) kundgetan.

Es geht wohl um die Änderung in § 8 BVV. 

Da steht (so wie ich es lese), dass die elektronische Führung der "begleitenden Entgeltunterlagen" nicht nur für die Betriebsprüfung durch die DRV obligatorisch sein soll.

Ich wünsche allen eine schöne Adventszeit!

G. Noll 

[#8]

---

@gnoll  schrieb:

Es geht wohl um die Änderung in § 8 BVV. 

Da steht (so wie ich es lese), dass die elektronische Führung der "begleitenden Entgeltunterlagen" nicht nur für die Betriebsprüfung durch die DRV obligatorisch sein soll.

---

Das steht da. Ja, aber was heißt das?

Da steht auch, dass nicht nur der Arbeitgeber in der Pflicht ist, die Unterlagen elektronisch zu führen. Auch "derjenige, der dem Arbeitgeber eine solche Unterlage einreicht  (...) muss dies elektronisch tun."

Unter anderem gehören zu diesen Unterlagen auch Bescheide der Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht. Ich habe diese noch nie von einer Krankenkasse in elektronischer Form erhalten bzw. gesehen. Diese kommen immer auf Papier.

Und was heißt das, wenn auch die Arbeitnehmer verpflichtet sind, diese elektronisch einzureichen?

Muss der Minijobber jetzt den Antrag auf Befreiung zur Rentenversicherungspflicht ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben und anschließend wieder einscannen, damit er dies dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung stellen kann? Oder wie weist der Arbeitnehmer seinen Willen elektronisch nach?

Und in welcher Form muss dies elektronisch gespeichert werden? Dateiformate? Ist eine WhatsApp elektronisch?

Irgendwie fehlen mir hier noch Hinweise, wie dies alles umgesetzt werden soll.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#9]

Im Zweifel den Antrag auf Befreiung von der Digitalisierungspflicht stellen (§ 8 III BVV neu)

Antrag ist beim zuständigen Prüfdienst der DRV einzureichen. 

Befreiung gilt dann ggf. bis 2026.

Wenn nur die neue DATEV Personalakte schon da wäre.

Diese könnte den Mandanten bei der digitalen Archivierung sicher sehr helfen.

Dass die Arbeitnehmer die Daten digital bereitstellen, wird erst möglich werden, wenn die Arbeitnehmer die Daten auch digital von den Behörden bekommen. Kann möglicherweise dauern...

Was will der AG da machen?

[#10]

Guten Morgen Herr @Uwe_Lutz ,

die Probleme in der praktischen Umsetzung sehe ich genauso wie Sie.

Aber Deutschland wird ja in Sachen Digitalisierung demnächst Riesenschritte vollziehen (wenn man den Versprechen der Politik glaubt).

Ich vermute, dass die tatsächliche Umsetzung noch mit ein paar "Nichtbeanstandungsregelungen" (auch ohne Antrag auf Befreiung von dieser Verpflichtung bis 2026) nicht bereits ab dem Jahr 2022 vollzogen wird. 

Viele Grüße

G. Noll

P.S.: Ich wollte Ihnen schon immer mal für Ihre hervorragenden und in der Praxis sehr gut umsetzbaren Beiträge in der Community danken: Vielen Dank!

[#11]

Die eigentliche Frage ist doch - wie will man das kontrollieren? 😁

[#12]

---

@Thomas_Kahl schrieb: Die eigentliche Frage ist doch - wie will man das kontrollieren?

---

Diese Frage ist meines Erachtens nachrangig.

Praxisbeispiel:

Schritt 1: Regelung wird ignoriert, es kontrolliert sowieso niemand

Schritt 2: SV-Prüfung kommt im Jahr 2024 und will elektronische Belege ab 2022 sehen

Schritt 3: Lohnbüro/Steuerberater versucht kurzfristig, alle Belege beim Mandanten einzuholen und zu scannen.

Frage: Was ist an Schritt 3 falsch?

Es geht nicht darum, ob eine rechtliche Vorschrift zur Digitalisierung kontrolliert wird. Es geht darum, wie wir die Mandanten bei der Umsetzung der Digitalisierung unterstützen und steuern.

Es wird geklagt, dass deutsche Gesetze Digitalisierung nicht vorsehen.

Es wird aber auch geklagt, wenn Gesetze Digitalisierung vorsehen.

Jeder hat Recht. Und auch das Recht dazu.

Aber sollten wir, anstelle zu klagen, nicht besser für eine optimale Umsetzung beim Mandanten sorgen?

Was hindert uns daran

a) einen Befreiungsantrag zu stellen und

b) trotzdem soweit als möglich schon zu digitalisieren und die Prozesse anzupassen?

Das eine als Rechtsberater zur Abwehr von Schaden für den Mandanten. 

Das andere als Unternehmensberater zur Verbesserung der Organisation beim Mandanten.

Zum Thema allgemein:

Meines Erachtens ein großes Problem ist, dass es anscheinend wieder keine Abmilderungen für Kleinstarbeitgeber gibt. Wenn auch nur 1 Arbeitnehmer beschäftigt wird, muss elektronisch geführt werden. Das kann zu unverhältnismäßigen Kosten führen. Hieran muss bis 2026 noch nachgebessert werden. Die DRV könnte z. B. eine Cloud für Kleinstarbeitgeber anbieten. Warum nicht?

[#13]

Sie haben mich da scher falsch verstanden Herr @noescher . Ich boykottiere die Digitalisierung nicht. Aber das Ganze ist doch wieder weder durchdacht noch auf die tatsächlichen Verhältnisse angepasst. Und dann zusätzlich noch die Lücke gelassen, das Ganze zu kontrollieren. Warum muss man denn den 27. vor dem 1. Schritt machen? Warum schreibt man Dinge in Gesetzte, die sich gar nicht umsetzen lassen, da die Vorbedingungen fehlen? Nur, damit man am Ende sagen kann, man hat was für die Digitalisierung getan? Was denn? Eine Antragsflut auf auf Befreiung ausgelöst. Die am Ende dann ganz undigital auf die DRV zu rollt. So etwas kann man keinem vernünftig denkenden Mandanten noch erklären. Und ich weiß ja nicht, wie es bei Ihnen läuft, aber bei mir kommt sicherlich die Frage, was passiert, wenn man es nicht macht. Schon alleine daher, dass der Mandant abwägen will, was für Schäden auf ihn zukommen könnten. Was wollen Sie Ihren Mandanten dann sagen? Ich habe da keine Ahnung, da - wenn ich ehrlich bin - mindestens die Hälfte die Schultern zuckt und weiter macht, wie bisher.

Ich bin ein großer Fan der Digitalisierung. Und lieber heute als morgen. Aber doch bitte durchdacht und in vernünftig, logischen Schritten. Und wenn man so etwas macht, muss man auch dafür sorgen, dass man das kontrollieren und ggf. sanktionieren kann. Sonst haben wir den gleichen Effekt, wie zb. bei der Aufstellungspflicht von Jahresabschlüssen laut HGB.

Aber mal zurück zum eigentlichen Thema: Die DRV sagt in Summasumarum 04/2020 dass die Pflicht zur elektronischen Führung der Akten beginnend ab 01.01.2022 laut einem SGB-Änderungsgesetz beschlossen wäre, bzw. aus der Änderung § 8 BVV. Die AOK behauptet, die Pflicht ergibt sich aus der Änderung der BVV ab 01.01.2022.

Laut dem NWB- Exemplar der BVV, welches ich verlinkt hatte, ist in § 8 BVV derzeit da aber noch nichts enthalten. Und geändert werden soll zum 01.01.2022 § 9 - nicht § 8. Und in § 9 steckt das aber überhaupt nicht drin.

Kann es sein, dass man da in Laufe 2021 noch mal darüber nachgedacht hat und beschlossen hat, das doch noch nicht so umzusetzen?

[#14]

---

@Thomas_Kahl schrieb: Kann es sein, dass man da in Laufe 2021 noch mal darüber nachgedacht hat und beschlossen hat, das doch noch nicht so umzusetzen?

---

Hier der Link zum damals beschlossenen Gesetzestext:

Bundesgesetzblatt (bgbl.de)

Seite 33 der PDF - § 8 BVV wird geändert/ergänzt

[#15]

Hm. OK. Danke. Hätte ja sein können. 🙂

Dann ist das beim NWB noch nicht berücksichtigt.

[#16]

Jetzt mal eine praktische Frage - die Unterlagen lt. Summa Summarum IV/20 Seite 7 f werden doch für den Empfänger komplett als Papier gefertigt. Bedeutet "elektronisch" nun dass der Mandanten / AN diese per Scan zur Verfügung stellen muss? Ala fotografiert mit meinem IPhone - Foto 1 von 20 a 5MB? Da hat man am Ende mehr Arbeit, als mit einer ordentlichen Kopie die selbst gescannt wird.

Ansonsten sind das bis auf die Minijobber alles Sachen die sowieso in der digitalen = gescannten Dauerakte landen. Wenn nicht wird die Kopie als Stapel zu Prüfung gescannt.

Irgendwie wieder Digitalisierung zur einseitigen Entlastung der Verwaltung - diese will digital, bekommt es aber selbst nicht auf die Reihe.

[#17]

Diesbezüglich meine Notizen aus einem Seminar:

"Die Spitzenverbände sind sich noch nicht einig, wie die Vorgehensweise sein soll. 
Z.B. problematisch auch die Art der elektronischen Signatur (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) zB bei Arbeitsverträgen, Befreiungsanträgen.

Daher sollten die Befreiungsanträge gestellt werden.

Dann können auch früher schon auf freiwilliger Basis Unterlagen geliefert werden, falls dann die Voraussetzungen bekannt und erfüllbar sind. Man ist dann aber nicht dazu verpflichtet."

[#18]

---

@noescher  schrieb:

Im Zweifel den Antrag auf Befreiung von der Digitalisierungspflicht stellen (§ 8 III BVV neu)

Antrag ist beim zuständigen Prüfdienst der DRV einzureichen. 

Befreiung gilt dann ggf. bis 2026.

---

Hallo,

kann man dazu irgendwo einen Musterantrag finden? Frau Dr. Google hat mir gerade Nix geeignetes dazu geliefert.

Vielen Dank und viele Grüße

Greese

[#19]

Dieser Frage würde ich mich gerne mal anschließen. So langsam wird´s ja dann wohl doch mal Zeit diesbezüglich aktiv zu werden. 

Falls jemand was weiß, oder was hat, wäre das super. 

[#20]

---

@greese  schrieb:

Hallo,

kann man dazu irgendwo einen Musterantrag finden? Frau Dr. Google hat mir gerade Nix geeignetes dazu geliefert.

---

Bevor es kompliziert wird. Einfach mal den Prüfer ansprechen. Mit Belegen per Fax oder Pdf-Mail wird, wie schon bisher, in den nächsten Jahren wohl kein Prüfer Probleme haben!

[#21]

Der Prüfer wurde schon angesprochen, bzw. um Rückruf und entsprechende Informationen gebeten. Bisher keine Reaktion. 

[#22]

Ich habe gerade vom Prüfbezirk Dortmund die Information bekommen dass ein formloser Antrag mit Angabe der Betriebsnummer ausreicht.

Sammelanträge, bzw. Auflistung der entsprechenden Mandate ist möglich, es muss also nicht für jedes Mandat ein individueller Antrag gestellt werden. 

[#23]

Hallo zusammen,

ich habe dem Prüfdienst folgenden formlosen Antrag mit den betreffenden Mandanten geschickt:

"Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich gemäß § 8 Absatz 3 Satz 2 der Beitragsverfahrensverordnung in der gemäß Artikel 25 Nr. 2 Buchstabe a Doppelbuchstaben aa, dd und Buchstabe b in Verbindung mit Artikel 28 Absatz 7 des Gesetzes vom 12. Juni 2020 (BGBl. I S. 1248) ab 1. Januar 2022 geltenden Fassung, für die nachfolgend aufgeführten Arbeitgeber, für die ich die Lohnabrechnungen erstelle, die Befreiung von der Führung elektronischer Unterlagen zunächst bis zum 31. Dezember 2026:

(...)

Bitte bestätigen Sie mir die Gewährung der Anträge kurz in Textform."

Ich habe allerdings auch noch keine Rückmeldung erhalten...

Ich wünsche allen schöne Feiertage!

G. Noll

[#24]

Super - vielen Dank für die regen Beiträge 🙂 

Sehr hilfreich !!

Kurze Verständnisfrage nochmal von meiner Seite --> gilt diese Regelung für alle Entgeltunterlagen unabhängig von einer Betriebsprüfung. Also, müssen alle Unterlagen ab 01/2022 in digitaler Form geführt werden?

Vorab vielen Dank nochmal für Rückmeldung.

[#25]

Hallo zusammen,

die ganze Geschichte mit den elektronischen Belegen wurde auch beim DATEV Seminar Jahreswechsel  Lohn und Gehalt kommuniziert.

Darauf hin habe ich "unseren" laufenden DRF Prüfer telefonisch befragt. Dem war das Ganze auch noch nicht bekannt. Während des Gespräches hat er die entsprechenden Paragrafen gefunden. Ein Formular gibt es natürlich nicht. Und im Prüferforum soll nach seinen Worten erläutert worden sein, darauf zu achten,  dass der Steuerberater bei einem Befreiungsantrag für jeden Arbeitgeber eine Vollmacht vorzulegen hat..............

Trotzdem schöne Feiertage an alle

Mitglieder der lohnabrechnenden Zunft

Dieter Pitsch      

[#26]

https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/summa-summarum/Lexikon/E/entgeltunterlagen.html;jsessionid=A0B92E0858F6A8E825B8931B6679EA52.delivery2-1-replication

---

Der Arbeitgeber ist gemäß § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV i. V. m. § 8 BVV zur Führung von Entgeltunterlagen verpflichtet. Diese sind so zu gestalten, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnungen des Arbeitgebers vermitteln können. Die Angaben sind vollständig, richtig, chronologisch geordnet zu dokumentieren. Entgeltunterlagen müssen in deutscher Sprache geführt werden. Sie können nach § 9 Abs. 5 BVV auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. Ab dem 1. Januar 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen (beispielsweise Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, Entsendung, Mitgliedesbescheinigung der Krankenkasse) in elektronischer Form vorliegen. Das heißt, dass nicht nur der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Unterlagen elektronisch zu führen, sondern, dass auch der Arbeitnehmer diese dem Arbeitgeber elektronisch vorlegen muss.  

[#27]

Hallo,

hat du schon eine Antwort auf deinen Befreiungsantrag bekommen?

[#28]

Hallo @Ulla ,

ich habe von der DRV Hessen bisher eine Eingangsbestätigung bekommen und soll "entsprechende Vollmacht" meiner Mandanten übersenden. 

Ich melde mich hier wieder, wenn ich weitere Informationen habe.

Schöne Grüße + alles Gute für das neue Jahr!

Gerrit Noll

[#29]

Guten Tag @Ulla ,

hier ein kurzes Update in der Sache...

Folgendes Schreiben der Deutschen Rentenversicherung erhielt ich heute. Was es mir sagen will, behält es tapfer für sich...

Schönes Wochenende

Gerrit Noll

[#30]

Danke fürs update😊

Ich habe den Befreiungsantrag auch gestellt und noch keine Antwort bekommen.

Viele Grüße

Ulla