digitale Bescheide - per Email versenden / PDF-verschlüsseln

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Liebe Community, 

wir haben umgestellt auf den digitalen Bescheidversand. Jetzt wollen wir diese Bescheide auch digital an die Mdt versenden per E-Mail. 

Wir nutzen keine DATEV-E-Mailverschlüsselung!

Wie kann ich jetzt für das beigefügte PDF-Dokument (den digitalen Bescheid) verschlüsseln? Weiß das jemand? Wir wollen die DATEV-E-Mailverschlüsselung nicht einführen. 

Wir nutzen NOCH kein DMS (soll aber im nächsten halben Jahr kommen).

Oder wie macht Ihr das?

Ich bin für Hinweise dankbar.

Liebe Grüße Iris S.

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mandantenportal mit Anbindung an die DokOrg nutzen

[#3 · Accepted solution]

Hallo,

möglicherweise geht der folgende Weg nur über DMS (das kann ich aktuell nicht beurteilen):

Wenn man in Post, Fristen und Bescheide den Bescheid öffnet hat man die Möglichkeit diesen per E-Mail zu versenden. Dabei öffnet sich ein Fenster in dem man die PDF-Datei verschlüsseln kann;

Eine 100%ige Sicherheit ist das nicht, mit entsprechender Energie könnte ein Dritter die PDF vermutlich entschlüsseln.

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Sinngemäß wie hier (Kanzleiweit einheitliche Ausgaben im PDF-Format (Beispiel) - DATEV Hilfe-Center) ein SkyPDF Druckobjekt anlegen, was das PDF mit Kennwort schützt?

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Hallo Peter, das wäre ja TOLL. ABER wenn ich über PFB gehe kann ich nur sagen: 

"E-Mail erstellen" 

1.

 und dann öffnet sich folgendes Fenster wo ich das pdf-Dokument auswählen kann:

2. 

Aber wie Dein Bild es zeigt habe ich das nicht. Verwendet Ihr DMS? Was ist hier anders? Grübel

LG Iris

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Würd den Mandantennamen noch "schwärzen" 😉

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Hallo,

ja, wir verwenden DMS - aber ich bin nicht über E-Mail erstellen gegangen sondern habe den Bescheid in PFB direkt  geöffnet (Kontextbezogene Links - Programmverbindungen).

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also ich gehe ebenso vor, aber in den Kontextbezogenen Links - Programmverbindungen habe ich nur folgende Auswahl:

[#9 · Accepted solution]

Hallo,

mit PDF24 könnte man das verschlüsseln (wenn der Datev-Weg nicht funktionieren sollte), ist ein kostenloses lokales Programm, das sehr vielseitig ist.

 

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Danke ich habe das mal so an unsere EDV gegeben, denn ich finde in den kontextbezogenen Links bei mir die Auswahl von Peter leider nicht. 

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Hallo,

eigentlich zeigt dein Screenshot schon die Datei die ich meine:

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wenn ich auf die DATEI ESt-Bescheid klicke öffnet es mir den hinterlegten digitalen Bescheid 

Wahrscheinlich liegt es doch an DMS... 

Dann werden wir das wohl eher bekommen als gedacht. Ohhh man an was man alles denken muss und wie DATEV hier verkauft ist wirklich bemerkenswert. Wir wollten eigentlich Step by Step gehen...

Gerade zünden wir den Turbo fühle ich...

DAnke für die Unterstützung.

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Hallo,

Wenn ich dort auf den Bescheid klicke wird er geöffnet und ich kann in der Menüleiste auswählen

ob der Bescheid exportiert, als E-Mail gesendet oder gedruckt werden soll.

Aber es könnte natürlich sein, dass das nur in der DMS funktioniert.

[#14 · Accepted solution]

Den kontextbezogenen Link gibt es nur im DMS, nicht aber in der DokOrG.

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Hallo @oliverstippe 

danke für die Info und die Klarstellung.

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Zunächst wird der Bescheid elektronisch empfangen und in der Dokumentenverwaltung abgelegt, geprüft und mit elektronischer Signatur (Prüfungsvermerk) versehen.

Dann stelle ich den Mandanten alle Bescheide in "Meine Steuern" via "nach online senden" aus der Dokumentenverwaltung bereit und sende ein Info-Mail (Vorlage) zur Bereitstellung, welche keine "sensiblen" Daten, aber den Link zu "Meine Steuern Posteingang" enthält.

Damit entfällt eine gesonderte Verschlüsselung und die Bescheide sind "aufgeräumt".

Die kurzen Wege sind zumeist die effizentesten.

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Uhiiii so weit sind wir noch nicht. Bin froh, dass wir jetzt die digitalen Bescheide haben. Der nächste Schritt ist DMS. Meine Steuern wird dann der nächste Step. Aber Danke für den Ein- und Ausblick.

pdf24 wird morgen installiert als erste Abhilfe hierfür. 

LG Iris S.

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Natürlich kann man da jetzt PDF24 oder auch andere PDF Tools installieren, die dann wieder gepflegt werden müssen.

Was stört denn am mitgelieferten PDF Profil "Mittlere / Hohe Qualität mit Kennwort" aus der DATEV PDF-Verwaltung? Das muss doch nur als "Druckobjekt" exportiert werden und gut ist.

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sehr gern, kenn ich auch aus den DATEV-Anwendungen heraus. Aber hier zeigt es mir diese Auswahl doch gar nicht an. Ich bin jetzt irgendwie verwirrt wo ich das im digitalen Bescheidversand ÓHNE DMS finden kann. Sorry

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Ein (administrative) User startet die PDF-Verwaltung, geht in die DATEV Profile, wählt das "* mit Kennwort" aus, klickt mit der rechten Maustaste drauf und wählt "Exportieren". Im Anschluss hat man einen eigenen "ganz normalen" PDF Drucker mit diesen Voreinstellungen.

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... ist nach meiner Erinnerung leider nicht so ganz flexibel.

Man möchte ja nicht jedes PDF mit dem selben Passwort verschlüsseln, sondern individuell pro Mandant oder auch ganz 'spontan'

... aber eine feste Standard-Einstellung für die SkyPDF-Passwortverschlüsselung funktioniert (lt. meinem Gedächtnis), wird bei uns aber sooo nicht gewünscht 

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Wir machen es genauso! Klappt wunderbar. 

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@vogtsburger  schrieb:

Man möchte ja nicht jedes PDF mit dem selben Passwort verschlüsseln, sondern individuell pro Mandant oder auch ganz 'spontan'

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Ein Bildband in Worten:

Führt beim Drucken zu:

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@vogtsburger  schrieb:

... ist nach meiner Erinnerung leider nicht so ganz flexibel.

Man möchte ja nicht jedes PDF mit dem selben Passwort verschlüsseln, sondern individuell pro Mandant oder auch ganz 'spontan'

... aber eine feste Standard-Einstellung für die SkyPDF-Passwortverschlüsselung funktioniert (lt. meinem Gedächtnis), wird bei uns aber sooo nicht gewünscht 

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nein, ich kann entweder ein festes Kennwort hinterlegen, d.h. jedes pdf wird identisch verschlüsselt

ODER ist lasse im Drucker das Kennwort leer, dann werde ich bei jeder Druckausgabe nach einem Kennwort gefragt

./.

[#25 · Accepted solution]

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@irisla  schrieb:

Uhiiii so weit sind wir noch nicht. Bin froh, dass wir jetzt die digitalen Bescheide haben. Der nächste Schritt ist DMS. Meine Steuern wird dann der nächste Step. Aber Danke für den Ein- und Ausblick.

pdf24 wird morgen installiert als erste Abhilfe hierfür. 

LG Iris S.

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Hallo Iris,

o.k., der Stand war mir nicht bekannt, aber bedenken Sie, dass viele hier schon die Wege der ganzen workarounds gegangen sind und diese optimiert haben.

Eine PDF-Bearbeitung wie PDF24 o.ä. ist natürlich nicht verkehrt und gehört zu den elementaren Bordmitteln, wenn künftig digitale Dokumente die Überhand nehmen und ordentlich bearbeitet werden wollen.

Sie arbeiten doch mit dem Arbeitsplatz und EO Classic hat bereits die Dokumentenablage an Bord, mit der ich heute noch sehr gut arbeite, da m.M. die DMS zwar sehr gut, aber gleichwohl sehr "filigran" und aufwändiger ist; ich hatte mich vor ein paar Jahren gegen die Einführung der DMS entschieden und bereue es nicht.

Was ich oben mit den "durch Viele sind die Wege der workarounds gegangen" meine, ist lediglich, dass Sie dies nicht auch tun müssen, sondern von vornherein die Orga an den Erfahrungen orientieren können, sich viel Zeit sparen und sich digital nach vorne "boosten" könnten.

Sie gehen hier jetzt "Stück für Stück" (zunächst digitale Bescheide usw.), sollten aber überlegen, ob es nicht sinnvoll wäre, gleich eine kurze Strecke zu planen. Momentan befinden sich sie auf dem Weg von A nach B über C, D, E, F . . ., aber bekanntermaßen ist das Ganze mehr, als die Summe seiner Teile und warum nicht versuchen, direkt von A nach B zu kommen und darauf die weiteren Optimierungsprozesse aufbauen?

Bei der ganzen Fülle neuer Anwendungen, auch der Cloud-Verlegung, hecheln Sie sonst ständig hinterher und verzweifeln bisweilen vielleicht sogar.

Die Werkzeuge von DATEV haben Sie bereits vollständig zur Verfügung, um einen kurzen, knackigen Arbeitsablauf einrichten zu können und ich würde Ihnen wärmstens empfehlen, alle Arbeitsabläufe die aktuell noch manuell (bzw. in Papier) von Statten gehen, eine digitale Alternative auszuloten und hernach zu schauen, wie fügen sie diese in einen stringenten, barrierefreien Arbeitsablauf ein.

"Meine Steuern" oder eine alternative Portallösung wird m.E.  immer noch stark unterschätzt, denn mit der Bereitstellung aller Dokumente in den geschützten Bereich endledigen Sie sich der ganzen Problematik "Datenschutz im E-Mail-Verkehr (Verschlüsselung)" in einer Aktion... und "Haken dran" und weiter gehts . . .  😉

Die Verschlüsselung von E-Mal-Anhängen konnte ich Anfang 2020 vollständig mit "Meine Steuern" einstellen und war extrem "befreiend", weil enorm effizient (Effizienz ist mein goldenes Kalb). Warum sollten Sie jetzt diese 5 Jahre "Leidensweg" auch durchschreiten müssen, anstatt alternativ dies einfach zu überspringen !?

Anschließend (oder währenddessen) können Sie sich noch Gedanken machen, wie Sie für E-Mail-Briefe, Briefe in Steuererklärungen oder andere Dokumente Vorlagen entwerfen, die automatisch mit Werten aus Ihren Arbeitsergebnissen befüllt werden.

"Wie schaffe ich es, dass kein Blatt Papier mehr meine Kanzlei verlässt ?".

Das war meine Prämisse und tatsächlich finden monatlich noch eine Handvoll (außer kleinen Jahresbuchhaltungen die manuell gebucht werden) Papierdokumente in die Kanzlei, die natürlich zurückgesandt werden müssen; ALLE Arbeitsergebnisse gehen digital raus und die laufenden Buchführungen, Personaldaten, Steuer- und Abschlussunterlagen digital ein.

Sie müssen nicht das ganze Blut, Schweiß und Tränen vergießen, die andere Anwender im letzten Jahrzehnt Digitalsierung/Automatisierung vergossen haben, sondern davon profitieren. 

Die Wege wurden von den digitalen Pionieren bereits ausgetreten. Sie müssen ihnen im Prinzip nur folgen und keine neuen mit der elektronischen Machete durch den digitalen Dschungel schlagen.

So haben Sie die Chance, relativ zeitnah aufzuholen und Anschluss an den digitalen Status Quo zu finden.

Selbstverständlich gehört natürlich auch Mut und Wille zu solch einschneidenden Änderungen dazu.

Dies wünsche ich Ihnen und viel Erfolg bei der Umsetzung.

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@siro , @janm ,

wenn man in der Profileinstellung von SkyPDF die Verwendung eines Benutzerkennworts aktivieren, aber trotzdem das Feld für das Kennwort noch leer lassen kann, ist der Kennwortschutz bei SkyPDF doch flexibler als gedacht.

... ich hatte nicht mit dieser Flexibilität gerechnet.

Hoffentlich zwingt mich SkyPDF dann aber nicht dazu, auf jeden Fall ein Kennwort zu vergeben, selbst wenn ich mal nicht verschlüsseln möchte

... muss ich nochmal testen 😉

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@deusex Danke für die ausführliche Info.  Vieles davon nutzen wir schon wie von Ihnen beschrieben. Ich muss mir Ihre Nachricht tatsächlich wohl noch ein paar mal durchlesen um alles gedanklich zu sortieren. Aber jetzt möchte ich ein ❤️ geben dafür und die Zeit die Sie hier aufgewendet haben. Ich wäre jetzt gern mal Mäusschen um in Ihrer Kanzlei mal drüber zu schauen wie es digital auch ohne DMS gut funktioniert. 

Sie haben mir jetzt den richtigen Impuls gegeben, doch mal MEINE Steuern genau zu betrachten bevor die Entscheidung DMS fällt. 

Was uns ohne DMS gerade sehr fehlt ist ein digitaler Stempel auf dem Bescheid mit dem Vermerk "geprüft". Das war vorher auf jedem Papier-Bescheid und man konnte dann beim öffnen des eingescannten Bescheides gleich sehen wie der Stand war.

Danke auf jeden Fall an dieser Stelle an jeden Kommentar und jede Hilfestellung. Das mit der PDF-Voreinstellung eines Passwortes (ohne ein festes zu hinterlegen) muss ich mal an unsere EDV geben. Heute bekommen wir als Alternative pdf24.

DANKE und wenn ich darf, melde ich mich auch gern nochmal bei einer Verständnisfrage

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@vogtsburger  bitte gern mal schreiben ob so mit der Voreinstellung geht, dass es aber auch möglich ist, Dokumente ohne Passwort zu versenden. DANKE

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@irisla  schrieb:

@vogtsburger  bitte gern mal schreiben ob so mit der Voreinstellung geht, dass es aber auch möglich ist, Dokumente ohne Passwort zu versenden. DANKE

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ich bin zwar nicht der besagte Forist, aber:

wie bereits @janm geschrieben hat legt man in der pdf Verwaltung sich einfach ZWEI pdf Drucker an bzw. exportiert bestehende Einträge der Datev

und beim Druck wähle ich dann entweder den MIT oder OHNE Verschlüsselung aus.

Dann kann ich aus jedem Programm was drucken kann (auch nicht Datev) pdf mit Verschlüsselung erzeugen

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