Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

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https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/service/datev_dms_funktionsvergleich.pdf

https://apps.datev.de/help-center/documents/1005370

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Hallo Herr Blum,

besten Dank - die Liste ist mir bekannt.

Die Frage an @Niklas_Tober  bezog sich auch eher auf die Frage, welche Funktionen aus seiner Sicht und Erfahrung praktisch fehlen 🤓.

Beste Grüße

Christian Wielgoß

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Nur als Anmerkung. Es geht nicht um die blöde Archivierung DMS EMA. Es geht darum, dass man damit Mails automatisch einem Mandanten zuordnen konnte, wenn z.B. #MdtNr# im Betreff war. Nur hat die Funktion niemand auf dem Schirm, dieses Feature hat echte Zeit und Geld gespart. Endlich mal etwas, was niemand anfassen musste.

Es reiten alle auf der Archivierung rum. Da gab es schon immer bessere Lösungen als diese.

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Hallo @wielgoß ,

es fehlt,

- dass der Revisionskommentar an den Annotationen nicht standardmäßig eingeblendet ist

- detaillierte Filterfunktionen (mehr Kriterien und Berechnungen wären schön)

- umfangreichere Detailsuche

- differenzierte Rechtevergabe an den Dokumenten (z.B. nur Lesen)

- die automatische Dokumentenzuordnung (Soll ja 2022 als Standard kommen!)

Ansonsten hat sich noch niemand beschwert im Nachgang zu Umstellungen.

Übrigens würde ich einen Vor- und Nachher-Vergleich beim Datenvolumen der Dokumentenbestände anstellen. Tendenziell speichert das neue DMS die Dokumente nicht so komprimiert wie das Alte ab. Bei uns waren es mal eben knapp 300GB mehr. Ihr kennt ja eure PartnerASP Speicherkosten. Deshalb haben wir das alte DMS auch nach einer Übergangszeit von drei Monaten gesichert und abgehängt.

Bei der E-Mail Archivierung tendiere ich zum Mailstore. Ich möchte nicht alles im DMS haben und die teilautomatische Variante der sog. EMA (Drag´n Drop auf einen Mandantenordner) ist strenggenommen nicht GoBD konform, weil ich die E-Mail auch vorher lokal speichern / ändern könnte und danach erst auf den Ordner ziehen. Was die Abgrenzung zwischen archivierungswürdig und nicht angeht, soll sich jeder die Frage stellen, ob ein Vertreter die Info morgen im DMS benötigt, um weiterzumachen. Für gesammelte Ping-Pong Sachverhalte (z.B. Rückfragen JA) empfiehlt sich ohne hin Drag´n Drop in die Dokumentenstruktur und Erstellung eines Sammeldokuments, damit die Ansicht nicht verwässert.

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Hallo @Niklas_Tober ,

sorry, wenn ich Ihnen widerspreche. Es fehlt DEUTLICH mehr, als von Ihnen angemerkt.

z.B. fehlt:

• die komplette Einbindung einer elektronischen Signatur - obwohl DATEV die Technik hat;
• es fehlt ein vernünftiges Postausgangssystem - obwohl DATEV mit dem DATEV Anwaltspostfach ein solches hat;
• es fehlt eine übersichtliche Zuordnung zu Erlediger, Bearbeiter, Kenntnisnehmer, obwohl DATEV so etwas im DATEV Anwaltspostfach besser löst als in DMS;
• es fehlt die rechtegebundene Ablage von unverschlüsselten Dokumenten - sowohl bei verschlüsseltem Empfang als auch bei verschlüsseltem Versand;
• es gibt ein zusätzliches "Wiedervorlagesystem" obwohl es mit den Aufgaben und Terminen ein sehr übersichtliches und gut bedienbares System gibt.
• ..

und ich könnte hier - ggf. gemeinsam mit Herrn Blum und Herrn Augustinowski und Herrn Lander die Liste beliebig lange fortsetzen. Das System ist "nicht schlecht" aber eben alles andere als gut und medienbruchfrei. Für wirklich digital arbeitende Kanzleien ist es ein GANZ KLEINER Schritt in die richtige Richtung.

Und anstatt die DMS-Leistung zu erhöhen, hat DATEV dem Marktdruck nicht durch bessere Leistung sondern durch Preissenkung nachgegeben. 

Ist das der richtige Weg - ich meine NEIN!

Wir sind seit der DMS-Pilotphase in 4/2018 dabei und haben unzählige Hinweise und Wünsche geäußert - nada!

Es freut mich, dass Sie den Kollegen helfen wollen, DMS sinnvoll einzusetzen, das machen wir im Rahmen der IDA eV auch - aber der "richtige Weg ist, ein intuitives und dem Workflow angepasstes Produkt zu liefern und nicht auf die "Kolleg:innen-Hilfe" zu vertrauen.

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Hallo @Michael-Renz ,

Ihre Punkte unterschreibe ich alle! Ich hatte die vorherige Frage so verstanden, dass es um einen Vergleich zwischen dem alten und neuen DMS ging.

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Danke und Danke für Ihre prompten Antworten 👍

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Und anstatt die DMS-Leistung zu erhöhen, hat DATEV dem Marktdruck nicht durch bessere Leistung sondern durch Preissenkung nachgegeben.

Im Prinzip ist das richtig, aber für die erbrachte Leistung war der Preis exorbital und auf einem Niveau, auf dem reine DMS Hersteller erst nach vielen Jahren Entwicklungsarbeit sind. Die Datev hat nur die Dokumentenablage aufgebohrt.

Der 500er Fial hat auch einen anderen Preis, als der 500er Mercedes, obwohl beide gleich heißen.

Der Preis war nicht haltbar und nur mit dem bisschen Integration auch nicht zu argumentieren.

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... also einen 500er Mercedes würde ich niemals/nicht als "CINQUECENTO" bezeichnen ,,,, geht gaaar nicht 😄

(... sorry für den Kalauer ...)

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... also einen 500er Mercedes würde ich niemals/nicht als "CINQUECENTO" bezeichnen ,,,, geht gaaar nicht 😄

(... sorry für den Kalauer ...)

.... und so geht es mir mit dem DMS neu von Datev. Das kann man auch nicht als Management System bezeichnen. 😁

(....sorry, leider kein Kalauer) 😭

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Unabhängig der Diskussion mit Dir @Niklas_Tober, beobachte ich heute folgendes: 

• DATEV DMS Lizenzen sind laut Lizenzverwaltung online bei Kanzlei A und B C/C Zähler verfügbar; 0 sind zugewiesen; DMS geht trotzdem?
• DMS Lizenzen waren alle vergeben; DATEV meldet das wieder mit dem ellenlangen Bericht und der Reiter Dokumente samt Schnellinfos Dokumente zeigen nichts an; ein F5 oder ähnlich hilft nicht; ich muss den DATEV Arbeitsplatz schließen & öffnen, damit sich DATEV eine neue DMS Lizenz zieht, richtig?

Gibt es einen speziellen Link zur Lizenzverwaltung online? Ich würde ja https://apps.datev.de/lvo-administration ❌ vorschlagen. 

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Mein bookmark lautet: https://login.datev.de/licensemanagement 😂

Gruß Taxit

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Liebe Community,

wir hatten heute Morgen von 8-9 Uhr einen super Austausch zu den Möglichkeiten und Grenzen des neuen DMS (12 Teilnehmer). Ich durfte unsere Kanzlei-Workflows im Schnelldurchlauf zeigen, die von euch teils ähnlich gelebt werden. Im Anschluss haben wir „Wünsch dir Was“ gespielt und konnten unsere Anregungen direkt an die beiden teilnehmenden DATEV Mitarbeiter äußern. Natürlich möchten wir euch diese nicht vorenthalten:

• DMS als zentrales Informationsmanagementsystem (IMS)
  Warum gibt es u.a. für Fristen, Dokumente, Aufgaben und FA-Korrespondenz separate Ansichten, Klicks und Fenster? Am besten wäre ein Fenster, wo alle für den User relevanten Informationen zentral auftauchen und bearbeitet werden können.
• Handschriftliche Notizen ermöglichen und stärkere Einbindung von OneNote (z.B. Verlinkungen)
• Weiterleitung inkl. Notizfenster
• Workflow Designer für Standard Use Case
  Beispiel: der Bescheid soll nach dem Scan direkt beim Sachbearbeiter abgelegt werden. So bald dieser seine Prüfung bestätigt, wandert das Dokument automatisch zur Kanzleileitung zur Freigabe und nach dessen Freigabe automatisch zum Sekretariat…es würden viele Klicks gespart und eine Abweichung vom Standard würde das Programm nicht erlauben.
• Systemseitige Pushup Benachrichtigungen mit unterschiedlichen Eskalationsstufen:
  Beispiel: Kanzlei legt fest, dass Posteingänge an Werktagen binnen 24h bearbeitet werden müssen. Nach 24h erhält der MA eine Erinnerung & nach 48h der Teamleiter usw.
• Dokumentenfreigabe auf mobilen Endgeräten:
  So kann der Chef auch im Seminar ein Anschreiben oder eine vorbereitete Rechnung auf dem Handy lesen und direkt freigeben.
• Anbindung an die DATEV Clouds, so dass etwa ein Bescheid per Klick im Meine Steuern Bestand des Mandanten landet und dieser direkt per E-Mail benachrichtigt wird.
• Integrierter digitale Unterschriften Workflow (ist ja mit FP-Sign in der Umsetzung)

Vielen Dank an alle Teilnehmer für den konstruktiven Austausch. Das könnten wir bei entsprechendem Anlass gerne wiederholen.

Kleiner Wehrmutstropfen: Von den großen Kritikern hat keiner teilgenommen.

Schöne Grüße

Niklas

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Kleiner Wehrmutstropfen: Von den großen Kritikern hat keiner teilgenommen.

Hallo Niklas,

Herr Blum war doch dabei 🙂.

@blum - das ist freundlich und positiv gemeint 😉!

Beste Grüße

Christian Wielgoß

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Hallo,

war der Termin vorher bekannt? Ging leider komplett an mir vorbei. Hätte ich gerne mitverfolgt.

Beste Grüße

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➡️ Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsberi... – Seite 8 - DATEV-Community - 146211 

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Hallo,

wollte in der RV eine Gruppe einrichten, um in DMS dann gleich alle zur Kenntnis eintragen zu können. Ich bin Hauptadministrator. Mich selbst kann ich nicht zur Gruppe hinzufügen (bin nicht in der Auswahl vorhanden). Da bringt mir die Gruppe dann nicht so viel.

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Hallo Herr Schreiber,

Problem wurde von uns der DATEV von der ersten Minute als Pilot gemeldet. Ist kein Problem der DMS, sondern eines der Rechteverwaltung (Indische DATEV Kasten oder DATEV Silos). 

Eine oder zwei Personen händisch hinzuzufügen ist aber immer noch einfacher als viele Personen einzeln auszwählen 

Eine der Verteilergruppen bei uns heißt daher:

Nicht schön; aber ein Anfang.

Wir haben rd. 20 Verteilergruppen und ich bin bei den wenigsten dabei!

Gruß

Ralf Blum

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Herzlichen Dank an Hr. Tober, dass er sich die Zeit genommen und diese Plattform angeboten hat!

Die Liste von oben hatten wir auch direkt im Termin wie folgt kommentiert:

1. DMS als zentrales Informationsmanagementsystem (IMS)
   Warum gibt es u.a. für Fristen, Dokumente, Aufgaben und FA-Korrespondenz separate Ansichten, Klicks und Fenster? Am besten wäre ein Fenster, wo alle für den User relevanten Informationen zentral auftauchen und bearbeitet werden können.
   => Das wird sich das in der OnPremises-Welt wohl nicht mehr ändern aber es gibt heute schon intensive Überlegung zu einer übergreifenden Suche im neuen Online-Portfolio, die dann möglichst alle "Objekte" (= Dokumente, Belege, ggf. Aufgaben, Nachrichten etc.) umfassen soll.
2. Handschriftliche Notizen ermöglichen und stärkere Einbindung von OneNote (z.B. Verlinkungen)
   => wir prüfen, ob hinsichtlich handschriftlicher Notizen noch was im DATEV-Viewer möglich ist. Einbindung iPad erscheint unwahrscheinlich, so lange die Dokumente nicht online liegen.
   Zur Verbindung mit OneNote => siehe Hilfe-Dokument Microsoft OneNote Dokumente und DATEV DMS oder Dokumentenablage - DATEV Hilfe-Center
3. Weiterleitung inkl. Notizfenster
   => ist Bestandteil der DATEV-Programme 15.0
4. Workflow Designer für Standard Use Case
   Beispiel: der Bescheid soll nach dem Scan direkt beim Sachbearbeiter abgelegt werden. So bald dieser seine Prüfung bestätigt, wandert das Dokument automatisch zur Kanzleileitung zur Freigabe und nach dessen Freigabe automatisch zum Sekretariat...es würden viele Klicks gespart und eine Abweichung vom Standard würde das Programm nicht erlauben.
   => Eher keine Lösung mehr in der OnPremises-Welt =>  Prozesse sind allerdings bereits zentrales Element des zukünftigen Online-Portfolios
5. Systemseitige Pushup Benachrichtigungen mit unterschiedlichen Eskalationsstufen:
   Beispiel: Kanzlei legt fest, dass Posteingänge an Werktagen binnen 24h bearbeitet werden müssen. Nach 24h erhält der MA eine Erinnerung & nach 48h der Teamleiter usw.
   => mit dem aktuellen Stand nur rudimentär nachzubilden => allerdings diverse gute Controlling-Möglichkeiten in DMS -> diese ganz enge Überwachung wollen nur wenige Kanzleien
6. Dokumentenfreigabe auf mobilen Endgeräten
   So kann der Chef auch im Seminar ein Anschreiben oder eine vorbereitete Rechnung auf dem Handy lesen und direkt freigeben.
   => Lt. DATEV keine Umsetzung mehr OnPremises => Freigabe geht natürlich per WTS-Einwahl in die Kanzlei aber nicht auf dem Handy
   Evtl. in nächster Zeit Lösung über DATEVconnect, z.B. mit DRACOON denkbar.
7. Anbindung an die DATEV Clouds, so dass etwa ein Bescheid per Klick im Meine Steuern Bestand des Mandanten landet und dieser direkt per E-Mail benachrichtigt wird.
   => Tatsächlich gerade in Arbeit. Aufgrund von Kapazitätsengpässen voraussichtlich erst ab 2022 verfügbar.
8. Integrierter digitale Unterschriften Workflow (ist ja mit FP-Sign in der Umsetzung)
   => Ab Service Release Nov. soll eine erste Version der direkten Übergabe an und automatischen Rückgabe von FP Sign verfügbar sein. 

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

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@Niklas_Tober  schrieb:

Kleiner Wehrmutstropfen: Von den großen Kritikern hat keiner teilgenommen.

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Asche über mein Haupt. Ich habe die Nachricht bewusst "ungelesen" gelassen und wollte mich inhaltlich Montag damit auseinandersetzen, weil ich mich hinsichtlich des Termins ganz blöd vertan habe. 

Das muss ich mir leider ankreiden.

Schön, dass viele Dinge identifiziert werden konnten. Allerdings wird mir auch übel, wenn ich dann lese, dass viele Dinge "in der On-Premise Welt" nicht mehr umgesetzt werden (können/wollen). Ich rechne nämlich nicht ernsthaft vor 2025 mit einer "Wolke"-Version. 

Und mit den Unzulänglichkeiten mindestens weitere 4 Jahre leben? Fällt mir schwer. Im neuen DMS sehe ich daher weiterhin keinerlei Vorteile im Vergleich zu DMS classic.

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Guten Abend @nadimb,

das finde ich tatsächlich sehr schade, schließlich haben wir heute in der Runde einige Mehrwerte ggü. DMS classic gehört und auch seit längerem in diesem Hilfe-Dokument zusammengetragen: 1005370 

Und alle zukünftigen Erweiterungen finden eben auch nur noch im neuen DMS statt: 1005198.

Vielleicht ergibt sich ja nochmal eine Austauschrunde oder Sie erschließen sich Optimierungen durch eine Beratung bei uns (DATEV DMS - Review und Optimierung ) oder auch direkt bei Hr. Tober (www.kannzlei.de)

Mit den besten Wünschen - Nicola Teich 

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Vielen Dank @Nicola_Teich für die ehrlichen, offenen Worte 👍 so in etwa hatte ich mir das (leider) schon vorgestellt 😔. 

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@nadimb schrieb:

Und mit den Unzulänglichkeiten mindestens weitere 4 Jahre leben? Fällt mir schwer.

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Daran hatte ich auch gedacht 😶. DATEV hinkt in vielen Teilen jetzt schon den Anforderungen hinterher und mit der Situation müssen wir aber wohl min. 4 Jahre noch leben müssen. Wie die Welt in 4 Jahren aussieht, weiß wohl niemand aber rückwärts geht ja eher nicht mehr. Es wird technisch eher immer verrückter 🤓.

Und wenn man das einmal von DMS überträgt: Noch 4 Jahre kein PayPal im DUO, keine Kreditkarten, keine Daueraufträge, keine flexible und vernünftige Nutzung auf mobilen Geräten und Betriebssystemen - hm. Das fällt einem wirklich schwer und auf der anderen Seite, wenn man die erste Gehversuche von Lohn online und KM next sich anschaut bzw. wie der Tenor hier in der Community ist - da kann ich @nadimb zustimmen, dass man sich ein wenig Sorgen macht 😐.

Im Der Bauplan für die neue DATEV-Cloud-Welt erwähnt DATEV selbst den Marathon 👟. Das können wir alle zumindest nachvollziehen aber gefühlt wird das eher eine Durststrecke, die man bis 2026 noch zu gehen hat. 

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@Nicola_Teich  schrieb:

Guten Abend @nadimb,

das finde ich tatsächlich sehr schade, schließlich haben wir heute in der Runde einige Mehrwerte ggü. DMS classic gehört und auch seit längerem in diesem Hilfe-Dokument zusammengetragen: 1005370 

Und alle zukünftigen Erweiterungen finden eben auch nur noch im neuen DMS statt: 1005198.

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"Einige Mehrwerte" (gegenüber DMS classic / Dokumentenablage) sind zwar da, aber der große Wurf ist es nicht und die (Opportunitäts)kosten um auf Datev DMS umzusteigen (noch tieferer Vendor-Lock-In, Verzicht auf echtes DMS, Lizenzen) sind erheblich für ein "Naja-geht-so-gerade-Produkt".

Bei den wesentlichen Punkten ist ja nun klar, dass die nicht als Erweiterung in Datev-DMS kommen werden, daher: warum soll ich das überhaupt anfassen (mal abgesehen vom Trick "Kündigen wir halt die Dokumentenablage ab, dann werden die schon DMS kaufen").

Da kann ich mir auch gleich die Mühe machen, das DMS (mit echten DMS-Funktionalitäten) eines anderen Anbieters in meiner Praxis einzusetzen - was natürlich in irrer Aufwand ist, aber meiner Einschätzung nach selbst in meiner winzigen Praxis besser ist, als auf ein totes Pferd wie Datev DMS aufzusteigen (in Großpraxen dürfte sich das noch tausendmal mehr lohnen).

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Heute ging es bei uns nochmal um Rechte und ich finde die Darstellung extrem irreführend 😳:

Ein grüner Haken ✔️ aber es ist nicht alles freigegeben? Komische Vererbungsregeln. Wenn man also den Baum nicht manuell aufklappt (automatisch macht DATEV das natürlich nicht auch wenn es eindeutig ist und nur 1 Abzweig gibt 🙄) und nur sieht: Kanzlei - grüner Haken ✔️ und der Mitarbeiter sagt: geht trotzdem nicht! 

Ich hätte da ja eher das blaue Trapez erwartet ... 

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Ist das bei euch nicht so? Wenn etwas für die ganze Kanzlei freigegeben ist, geht es die Kanzleileitung noch lange nichts an.

Wie bei der Datev. Da weiß der Kopf auch nicht, was der ..... na, du weißt schon wer, macht.

Passt, ist transparent und durchaus schlüssig.

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Wie kann man in DMS neu nach einer Dokumentnummer suchen? Mir gelingt es weder über die Schnellsuche noch über Volltext.

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Das hatte auch eine Kollegin von mir gefragt. Das musst Du einmal einstellen:

Warum man das überhaupt einschränken kann - keine Ahnung. Vielleicht weil man damit an der Performance etwas drehen kann?! 

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Hammer. Die Einstellung bleibt sogar nach Öffnen/Schließen von DMS/Arbeitsplatz erhalten. Musste sie jetzt allerdings zweimal vornehmen (DMS/Schnellinfo).

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@theo schrieb:

Musste sie jetzt allerdings zweimal vornehmen (DMS/Schnellinfo).

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Jap 👍, DATEV - die Datenmanufaktur würde @einmalnoch jetzt sagen, oder nicht? Warum man diese Einstellungen nicht am Benutzer festmacht und an allen Masken / Stellen "synchronisiert" - keine Ahnung. Stell Dir vor, das ist wirklich unterschiedlich und dann kommen die nächsten Fragen, warum man es in den Schnellinfos findet; im DMS aber nicht 😫. 

Gleich alle Möglichkeiten und Stolpersteine so gut wie möglich verhindern, damit solche Dinge erst gar nicht auftreten können und Ruhe im Karton ist. 

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Was kann ich tun 🤔? Die ca. 4200 Dokumente werden nicht weniger; woran stört sich die OCR?