MyDatev Kanzlei - (postiver) Gamechanger?

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Der Link, den ich gepostet hatte, fand keine Seite (Error 404) am Tag meines Beitrages. Ich hatte den Link nach dem Beitrag von @clblank nochmals getestet und er führt wieder ans gewollte Ziel. Der Fehler wurde wohl behoben (bug fixed).

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Zwischenfazit ist also: Berechtigungen, Benachrichtigungen funktionieren nicht sauber. FES/QES nicht vor Mitte/Ende 2026. KI Lösungen gar nicht absehbar.

Also Stand jetzt weiterhin Jahre hinter den vglb. Marktversionen hinterher und absehbar wird der Abstand eher größer, da Funktionen nicht kommen (werden).

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Es ist wirklich bedauerlich, wie sehr die DATEV bei Innovationen nachgelassen hat - überhaupt auch beim Service (wann erreicht man eigentlich noch direkt einen DATEV-Mitarbeiter, wenn man eine Frage hat? - Na ja, vielleicht gilt die Terminreservierung ja mittlerweile als Innovation!?). 

Als DUO mit der Belegverwaltung gestartet war, war das ein "Gamechanger". Die Lösung ging über eine reine OCR-Auslesung hinaus:
Sie konnte (und kann ja auch immer noch) Beleginformationen (z.B. Rechnungsnummern) im Dokument erkennen – unabhängig davon, wo sie auf dem Beleg stand oder wie sie formatiert war. Grundlage dafür war die Kombination aus Volltextanalyse, Mustererkennung und semantischem Abgleich, sodass keine starren Erkennungszonen oder Layoutvorlagen mehr erforderlich waren.

Damals durfte der Vorstand auf die eigene Version der Belegerkennung noch stolz sein, weil "nur" OCR-Erkennung ja "jeder" konnte. So der Vorstandkommentar auf der Cebit. Und heute...? Siehe @tu_heggi 

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Hallo liebe DATEV-Community,

ich möchte ein ausführliches Fazit zur praktischen Nutzung von MyDatev Kanzleit teilen.

Einrichtung:

Grundvoraussetzung ist die Bestellung von Basisdaten Online sowie die Einrichtung über den Bestell- und Einrichtungsassistenten:

https://help-center.apps.datev.de/documents/1027148

https://help-center.apps.datev.de/documents/1037022

Lizenzen und Rechte, die über den Assistenten vergeben werden, müssen teilweise angepasst werden:

https://help-center.apps.datev.de/documents/9231080

Für den Login gibt es zwei Möglichkeiten:

• SmartCard / mIdentityStick: zusätzliche Einrichtung (Transport-PIN, Sicherheitspaket compact, Windows 11), mit Kosten verbunden.
• SmartLogin: App-basiert, Login via QR-Code, weniger technische Voraussetzungen, aber an ein Endgerät gebunden.

  https://help-center.apps.datev.de/documents/1080654

Mandanten können in MyDATEV Kanzlei mehrere Unternehmen unter einem Login verwalten und bequem zwischen diesen wechseln (wenn die gleiche mandantengenutzte Beraternummer hinterlegt ist).

Nutzung im Alltag:

Die Benutzeroberfläche ist klar gegliedert in Dokumente, Unterhaltungen, Aufgaben und Freigaben. Widgets lassen sich individuell auswählen.

Dokumente

• Großer Fortschritt gegenüber klassischen Ordnerstrukturen (z. B. Dropbox).
• Belege sind chronologisch sortiert, das erleichtert das Auffinden enorm.
• Nachteil: Ablage wächst schnell an, aktuell fehlen Lösch-/Archivierungsfunktionen.
• Themenauswahl zu eingeschränkt (z. B. nur „FIBU“). Wünschenswert wären mehr oder frei definierbare Themen wie „erledigt“.

Unterhaltungen

• Nachrichten + Dokumente in einem Kanal → klare Vorteile.
• Filter- und Suchfunktionen erleichtern die Übersicht.
• Tipp: Struktur schaffen, indem bestimmte Dokumente direkt in Nachrichten hochgeladen werden.

Freigaben

• Steuererklärungen, EÜR oder Bilanzen können digital übermittelt werden.
• Mandanten prüfen online und geben mit einem Klick frei.

Aufgaben

• Aufgaben lassen sich mit Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Zuständigkeiten erstellen.
• Mandanten erhalten Benachrichtigungen und können Erledigungen abhaken.

Benachrichtigungen:

• Jeder Nutzer kann den Rhythmus (sofort, täglich, wöchentlich) individuell festlegen.
• Benachrichtigungen sind wahlweise in der Plattform oder zusätzlich per E-Mail möglich.

Fazit:

MyDATEV Kanzlei ist ein moderner, sicherer und praktischer Einstieg in die digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Besonders die Ablösung individueller Ablageplattformen ist ein klarer Vorteil.

Noch ausbaufähig sind:

• fehlende Lösch-, Archivierungs-, Strukturfunktionen (Löschung nach 12 Jahren automatisch?)
• eingeschränkte Themenauswahl (mehr Auswahl oder individuelle Themen)
• kleinere Stolperfallen bei der Einrichtung (Basisdaten online, Windows 11...)

Damit ist die Lösung zwar noch nicht vollumfänglich an den Mandanten „vermarktungsfähig“, aber definitiv ein Schritt in die richtige Richtung.

Fragen an die Community & DATEV

Gibt es bereits Informationen zu geplanten Verbesserungen oder Erweiterungen (z. B. Ablagestruktur, Themenauswahl, Dateiformate)?

Wenn ein Dokument von MyDATEV Kanzlei an Unternehmen online gesendet wird:
Wird es doppelt gespeichert oder handelt es sich lediglich um eine Verknüpfung?

Freue mich auf eure Erfahrungen und Rückmeldungen!

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Danke @Won für die ausführliche Darstellung Ihrer Anwendungserfahrung.

Würden Sie bitte noch darlegen, in welcher Funktion Sie die Erfahrungen gesammelt haben (Kanzleileitung, Sekretariat, Sachbearbeiter für Lohn, FiBu oder JAB)?

Danke.

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Meine Erfahrungen habe ich in meiner Rolle als Digitalisierungsexperte gesammelt.

Ich habe die Bestellung und Einrichtung von MyDATEV Kanzlei übernommen und die Mandanten bei der Einführung begleitet. Die eigentliche Buchhaltung wurde dann von dem Sachbearbeiter übernommen. 

In regelmäßigen Meetings haben wir gemeinsam den Einsatzverlauf, die Optimierungsmöglichkeiten sowie auftretende Fragestellungen besprochen.

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Hallo @Won, 

Hilfreich wäre auch noch eine grobe Info:

• Anzahl der Mitarbeiter (wenige viele) / Organisationsstruktur (z. B.: Einzelkanzlei oder 5 StB in Teams)
• Mandantenstruktur (wie z. B. private Steuererklärungen oder Einzelunternehmen, Gesellschaften, Unternehmensgruppen)
• Nutzer der DMS (zentraler Ablageort)?

Nur zur Info zu uns:

• wir sind rd. 40 Köpfe
• wir arbeiten in Teams mit 8 StB (Teamleiter)
• unsere Mandanten sind schwerpunktmäßig selbstbuchende Unternehmensgruppen mit mehreren Mitarbeitern im Rechnungswesen
• Bei uns ist die DMS (TB an Daten; im Partner ASP; langjähriger Pilot bei der DMS) zentraler Ort aller Dokumente und Informationen (wir arbeiten nur noch digital)
• Wir arbeiten und denken in digitalen Prozessen (Wunsch unserer Mitarbeiter: asynchron und ortsungebunden; persönlicher Wunsch: Kernarbeitszeiten in den Büroräumen)

Meine Kritik an DaKo (DATEV Kommunikation) bezüglich dem geringen Funktionsumfang und den fehlenden Verbindungen (roter Faden) zu anderen DATEV Produkten (internes Öko-System; konkret zur DMS) bzw. an der Strukturlosigkeit (Themensauwahl passt nicht zu anderen DATEV Plattformvielfaltprogrammen und nicht zur DMS) ist nur mit obigen Informationen verständlich.

Gruß R. Blum

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Hallo @blum,

wir sind eine Einzelkanzlei mit ca. 10 Mitarbeitern.

Unsere Mandantenstruktur ist gemischt und reicht von privaten Steuererklärungen bis hin zu Gesellschaften, was die Digitalisierung bei uns durchaus zu einer kleinen Herausforderung macht.

Bei uns arbeitet jeder mit der DMS. Eine engere Verzahnung von MyDATEV Kanzlei mit dem DATEV-Ökosystem (insbesondere der DMS) wäre aus unserer Sicht sehr wünschenswert.

Viele Grüße,

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Hallo @Won,

ihre Zusammenfassung passt dann! Es ist ein erster Anfang eines richtigen Weges! Aber für ein produktives vollständig digitales verbindendes Arbeiten welches uns und unseren Mandanten einen Nutzen und Zeitersparnis stiftet, fehlt leider noch vieles (insbesondere eine DATEV interne abgestimmte Struktur).

Ich habe meine Kritik in vielen Mails, Teams-Sitzungen und auch im Pilotenprotal den DATEV Mitarbetiern beschrieben (und auch Verständnis erhalten). Ergebnis war: ich wurde als Pilot bei DaKo ausgeschlossen.

Ich habe damit begonnen, die vielen Mails, und mündliche geäußerte Kritik zusammenzufassen. Eine erste Auswahl können Sie hier nachlesen (= fehlende Strukturen in den Plattformvielfaltprogramme beispielhaft in der Kanzlei Box):

• DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 1: fehlendes Feld "DATEV Status"
• DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 2: sinnvolle individualisierbare Filter (DATEV Pivot Widgets)
• DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 3: sinnvolle Ablagekriterien (DATEV Kriterien Knigge)
• DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 4: Daten Synchronisation (DATEV Synchro)
• DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 5: Einheitlich bedienbarer Viewer (DATEV Aktivviewer)
• DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 6: Infos zu Adressaten / Personendaten / Gesprächspartner (DATEV Avatar)
• DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 7: Informations-Verknüpfungen (DATEV Link)
• DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 8: nicht nur hübsch, sondern nutzenstiftend: DATEV produktiv Browser DNA

• DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 9: DATEV 360° Benachrichtigung

Gruß R. Blum