Hallo liebe DATEV-Community, ich möchte ein ausführliches Fazit zur praktischen Nutzung von MyDatev Kanzleit teilen. Einrichtung: Grundvoraussetzung ist die Bestellung von Basisdaten Online sowie die Einrichtung über den Bestell- und Einrichtungsassistenten: https://help-center.apps.datev.de/documents/1027148 https://help-center.apps.datev.de/documents/1037022 Lizenzen und Rechte, die über den Assistenten vergeben werden, müssen teilweise angepasst werden: https://help-center.apps.datev.de/documents/9231080 Für den Login gibt es zwei Möglichkeiten: SmartCard / mIdentityStick: zusätzliche Einrichtung (Transport-PIN, Sicherheitspaket compact, Windows 11), mit Kosten verbunden. SmartLogin: App-basiert, Login via QR-Code, weniger technische Voraussetzungen, aber an ein Endgerät gebunden. https://help-center.apps.datev.de/documents/1080654 Mandanten können in MyDATEV Kanzlei mehrere Unternehmen unter einem Login verwalten und bequem zwischen diesen wechseln (wenn die gleiche mandantengenutzte Beraternummer hinterlegt ist). Nutzung im Alltag: Die Benutzeroberfläche ist klar gegliedert in Dokumente, Unterhaltungen, Aufgaben und Freigaben. Widgets lassen sich individuell auswählen. Dokumente Großer Fortschritt gegenüber klassischen Ordnerstrukturen (z. B. Dropbox). Belege sind chronologisch sortiert, das erleichtert das Auffinden enorm. Nachteil: Ablage wächst schnell an, aktuell fehlen Lösch-/Archivierungsfunktionen. Themenauswahl zu eingeschränkt (z. B. nur „FIBU“). Wünschenswert wären mehr oder frei definierbare Themen wie „erledigt“. Unterhaltungen Nachrichten + Dokumente in einem Kanal → klare Vorteile. Filter- und Suchfunktionen erleichtern die Übersicht. Tipp: Struktur schaffen, indem bestimmte Dokumente direkt in Nachrichten hochgeladen werden. Freigaben Steuererklärungen, EÜR oder Bilanzen können digital übermittelt werden. Mandanten prüfen online und geben mit einem Klick frei. Aufgaben Aufgaben lassen sich mit Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Zuständigkeiten erstellen. Mandanten erhalten Benachrichtigungen und können Erledigungen abhaken. Benachrichtigungen: Jeder Nutzer kann den Rhythmus (sofort, täglich, wöchentlich) individuell festlegen. Benachrichtigungen sind wahlweise in der Plattform oder zusätzlich per E-Mail möglich. Fazit: MyDATEV Kanzlei ist ein moderner, sicherer und praktischer Einstieg in die digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Besonders die Ablösung individueller Ablageplattformen ist ein klarer Vorteil. Noch ausbaufähig sind: fehlende Lösch-, Archivierungs-, Strukturfunktionen (Löschung nach 12 Jahren automatisch?) eingeschränkte Themenauswahl (mehr Auswahl oder individuelle Themen) kleinere Stolperfallen bei der Einrichtung (Basisdaten online, Windows 11...) Damit ist die Lösung zwar noch nicht vollumfänglich an den Mandanten „vermarktungsfähig“, aber definitiv ein Schritt in die richtige Richtung. Fragen an die Community & DATEV Gibt es bereits Informationen zu geplanten Verbesserungen oder Erweiterungen (z. B. Ablagestruktur, Themenauswahl, Dateiformate)? Wenn ein Dokument von MyDATEV Kanzlei an Unternehmen online gesendet wird: Wird es doppelt gespeichert oder handelt es sich lediglich um eine Verknüpfung? Freue mich auf eure Erfahrungen und Rückmeldungen!
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