Ich finde es sehr schade, daß in den Vorgangsmappen nur die Beschreibung der Dokumente, nicht aber die übrigen Attribute (insbesondere z. B. Datum) angezeigt werden. So muß man oft rätseln,um welches Dokument es sich gerade handelt.
Grüße
Hallo Herr Kunz,
bitte schauen Sie sich das nochmal an. Bei uns (DMS classic) wird das angezeigt und die "Einstellungen Liste" sind sehr ähnlich dem Datev Arbeitsplatz:
Gruß
Ralf Blum
Die Dokumentenzuordnung ist bei uns auch ein wichtiger Bestandteil
Hallo Herr Renz,
für eine wirklich gelungene Unterstützung eines digitalen Workflows ist aber noch viel Luft nach oben.
das ist leider der Knackpunkt.
Es gibt derzeit kein DATEV-Programm, mit dem ein "echter" digitaler Workflow individuell gestaltet werden kann. Damit meine ich, dass ein digitaler Workflow nicht aus einer ProCheck-Liste und dem Bearbeiten eines DMS-Dokuments besteht, sondern vielmehr ein Dokument, digitale den Workflow durchläuft und in jeder Station ein vorgegebenes Ergebnis (Stempel bei Bescheidprüfung etc.) eines Prozesses abgearbeitet werden muss. Ohne diese Arbeit kommt das Dokument nicht in den nächsten Schritt des Prozesses. Dies kann jedes vergleichbare DMS-Produkt in der Preisklasse, bei DATEV wird dies meines Wissens auch in DMS-neu nicht umgesetzt. Vermutlich irgendwann in Verbindung mit ProCheck(?) Solange dies nicht geklärt ist, sehe ich leider keinen Grund eine DMS von DATEV einem Wettbewerber zu bevorzugen.
Ich bewundere Ihren Optimismus und kann beim besten Willen nicht verstehen, wie Sie hier so positiv sein können.
auch wenn DMS(neu) noch in seinen schon vorhandenen Preis erst „reinwachsen muss“.
Sehr empfehlenswert - wenn man nicht preissensibel ist.
Die Einschätzung zum Preis teile ich und ich sehe keinen Vorteil, wenn ich den Preis jetzt zahle und das Produkt irgendwann in meine Erwartungen "hineinwächst"
MfG
Tobias Ettl
Spannend wird die ganze Sache, wenn die ersten DMS-Classic-Bestände nach DMS-Neu überführt wurden....
Aber bis dahin ist es ja noch ein wenig hin.....
Bei uns wird es richtig spannend, da wir auch außer dem DMS Classic auch noch die E-Mail-Archivierung einsetzen und auch diese Bestände überführt werden müssen. Bisher gibt es noch keine Aussagen, was als Nachfolgelösung für die E-Mail-Archivierung angeboten werden wird. ...
Hallo Frau Pöllath,
vielleicht schauen Sie sich als Alternative das Produkt MailStore www.mailstore.com mal an.
Gruß
Ralf Blum
Hallo Herr Blum,
vielen Dank für die Info. Das Produkt haben wir auch bereits auf dem Schirm. Haben Sie Erfahrungen mit diesem Produkt?
Bevor wir uns um eine eigene Lösung kümmern, warten wir im Moment noch auf eine Info von DATEV, was dort als Nachfolgelösung angeboten wird bzw. wie die bisher im DATEV-E-Mail-Archiv (respektive DMS) abgelegten E-Mails in eine andere Lösung überführt werden können. Bisher läuft ja alles in eine Lösung und ist somit auch über den Arbeitsplatz / Dokumente abrufbar.
Gruß
Susanne Pöllath
Hallo Frau Pöllath,
wir haben Mailstore seit 2010 im Einsatz.
Dort werden alle E-Mails automatisch archiviert. In der Zwischenzeit haben wir dort rd. 2.000.000 Mails archiviert. Die meisten Mitarbeiter suchen in der Zwischenzeit nicht mehr über Outlook sondern direkt in Mailstore (geht schneller und durchsucht auch Anhänge) mit dem einfachen Suchschlitz (durchsucht alle Ordner im eigenen Postfach):
Es gibt aber auch eine "Erweiterte Suche":
Wir haben um unseren Exchangeserver nicht zu überlasten eine Aufbewahrungsrichtlinie eingerichtet, dass nach 3 Monaten einer E-Mail aus den Ordnern "gesendete Objekte" und "gelöschte Objekte" endgültig automatisch aus Outlook gelöscht werden.
In Outlook kann man das auch erkennen:
Wir sind mit dem Produkt sehr zufrieden.
Gruß
Ralf Blum
Hallo Herr Blum,
... und die 'normale' Datensicherung schließt dann die Datev-Daten, den Exchangeserver und das Mailstore-Archiv ein ?
... klingt wie Musik in meinen Ohren, dass die Exchange-Umgebung "schnuckelig" klein bleibt und eigentlich nur noch für den laufenden E-Mail-Verkehr und für die 'Collaboration' aber nicht für die Archivierung zuständig ist.
Es ist für mich eine Horrorvorstellung, dass der Exchangeserver >50 GB verwalten soll.
Hier wurden noch ganz andere Größenordnungen genannt.
Viele Grüße
Michael Vogtsburger
Hallo Herr Vogtsburger,
wir setzen derzeit noch die E-Mail-Archivierung von DATEV ein, weil es hier möglich ist, den Exchange-Server ganz automatisch zu entlasten. Das Programm ist in der Lage nach vorgegebenen Regeln die E-Mails durch Links zu ersetzen. Das passiert bei uns nach 30 Tagen. Damit ist der Mailserver nicht mehr so belastet und die Sicherung des E-Mail-Archivs, das eine Komplettarchivierung macht, beinhaltet alle E-Mails, die außerdem noch über das DMS abrufbar sind.
Daher warten wir nun auch auf eine Info von DATEV, was als Ersatz dort geplant ist und wie man die Massen an E-Mails, die seit 2013 aufgelaufen sind, weiterverwendet werden können.
Unser Archiv eine Datenbank von ca. 2,6 GB und Datenordner (die, die man vom DMS kennt) von 1,43 TB - Tendenz schnell wachsend.
Viele Grüße
Susanne Pöllath
Hallo Herr Vogtsburger,
wir setzen derzeit noch die E-Mail-Archivierung von DATEV ein, weil es hier möglich ist, den Exchange-Server ganz automatisch zu entlasten. Das Programm ist in der Lage nach vorgegebenen Regeln die E-Mails durch Links zu ersetzen. Das passiert bei uns nach 30 Tagen. Damit ist der Mailserver nicht mehr so belastet und die Sicherung des E-Mail-Archivs, das eine Komplettarchivierung macht, beinhaltet alle E-Mails, die außerdem noch über das DMS abrufbar sind.
Daher warten wir nun auch auf eine Info von DATEV, was als Ersatz dort geplant ist und wie man die Massen an E-Mails, die seit 2013 aufgelaufen sind, weiterverwendet werden können.
Unser Archiv eine Datenbank von ca. 2,6 GB und Datenordner (die, die man vom DMS kennt) von 1,43 TB - Tendenz schnell wachsend.
Viele Grüße
Susanne Pöllath
Ja, wenn man sich einmal an diesen "Luxus"gewöhnt hat, mag man ihn nicht mehr missen. Muss man aber.
Eine Lösung von DATEV? Von dem Gedanken sollte man sich lösen. So wie auch von der DASO. Aber die Trauerzeit des letzten Jahres ist ja vorbei. Angebote liegen vor, man muss sich nur für eine Kröte entscheiden, die man dann schlucken will. Jammern nützt leider nix mehr.....
Ich habe ein paar Fragen zu DMS neu. Die Programmhilfe auch DATEV-Hilfe genannt war mir dazu bisher keine Hilfe:
Was passiert wenn ich ein Dokument lösche? Mir scheint, ich kann beliebig Dokumente löschen. Überall. Wo kann ich diesen Vorgang nachvollziehen?
Wie handhabe ich diese in der Praxis vorkommenden Fälle:
Ich erstelle ein Dokument, bspw. eine Vollmacht zur Unterschrift an Mandant. Ich bekomme das unterschriebene Dokument zurück u. lege es ab. Nun haben wir 2 Dokumente abgelegt. Eins relevant, eins weniger. Ich möchte einen Bezug zu diesen Dokumenten darstellen. Ist das möglich?
Ich bekomme ein Dokument. Es besteht aus mehreren Sachverhalten. Dieses wird im DMS abgelegt. Aufgrund der Sachverhalte wird das Dokument in den Dokumentenkorb exportiert, getrennt u. danach sachverhaltsgerecht wieder abgelegt. Wie kann ich diesen Vorgang revisionssicher darstellen?
Generell möchte ich bezüge zu Dokumenten darstellen können. Obwohl wir DMS neu benutzen, habe ich den Eindruck, dass wir mit einer max. chronologischen Ablage arbeiten.
Hallo,
Ich erstelle ein Dokument, bspw. eine Vollmacht zur Unterschrift an Mandant. Ich bekomme das unterschriebene Dokument zurück u. lege es ab. Nun haben wir 2 Dokumente abgelegt. Eins relevant, eins weniger. Ich möchte einen Bezug zu diesen Dokumenten darstellen. Ist das möglich?
Ja, das funktioniert - aus dem Gedächtnis und nur sinngemäß, da ich derzeit keinen Zugriff habe:
Das bisherige Dokument markieren - rechte Maus und dann müsste im Kontextmenü etwas mit Dokumentenstruktur anzeigen, bearbeiten oder öffnen stehen. Wenn man diesen Auswahlbefehl bestätigt öffnet sich ein Fenster mit der Dokumentenstruktur und man kann das unterschriebene Dokument in einfügen, d.h. es sind jetzt beide Dokumente in dieser Mappe abgelegt.
Guten Tag @theo ,
Zu Ihrer ersten Frage:
Gelöschte Dokumente landen immer erst im Papierkorb unter "Gelöschte Dokumente". Erst dort können sie über Rechtsklick > "Endgültig löschen" gelöscht werden.
Zudem gibt es in DMS unter Organisation > Administration > Löschprotokoll eine Übersicht der gelöschten Dokumente.
Hier können Sie nachvollziehen, welche Dokumente gelöscht oder endgültig gelöscht wurden.
Zu Ihrem Anwendungsbeispiel hat @peter schon seht gut beschrieben, dass Sie die Dokumentstruktur nutzen können.
In DMS stehen Ihnen zusätzlich Vorgangsmappen zur Verfügung, die Sie ebenfalls hierfür nutzen können.
Viele Grüße aus Nürnberg
Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagemen
Sehr gut. Vielen Dank für die Infos.
Ich frage mich gerade, wie ich mir die Dokumentgrößen einblenden kann. Dafür scheint es keine Spalte zu geben.
Hallo @theo
hierfür im DMS unter Ansicht > Erweiterte Listeneinstellungen klicken. Unter dem Ordner Datei Finden Sie die Spalte Größe (Datei).
In den Erweiterten Listeneinstellungen sind viele weitere verfügbare Spalten aufgelistet, welche Sie sich einblenden lassen können.
Viele Grüße aus Nürnberg
Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
Wow, da sind Werte bei, da wird einem schwindelig. Die größte Datei 1,5 GB und so geht es munter weiter. Kann man nachträglich was an den Dokumentgrößen ändern, bspw. durch Komprimierung?
Hallo @theo
die Dateigrößen bereits abgelegter Dokumente lassen sich im nachhinein nicht durch Komprimierung beeinflussen.
Viele Grüße aus Nürnberg
Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
Ist es wohl möglich nach Mandanten und belegtem Speicherplatz zu sortieren?
Hallo @theo
für die Sortierung nach mehr als einem Kriterium gibt es mehrere Möglichkeiten:
1. Rechtsklick auf die Spalten > Einstellungen Liste > Sortierung und die jeweiligen Spalten auswählen
oder
2. Klick auf die Spalte Mandanten, dann SHIFT gedrückt halten und dann Klick auf die Spalte Größe (Datei)
Viele Grüße aus Nürnberg
Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
Sehr gut. Ich sollte mich echt nochmal mit den Sortier-Funktionen befassen 🙂
Wie kann ich diese Ansicht zur Auswertung nach Excel exportieren? Ich kenn das aus dem Arbeitsplatz oder aus KaRewe, dass man Zeilen markieren kann und dann in Excel einfügt. Im DMS scheint das wahlweise nicht zu funktionieren bzw. mein DMS zum Crash zu bringen.
Übrigens, der Fehler mit der Icon-Anzeige scheint immer noch nicht behoben zu sein.
Mal werden die Symbole angezeigt, mal nicht. Es ist nicht reproduzierbar.
Gibt es hier schon was Neues, wann der Fehler behoben wird?
Gruß Achilleus
Hallo @theo,
es ist nicht möglich, die Zeilen in Excel zu kopieren bzw. eine Ausgabe in Excel zu generieren.
In DATEV DMS bzw. Dokumentenablage wird beim Kopieren die Datei in die Zwischenablage übernommen. Ein Einfügen in Excel funktioniert daher nicht.
Hallo, @Gelöschter Nutzer,
ich habe das Problem erneut an die Produktentwickler weitergegeben. Einen aktuellen Stand kann ich Ihnen nicht geben.
Viele Grüße aus Nürnberg
Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
@Christian_Seidel schrieb:es ist nicht möglich, die Zeilen in Excel zu kopieren bzw. eine Ausgabe in Excel zu generieren.
Gibt es einen anderen Weg diese Informationen sinnvoll aufzubereiten?
Guten Morgen @theo
Haben Sie schon mal probiert, die Spalten in DMS zu markieren und über Rechtsklick > "Liste drucken" zu gehen?
Hier kann man sich die gewünschten Spalten auswählen und dann als Drucker "Microsoft Print to PDF" auswählen. Dann wird die Liste als PDF exportiert.
Eventuell gibt es hieraus dann eine Möglichkeit, das Ganze komfortabler in Excel zu übertragen.
Viele Grüße aus Nürnberg und einen schönen Start in die neue Woche
Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
Als Tip um eine PDF-Datei in eine formatierte Liste als Txt-Datei zu exportieren:
Download Xpdf-Tools: https://dl.xpdfreader.com/xpdf-tools-win-4.03.zip
Syntaxbeschreibungen sind enthalten.
Bei Problemen einfach hier melden. 😎
Gruß Achilleus
Ich werde immer benachrichtigt, wenn ich selber ein Dokument ins DMS abgelegt habe. Hat das irgendeine Bewandtnis?
@Gelöschter Nutzer schrieb:
Bei Problemen einfach hier melden. 😎
Ich denke mein Problem ist, dass ich in einem Datev-gehostetem Partner ASP lebe 😉 Ich arbeite da dran.
Guten Morgen @theo
Haben Sie schon die Einstellungen für Benachrichtigungen im DMS geprüft?
Viele Grüße aus Nürnberg
Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement