Funktionsvergleich DMS ALT und DMS NEU

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Hallo Community,

es gibt nun einen Funktionsvergleich DATEV DMS - DATEV DMS classic: https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/sonstige_pdfs/datev_dms_funktionsvergleich_datev-programme_13-0.pdf

Und auch hier gibt es viele neue Informationen:

www.datev.de/dms-classic-umstellung

Gruß

Ralf Blum

[#2]

Nur wieder für uns ITler der DATEV Begrifflichkeiten wegen:

• DATEV DMS = DATEV DMS neu
• DMS classic - Integration in den DATEV Arbeitsplatz  = also der Reiter Dokumente im DATEV Arbeitsplatz bzw. alles betreffend der Dokumente im DATEV Arbeitsplatz
• DATEV DMS classic-Client = alte saperion DMS Maske

So? Oder anders?

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Genau so!

DATEV DMS (neu) mausert sich - für eine wirklich gelungene Unterstützung eines digitalen Workflows ist aber noch viel Luft nach oben.

Trotzdem! Wer einmal die Vorzüge eines durchgängigen DMS genutzt hat ist begeistert. Und der Schritt von der Dok- Ablage zur DMS (Neu) ist ein Kleiner - er lohnt sich 100% - auch wenn DMS(neu) noch in seinen schon vorhandenen Preis erst „reinwachsen muss“.

Sehr empfehlenswert - wenn man nicht preissensibel ist.

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Hallo Herr Blum,

Sie hatten auch schon ein 'Leben' vor Datev DMS, und zwar mit der 'normalen' Datev-Dokumentenablage.

Gibt es vielleicht auch irgendwo eine Gegenüberstellung oder ein Info-Datenbank-Dokument "Datev Dokumentenablage" <<==>> "Datev DMS", in dem die wesentlichen Unterschiede in übersichtlicher Form dargestellt werden.

Wir setzen bisher noch die "Datev Dokumentenablage"ein und werden nur auf Datev DMS umsteigen, wenn die Vorteile quasi alternativlos sind.

Mich stört bisher (noch)

1. der hohe Preis
2. das OneWay-Ticket (nach dem Umstieg führt kein Weg zurück)
3. der Beziehungs-Status "verheiratet, bis dass der Tod uns scheidet"
4. die Ungewissheit, welche Speichervolumina bei der Versionierung und bei der revisionssicheren Ablage 'generiert' werden
5. .....

Im Voraus vielen Dank

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

P.S.

Sie sind hier in der Community ja 'als guter Prozessierer aufgefallen' (will sagen: als jemand, der Arbeitsprozesse gut analysiert .  Wenn Sie für ein bestimmtes Produkt 'plädieren',   dann hat das schon Gewicht

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Hallo Herr Vogtsburger,

das trifft bei uns auch zu..

Wir setzen bisher noch die "Datev Dokumentenablage"ein und werden nur auf Datev DMS umsteigen, wenn die Vorteile quasi alternativlos sind.

Mich stört bisher (noch)

1. der hohe Preis

In einem anderen Thread hatte ich schon einmal auf die völlig sinnfreie Bepreisung hingewiesen:

das ist preislich für uns völlig unakzeptabel.. .. da wir statt der im Mehrwertangebot enthaltenen Dokumentenablage das DMS neu zusätzlich bestellen müssten - wobei das DMS (ohne Zusatzkomponenten) dann noch einmal ca. 30% des Preises für das Mehrwertpaket einschl. Dokumentenablage (alle Steuerprogramme, Kanzlei Rewe, Bilanzbericht, alle Lohnprogramme, Wirtschaftsberatung, alle Expertisen, Kommserver, Telefonie UO.. dazu kostet. Ein Aufpreisangebot für DMS für Mehrwertpaketnutzer habe ich nicht gefunden ....

Diesen Preis für den Zusatznutzen gegenüber der Dokumentenablage kann ich nicht nachvollziehen.

Leider traut sich niemand von der Datev hierzu offiziell Stellung zu nehmen, wieso man die Entwicklungskosten eines neune DMS so schnell von den aktuellen wenigen Nutzern reinholen will, anstatt über eine angemessene Preiskalkulation mehr Nutzer zu gewinnen (was dann finanziell für die Datev auf das gleiche herauslaufen würde)

Viele Grüße Jupp Schmitz

[#6]

Mich stört bisher (noch)

1. der hohe Preis
2. das OneWay-Ticket (nach dem Umstieg führt kein Weg zurück)
3. der Beziehungs-Status "verheiratet, bis dass der Tod uns scheidet"
4. die Ungewissheit, welche Speichervolumina bei der Versionierung und bei der revisionssicheren Ablage 'generiert' werden
5. .....

Dann wird das sicherlich nix mit DMS und Ihnen....

Den Preis kann man beeinflussen (wie auch immer), Punkt 2-3, nun ja.

Und welches Gewicht messen Sie denn Punkt 4 in einer Epoche bei, wo Kosten für Speicherplatz geradezu nachrangig sind? Haben Sie denn die Dokumentenablage revisionssicher upgedatet? Speicherplatz  vorher, Speicherplatz hinterher?

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In der Gegenüberstellung konnte ich nichts zur Dokumentzuordnung finden. Gibt es hierzu noch keine Planung?

[#8]

DATEV DMS (neu) mausert sich - für eine wirklich gelungene Unterstützung eines digitalen Workflows ist aber noch viel Luft nach oben.

Und ob! Da gibt es einiges an Luft....

Aber zumindest sind wir in der glücklichen Lage (dank guter DATEV-Beratung), uns nicht mehr mit der Transformation von DMS alt nach DMS neu beschäftigen zu müssen....

[#9]

In der Gegenüberstellung konnte ich nichts zur Dokumentzuordnung finden. Gibt es hierzu noch keine Planung?

Irgendwie fehlt in der Übersicht alles was mit DMS Zusatzkomponenten zu tun hat. Mir scheint es fast, dass man nur die Sachen reingenommen hat, die man mit einem Haken versehen kann? Das Thema verschachtelte Zugriffslisten sehe ich z.B. auch nicht.

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Hallo Herr Hofmeister,

bei jeder eingesetzten Software war mir schon immer wichtig, dass es einen "Notausgang" gibt.

Es war schon immer erforderlich, gelegentlich die eingesetzte Software oder eine Plattform zu wechseln. Softwarehersteller bieten aber i.d.R. zwar Import-Schnittstellen aber oft keine oder keine brauchbaren Export-Schnittstellen an.

Ich will bei Bedarf auch 'mit Sack und Pack' wechseln können.

Natürlich geht es mir bei den Speichervolumina nicht um die Preise für Speichermedien. Diese sind ja erfreulicherweise quasi in's Bodenlose gefallen.

Aber diese Speichermengen wollen trotzdem verwaltet werden.

Während die Datenbanken recht kompakt bleiben, kann die Speicherung von Dokumenten, Scans, Fotos etc regelrecht ausufern.

edit:

Bei der Dokumentenablage und sicher auch bei Datev-DMS 'landen' alle Dokumente letztlich auch in einer oder in mehreren SQL-Datenbanken. Ich habe keinerlei Infos, ob und wie sich das Speichervolumen beim Umstieg auf Datev-DMS ändern würde.

Mir sind Speichertechnologien auf Systemebene, z.B. in einer NTFS-Ordnerstruktur, lieber als proprietäre und integrierte Lösungen.

VG

Michael Vogtsburger

[#11]

Der Speicherverbrauch ist recht individuell und ist natürlich abhängig von der Größe der Dateien und der Änderungshäufigkeit. Da bei jeder Änderung eine "neues" Dokument im Archiv erzeugt wird (Revisionierung).

[#12]

Sie nutzen aber schon die Dokumentenablage, oder?

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Hallo Herr Kienzler,

die Word- und Excel-Dateien und die selbst erstellten PDF-Dateien sind nicht das Problem.

Diese Dateien sind sehr, sehr klein.

Aber speziell die "fremd-gescannten" Dokumente (der Mandanten) sind ein Problem,  und die E-Mails samt Anlagen.

@hofmeister

Ich nutze die Dokumentenablage intensiv, aber nicht für alles.

Ich achte darauf, dass die Dokumentenablage nicht 'zugemüllt' wird.

VG

Michael Vogtsburger

[#14]

@hofmeister

Ich nutze die Dokumentenablage intensiv, aber nicht für alles.

Ich achte darauf, dass die Dokumentenablage nicht 'zugemüllt' wird.

Wie soll man das verstehen? So haben diesbezüglich mehrere Dokumenten"datentöpfe"? Also Dokablage und "Explorer-Organisation"...?

[#15]

alles was mir aufbewahrungspflichtig und -wichtig erscheint, 'landet' in der Datev-Dokumentenablage.

Die anderen 'Konvolute' bleiben in Exchange oder in einem E-Mail-Archiv oder in den 'Eigenen Dateien' der Mitarbeiter.

Als eigene 'Informationsdatenbank' dient ein externes DMS

[#16]

die beiden links funktionieren bei mir nicht was ist da los

[#17]

.... hat vorher noch funktioniert

.... momentan gerade nicht ..... hoffentlich nur temporär ....

[#18]

Hier funktioniert es

Könnte das selbe Problem wie hier sein

[#19]

Nur zur Beruhigung, der Speicherbedarf bei DMS ist wesentlich geringer als die Aufbewahrung der Dateien im Dateisystem.

Wie das bei DMS neu gelöst ist können eigentlich nur Anwender sagen, die bereits umgestellt haben.

[#20]

ups !!! (übrigens, das ist keine Schleichwerbung)

.... überrascht mich jetzt ...

Ich war eigentlich der Meinung, dass bei PDF, TIFF, ZIP, JPG & Co nicht mehr viel Speicherplatz eingespart werden kann.

VG

Michael Vogtsburger

[#21]

Kommt auf die Dateien an. Textdateien kann man gut Packen. Schon gepackte/komprimierte Dateien natürlich nicht mehr.

[#22]

DMS classic speichert die Daten in Containern, dadurch wird der Verschnitt durch Cluster vermieden. Bei NTFS ist ein Cluster 4KB groß, wenn jetzt eine Datei 50 KB groß ist benötigt sie 13 Cluster, also 52 KB, bei sehr vielen Dateien ist das eine ganze Menge Verlust.

Bei Speicherung im Container benötigt dieselbe Datei dann 50 KB zzgl. ein wenig Verwaltungsinformation abzüglich Komprimierung. DMS classic komprimiert standardmäßig pdf Dateien per zip und tiff Dateien per CCITT. Deswegen sollte man niemals ein zip Archiv in DMS classic speichern.

[#23]

Danke !

.... allerdings kommen viele eMails mit ZIP-Dateien in den eMail-Anlagen "um die Ecke".

.... würde ja bedeuten, dass man die gezippte Anlage speichert, entpackt, aus der eMail entfernt, die 'nackte' eMail in der Dokumentenablage speichert und die entpackten Dateien ebenfalls in der Dokumentenablage speichert.

Oder meinten Sie, dass man eMails inkl. Anlagen 'as is' (im MSG-Format) speichert und erst ad hoc entpackt (z.B. per Doppelklick in Outlook), wenn man die eMail oder eine eMail-Anlage benötigt.

[#24]

ZIP-Dateien werden mit der Email entsprechend gespeichert.

Natürlich werden diese anderweitig entzippt und dann wiederum ins DMS eingelesen, da es durchaus Belege aus (z.B.) einem Mandanten DMS sein können, die wir dann in unser DMS einlesen, um aus dem Rechnungswesen darauf Zugriff nehmen zu können.

Wir versuchen, die die "Zipperei" einzudämmen, indem wir Mandanten Zugriff auf die DATEVcloud geben. Das ist aber ein anderes Thema und an anderer Stelle schon kontrovers diskutiert worden...

Zumal sich zip-Formate auch noch unterscheiden können....das macht unnütz Arbeit...

[#25]

Zunächst einmal die Anmerkung, dass Alles, was ich hier schreibe, nur auf DMS classic bezogen ist.

E-Mails können auf verschiedene Weise abgelegt werden, bei gebräuchlich ist die Ablage der E-Mail "as is" im msg Format. Der DATEV Viewer kann dann die E-Mail einschließlich aller Anlagen anzeigen, es braucht also ein extra Öffnen.

[#26]

Hallo Herr Vogtsburger,

ja seit ca. dem Jahr 2000 hatten wir die gute alte DokOrg im Einsatz und hatten dann in 2013 die DMS eingeführt (von der DMS classic und deren Integration in die DATEV-Welt waren wir total enttäuscht - ist noch freundlich ausgedrückt). Wir hatten damals alle Dokumente aus der guten alten DokOrg in die DMS übernommen.

Wir haben zur Zeit 35 Lizenzen und speichern wirklich alles (außer WP-Bereich) wie z. B.:

• alle Lohnauswertungen werden als PDF weitergegeben
• alle Fibu-Auswertungen werden als PDF weitergegeben
• alle erstellten Steuererklärungen werden als PDF weitergegeben
• alle Bilanzberichte werden als PDF weitergegeben
• jeglicher Posteingang wird gescannt (außer Werbung)
• teilweise werden die Mandantenbuchhaltungen gescannt und über den Buchungsassistent der DMS in REWE verbucht.
• jegliches Dokument, welches wir erstellen
• E-Mails (nur Transport-E-Mails nicht - alle E-Mails inkl. Transportmails werden über MailStore www.mailstore.com archiviert)
• Seminarunterlagen werden beim Seminarveranstalter als PDF angefordert oder selbst gescannt
• usw.

auch schon zu Zeiten der guten alten DokOrg in der DokOrg bzw. jetzt in der DMS classic. In der DMS haben wir in der Zwischenzeit rd. 800.000 Dokumenteneinträge (Ein Dokumenteneintrag kann aber aus mehreren Einzeldateien [Containern] bestehen.) mit einem Speicherbedarf von rd. 1,1 TB.

Welche Zusatzfunktionen hat nun die DMS (alt und neu):

Revisionssichere Archivierung! Wenn ich mich richtig erinnere kostet das in der DMS neu noch nicht mal etwas mehr. Nutzen: Wenn man die DMS nur als Archive benutzt: eher gering. Wir erstellen auch Gutachten, Verträge, Klageschriften und komplexe Einsprüche (einfache über den elektronischen Einspruch; per heute 125 Stück) an denen manchmal mehrere Berufsträge beteiligt sind. Dann ist die Möglichkeit evtl. eine ältere Version eines Dokumentes zu öffnen und ggf. Teile davon zu kopieren, manchmal sehr wertvoll. Zu mir bzw. zu uns passt aber die "revisionssicher Archivierung".

Mini-Work-Flow: Mit den beiden zusätzlichen Feldern "Erlediger" und "Kenntnisnehmer" und der Funktion "Weiterleiten" kann man einen Work-Flow in der Kanzlei abbilden. In Abhängigkeit der Zuständigkeiten in den Stammdaten belegt dann der Dokumentenkorb den Erledigter vor. Auch ordnen wir alle Dokumente zu den Aufträgen in EO comfort zu und arbeiten mit den Auftragssichten ==> für uns mit 35 Mitarbeitern eine sehr gute Funktion, aber noch ausbaubar

Knigge: Wir haben einen "Verschlagwortungsknigge" mit ca. 1.000 gepflegten Einträgen. Dadurch wird erreicht, dass die Mitarbeiter zumindest bei der überwiegenden Zahl der Dokumente den gleichen Betreff beim archivieren verwenden. Daneben wird darüber auch der Ordner, das Register die PE/PA-Dokumentenart, der Absender etc. vorbelegt. ==> für uns mit 35 Mitarbeitern eines tolle Funktion, die aber gewissenhafte Pflege bedarf, die aber auch noch ausbaubar ist.

OCR-Texterkennung: Wenn ich in der Volltextsuche das Wort Auditi (neues Programm in Kooperation mit der DATEV zur Erstellung von Saldenbestätigungen) eingebe, so dauert es über alle 800.000 Dokument ca. 2 Sekunden, bis die 52 gefundenen Dokumente angezeigt werden. ==> Super Funktion! Genial!

Posteingangsassistent: Super Programm, aber noch verbesserungsfähig (Warum muss man heften und warum erkennt das Programm das Ende und der Anfang eines Bescheides nicht von alleine.

Uns sind die Vorteile der DMS den Mehrpreis wert. Wir würden für mehr prozessorientierte Funktionen (Zeitersparnis) und eine bessere Zusammenarbeit unter den Datev-Programmen auch gerne noch mehr zahlen. Von der neuen DMS erwarte ich persönlich für mich Entlastung (eigener Server fällt weg; Aufträge in der DMS manuell löschen fällt weg, Zugriffslisten pflegen fällt weg, eigene Benutzerverwaltung fällt weg, usw.) und hoffentlich bald preiswerte prozessorientierte Funktionserweiterungen.

Gruß

Ralf Blum

[#27]

Hallo Herr Vogtsburger,

ich habe noch eine wesentliche Funktion der DMS classic vergessen.

Vorgangsmappen: In die Vorgangsmappen der DMS kann man andere Dokumente der DMS aus verschiedensten Ablageorte in eine Vorgangsmappe zusammenführen (verknüpfen = Link) wie z. B.:

• Dokumente verschiedenerer Mandanten
• Dokumente verschiedener Veranlagungsjahre
• Dokumente aus der Stammakte und Steuerakte
• Dokumente mit verschiedenen Knigge
• Dokumente aus verschiedenen Aufträgen (E-Comfort)

Wir benutzen diese Vorgangsmappen z. B. bei der Nachfolgeberatung oder ErbSt/SchenkSt-Fällen. Hierfür haben wir uns eine "Kopiervorlege" (leere Vorgangsmappe) erstellt, die wir dann unter dem betreffenden Mandanten speichern und dann wie ein Ordner mit den notendigen Dokumenten füllen (verknüpfen).

Beispielvorlage:

Diese Vorgangsmappe kann dann z. B. bei einer Nachfolgeberatung in der DMS zu den beteiligten Mandanten (Personen und Unternehmen) verknüpft werden wie z. B.:

• Eltern
• Kindern
• Unternehmen

So haben wir dann bei allen Mandanten (ZMSD-Nummern) direkten Zugriff auf alle Unterlagen (Informationen) des Beratungsfalles. Auch hier bedarf es der Sorgfalt, da leider oft wenn der eigentliche Beratungsfall abgeschlossen ist, die nachlaufend eingehende Dokumente leider nicht zusätzlich in die Vorgangsmappe verknüpft werden. Dass muss man aber als Chef vorlegen, dann befolgen es auch die Mitarbeiter.

Des weiteren haben wir eine Kopiervorlage einer "Mandanten-Vertrags-Mappe" (die Möglichkeit einer Sammlung solcher Daten im Auftrag von EO comfort ist fehlt leider) im Knigge bei uns kurz MVM genannt (diese Buchstabenkombination gibt es sonst nicht) in welche wir bei jedem Mandanten diese Informationen verknüpfen:

Wir haben in unserem System in der Zwischenzeit rd. 800 verschiedenste Vorgangsmappen.

Gruß

Ralf Blum

[#28]

Herr blum ,

noch eine Frage zu Ihren Ausführungen. Diese "Kopiervorlagen" der Vorgangsmappen, speichern Sie diese dann auf einem Kanzleimandanten oder unter welchem "Verzeichnis" haben sie die Vorlage erstellt?

[#29]

Hallo,

wir haben uns vor Jahren eine ZMSD-Nummer (nicht der Kanzleimandant, der ist natürlich in der Rechteverwaltung gesperrt; diese "interne" ZMSD-Nummer ist für alle offen) für "interne" Dokumente reserviert und speichern dort alles was für alle Mitarbeiter Kanzleiübergreifen von Interesse ist. Z. B. aktuelle Literatur, Seminarunterlagen, Infos der DATEV, PDF-Dokumente aus PFB (z. B. Fristenkontrollbuch), Geburtstagslisten der Mandanten, Büromaterialbestellungen aber auch z. B.  "Kopiervorlagen" (d. h. Dokumente, die die Vorlagenverwaltung leider nicht verarbeitet) wie diese Vorgangsmappen, PDF-Vorlagen, Power-Point-Vorlagen. In der DMS füllen wir dann das Bemerkungsfeld z. B. mit "Achtung Kopiervorlage, bitte erst ändern nach dem das Dokument beim Mandanten gespeichert wurde" oder "mit ProCheck verknüpft" oder ähnliches.

Dort wo es sinnvoll ist, werden die betroffenen Mitarbeiter dann in der DMS zur Kenntnis gesetzt. Der ein oder andere Mitarbeiter speichert sich dann dieses Dokument ggf. per drag and drop in seiner "Leseliste" (ist wieder eine Vorgangsmappe bei dem er als Erlediger eingetragen ist und in dem er Dokumente, die für ihn für längere Zeit von Interesse sind speichert).

Die Mustervorgangsmappen werden unter dieser Nummer gespeichert und dann über "speichern unter" unter dem betreffenden Mandanten und dem Auftrag gespeichert.

Gruß

Ralf Blum

[#30]

Exakt die gleiche Vorgehensweise setzen wir auch ein.

Für organisatorische interne Angelegenheiten gibt's einen entsprechenden "Mandanten", ebenso wie jeder MA einen "eigenen Mandanten hat".

Das war aber schon zu Zeiten der "Dokumentenorganisation" so und hat sich längst etabliert...