Nachtrag:
... habe 'spaßeshalber' mal ein wenig mit dem Export von Dokumenten aus der Dokumentenablage experimentiert, weil wir heute Sonntag haben 😄 ...
... ja, es kann sich durchaus lohnen, diese 'Notausgänge' aus dem Reich des Hades (der "Dokumentenablage") mal zu testen
Jeder der 2 getesteten von 3 möglichen Wegen hat Vor- und Nachteile :
- Export von Original-Dokumenten (Word-, Excel-, Outlook-Dateien etc)
Alle Dokumente landen in einem gemeinsamen, selbst gewählten Dateiordner, jeweils mit der Dokumentennummer und mit der Original-Dateibezeichnung.
Leider wird es dann schwierig zu erkennen, woher die Dateien genau stammen - Export als Dokumentensammlung
Hier wandern sämtliche Dokumente ebenfalls in einen gemeinsamen selbst gewählten Dateiordner.
Die Einzeldateien erhalten ziemlich 'unaussprechliche' Dateinamen, nämlich GUID-Nummern
... als 'Entschädigung' für diese 'Unannehmlichkeit' gibt es allerdings die Html-Seite "_inhalt.html", die eine gute, tabellarische Datei-Übersicht anzeigt (inkl. des Ablageorts in der Dokumentenablage und jeweils inkl. eines anklickbaren Hyperlinks zum Öffnen bzw. Downloaden der einzelnen Datei
... immerhin ein Weg, um sich irgendwie (gewaltsam) von den Fesseln der Datev-Dokumentenablage zu befreien, aber ...
... dieser Weg wird kein Leichter sein ...
... wenn man vorhat, sämtliche gesammelten Dokumente außerhalb der Datev-Welt zu archivieren oder gar weiter zu nutzen
@Anton_Friesen schrieb:
[...]
Die Dokumentensammlung dient aber auch klassischer weise nicht dazu alle Dokumente im Windows Explorer langfristig zu archivieren.
[...]
... wozu dient dann die Dokumentensammlung in dieser Form ?
... aus meiner Sicht ausschließlich dem Export von Dokumenten aus einer alten Dokumentenablage und dem anschließenden Import dieser Dokumente in eine andere Dokumentenablage
Dass eine Html-Tabelle nicht zur Verwaltung der verlinkten Dokumente geeignet ist, wird jedem sofort klar, der die "_inhalt.html" öffnet
Beispiel:
... allerdings kann man die Html-Tabelle in eine Excel-Tabelle konvertieren.
Dann kann die tabellarische Übersicht der per Hyperlink verknüpften Dokumente wenigstens sortiert, gefiltert, selektiert, durchsucht oder anderweitig ausgewertet werden
... sehr nützlich ist die Möglichkeit, die jeweiligen Dokumente per Klick auf die zugehörigen Hyperlinks zu öffnen
... habe 'spaßeshalber' noch ein wenig mit der "Datev Dokumentenablage" 'experimentiert'
Die Ablagestruktur der "Datev Dokumentenablage" als Windows Explorer Ordnerstruktur 'nachzubauen', ist technisch zwar rel. leicht möglich, aber in den 'Katakomben' der Unter-Unter-Unterverzeichnisse könnte man sich leicht 'verirren'.
... es stehen standardmäßig ja immerhin 240 Pfade zur Verfügung, um Dokumente (falsch) abzulegen 😎
Ablage-Struktur (Auszug) :
in einer csv-Text-Datei
in einer Excel-Tabelle
Freiwillig will wohl niemand einen so großen 'Heuhaufen' (6-stellige Anzahl von Dokumenten) in einer Windows-Explorer-Ordnerstruktur verwalten, nur um irgendwelche 'Nadeln' gezielt zu finden.
Anders sieht es aus, wenn man sich tatsächlich komplett von der "Datev Dokumentenablage" trennen will, z.B. wegen Umzug zu einem externen DMS.
Für diesen Fall sehe ich im Moment nur die Möglichkeit, das Konvolut in 'händische ... ähm ... handliche Portionen' von jeweils maximal 20.000 Dokumenten als Dokumentensammlungen zu exportieren und irgendwie weiter zu verarbeiten.
Aber wer will sich das antun ?
Nach wie vor interessiert mich die Frage, ob es auch einen 'offiziellen' und 'unblutigen' Weg gibt, sämtliche Inhalte der "Datev Dokumentenablage" zwecks Umzug oder externer Archivierung zu exportieren
