Die Fragen aller Fragen, wie ich finde.
Wie wird das in Ihren Kanzleien gehandhabt und warum?
Was spricht für PDF, was für TIFF?
Mir geht es hier lediglich erstmal um einen Erfahrungsaustausch und eine Analyse, weil wie wohl gerne auf PDF umsteigen wollen. Ob das sinnvoll ist, ist eine andere Frage.
DMS läuft aktuell noch über die Saperion Variante.
Hier hauptsächlich TIFF, damit sich Stempel anbringen lassen. Oder kann man das im DMS alt auch mit PDFs? Ggf. ist das im DMS neu dann anders.
Ich hatte mal die Aussage, dass man sich auf PDF als das Zukunftsformat eingeschossen hat. Aber so wirklich durchgesetzt hat sich das z.B. im UO noch nicht, wo man im ScanModul nur TIFs importieren kann.
Seit letztem Jahr sind auch mit dem Acrobat Reader Stempel, etc. möglich.
Das OCR in U-Online und DMS ist auf TIFF optimiert und die Erkennung bei TIFF 300 DPI am Besten. PDF geht zwar auch, TIFF aber besser.
Sämtliche DMS-Funktionen wie Notizen und Stempel aus das Dokument lassen sich auf pdf nicht nutzen. Hier müsste man für gleiche Möglichkeiten Page Maker oder so etwas installieren und pflegen.
Neuerungen aus dem neuen DATEV DMS sind mir nicht bekannt. Darum habe ich mich noch nicht gekümmert, da ich vorerst nicht umstellen werde.
Sehr geehrter Herr Fritsche,
wir haben die Acrobat Vollversion im Einsatz. Wir scannen schon immer die Dokumente (auch vor der DMS zu den Zeiten der guten und alten DokOrg) der Stammakte und Steuerakten in Acrobat. Wir sind in allen Prozessen papierarm außer im WP-Bereich, dort geht noch der Papierbeleg vor dem digitalen Beleg.
Wir haben 2013 auf die DMS umgestellt und alle PDF-Dateien aus der guten alten DokOrg in die DMS übernommen. Wir arbeiten überwiegend im Arbeitsplatz und nicht mit dem DMS-Client.
Wir hoffen, dass wir in der DMS neu viele der alten Probnleme der DMS hinter uns lassen können (siehe z. B. : https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=85910 )
Es gibt ein Add-In für die Vollversion von Arcobat: Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1032704.
Vorteil von Acrobat gegenüber TIF sind z. B.:
Leider arbeitet die DMS aktuelle noch nicht richtig mit PDF-Dateien zusammen, da man nach jeder Änderung an einer PDF-Datei (z. B. Notiz hinzugefügt, oder Stempel angebracht) das Dokument im Arbeitsplatz manuell mit der rechten Maustaste eingecheckt werden muss. Hier sagt mir DATEV seit 2013 immer wieder, dass das von uns gewünschte automatische Einchecken der subjektive Wunsch einen einzelnen Steuerberaters vom Lande (Bad Kreuznach) wäre. Es wäre daher hilfreich, wenn diesen Wunsch, noch mehrere Kollegen über Servicekontakt an die DATEV melden würden.
Im Bereich Bescheide hatten wir in der Vergangenheit TIF gescannt, da man diese trennen und heften konnte. Seit obiger Möglichkeit, auch im Dokumentenkorb PDF Dateien zu trennen und zu heften, haben wir das auch auf PDF-Dateien umgestellt.
Den einzigen beiden Bereiche, in dem wir noch TIF-Dateien verwenden, sind:
Da das Trennen und Heften erst seit kurzem möglich ist, werden wir aber auch diese beiden Prozess in der nächsten Zeit nochmal überdenken und wahrscheinlich auch auf PDF umstellen.
Gruß
Ralf Blum
wir haben die Acrobat Vollversion im Einsatz.
Und was kostet die Software für eine durchschnittliche Kanzlei oder pro User? Denke, dass Adobe da gerne die Hand aufhält oder man monatlich eine Gebühr mittlerweile zahlt, richtig?
Wir haben die konservative Einstellung:
- gescannte Belege als SW- 300 DPI- TIF- Bild
- aus dem PC gedruckte Dokumente natürlich als PDF- Textdateien.
Damit haben sieht man in der Dokumentenablage sofort die Belegherkunft.
Mit der uralten. aber unter ein 10 problemlos funktionierenden Microsoft- Anwendung: "Document Imaging" ist folgendes möglich
Folglich sehe ich keinen Vorteil, den ein Verbringen des Scans in den PDF- Container bieten würde, außer daß Mandanten denn ihren Acrobat Reader nutzenkönnten.
Probleme gibt es immer wieder mit PDF- Dateien vom Mandanten, da keine Textkennung möglich und Dateien mit Übergröße.
Hallo Herr Bohle,
in 2017 haben wir für ein Update auf Acrobat Standard 2017 165 EUR je Lizenz netto gezahlt (ist bei uns auf 4 WTS Server installiert; wir haben in der Summe 35 Lizenzen).
So sieht z. B. unser Inhaltsverzeichnis (in Acrobat "Lesezeichen" genannt) unserer digitalen Personalakte aus:
Die Kommentarfunktion ist gut gemacht. Man kann man z. B. auf eine Notiz antworten:
Man kann eine Volltexterkennung (gesondert neben der DMS) durchführen und Acrobat richtet dann schief gescannte Dokumente neu aus. Über die Volltexterkennung (wird bei uns in der Regel über unseren Scanner automatisch für die PDF im Hintergrund durchgeführt) kann man dann später in z. B. Gesellschaftsverträgen nach Schlagworten suchen und findet die Stelle dann sehr schnell. Sind nur einige wenige Vorteile der Vollversion.
Gruß
Ralf Blum
in 2017 haben wir für ein Update auf Acrobat Standard 2017 165 EUR je Lizenz netto gezahlt (ist bei uns auf 4 WTS Server installiert; wir haben in der Summe 35 Lizenzen).
Sind also 5.775€ rein für ein PDF Programm. Das ist mal eine Stange Geld. Wir diskutieren bei uns intern über ca. 900€ Maintenance für Nuance PDF für 50 User und haben leider verloren - sei angeblich noch zu teuer ... Von daher: Ihre Lösung ist sicherlich die nahezu perfekteste, die aber entsprechend das nötige Kleingeld braucht bzw. muss man gewillt sein, Geld für solch eine Lösung auf den Tisch zu legen.
Vielen, vielen Dank für die zahlreichen Tipps inkl. Screenshots!
"Hier sagt mir DATEV seit 2013 immer wieder, dass das von uns gewünschte automatische Einchecken der subjektive Wunsch einen einzelnen Steuerberaters vom Lande (Bad Kreuznach) wäre. Es wäre daher hilfreich, wenn diesen Wunsch, noch mehrere Kollegen über Servicekontakt an die DATEV melden würden."
Den Satz haben wir alle schon mal gehört ....
zu Acrobat: Da geht alles, was man braucht. Allerdings ist es teuer und ich persönlich warte ab, was Datev mit der neunen DMS liefern wird, bevor ich etwas umstelle. Sonst mache ich es wieder zweimal oder dreimal. DMS ist sicher nicht mehr state of the art - aber es geht. Neu eingeführt wird es ja schon nicht mehr.
Wer es recherchieren mag: Ich habe hier etwas installiert was Acrobat Reader DC heisst und mit ASP oder von meinem Systempartner kommt. ich zahle nichts extra dafür. Trotzdem habe ich viele Werkzeuge, die ich nutzen kann und so aussehen, wie Ihre.
Bevor ich den Acrobat Reader kaufen, würde ich mir auf alle Fälle den XChange Viewer holen. Der kostet nur ein Bruchteil dessen und ist dem Acrobat Reader meilenweit voraus. Auch ist der gegenüber dem Acrobat Reader rasent schnell.
Ich arbeite mit XChange Viewer seit zig Jahren und will ihn nicht mehr missen.
Gruß A. Martens
Sehr geehrte Frau H.,
darf ich fragen, ob sich Ihre Ausführungen auf das "neue" DATEV DMS beziehen, oder ob Sie noch mit dem "alten" (Saperion) DMS der DATEV arbeiten?
Mich würde interessieren, wie die Entscheidung von PDF- versus TIFF-Format bei Nutzern ausfällt, die Bereits das neue DATEV DMS (nicht Saperion DMS) verwenden!
Besonders interessieren mich die folgenden drei Punkte:
Vielleicht ist hier jemand, der bereits das neue DMS nutzt und seine Erfahrungen diesbezüglich / insgesamt mit mir / uns teilen mag?!
Vielen Dank!
Wir haben das neue DATEV DMS heute Mittag installiert.
1. Frage
Ja, mit dem DATEV Viewer können Sie Markierungen, Stempel und Notizen direkt auf einer pdf-Datei anbringen, ohne externes Programm.
2. Frage
Für eine Antwort fehlen mir die Erfahrungswerte.
3. Frage
Über die Volltextsuche kann ich mir zunächst nur die Dateien anzeigen lassen, in denen das Wort enthalten ist. DATEV DMS springt aber weder bei pdf-Dateien noch bei tiff-Dateien zu der Fundstelle. KORREKTUR: Über das OCR-Feld kann man sich anzeigen lassen, wo das Wort gefunden wurde. Bei einen Treffer in der tiff-Datei wird jedoch der Begriff gelb hinterlegt (für mein Empfinden relativ schwach). Bei einer pdf-Datei gibt es keine farbliche Markierung.
Bei der Volltextsuche ist mir aufgefallen, dass man bei der Eingabe des Wortes sehr genau sein muss.
Beispiel:
Text in der pdf-Datei: "Das subjektive Merkmal des Bewußtseins der Unentgeltlichkeit"
"subjektiv" => kein Treffer
"subjektive" => Treffer
ODER
"bewußtsein" oder "bewusstsein" => kein Treffer.
"bewußtseins" oder "bewusstseins" => Treffer.
Vielen Dank für Ihre Antworten und das Teilen Ihrer Erfahrungen.
Bleibt zu hoffen, dass die DATEV die von Ihnen beschriebenen Unzulänglichkeiten in puncto Volltextsuche auf dem Schirm hat.
Auf jeden Fall stellt die Möglichkeit, Stempel, Markierungen und Notizen auch direkt auf einer PDF-Datei aufbringen zu können, in meinen Augen eine tolle Verbesserung dar!
Hallo Herr Wenzel,
bezüglich den Stempel und Notizen "auf" einer PDF-Datei in der DMS neu hätte ich noch eine Frage.
Werden die Stempel und Notizen "auf" einer PDF auch angezeigt, wenn Sie die PDF im Reader oder einer anderen PDF-Anwendung öffnen, oder werden diese nur im DATEV Viewer (DMS neu) angezeigt?
Gruß
Ralf Blum
Hallo Herr Wenzel,
Bei der Volltextsuche ist mir aufgefallen, dass man bei der Eingabe des Wortes sehr genau sein muss.
Wenn hier tatsächlich keine "unscharfe" Suche möglich ist, kann man nicht von "KI" sprechen.
Sind vielleicht 'Joker' bzw. Platzhalter ("*", "?" etc) oder logische Verknüpfungen (UND, ODER, NICHT etc.) möglich ?
VG
Michael Vogtsburger
Ich habe noch nie, nie, nie von irgendjemanden ein TIFF bekommen, aber viele, viele, viele pdf! Daher sind wir eher pdf-phil! Welchen Stellenwert und welche Akzeptanz aktuell und in Zukunft das TIFF haben wird? Keine Ahnung.
Wie hier schon häufiger erläutert sind die OCR vom DMS und die im pdf gespeicherte OCR zwei Paar Schuhe und müssen getrennt betrachtet werden.
Die Volltextsuche im DMS dient dazu eine Dokument mit bestimmten Eigenschaften zu finden, es wird daher auf die OCR in der Datenbank des DMS zugegriffen, die aber, wie erwähnt, nicht mit den im Dokument vorhandenen Texten verknüpft ist (die Behandlung im Topf "Belege" wird über eine weitere Datenbank gesteuert). Herr Blum sucht im pdf mittels Acrobat(Reader) in der im pdf Dokument gespeicherten OCR nach Textpassagen, das aber im 2. Schritt, also nachdem DMS das Dokument angeboten hat.
Für diese Übung brauch es nun wieder kein spezialisiertes Programm, ein Scanner mit OCR Erkennung reicht aus, einige Scanner können das direkt, andere Scanner brauchen einen PC dafür. Kommen von Außen pdf Dateien kann natürlich ein Programm wie Acrobat oder PDF Editor hilfreich sein.
TIFF wurde von DATEV vor Urzeiten gewählt weil die Seiten einfach zu verwalten waren und wohl auch heute noch sind. Das Format ist gut zu komprimieren (in SW) und pro Seite eine Datei.
Danke für die Aufklärung der technischen Hindergründe.
Unabhängig von dem Thema "Volltextsuche" ist auch mir das PDF-Format sympathischer.
Ich habe z.B. schon mehrfach erlebt, dass andere Anwender mehrseitige Tiffs nicht anzeigen konnten.
Je nach verwendeter Software wird von einer mehrseitigen Tiff-Datei evtl. nur die erste Seite angezeigt
VG
Michael Vogtsburger
Hallo Herr Blum,
die PDF-Datei lässt sich aus dem DMS exportieren und dort kann ich wählen ob die Datei mit Optionen exportiert werden soll.
Bei den Optionen steht mir die Möglichkeit zur Verfügung die PDF mit Annotationen zu exportieren und dann wird der Stempel in einem PDF-Reader angezeigt.
Hallo Herr Blum,
aus DATEV DMS neu können Sie pdf-Dateien nur mit der Anzeige von DATEV öffnen. Ein "öffnen mit" wie es Windows kennt und eine Programmauswahl ist nicht möglich.
Wir haben im DMS ausfüllbare pdf-Dateien von der Sparkasse (SEPA-Lastschrift). Die konnte der DATEV Viewer nicht öffnen. Zum Öffnen mussten wir die Datei aus DMS in den Explorer holen.
Wenn die pdf-Datei mit Annotationen exportiert wird, dann werden die Notizen, Markierungen und Stempel auch im anderen pdf-Readern angezeigt.
Wir haben im DMS ausfüllbare pdf-Dateien von der Sparkasse (SEPA-Lastschrift). Die konnte der DATEV Viewer nicht öffnen. Zum Öffnen mussten wir die Datei aus DMS in den Explorer holen.
Autsch ...
Hallo Herr Wenzel,
schauen Sie sich evtl. dieses Dokument mal an: Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1006751. Danach können Sie einstellen, dass anstatt der Viewer ggf. der Reader geöffnet wird.
Gruß
Ralf Blum
Es ist doch immer wieder spannend, was man in der Büchse der Pandora (in der Informationsdatenbank) entdecken kann.
(... wobei man die bis dahin unbekannten Übel ja mit Hilfe der Info-DB-Dokumente vermeiden kann ...
VG
Michael Vogtsburger
Danke sehr, Herr Blum!
Auch aufgrund Ihrer positiven Berichte haben wir auf die Vollversion von Adobe umgestellt und sind sehr zufrieden. Vorher haben wir mit skypdf und teilweise mit Shareware wie pdf24 gearbeitet, was ein Fehler war.
Jetzt helfen Sie mir ein zweites Mal, nämlich mit dem Hinweis auf das DMS Add-In für Adobe Acrobat DC pro. Das Add-In kannte ich bisher nicht.
Danke für Ihre Beiträge!
EDIT: Die Diskussion zu den Preisen habe ich jetzt erst gelesen. Wir sind eine kleinere Kanzlei und ich habe den Vertrieb von Adobe kontaktiert und das Angebot war gut. Wir sind zufrieden. Die Arbeitszeit mit den alten Programmen war teurer...
Hallo DATEV-Community,
noch als Ergänzung zum Thema ausgecheckte PDF-Dokumenten:
Ab dem Service-Release im November 2019 kann das automatische Einchecken von PDFs in DATEV DMS / Dokumentenablage über Extras | Einstellungen konfiguriert werden. Dies gilt auch für alle Anwender, die diese Einstellung bisher über die Konfig-Datei definiert haben.
Viele Grüße aus Nürnberg
Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
Na das sind ja dann mal tolle Nachrichten.
Es wird wirklich bald Weihnachten.
Gruß A. Martens
Hallo Herr Seidel,
dem DMS classic (Saperion) wird das automatische PDF-Einchecken vermutlich nicht mehr zugute kommen, richtig?
Viele Grüße.
Hallo 0815,
Sie haben Recht. Das automatische Einchecken der PDF-Dokumente kommt nur für DATEV DMS bzw. die Dokumentenablage
Viele Grüße aus Nürnberg
Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
Hallo Herr Seidel,
schade, aber natürlich nachvollziehbar angesichts des Auslaufens des DMS classic.
Danke für Ihre Rückmeldung!
Viele Grüße.