Digitalisierungs Cockpit ergänzt um meine Steuern

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Servus Community,

habe gerade festgestellt, dass das Digitalisierungscockpit um einen "Tacho" für meine Steuern erweitert wurde.

Mal eine offene Frage in die Runde: Gibt es jemanden der mit dem aktuellen Workflow zufrieden ist? Wir haben, meine Steuern jetzt bei rund 2 Dutzend Mandanten im Einsatz. --> Alle Rückmeldungen die ich von den Sachbearbeitern und Steuerberatern bekomme sind vorsichtig ausgedrückt nicht positiv. 

- Workflow zu umständlich, dauert ewig, hatten vorher auch alle Belege in digitaler Form (gescannt), ....

Wir setzen das Projekt auf "Hold". Da muss erst Einiges passieren in Richtung Workflow.

@Robin_Meyer Tut mir leid aber ich kann nur wiedergeben was ich als Rückmeldung bekomme.

MFG

JJUNKER

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Wir sitzen derzeit im Corona-Cockpit und haben andere Sorgen...

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@jjunker  schrieb:

Mal eine offene Frage in die Runde: Gibt es jemanden der mit dem aktuellen Workflow zufrieden ist? Wir haben, meine Steuern jetzt bei rund 2 Dutzend Mandanten im Einsatz. --> Alle Rückmeldungen die ich von den Sachbearbeitern und Steuerberatern bekomme sind vorsichtig ausgedrückt nicht positiv. 

- Workflow zu umständlich, dauert ewig, hatten vorher auch alle Belege in digitaler Form (gescannt), ....

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Ich mag im Kontext zu DATEV eigentlich nicht mehr von "Workflow" sprechen.

Eigentlich ist alles nur ein Workaround. 

Ich persönlich habe mich mit dieser ganzen MyDATEV Mandantenregistrierung bisher nicht anfreunden können. Vor allem verleitet das jeden Sachbearbeiter dazu, selbst Hand anzulegen, ohne davon Ahnung zu haben, was man auslöst.

Ich würde das Ganze auch gerne auf "Hold" stellen, befürchte aber, dass man da auch kurzfristig nicht drum herum kommt.

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Ich habe heute morgen noch das Cockpit übers System fahren lassen und da war es noch nicht mit dabei. Werde es gleich noch einmal probieren. Oder muss ich mir da was neues von der Datev geben lassen?

Ich hatte MyDatev mal selber und mit 1-2 Mandaten vor nem Jahr getestet. Der Mandant meinte zurecht das er nicht verstehe warum er erst alles scannen soll um es dann wo hochzuladen damit ich es dann bei mir habe. Vorher muss er sich noch ne App runterladen, registrieren und jedes mal wenn er dort was machen möchte einloggen. Einfacher ist es die Belege zu Scannen und mir als PDF in einer Email zu senden. Er hat seinen Job erledigt, ich habe die Daten und wir müssen nichts drucken. 

Ich sehe da wenig Vorteile und Erleichterung für den Mandanten und wenn es nur Vorteile für den Berater hat und der Mandant sogar Mehraufwand hat, dann wird es schwer das Produkt mit Überzeugung zu verkaufen. 

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@nadimb  schrieb:

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Ich würde das Ganze auch gerne auf "Hold" stellen, befürchte aber, dass man da auch kurzfristig nicht drum herum kommt.

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Ist deswegen im Cockpit, weil es die "grüne Plakette" ab 2020 (so wird gemunkelt und auch schon in den Infos enthalten) dann nur gibt, wenn MYSteuern-Mandate (wie bei ANO auch) in einer bestimmte %ualen Anzahl vorhanden sind...

Oder so...

Aber cool. Ich lass das Teil auch mal wieder laufen heute abend.

@jjunker : mal wieder typisch DATEV, oder? Wusstest Du es, dass das nun im Cockpit enthalten ist...? 

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Es ist nur die Frage wer was wie nutzt. Wir haben für alle Mandanten meineSteuern eingerichtet, allerdings nur, um es inhouse zu nutzen. 

Den interessierten nur-ESt-Mandanten richte ich einen Ordner in unserer Nextcloud ein, die Unternehmer laden das bei DUO mit hoch und wir "verschieben" das dann.

Smartlogin für den reinen Belegupload empfinde ich auch als zu hohe Hürde. 

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@RAHagena  also nutzt ihr MyDatev quasi nur als internes Ablagesystem für euch selber und gar nicht  als Austausch mit dem Mandanten? 

Der Mandant schickt euch die Daten per Email als PDF. Ihr schiebt diese nach MyDatev und von da aus ins ESt-Programm?

Nach außen würde es dann so aussehen das alle Mandaten es nutzen? Bekommen die Mandaten das mit oder müsste ich mir dann nur einmal den Aufwand machen alle anzulegen? Funktioniert das gut?

Weil wie schon gesagt die ganze Einrichtung der SmartLogins und dem Mandanten zu erklären wo er was machen kann und wo er drauf zu achten hat, ist mir der Aufwand nicht wert. Der Mandant wird von diesen ganzen Hürden ja auch abgeschreckt.

Edit: Habe grade nochmal das Cockpit laufen lassen. Ich habe MyDatev nicht in der Auswertung. Brauch ich dafür eine bestimmte Version?

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@RAHagena  schrieb:

Smartlogin für den reinen Belegupload empfinde ich auch als zu hohe Hürde. 

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Klasse Statement, @RAHagena 

Das muss nun aber klingeln bei DATEV.....

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Hat für mich zwei Gründe:

- Ich finde das digitale Belgbuchen von ESt super 

- Die Belege sind rechtskonform archiviert

Außerdem erhoffe ich mir Vereinfachungen bei Nachfragen und Belegnachreichungen, das kommt aber erst noch. 

Wir haben erst vor rund sechs Wochen das neue Arbeiten proklamiert, viel ESt ist seitdem noch nicht passiert...

Ich zeige jedem interessierten Mandanten hier seine Sicht auf die Dinge und wie er mit dem Smartlogin da dran kommt. Finden alle super, nutzt bislang keiner. Das wird sich erst ändern, wenn hier die Steuerbescheide und unsere Rechnungen auch zu finden sind und mehr Interaktion stattfindet. 

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Ab VZ2020 werden alle Mandanten mit Einkommensteuer für "Meine Steuern" registriert. Dies geschieht mit Beginn der Auftragsbearbeitung und entsprechender Mitteilung an den Mandanten, dass wir das Portal künftig für die Ablage von fiskalischen Schriftstücken und Belegen nutzen und auch die Rechnungen künftig elektronisch an die hinterlegte E-Mail Adresse zugestellt werden.

Wenn nur endlich die DATEV die Ablagemöglichkeiten erweitern und flexibilisieren würde !!! So lange parken wir in unsortierten Dokumenten und lässt sich später dann gut umverteilen.

Die einmalige Vereinbarung der Ehegatten über die Freizeichnung des Einen für den Anderen ist momentan noch die einzige Barriere. Im Übrigen denke ich einen ganz guten Arbeitsablauf gefunden zu haben, der den Mandanten weitgehend entlastet.

Viele Feedback können wir noch nicht auswerten. Gestern war ein Problem mit SmartLogin und Freizeichnung, was aber am Browser lag und schnell gelöst wurde.

Was mich jedoch überraschte, dass die letzten drei Einkommensteuer-Erklärungen ( 2 x nebst USt-Erkl. für PV) ausnahmslos via Smartphone geprüft und freigezeichnet wurden. 

Wie ich andernorts bereits erwähnt habe, empfinde ich die Belegverknüpfung innerhalb der Einkommensteuererklärung als aufwändig, fehleranfällig und darüber hinaus vollkommen überflüssig. Ist ein Jahr abgeschlossen, wird es festgeschrieben und der Auftrag auf erledigt gesetzt.

Einzelbelege zur V+V zum Posten ? Für was ? Ich konsolidiere die Belegen der jeweiligen V+V in ein pdf und lege es in meine Steuern ab. Dort kann der Mandant bequem drauf zugreifen, das Dokument runterladen und ggf. alles nutzen oder sich nur die gewünschte Seite extrahieren; korrespondierend für die Kanzlei bei Beleganforderungen.

Belege werden in der DokVerw nicht mehr abgelegt, sondern nur noch rechtsverbindlich Dokumente; u.a. auch Bescheide.

Vorjahresfälle habe ich vielleicht eine Handvoll mal noch öffnen müssen. Ist für mich über das Ziel hinausgeschossen und nehme für mich in Anspruch, dass mein Workflow deutlich besser ist, als der DATEV-Angedachte.

Damit sieht dann meine Digitalisierung in Bezug auf "digitale ESt-Belege" so aus:

Man muss sich auch noch den Erläuterungstext auf den Ohren zergehen lassen:

Wer schreibt so einen Unsinn zusammen und viel schlimmer, wer lässt das auf die Menschheit los ? Welche Schlüsse muss ich dann auch Programme und angedachten Arbeitsabläufe ziehen?

Ich kann sehr gut nachvollziehen, dass Mandanten und Steuerberater mit den vorgeschlagenen Lösungen oftmals unzufrieden sind.

Mal in gebotener Kürze mein aktuelles Vorgehen :

1. Auftragsannahme (mit Eingang Unterlagen)
2. Auftragsanlage mit Bearbeitungshorizont von 4 Wochen.
3. Registrierung Meine Steuern und Info über die neuen Arbeitsabläufe ab VZ2020 mit FZO
4. Info zur Umstellung auf digitale Rechnung
5. Erstellung der Steuererklärung mit paralleler Ablage der verarbeiteten Belege in "Meine Steuern"
6. Fertigstellung und Bereitstellung in FZO + ggf. Vereinbarung Ehegatten als unterzeichnetes PDF anfordern.
7. Auftrag fakturierbar - Rechnungstellung auf 14 Tage terminieren.
8. Nach Eingang der Bestätigung über die Freizeichnung, E-Mail als Pdf speichern
9. Steuererklärungen aus FZO runterladen und mit Bestätigung unter Punkt 8 zusammenfügen
10. Steuererklärungen mit FZO-Bestätigung in Meine Steuern ablegen
11. Rechnungstellung via E-Mail und Kopie zu meine Steuern
12. Bescheide einmal im Original und Prüfungsvermerk per E-Mail mit Erläuterungen zu Fälligkeiten und Besonderheiten und parallel Ablage in "Meine Steuern".
13. Rechte für "Dokumente löschen" nicht an Mandanten vergeben !
14. Rückfragen und Protokolle für "sonstige Nachrichten/Belegnachreichung" in "Meine Steuern" ablegen
15. Auftrag auf abgeschlossen setzen. Folgejahr-Auftrag anlegen.

In unserem Info-Schreiben ist auch explizit aufgeführt, dass wir "Meine Steuern" bei allen Mandanten einsetzen werden, unabhängig ob der Mandant es nutzen möchte und gerne können die Steuerunterlagen auch noch abgegeben werden.

Kurioserweise sind es oftmals die größten Gegner, die zu den besten Mitstreitern werden. Ein Mandant wollte von dem Ganzen nichts wissen, aber fügt bereits zahlreich tadellos gescannte Belege in "Meine Steuern" ein.

Insofern erhoffen wir uns ein wenig auch, dass Mandanten es von sich aus wagen, ihre Belege bereits dort zur Ablage zu bringen, als erst später alles zusammmenzuklauben und in Ordner zu verstauen und denke langfristig wird sich dies dann etablieren.

Selbstverständlich ist auch hier der Weg das Ziel und wir müssen noch einige Kanten abrunden, aber vielleicht sind dennoch ein paar Impulse für Kollegen dabei.

Bin für Verbesserungen natürlich sehr empfänglich.

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@deusex  schrieb:

Man muss sich auch noch den Erläuterungstext auf den Ohren zergehen lassen:

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😂

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@deusex  schrieb:

Man muss sich auch noch den Erläuterungstext auf den Ohren zergehen lassen:

Wer schreibt so einen Unsinn zusammen und viel schlimmer, wer lässt das auf die Menschheit los ? Welche Schlüsse muss ich dann auch Programme und angedachten Arbeitsabläufe ziehen?

Da war die Abteilung QM der DATEV wohl in ´nem Meeting und das ging dann so raus...

"Entgleiste Mandanten, die sterben..."

Genau mein Humor...

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@RAHagena "- Ich finde das digitale Belgbuchen von ESt super "

Wenn geht bitte dazu mal ein vernünftiges Video hochladen/ verlinken. Mir wird von den Damen berichtet, dass Ganze sei eine elende Klickerei. Also machen wir vielleicht doch was falsch. 🤔

"....wenn hier die Steuerbescheide und unsere Rechnungen auch zu finden sind...."

Ich verstehe wirklich nicht warum sich alle Berater um die Bescheide reißen. 

--> Wir haben kaum Empfangsvollmachten und nehmen die auch nur sehr ungern. Der Mandant bekommt mitgeteilt womit zu rechnen ist. Zusammen mit der Freigabe.

In der Regel legen unsere Leute bei der Berechnung eine Punktlandung hin.

--> Keine Rückmeldung der Mandanten. Weniger Telefonate weniger Mails.

Wenn ein Mandant seinen Bescheid geprüft haben möchte möge er Ihn uns Bitte gescannt schicken. Ist dann aber ein separater von der Erklärung unabhängiger Auftrag der als solcher auch abgerechnet wird. In 95% der Fälle sehen wir die Bescheide nicht... 95% weniger Arbeit von wie vielen Stunden im Jahr?

Und die Rechnungen online bereitzustellen. Finde ich bei der Telekom schon unmöglich und werde ich sicher nicht praktizieren. Die Rechnung ist ein zugangspflichtiges Dokument. Die versenden wir entweder PW geschützt per PDF oder klassisch gedruckt.

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Hat mal jemand simuliert, welche Bearbeitung mit allen Vor- und Nacharbeiten schneller ist?

Ich nutze es testweise selbst, vermute aber, dass das Fach Zuhause, wo meine Frau und ich den ganzen Kram einfach reinballern am Ende schneller, komfortabler und unkomplizierter ist.  

Natürlich digitalisiere ich dann irgendwann mal die wichtigen Papierchen und leg es in unserm DMS ab... aber da mydatev halt kein DMS mit Volltexterkennung ist, leg ich derzeit ggfs. die Sachen doppelt ab.

Eigentlich ist der Ablauf weitestgehend Deckungsgleich mit dem Prozedere in der Kanzlei. Nur das die Mandanten vermutlich nicht unbedingt ein Steuerfach haben.

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@jjunker  schrieb:

@RAHagena "- Ich finde das digitale Belgbuchen von ESt super "

Und die Rechnungen online bereitzustellen. Finde ich bei der Telekom schon unmöglich und werde ich sicher nicht praktizieren. Die Rechnung ist ein zugangspflichtiges Dokument. Die versenden wir entweder PW geschützt per PDF oder klassisch gedruckt.

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Mal schauen, was Du in 2-3 Jahren dazu sagst...

Bescheide? Die Daten kann man sich doch rückübertragen lassen. Wozu dann den Bescheid einscannen?

Ja, wir sind auch empfangsbevollmächtigt. Aber Stress deswegen? Nein. Im Gegenteil: vollumfängliche Betreuung.

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@RAHagena: Außerdem erhoffe ich mir Vereinfachungen bei Nachfragen und Belegnachreichungen, das kommt aber erst noch. Wir haben erst vor rund sechs Wochen das neue Arbeiten proklamiert, viel ESt ist seitdem noch nicht passiert...

Das hatten wir vorher auch schon. Den ganzen Steuersums durch/auf den Scanner alles in der Reihenfolge wie die Anhänge drin sind in eine schöne dicke PDF Datei. Wenn dann Belege gewünscht werden. --> Drucke Seiten 1-3; 5;6;19;21 ausgeben in PDF Datei. Digitale Belegnachreichung und fertig. Dafür muss ich keine verknüpften Belege an den Feldern der Steuererklärung haben.

@andreashofmeister Wir betreuen unsere Mandanten auch vollumfänglich, Nur gibt es in der Regel keinen Grund die Bescheide anzuschauen unsere Berechnungen stimmen . Wofür dann den ganzen Summs mit Fristüberwachung und und und Mail an Mandant etc.?

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edit: PN

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Hallo allerseits,

vielleicht auch mal von mir ein kleiner Erfahrungsbericht:

Aktuell sind wir eher semi-digital (also eher semi als digital) aufgestellt, aber es ist der Wille der zählt, oder? Ich prüfe jeden Freitag, wie sich die Zahlen im Cockpit verändert haben und da war Meine Steuern letzten Freitag bereits bei mir integriert. Es gab wohl ein Update bei dem Programm, aber keine Ahnung, wann das eingespielt wurde. Aber das nur mal am Rande.

Generell haben wir aktuell kaum Mandanten auf Meine Steuern umgestellt vor folgendem Hintergrund: Wir haben zwei Standorte. An dem einen Standort gibt es die klassischen Einkommensteuer-Fälle. Corona-bedingt bin ich derzeit ausschließlich an dem anderen Standort tätig und kann die Kollegen an Standort 1 daher nicht unterstützen. Standort 2 hat nicht die klassischen Einkommensteuer-Fälle, sondern könnte fast eher mit einem Lohnsteuerhilfeverein verglichen werden, was die Anzahl der Erklärungen angeht.

Das Problem ist hier aber eindeutig die Zeit, da eine Steuererklärung nicht lange dauern darf. Also ist selbst scannen und zuordnen eigentlich schon fast zu viel. Hinzu kommt, dass viele der Mandanten Rentner sind, die das Einscannen oder Abfotografieren einfach nicht hinbekommen würden. Und für größere VuV-Fälle eignet sich meine Steuern eigentlich auch nicht.

Den einzigen wirklichen Vorteil, den ich aktuell sehen würde, ist die Belegnachreichung an das Finanzamt. Die revisionssichere Archivierung ist ja auch über die DMS möglich und da legen wir sowieso nochmal alles ab (statt alles für die Papierakte, die aber seit einigen Jahren auch nicht mehr weiter gefüllt wird, zu kopieren).

Fazit für unsere Kanzlei: Es gibt sicherlich einige Mandanten bei uns, bei denen man das, auch vielleicht nur intern, umstellen kann, aber in der großen Masse wird es nichts bringen meiner Meinung nach. Da muss vielleicht erst noch der Workflow oder Workaround bei der ganzen Sache etwas angepasst werden.

MfG,

Dirk Schmakies

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@dirkschmakies 

Die Belege aus DMS können auch über die Belegnachreichung eingereicht werden.

Insofern ja eigentlich auch kein Nachteil (außer das man vielleicht das Paket erst zusammenstellen muss).

Und scannen bzw. fotografieren ist generell ja, naja.. bei jüngeren Mandaten gelegentlich auch problematisch. 

Aber ansonsten volle Zustimmung. Digital ist nicht unbedingt schneller..

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Wenn ich statt der Maus die Tastatur benutze und "Spende" tippe, bin ich sofort im richtigen Feld. Betrag und Datum erfassen, nächster Beleg... "krankenversicherung"... 

Mag für große VuV nicht der richtige Weg sein, die meisten ESt Erklärungen von Gewerbetreibenden haben zwei Spenden und eine hhn Dl, der Rest kommt über Schnittstellen. Diese drei Belege buche ich, den Rest importiere ich. Ungeänderte Vorjahreswerte prüfen und fertig. Theoretisch. 

Wenn ich das digital prüfen möchte, habe ich idealerweise die Belege direkt am Feld... 

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@RAHagena 

Kriege gewinnt man damit dennoch nicht, da es vorher digitalisert und digitial sortiert werden muss. Alles an einem Stück durch den Scanner schieben ist einfacher.

Für grosse VuVs nehm ich am liebsten Rewe.

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Hallo deusex, 

vielen Dank für Ihren Hinweis zum Erläuterungstext zur neuen Kennzahl 'Anteil Mandanten mit digitalen ESt-Belegen' im DATEV Digitalisierungs-Cockpit.

Der richtige Text lautet: 

Leider mussten wir feststellen, dass durch die automatische Übersetzung im Chrome Browser gelegentlich der sehr unglückliche Text mit 'entgleisten Mandanten' angezeigt wird. Wir bitten dies zu entschuldigen. 

Aufgrund Ihres Hinweises haben wir unser Backend so angepasst, dass zukünftig keine automatischen Übersetzungen durch den Chrome Browser beim Aufruf des Cockpits gestartet werden. Diese Änderung wirkt sich ab dem 28.06.2021 bei Ihnen aus. Bis dahin können Sie zur Fehlerbehebung die Übersetzungsfunktion Ihres Chrome Browsers beim Aufruf des Cockpits deaktivieren oder alternativ den Edge Browser nutzen. 

Vielen Dank für Ihren Hinweis und ich hoffe Sie konnten auch etwas darüber schmunzeln 😊

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Vielen Dank für Ihren Hinweis und ich hoffe Sie konnten auch etwas darüber schmunzeln 😊

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Selbstverständlich war es Anlass zur Erheiterung. Für die DATEV-Umgebung nutze ich indes den EDGE seit er in der neuen Variante verfügbar ist. Seltsam.

Grade bewusst nochmals über den Edge geöffnet, aber sie "entgleisen" und "sterben" immer noch 😉

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@deusex ,

... ein göttliches Beispiel für das Gottvertrauen in die automatischen Übersetzungen der Browser, bzw. für das Vertrauen darin, dass das Kleingedruckte sowieso von niemandem gelesen wird.

... frage mich aber nur, ob man daraus auch Rückschlüsse auf die Qualität der Ergebnisse des Digitalisierungs-Cockpits ziehen kann 😉

Nachfrage:

... ist das Digitalisierungs-Cockpit denn schon weltweit ausgerollt, sodass man als Default-Einstellung für die Erläuterungen die englische Sprache verwendet, um sie dann automatisiert in Hunderte anderer Sprachen übersetzen zu können ? 🤔🙄😜

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Hallo deusex, 

vielen Dank für Ihren Test mit dem Edge Browser und Ihre Rückmeldung. 

Wir konnten den Sachverhalt nachstellen. Das Cockpit wird nicht wie vorab von mir beschrieben nur vom Chrome Browser als englische Internetseite erkannt sondern browserübergreifend. Je nach Einstellung im Browser wird dann durch den jeweiligen Browser die automatische Übersetzung durchgeführt.

Kurzfristig können Sie dies Übersetzungsfunktion für die Cockpit-Seite in den Einstellungen Ihres Browsers unterdrücken. 

Beispielhafte Einstellung im Chrome Browser

Beispielhafte Einstellung im Edge Browser

Nach unserer Aktualisierung im Backend am Montag, den 28.06.2021 wird diese individuelle Einstellung nicht mehr notwendig sein.  

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@Stefan_Roosen auch wenn es nicht so klappt, wie Sie es angekündigt hatten:

Danke trotzdem für Ihr schnelles Feedback! Letztendlich ist das ganze ja noch nicht mal "für alle" sichtbar sondern wirklich nur für diejenigen, die mit dem DigiCockpit arbeiten.

Aber zum Schmunzeln ist es trotzdem....