umfangreiche E-Mail-Kommunikation "durchdringen" als Vorbereitung für juristische Klärung

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Hallo Community,

ich 'kämpfe' aktuell mit einer umfangreichen E-Mail-Kommunikation, die sich mehr und mehr in Richtung einer juristischen oder gerichtlichen Klärung bewegt.

Das Problem: 

es wurden im Zeitraum von ca 1,5 Jahren viele, viele E-Mails bzgl. eines Immobilienproblems geschrieben, neue E-mails, Antworten, Erwiderungen etc.

Inzwischen ist die gesamte Kommunikation völlig unübersichtlich.

Es bleibt nur ein Bauchgefühl, dass man selbst im Gegensatz zum Kommunikationspartner immer die richtigen Argumente vorgebracht hat 😎

Frage:

gibt es eine bewährte Vorgehensweise, wie man möglichst mit Bordmitteln (also ohne Spezialsoftware für Rechtsanwälte wie z.B. "Juristische Textanalyse" etc.) diese gesamte Kommunikation "durchdringen" könnte.

Ideal wäre, wenn man chronologisch sämtliche neuen E-Mail-Texte z.B. in eine PDF-Datei schreiben könnte und anschließend wichtige Stellen mit Hilfe von Lesezeichen, Anmerkungen etc. strukturieren könnte.

Momentan hat die Gesamt-PDF-Datei (im Outlook-Memoformat) leider noch einen Umfang von 343 Seiten.

Das geht gaaaaar nicht.

Hier müssten noch alle Anworten, Erwiderungen etc. entfernt werden, dann könnte man vermutlich damit arbeiten

Ich würde gerne das Textmaterial mit Bordmitteln gut aufbereiten, damit sich ein Fachanwalt schnell ein realistisches Bild machen kann.

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Wie man es retrograd machen kann, möchte ich dann auch gern wissen.

Aktuell handhabe ich es so, dass ich die Mails oder andere Schriftsätze nicht einfach nur ablege, sondern mir die Mühe mache, den Kern der Texte in einer Übersicht zu notieren und das in einer möglichst sinnstiftenden Reihung. Habe hier einen Fall der schon seit 2013 vor dem FG ist und seit 2020 ist da Funkstille - da weiß ich längst nicht mal mehr, was ich da eigentlich wollte 🙂 und welche Argumente und Einlassungen schon drin sind.

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Das Problem habe ich auch und gehe in langjährigen Verfahren ganz altmodisch vor: Ich drucke die wichtigsten Dokumente auf Papier aus, da ich dann kreativer denken kann.

ELO office bietet bei der Ablage Möglichkeiten: E-Mails können farblich in ein- und ausgehende abgegrenzt werden. Zudem kann ein Ablageordner exportiert werden, so dass ein fremder Dritter die Belege  in identischer Reihenfolge erhält.

In diesem Zusammenhang verweise ich auf zwei Ideas:

Druck Dokument mit der DMS 'Dokumentennummer' - DATEV-Community - 280494 

DMS Ablage von E-Mails und Dokumenten mit Hinterle... - DATEV-Community - 327026

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drucke die wichtigsten Dokumente auf Papier aus

Gut, wer's mag. Ich finde in Papier nix, mich würde das überfordern.

Eine Farbologie habe ich auch, aber ich wusste gar nicht, dass man sowas im DMS umsetzen kann....

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Nachtrag:

in Outlook erhalte ich bei der Suche nach E-Mails mit der E-Mail-Adresse des Kommunikationspartners eine chronologische Liste mit 116 Elementen,
also ist es ein Konvolut mit 116 E-Mails, das zu "durchdringen" und auf das Wesentliche zu reduzieren ist ...

... eine Sisyphusarbeit ...

... ich würde gerne jeweils nur den neuen Originaltext der E-Mail herausfiltern, in eine PDF 'drucken' und später alle einzelnen PDFs in einer Gesamt-PDF zusammenführen,  um sie dann mit Hilfe von Lesezeichen, Anmerkungen, farbigen Markierungen usw. so aufzubereiten, dass sich auch ein Dritter (z.B. ein RA) schnell orientieren kann ...

... also quasi digitale PostIts in den Text 'kleben' und die wichtigsten Textstellen farbig markieren und evtl mit Hilfe von "Lesezeichen" oder Hyperlinks im Gesamt-Text schnell navigieren ...

Ein alternativer Weg wäre vielleicht, gleich mit dem Gesamtdokument (zur Zeit 343 DIN A4-Seiten) zu arbeiten und alle Duplikat-Texte aus Antworten, Weiterleitungen, Erwiderungen möglichst it-unterstützt herauszulöschen

Apropos, ich habe kein DMS, leider ...

... und habe auch leider nicht die Software "Juristische Textanalyse" ...

... und bin (leider ?) auch kein Rechtsanwalt

Nachtrag:

... vielleicht übersehe ich aber nur eine bequeme Outlook-Funktion, mit der ich alles ausblenden kann, was nicht zum neuen E-Mail-Text gehört

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Moin,

hast du es mal mit der CleanUp Funktion versucht?

Selbst habe ich diese noch nicht benutzt, könnte ggf. aber das gewünschte Ergebnis liefern:

https://www.lifewire.com/streamline-conversations-in-outlook-1173708

https://support.microsoft.com/en-us/office/clean-up-your-inbox-2fb652e5-b387-4147-9fff-25f2e32dfda9

Ohne Garantie oder Gewähr, dass keine unerwünschten Nebeneffekte auftreten. Eventuell die gesamte Konversation in einen extra Ordner schieben.

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... wäre evtl. einen Versuch wert (in einer Testumgebung),

aber eigentlich will ich die Original-Daten (die E-Mails) nicht anfassen, um keine Daten zu verändern (Datum, Uhrzeit, Größe, Inhalt, Anlagen)

... aber zwecks Aufbereitung könnte man diese E-Mails (als Kopien) in eine neue PST-Datei exportieren und dann damit 'spielen'

Die Betrefftexte solcher E-Mails 'sprechen Bände', wobei man sich natürlich nicht an den Betreff-Texten orientieren kann.

Beispiel: 

AW: RE: Nachtrag: AW: RE: nochmalige Erinnerung und Fristsetzung : AW: RE: (#15) ... usw ... usw ... 

Manche Kommunikations-Talente schreiben als Betrefftext bloß "Problem" oder "Info" oder ähnlich Aussagefähiges ...

... und im E-Mail-Text herrscht dann das pure Chaos, ohne Punkt und Komma in einer laaaangen 'Wurst', mit neuer, alter und falscher Rechtschreibung usw.

... es ist wirklich manchmal zum 'Mäuse melken' 😎

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... manchmal hat man ja 'Tomaten auf den Augen', aber ich würde mir gerne 'einfach' die angezeigte tabellarische Liste aller in dieser Angelegenheit gesendeten und empfangenen E-Mails exportieren und daraus eine Art Inhaltsverzeichnis bzw. Checkliste mit Hyperlinks 'basteln' ...

... habe aber gerade keine Idee, ob das mit 'normalen' Outlook-Bordmitteln schon möglich ist.

Heute ist mein Gehirn nämlich schon 'leergesaugt', vermutlich ist inzwischen schon ein Hochvakuum entstanden 😎

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Moin,

hilft dir der Export als csv weiter?

https://everydayanalytics.ca/2013/11/how-to-export-your-outlook-inbox-to-csv-for-data-analysis.html

Datei > Optionen > Erweitert

Dann Exportieren > In Datei exportieren > Durch Trennzeichen getrennte Werte > Ordner auswählen

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@bnd,

... klingt sehr interessant, vor allem der Weg nach Access 

... will ich gleich mal testen

Nachtrag: 

der CSV-Export funktioniert zwar, hat aber noch kleine 'Schwächen':

• es fehlen die Felder für Datum und Uhrzeit
• ich habe auf Anhieb keine Möglichkeit gesehen, im Vorfeld schon die E-Mails zu filtern (z.B. nach der E-Mail-Adresse des Partners)

... aber noch ist ja nicht aller Tage Abend 😉

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... der Import der Outlook-Daten nach Access 'zickt' leider noch, aus welchen Gründen auch immer

... ich lege diesen Weg mal 'zur Seite' 

... die "Zu Guttenberg-Methode" (ein Copy&Paste der angezeigten tabellarischen Liste aller gesuchten E-Mails) würde mir schon reichen ...

... die übrigens auch für die 'geteilten' Datev-Leseempfehlungen gut zu gebrauchen wäre 

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... apropos:

Copy&Paste geht tatsächlich, ...

... das Kopieren der tabellarischen Ansicht in Outlook mit Strg-a und Strg-c

und das Einfügen in Excel mit Strg-v hat so einige 'Haken und Ösen'

Outlook ist eben nicht mit einer 'richtigen' Datenbank zu vergleichen

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Zwischenfazit:

... ich sehe für mein Ausgangsproblem, dem Finden von Duplikats-Texten in E-Mail-Kommunikationen, immer noch keinen effektiven Workflow.

Im Moment erscheint es mir am Sinnvollsten, sämtliche neuen E-Mail-Nachrichten separat, also ohne die in der E-Mail zitierte, vorangegange Kommunikation im Outlook-Memo-Format in jeweils eine separate PDF zu 'drucken' und abschließend dann sämtliche Einzel-PDFs in einer Gesamt-PDF zusammenzuführen. 

Die Notizen, Markierungen, Lesezeichen etc. lassen sich dann noch nachträglich in den Einzel-PDFs oder in der Gesamt-PDF einfügen.

... eine Sisyphus-Arbeit, die eigentlich nach der IT-Unterstützung 'schreit', aber  die IT ist entweder taub oder ich bin blind und sehe die Hand nicht, die mir von Outlook  oder von anderen Software-Tools gereicht wird 😎

... vielleicht sollte ich mal in den "SmartTools" für Outlook nachsehen, ob es dort eine Lösung, z.B. ein darauf spezialisiertes Outlook-AddIn gibt.

Mich würde nach wie vor stark interessieren, wie andere Betroffene (ohne DMS) mit diesem Thema umgehen

Nachtrag:

in der Praxis gestaltet sich das Extrahieren der Zitate doch etwas komplexer, da es ja mehrere parallel laufende E-Mail-Kommunikations-Threads geben kann.

Man sollte immer wissen, auf welche vorangegangene E-Mail sich eine Nachricht bezieht, um die 'Threads' nicht zu vermischen.

Eine Erwähnung der vorangegangenen E-Mail wäre aber schon ausreichend, etwa in der Form : "Antwort auf die Nachricht vom 01.01.2022 11:12" 

Übrigens, 

hier in der Community würde die Möglichkeit, laaange Zitate auszublenden zu können, in so manchen laaangen Threads ebenfalls nicht schaden. 

Kurze Zitate sind aber oft sehr hilfreich, um den 'Faden der Ariadne' nicht zu verlieren

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... keine Angst, ich beschäftige mich nur 'in ruhigen Minuten' mit diesem Thema und nicht fulltime 😎

.... aber ich konnte inzwischen mit rel. wenig Aufwand aus 343 DIN-A4-Seiten vorerst ca 60 Seiten 'schnitzen', die jetzt den (hoffentlich) chronologischen und vollständigen Verlauf der E-Mail-Kommunikation darstellen und (hoffentlich) keine Duplikate enthalten.

... so allmählich wird diese Bett-Lektüre übersichtlich(er)

hasta la vista

até logo !

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Im Moment erscheint es mir am Sinnvollsten, sämtliche neuen E-Mail-Nachrichten separat, also ohne die in der E-Mail zitierte, vorangegange Kommunikation im Outlook-Memo-Format in jeweils eine separate PDF zu 'drucken'

Wenn diese Inhalte wirklich in einer gerichtlichen Streitigkeit benötigt werden, ist das sogar die einzig sinnvolle Aufbereitungsart. Dort dürfen nämlich seit 2022 grundsätzlich nur PDF-Dateien als Dokumente eingereicht werden.

Bei den Mails muß man unterscheiden zwischen reinen Übersendungsmails für Anhänge (...erhalten Sie anliegend...), die sind meist irrelevant, es reicht das Speichern der Anhänge, und solchen, die selbst für den Rechtsstreit relevante Informationen enthalten. Die letzteren als PDF auszudrucken, finde ich genau richtig.

Aus Beweisgründen bitte immer sämtliche Originalmails im Ursprungsformat aufbewahren, falls z. B. die Echtheit einer Mail bestritten wird. In den Quelltexten steckt jede Menge Information, die dann weiterhelfen kann.

Und: die Gerichte, die ich kenne, hassen es, wenn alles in einer großen PDF-Datei zusammengefaßt ist, weil man da sehr zeitraubend blättern muß. Besser ist eine systematische Benennung der Einzeldateien (mit fortlaufender Nummer oder aufsteigendem Datum oä).

Mich würde nach wie vor stark interessieren, wie andere Betroffene (ohne DMS) mit diesem Thema umgehen

Mein "DMS" ist ein aufsteigend sortierter Dateiordner, nach Dateinamen sortiert, und die Dateinamen haben eben eine Systematik, siehe oben. DMS-Anhänger werden jetzt aufschreien, aber DMS-Strukturen können ins gerichtliche System sowieso nicht übertragen werden.

Die Gerichte arbeiten übrigens mit sogenannten XJustiz-Datensätzen, die den EGVP-Nachrichten beigefügt werden. So ein Datensatz kann auch ein Gerüst für mitgeschickte PDF-Dateien enthalten und es gibt wohl Editoren zur Erstellung. Hab ich aber noch nie gemacht.

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Nachtrag:

Ich konnte jetzt doch mit Hilfe von "MS Access" die gesuchten Outlook-Daten (inkl. Datum und Uhrzeit des Posteingangs bzw. -Versands) in eine Tabelle importieren, mit der man dann gut weiterarbeiten kann ...

... suchen, sortieren, filtern, Hyperlinks erstellen, in PDF 'drucken' etc.

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Nachtrag:

... inzwischen verstehe ich mich doch wieder recht gut mit meiner Ex-Freundin "MS Access", die mir bei meinem 'Kampf' mit der mal geliebten, mal gehassten 'Arbeitskollegin' "MS Outlook" zur Seite steht

... oder drücken wir es etwas weniger 'bildhaft' aus:

im Moment frage ich mich wirklich, ob und wie man überhaupt mit "MS Outlook" alleine solche unübersichtlichen und umfangreichen E-Mail-Kommunikationen gerichts-kompatibel aufbereiten kann

Die Outlook-Daten in "MS Access" zu verknüpfen, ist tatsächlich sehr charmant, da man mit einem einzigen Doppelklick jeweils eine aktualisierte Abfrage der gewünschten Outlook-Daten erhält und diese dann weiter auswerten kann,

... entweder innerhalb von MS Outlook oder mit dem 'niedrigschwelligen' (barrierefreien) "MS Excel"

... dann sind auch solche kleinen nützlichen 'Hacks' wie das Umformatieren von Datum und Uhrzeit kein Problem mehr, um (nach Datum) sortierbare Einzel-PDF-Sammlungen aus den vielen E-Mails erzeugen zu können,

z.B. mit Hilfe der einfachen Excel-Funktion =+TEXT(Erhalten;"JJJJ-MM-TT hh.mm")

... hoffe nur, dass Outlook mein platonisches 'Techtelmechtel' mit der Ex-Freundin "MS Access" weiterhin 'duldet'

Apropos:

... irritiert hatte mich im ersten Moment ein wenig die Access-Tabellenspaltenüberschrift "Normalisierter Betreff"

... also soooo abnormal finde ich die verwendeten Betrefftexte gar nicht ... aber egal ... 😎

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Nachtrag:

... in einigen weiteren 'ruhigen Minuten' konnte ich mich wieder diesem Thema widmen und bin jetzt an einem Stand angelangt, der mir, mit meinen bescheidenen 'Bordmitteln' , nicht mehr verbesserungsfähig erscheint bzw. mit dem ich selbst sehr gut klar komme.

Ich habe nämlich unter Zuhilfenahme von Hand, Hirn und Software jede eingegangene und versendete E-Mail in jeweils 1 separate PDF gedruckt. Die sortierbaren Dateinamen habe ich mit Excel-Funktionen generiert ...

... im Format: "JJJJ-MM-TT hh.mm Sendername an Empfängername.pdf"

Ich kann jetzt im Windows-Dateisystem (im Explorer) die einzelnen PDF-Dateien anklicken und mir gleichzeitig den Inhalt in einem Vorschaufenster anzeigen lassen.

(kurzer anonymisierter Auszug aus meinem 'Konvolut')

Wie gesagt:

meine "Klein Erna"-Methode funktioniert (für mich) sehr gut.

Der Aufwand ließe sich natürlich noch minimieren, wenn man die jeweiligen E-Mails mit einem einzigen Klick auf einen selbst erstellten Outlook-Makro-Button gleich mit korrekter Dateibenennung in eine PDF 'drucken' könnte

Aber was mich auch noch stark interessiert:

Welche 'Aufbereitung' solcher umfangreichen Kommunikationen würden RAs für optimal halten ?

Wenn ich Material für Spezialisten aus anderen Fachgebieten zur Verfügung stellen muss, frage ich i.d.R. vorher, in welcher Form ich das Material aufbereiten sollte.

... und es ist tatsächlich schon einige Male vorgekommen, dass auf meine diesbezügliche Frage die Antwort kam: "genau so wie beim letzten Mal"

Manche sagen auch: "Schicken Sie alles her, so wie es ist" ...

... und haben dann hinterher viele Gründe, um über den groooßen Aufwand zu jammern und das Honorar entsprechend 'großzügig' zu kalkulieren.

... also stelle ich hier auch nochmal die 'Gretchenfrage'

"nun sagt, RAs, wie habt ihr's mit den E-Mail-Kommunikationen ?"

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@vogtsburger  schrieb:

[...]

... also stelle ich hier auch nochmal die 'Gretchenfrage'

"nun sagt, RAs, wie habt ihr's mit den E-Mail-Kommunikationen ?"

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sorry, hier gibt's nochmal 'Aufgewärmtes'

'Gretchen' hat nämlich immer noch keine Antwort erhalten 😎

Aus aktuellem Anlass stehe ich leider mal wieder vor der Frage, wie ich einen 'Berg' von E-Mails am besten 'zubereite', damit er einer RAin oder einem RA 'schmeckt'

Ich hatte in den letzten 2 Jahren leider mehrere juristische Auseinandersetzungen, zum Glück alle mit gutem Ergebnis, aber auch alle mit einem enormen Zeitaufwand für die Durchdringung und Aufbereitung des umfangreichen Roh-Materials (vorwiegend E-Mails, alte Unterlagen, alte Fotos, alte Pläne, viel Polemik, viel Unwahrheit, viel Aggressivität in den Formulierungen etc), also das volle Programm.

Diesmal geht es wieder um ca 70 E-Mails, die ich gerne 'mundgerecht' aufbereiten würde, damit sich ein RA oder eine RAin schnell ein Bild davon machen und 'ran an den Speck' gehen kann.

Vielleicht gibt es ja ein standardisiertes Verfahren zur Erfassung der Stammdaten und Kernpunkte der Angelegenheit , z.B. einen Fragebogen, den man vorab schon ausfüllen oder eine Software, die man mit Original-Texten 'füttern' könnte

Daher würde ich einfach mal fragen :

"Wie hätten Sie's denn gern, Herr Rechtsanwalt / Frau Rechtsanwältin ?"

Das Ausdrucken eines E-Mail-Stapels auf Papier wäre mir eigentlich nicht sooo sympathisch,

aber das hat natürlich Derjenige/Diejenige zu entscheiden, der/die damit arbeiten muss

Am Ende zählt zwar das Ziel, aber auch der Weg dorthin 😎

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Klingt doch nach einer spannenden Aufgabe für eine KI, die sich mit Dokumenten füttern lässt. Ich teste da gerade mit entsprechende Reports im IT Bereich (recht zufriedenstellend) lukaz.ai: Lukaz - Das KI-Tool zum Lernen und Arbeiten

Sollten die Mails in Exchange online liegen, wäre Copilot halt recht naheliegend. 😉

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... ja, das klingt eigentlich nach einer schönen Herausforderung für eine KI-Software

Mich würde auch interessieren, ob die Datev-Software "Juristische Textanalyse" theoretisch ebenfalls mit einer solchen Aufgabe zurecht käme, oder ob diese Software nur nach rein 'technischen Daten' sucht, z.B. Datum,  Namen, Adressen, zeitlicher Verlauf der Kommunikation etc. Ich kann mir nicht recht vorstellen, dass tatsächlich 'intelligente' Funktionen implementiert sind.

Da ich kein RA bin, kommt aber ein Einsatz der Software "Juristische Textanalyse" sowieso nicht in Betracht.

Mir würde schon der eine oder andere Tipp aus der 'Durchdringungspraxis' weiterhelfen

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@vogtsburger  schrieb:

Der Aufwand ließe sich natürlich noch minimieren, wenn man die jeweiligen E-Mails mit einem einzigen Klick auf einen selbst erstellten Outlook-Makro-Button gleich mit korrekter Dateibenennung in eine PDF 'drucken' könnte

Wenn Sie tatsächlich OL-Makros verwenden, muss ich Ihnen dieses unbedingt ans Herz legen (kostenlos, freiwillige Spende möglich). Dieses ermöglicht eine bedarfsgerechte strukturierte Ablage im msg-Format.

Funktioniert (auch in aktuellen) 32bit-Officeversionen. Müsste auf 64-bit angepasst werden (auf WV), wenn dies für DATEV-Knechte irgendwann dann obligatorisch ist. Aber bis dahin hat MS den Anwendern das „böse“ VBA ohnehin schon weggenommen (siehe hier).

Im Abschnitt <Email format:> können diverse Anpassungen vorgenommen werden. Für die maximale Anzahl der ablegbaren E-Mails wurde damals eine Zahl bis 20 empfohlen. Wieviel tatsächlich problemlos abgespeichert werden, ist systemabhängig. Private Const EXM_OPT_MAX_NO As Integer = 100 (oder Ihre 116) sollte jedoch auf aktuellen Systemen ohne Probleme laufen.

Für die Umwandlung von msg-Dateien unter Beibehaltung der Dateinamen, können Sie dann bspw. einen solches Offline-Tool https://tools.pdf24.org/de/pdf-drucker (Konverter) verwenden.

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Nachtrag: Mit meinen eingeschränkten Kenntnissen („.printout“ an lokale PDF-Drucker) bin ich nicht über eine erzeugte PDF (deren Erstellung auch noch sehr lange dauerte) hinausgekommen . Jemand mit weitergehenden Makro-Kenntnissen wird sicherlich auch eine stapelweise Erzeugung hinbekommen. Fraglich ist, ob sich der Aufwand noch lohnt (siehe oben).

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ich habe nämlich schon mehrfach die Erfahrung gemacht, dass in Rechtsberatungsterminen die Akten offenbar 'just-in-time' erstmals geöffnet werden, etwa so wie bei Medizinern, die die Patientenakte in dem Moment erstmals 'sichten' wenn der Patient das Zimmer betritt und sich dann in kürzester Zeit ein Bild machen wollen und um den Patienten mit einem Rezept bewaffnet und nach wenigen Sätzen oder Halbsätzen wieder wegschicken zu können.

So bleiben natürlich viele wichtigen Fakten 'auf der Strecke'

Um solche Situationen zu vermeiden, habe ich immer den Ehrgeiz, die Essenz eines solchen rechtlichen oder medizinischen Themas in möglichst knapper Form zu vermitteln.

Ich sehe natürlich ein, dass sich ein Rechtsanwalt oder ein Mediziner nicht zig Dokumente innerhalb von Sekunden oder wenigen Minuten 'reinziehen' und gleichzeitig auch noch verstehen kann

Also gilt es, eine Art Zusammenfassung zu erstellen.

Aber die Frage ist: In welcher Form, in welchem Format und in welchem Umfang ?

Nachtrag:

... ooops, ein Kommentar während ich geschrieben habe ... danke ...

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Hallo @vogtsburger 

ich traue derzeit keinem (AI- gestützten) Tool für die Sachverhaltserfassung. Die von mir bisher unternommenen Versuche waren alle höchst ernüchternd.  Entweder war das Ergebnis so allgemein, dass es mit der Auskunft des Mandanten (Mein Mieter zahlt nicht) genauso aussagekräftig war oder aber die Zusammenfassung war schlicht falsch.

Hilfreich kann die Auflistung der Beteiligten mit vollständigen Daten sein  und eine kurze Schilderung des Sachverhaltes.  Welche der E-Mails wichtig ist, hängt aber auch davon ab, wie sich die Gegenseite einlässt.  

Daneben wird die Arbeit dadurch erleichtert, dass E-Mails chronologisch bereitgestellt werden und dass diese und andere Anlagen mit sprechenden Dateinamen versehen werden.  Dateibezeichnungen "IMG_20240408_141000" "IMG_20240408-140900" sind wenig hilfreich.  Auch die 10. Mail mit dem Betreff "Bauvorhaben Mühlenstraße" ist nicht wirklich hilfreich und verursachen unerfreuliche Mehrarbeit.

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... danke für das Feedback.

... ok, also chronologisch und mit jeweils 'sprechendem' Betreff bzw. Dateinamen 

... wären dann Ausdrucke bzw. das Abspeichern der einzelnen E-Mails in Einzel-PDFs und mit Sende-Datum und -Uhrzeit und mit wer an wen im Dateinamen und/oder die E-Mails im Original als eml-Datei oder eine Aufstellung in einer Excel-Tabelle mit Hyperlinks zu den jeweiligen PDFs oder Anderes hilfreich ?

Man will es dem RA oder der RAin ja möglichst leicht machen, sich mit dem Kern der Angelegenheit zu beschäftigen anstatt mit der Informationsüberflutung.

Wenn man schon als Beteiligter dieser E-Mail-Kommunikation kaum  noch durchblickt, wie soll es dann einem Dritten schnell gelingen ?

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Beispiel: 

AW: RE: Nachtrag: AW: RE: nochmalige Erinnerung und Fristsetzung : AW: RE: (#15) ... usw ... usw ... 

Manche Kommunikations-Talente schreiben als Betrefftext bloß "Problem" oder "Info" oder ähnlich Aussagefähiges ...

Ich mache mir die Betreffzeile grundsätzlich immer schön / aussagekräftig:

hässliche Passasagen löschen / überschreiben / ergänzen, dann die E-mail über das Kreuz schließen und das Speichern bestätigen.

Der Rest könnte evtl. etwas für PDF24 (mit dem Schaf) sein, das weiß ich aber nicht genau.

Edit. Ja, Pdf24 funktioniert unter pdf vergleichen:

1) schwarze Schrift = gleicher Text

2) grüne Schrift       = neuer Text

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@vogtsburger  schrieb:

... danke für das Feedback.

gerne😉

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@vogtsburger  schrieb:

...

... wären dann Ausdrucke bzw. das Abspeichern der einzelnen E-Mails in Einzel-PDFs und mit Sende-Datum und -Uhrzeit und mit wer an wen im Dateinamen und/oder die E-Mails im Original als eml-Datei oder eine Aufstellung in einer Excel-Tabelle mit Hyperlinks zu den jeweiligen PDFs oder Anderes hilfreich ?

E-Mails als "pdf-Ausdruck" sind in der Regel ausreichend, denn im worst case, dem Gerichtsverfahren - müssen die Dinger sowieso als pdf-Datei übermittelt werden. (Alles andere wäre wegen der Manipulationsmöglichkeiten auch grob fahrlässig - meiner Meinung nach).

Idealerweise handelt es sich dabei nicht um Kommunikationsverläufe, d.h. Nachricht, Antwort, Antwort auf die Antwort, Antwort auf die Antwort der Antwort, ... sind in einem Dokument enthalten. Dieses erleichtert es zwar die Argumentationen nachzuvollziehen, lassen sich dann aber kaum zielgerichtet in einen Schriftsatz einbauen. Denn es wird schwierig, die Mail vom 03.04.2024: 08:45 Uhr, die die Antwort auf eine Nachricht ist, auf die erneut geantwortet wurde als Beweismittel zu bezeichnen, denn der Richter sucht nicht gern in ein einem Berg von Anlagen.

Eine Excelliste mit Verlinkungen hilft jedenfalls beim Einsatz der DokAbl. nicht weiter, da die Verlinkung auf die Fundstelle verloren geht.

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@vogtsburger  schrieb:

... Man will es dem RA oder der RAin ja möglichst leicht machen, sich mit dem Kern der Angelegenheit zu beschäftigen anstatt mit der Informationsüberflutung.

Das ist ein lobenswerter Ansatz.  Allerdings hilft er nur bedingt weiter. Der Kern der Auseinandersetzung ist i.d.R. einfach (Ich war mit Schmerzen im Bauch beim Arzt A; der hat mir den Zahn gezogen, die Schmerzen sind geblieben; Arzt B sagt, das war der falsche Zahn; oder:  Es wurde die falsche Heizung eingebaut).  Die Begleitumstände sind in jedem Fall - wenn auch nur geringfügig - abweichend und entscheiden über den Ausgang der Auseinandersetzung.  Diese Abweichungen zu beurteilen ist Kernaufgabe des Anwalts.

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@vogtsburger 

Nochmal konkreter:

1. alle vorgangsbezogenen E-Mails in ein OL-Verzeichnis kopieren

2. mit dem o.g. Makro sämtliche Nachrichten z.B. im Format JJ-MM-TT_hh.mm.ss_Absender_Betreff.msg in einem Verzeichnis auf Festplatte speichern (somit chronologisch sortiert)

3. besonders relevante E-Mails (aus der Erinnerung oder per Schlagwortsuche ermitteln und den Dateinamen am Ende z.B. mit <!!!> versehen

4. mit dem vorgenannten Konverter sämtliche msg-Dateien unter Beibehaltung der Dateinamen in PDF umwandeln (ebenfalls chronologisch sortiert)

5. in den !!!-PDF-Dateien besondere Textpassagen hervorheben bzw. mit eigenen Notizen ergänzen (RA kann dazu dann per Volltextsuche bedarfsgerecht recherchieren)

6. PDF-Dateien (Lesefassung) & msg-Dateien (Originalfassung) an RA

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@hapet ,

danke für die konkreten Tipps

... in meinen 2 letzten 'durchdringenden' Aktionen hatte ich die 'Konvolute' ähnlich aufbereitet. Die RAin hat zwar über die Menge an Material gestöhnt, kam aber letztlich recht gut damit zurecht.

Mir selbst erschien mein eigener Aufwand aber immer noch sehr hoch 

Aber das liegt wohl in der Natur der Sache.

Outlook bietet 'von Haus aus' leider keine schönen Funktionen zur Strukturierung von Kommunikationsverläufen.

Hier gäbe es doch eigentlich ein schönes Betätigungsfeld für eine KI-Software.

Ich nehme an, dass Sie an diesem Thema dran bleiben, @agmü 

... oder man lässt testweise per KI eine Zusammenfassung erstellen und entscheidet dann als Beteiligter der E-Mail-Kommunikation, ob die Zusammenfassung 'des Pudels Kern' trifft.

... könnte eine Menge an Zeit einsparen.

... andererseits könnte man diese Zusammenfassung aber auch selbst als Sprachnachricht aufzeichnen und dem RA oder der RAin zukommen lassen.

Hier wäre dann die Möglichkeit gegeben, die Sprachaufzeichnung ggfs. schneller oder langsamer abspielen zu lassen oder einzelne Passagen zu wiederholen, je nach Komplexität des Themas und der Sprachbegabung des Absenders

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Moin,

ich würde erst einmal versuchen die Emails in einem Baum anzuordnen.

Sofern sich nicht all zu viele Kreuzpunkte ergeben (also Schreiber zu mehreren Ästen ihren Senf abgeben) sollte dies einen Überblick geben.

Sonst würde ich versuchen, wesentlich Inhalte zu identifizieren. Diese Inhalte dann in Themengruppen zusammenzufassen.

Ich gehe (sicherlich nicht unbedingt effizient) so vor, ich lese mich in die Email-Korrespondenz ein. Mit der Zeit bemerke ich dann, was "straight" durch alle Emails der Tenor ist und wo sich "Nebenschauplätze" bilden. Dann weiß ich, wonach ich ordnen muss.

Ob es effizient ist, keine Ahnung. Wohl eher nicht. Aber ich bekomme und behalte dann den Überblick.

Bei einem Umfang von 70 Emails ist das auch machbar. Bei Hunderten oder höhere 10er-Potenzen sicherlich nicht.

Ob man eine KI dazu bewegen kann Hauptthema und Nebenthemen zu sortieren, weiß ich nicht. Ich bin, wenn es um etwas wichtiges geht bzgl. jeglicher KI skeptisch Sprich ein KI-Ergebnis möchte ich per Hirn zumindest als plausibel nachvollziehen können.

QJ