Digitale Belege "Dokumentenablage" in Kanzlei-Rechnungswesen

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Hallo zusammen,

mir würde es um die Thematik der Dokumentenablage für "Kleinstbuchhaltungen" gehen (ca. 40 Buchungssätze jährlich). Für diese Fälle wäre die DUO Gebühr etwas hoch und monatlich zu zahlen, obwohl nur einmal jährlich verbucht wird. Gibt es hierzu alternative Ideen wenn die Quelle digitale Belege nicht mehr vorhanden sein soll? Eine Ablage der Dokumente sollte sinnvollerweise trotzdem irgendwie passieren - offenbar aber nur noch auf Laufwerk o.ä. möglich?

Vielen Dank und liebe Grüße

Robin

Thema von @Katharina_Schoenweiss in den Programm-Bereich Betriebliches Rechnungswesen verschoben

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Hallo,

bin keine Kanzlei-Rewe Anwender, aber soweit ich im Kopf habe besteht für die Verknüpfung von digitalen Belegen in die Buchführung nur die Möglichkeit die Belege entweder in DMS oder in DUO abzulegen. Eine weitere Möglichkeit um mit digitalen Belegen zu arbeiten und zu Verknüpfen ist mir leider nicht bekannt.

Man kann entsprechend bei der Funktion "digitale Belege Buchen" als Quelle DUO oder DMS auswählen.

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Hallo Robin, 

was heißt die Quelle digitale Belege wird nicht mehr vorhanden sein? 

VG Kerstin 

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Es gibt die Möglichkeit nur als Kanzlei "Belege Online" zu nutzen d.h. der Mandant hat dann keinen Zugriff auf die Daten.

https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Belege-online-ohne-Unternehmen-online-bestellen/td-p/420002 

Ich nutze diese Möglichkeit für die "Kleine" FiBu-Mandate

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Bei uns gehen wir bei z.B. Jahresbuchhaltungen wie folgt vor:

1. Anlage Belege online
2. Aktivierung ASR
3. Upload der Belege 
4. Verbuchen mit dem ASR
5. Bereichsweise auf gewünschtes Konto ändern
6. Belge aus Belege online in DMS importieren
7. Belege online löschen
8. alternativ Kosten an Mandant weiterberechnen

Effektive Zeitersparnis ca. 40%

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@Corvex kurze Frage: 

wozu das Anlegen von Belge online und später wieder löschen? Damit verlieren doch alle Buchungssätze die Verknüpfung zu den Belegen oder nimmt ASR selbst bei den paar Belegen so viel Arbeit ab, dass sich die extra Schritte mit anlegen und wieder löschen Lohnen?

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Hallo zusammen,

uns geht es nicht nur um Kleinstbuchhaltungen. Wir verknüpfen mit Belegen in der Dokumentenablage, z.B. Käufe/Verkäufe der Anlagevermögens/Leasingverträge/Darlensverträge.
Das geht auch als link über die Notiz, aber das empfinden wir sehr umständlich.
Das wäre schön eine große Umstellung, wenn das wegfallen würde.

Viele Grüße
Angela

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@ErgonomischerBürostuhl Wir übernehmen im Anschluss über "Mandant ergänzen" Belege aus DATEV Belege online nach Dokumentenablage oder DATEV DMS holen die Belege in das DMS, wodurch wir auch weiterhin die Belegverknüpfung haben.

Die Zeitersparnis ist groß genug, dass sich der Aufwand rentiert (auch bei Mandanten, die nicht willig zur Digitalisierung sind)

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@Corvex ah das ist natürlich eine praktische Lösung. Danke für die  ausführliche Antwort. Mein Gefühl sagt mir, dass ich das vorgehen früher oder später mal anwenden werden muss. 😄

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@marlenewetzel  schrieb:

Es gibt die Möglichkeit nur als Kanzlei "Belege Online" zu nutzen d.h. der Mandant hat dann keinen Zugriff auf die Daten.

https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Belege-online-ohne-Unternehmen-online-bestellen/td-p/420002 

Ich nutze diese Möglichkeit für die "Kleine" FiBu-Mandate

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Rechnet sich das wirtschaftlich? Die Gebühr für Belege online fällt ja trotzdem monatlich an.

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Hallo @kanzleiweinbrenner 

was heißt die Quelle digitale Belege wird nicht mehr vorhanden sein? 

Ich vermute mal: @RMD meint damit wie es mal sein wird, wenn die Dokumentenablage in der heutigen Form nicht mehr existiert (weil alles nur noch cloud und so).

MfG, F.Lange

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Ich hänge mich hier Mal dran.

Das Problem, was wir aktuell haben ist, dass die Belege in DMS unter der Dokumentenklasse "Belege" als zu buchend" abgelegt werden. Und ich kann hier auch keinen weiteren Knigge z.B. Finanzbuchführung erfassen (Mag ein Rechte Problem sein).

Somit haben wir viele Einzelbeleg in DMS, die bei uns unter "Keine Angabe" landen und uns DMS "zumüllen" (= Unübersichtlichkeit). Das Buchen über eine VGM funktioniert ja nicht.

Belege nach Verbuchung in eine VGM kopieren und dann die Belege löschen funktioniert nur solange mit dem Beleglink, bis die Dokumente endgültig in DMS gelöscht werden.

Wie löst ihr das? Was übersehe ich?

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Das ist eine Einstellungssache des DMS-Knigge. Bei uns sind die Belege mit dem Ordner FIBU und dem Register Arbeitspapiere FIBU vorbelegt. 

Wo genau der DMS-Knigge bearbeitet werden kann, weiß ich nicht. Dafür ist eine Kollegin zuständig, die gerade im Urlaub ist.

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@VerenaWied Die Ablage kannst du einfach über Mandant ergänzen steuern:

Anschließend kannst du einfach in den DMS Einstellungen die Ablage Struktur  des Registers 0403 in meinem Fall ausblenden, dann hast du die Belege auch nicht im DMS "sichtbar".

Falls bedarf besteht können wir uns per PN auch einmal per Teamscall kurzschließen 

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@Corvex  schrieb:

@VerenaWied Die Ablage kannst du einfach über Mandant ergänzen steuern:

Anschließend kannst du einfach in den DMS Einstellungen die Ablage Struktur  des Registers 0403 in meinem Fall ausblenden, dann hast du die Belege auch nicht im DMS "sichtbar".

Falls bedarf besteht können wir uns per PN auch einmal per Teamscall kurzschließen 

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Vielen Dank für dein Angebot, aber in unseren Fällen arbeiten wir nicht über Belege online, sondern tatsächlich nur über die Ablage in DMS. 

Bezüglich des Knigges bin ich noch nicht fündig geworden, aber ich forsche weiter, zumindest hat mir @sokru ja bestätigt, dass es irgendwie geht.

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@VerenaWied gerne

Die Ablage Knigge für Belege kannst du wie folgt anpassen:


Programmsuche > DATEV DMS > Organisation > Ablage Knigge

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@Corvex Oh man, wenn man blind ist. Ist habe die ganze Zeit nach der der Dokumentenklasse Belege in meiner Übersicht gesucht 🤐. DANKE!

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Hallo @VerenaWied 

Sie können Knigge-Einträge für die Dokumentenklasse Beleg anlegen.

(DMS/Organisation/Ablage-Knigge)

Ich würde auch empfehlen, mindestens den Ordner, wenn nicht sogar das Register oder gar den Knigge zum Pflichtfeld zu machen.

(DMS/Extras/Einstellungen/Kanzleieinstellungen/Dokumenteneigenschaften) kann man dort pro Dokumentenklasse festlegen.

Für bessere Übersicht können Sie den Filter in der Schnellinfo auf ‚Dokumente (ohne Belege)‘ stellen. Unter DMS/Extras/Einstellungen/Benutzereinstellungen/Schnellinfo Dokumente kann man festlegen welcher Filter standardmäßig aktiv sein soll.

MfG, F.Lange

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Hallo @flange ,

vielen Dank für die Ergänzungen, das hilft uns massiv weiter!

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Hallo zusammen, 

vielen Dank für den regen Input. 

Mir ging es speziell um den Punkt, dass (sofern ich das richtig verstanden habe), die DMS/Dokumentenablage so nicht mehr möglich sein soll, damit auch nicht mehr als "Quelle" für die digitale Belegbuchung im REWE. 

Daher steht (zumindest so mein aktuelle Verständnis) nur die Möglichkeit von DUO oder eben Belege online zur Verfügung, welche beide monatliche Kosten generieren.

Damit würde ich für Mandanten, die eigentlich nur einmal jährlich verbucht werden müssen, eine monatliche Gebühr schaffen, da ich aktuell keine andere Möglichkeit sehe - seht ihr das anders? Oder gibt es gar andere Lösungen?

Vielen Dank nochmal.
LG
RMD

[#21]

Hallo RMD

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Mir ging es speziell um den Punkt, dass (sofern ich das richtig verstanden habe), die DMS/Dokumentenablage so nicht mehr möglich sein soll, damit auch nicht mehr als "Quelle" für die digitale Belegbuchung im REWE. 

Zumindest handhabe ich es aktuell noch so: Belege als Beleg dem Mdt. zuordnen in der Dok-Org (Fibu des jeweiligen Jahres/Monats) und beim "Digitale Belege buchen" darauf zugreifen. 

Nur "nur Belege online" - also ohne DUo - habe ich ohne Ergebnis gesucht; soll früher mal möglich gewesen sein - heute nicht mehr. Offiziell sagte man mir, dass es in Kürze mit der E-Rechnung ja eh nicht mehr ohne DUo gehen würde. Insofern muss ich mir zwar auch was überlegen - aber aktuell läuft es noch so über die Dok-Org.

Viele Grüße

Kystven

[#22]

Nur "nur Belege online" - also ohne DUo - habe ich ohne Ergebnis gesucht; soll früher mal möglich gewesen sein - heute nicht mehr.

Belege online ist ja ein Bestandteil von Unternehmen online. Was die meisten aber darunter verstehen ist ein Ablage Ort für die Kanzlei, ohne einen extra DUO vertrag. Einfach in Unternehmen online ein neuen Bestand anlegen und die selbe Kombination aus Berater- und Mandantennummer verwenden. Somit kann Belege online für den Rechnungswesen Bestand verwendet werden.

Ein kleiner Hinweis: Das ganze ist dadurch nicht kostenfrei, es fallen lediglich keine kosten für einen neuen DUO Vertrag an, sondern nur für Belege online. Der Mandant hat dadurch allerdings keinen Zugriff auf den bestand.

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Das löst aber noch nicht final meine Frage: Gibt es nun eine angedachte Möglichkeit, die den Mdt dann NICHTS extra kostet, in welcher ich die Belege in der Buchhaltung/REWE verknüpfen kann oder nicht? 

(Sowohl für Belege Online als auch DUO fallen ja separate Gebühren an. DMS soll nach meinem Verständnis so nicht mehr verfügbar sein). Ich sehe aktuell also keine Lösung verfügbar, außer die 4 EUR monatlich extra Kosten.

Ich muss das wissen, um die Mdt entsprechend darauf vorzubereiten, dass die Kosten weitergereicht werden, sofern keine andere Alternative. 

Vielen Dank und LG

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Einfach die Belege in der Dokumentenablage ablegen (Fibu digitale Belege) und WICHTIG! den Belegtyp von Dokument auf <Beleg> ändern. 

In ReWe die Quelle anpassen und man kann die Belege genauso buchen, wie aus UO, mit dem Nachteil, daß die UO- Belegkennung natürlich nicht arbeitet.

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In einem anderen Thread hier wurde von DATEV Seite mitgeteilt, dass es DMS auch weiterhin geben wird. Wie und ob man dann noch digitale Belege buchen kann, weiß der zeit nur die DATEV.

Aber dann kann man sich immer noch überlegen, wie es weiter geht. Das Buchen der digitalen Belege über DMS ist möglich und somit fallen auch keine Kosten für Belege online an. @martinkolberg hat es in Kurzform erklärt. Ansonsten einfach Mal diesen Thread lesen. Hier wird alles genau erklärt. 

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Das löst aber noch nicht final meine Frage: Gibt es nun eine angedachte Möglichkeit, die den Mdt dann NICHTS extra kostet, in welcher ich die Belege in der Buchhaltung/REWE verknüpfen kann oder nicht? 

Kurz gesagt und alle bisherigen Antworten zusammenfassend: Nein.

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Kurz gesagt und alle bisherigen Antworten zusammenfassend: Nein.

Moin, 

doch, natürlich. Das hatte ich Ihnen beantwortet und der Kollege Kolberg hat die Vorgehensweise vor etwa einer Stunde exakt so bestätigt. 

Es gibt Mandanten, die eine äußerst kleine Beleganzahl haben und da wende ich das so an. 

Ich hatte Ihre Frage so verstanden, dass Sie 

a) digitale Belege mit der Buchung verknüpft haben wollen und

b) gleichzeitig keine zusätzlichen Kosten.

Viele Grüße und einen sonnigen Tag.

Kystven

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Auf die Frage "Gibt es eine kostenlose Lösung um die Belege mit der Buchführung zu verknüpfen, die nicht DMS ist und nicht Belege online ist?" lautet die Antwort immer noch: Nein. Auch nach ihrer Ausführung.

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@ErgonomischerBürostuhl  schrieb:

Auf die Frage "Gibt es eine kostenlose Lösung um die Belege mit der Buchführung zu verknüpfen, die nicht DMS ist und nicht Belege online ist?" lautet die Antwort immer noch: Nein. Auch nach ihrer Ausführung.

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Sie müssen die Antwort nicht mögen, aber ich erlaube mir abschließend folgenden Hinweis:

Die Dokumenten-Ablage ist nicht DMS und ist auch nicht Belege online; mithin ist die Frage m. E. beantwortet. 

Vielleicht meinen Sie aber was anderes?

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Der Fragesteller hat nach einer Lösung gesucht, mit der die Belege ganz normal auf einem Ablageort auf einem Laufwerk liegen und dennoch in Rewe verknüpft werden kann. Die DATEV möchte mit allen Lösungen in die Cloud wechseln und somit alle on-premises Lösungen abkündigen. Wie die Ablage in Zukunft aussieht ist also ungewiss.

Wenn wir also die Ablage-Lösungen der DATEV weg lassen und nach einer Lösung suchen, die die Belege außerhalb der DATEV-Welt ablegt und trotzdem in Rewe einbindet möchten lautet die Antwort: Nein, so etwas gibt es aktuell nicht. 

Der Fragesteller wird sich ja nicht ohne Grund gemeldet haben mit dem Hinweis, dass seine Frage bisher nicht beantwortet ist, obwohl die Vorschläge zu DMS und der Dokumentenablage bereits genannt wurden.