Was ich immer wieder in regelmäßigem Turnus zum Thema Unternehmen online feststelle und immer wieder meinen Senf dazugeben will:
Das Thema wird zu oft zu arg verkompliziert und zu oft um die Ecke gedacht. UO muss ein absoluter Mehrwert für den Mandanten in Zeit und Kosten darstellen (wobei das Eine das Andere bedingt).
Auf Seiten der Kanzlei reduziert sich der Aufwand für die Buchführung ggf. um die Hälfte, ohne dass die Vergütung gleichwohl um die Hälfte reduziert sein muss.
Leider lese ich auch hier wieder, wie auch in der Vergangenheit, Arbeitsabläufe, die die Sache unnötig erschweren, womit ich nochmals unseren Ansatz darstellen möchte.
Kurze Darstellung workflow beim Mandant:
Rechnung geht ein, wird geprüft und eingescannt und zwar nicht erst am Monatsende oder am Wochenende, sondern dann, wenn es ihm grade passt (keine Regeln !); selbstredend rechtzeitig vor Frist.
Er nimmt die eingegangenen Rechnungen und scannt diese ein, versendet sie nach UO und bereitet diese in der "erweiterten Bearbeitungsform" vor; dies macht er ebenso mit seinen Ausgangsrechnungen, die er entweder aus Auftragsbearbeitung online holt oder eben als pdf-Druck aus einem Drittprogramm direkt in den Rechnungsausgangsordner der Belegverwaltung sendet oder eben einen Scan davon macht.
Nun "kontiert" er die Rechnung in der Belegbearbeitung vor, legt ggf. den neuen Geschäftspartner an und prüft bei Eingangsrechnungen ob Lastschrift besteht (vollständig bezahlt markieren) oder ob er die Überweisung ausführen muss (nicht vollständig bezahlt).
Bei den Ausgangsrechnungen verfährt er ebenso sinngemäß und markiert mit nicht vollständig bezahlt.
Die "Vorkontierung" erfolgt nur dann, wenn sich dem Mandant 100% sicher ist, auf welches Konto gebucht werden kann (eine Auswahl kann bereits hinterlegt werden); bei unsicheren Geschäftsvorfällen bleibt das "Konto" leer.
Wenn Erfassung und Vorbereitung fertig ist, geht der Mandant in den Bereich Bank und erstellt seine SEPA-Lastschriften auf Termin oder seine Überweisungen sofort oder ebenfalls auf Termin und sendet diese direkt an die Bank.
Seine physischen Rechnungen legt er in einem alphabetischen Ordner zur Archivierung ab.
Die bearbeiteten Belege werden an den Berater versandt.
Workflow beim Berater:
Der Mandant wird "ergänzt" mit Belegen online und Kontoumsätze, öffnet den Vorlauf und lässt sich die Buchungsvorschläge erstellen.
Programmseitig werden zunächst die Belege zur Verbuchung ausgewählt. Alle Belege, die vollständig vorbereitet sind (grün) werden Deb/Kred verbucht (2 x Enter). Den Belegsätzen denen das Konto fehlt (Rotes Zeichen) öffnet man das Belegbild, beurteilt den Sachverhalt und "kontiert" im Buchungssatz auf das richtige Konto. Daueraufträge oder Ähnliches werden in die Lerndatei aufgenommen, damit sind die ersten Buchungssätze im Monat eine Sache von Sekunden.
Kontrolle: Durch die Systematik lässt sich sofort erkennen, wann Belege zu Zahlungen fehlen. Die beleglosen Belastungen werden auf 1461 bspw. "geparkt". Der Mandant bekommt eine kurze e-mail mit den fehlenden Belegen, mit der Bitte diese nachzulegen bzw. nachzufordern. 1461 wird damit immer wieder schrittweise aufgelöst und ausgeziffert.
Die Buchführung erhält so einen Anspruch auf Vollständigkeit, ist auf beiden Seiten äußerst schnell, effektiv und besonders rentabel. Wir haben die Rentabilität vereinzelt um teilweise bis zu 100% steigern können und bearbeiten zwischenzeitlich mit denselben Kapazitäten von früher einen deutlich höheren Finanzbuchführungsumfang ab.
Bitte jetzt keine Diskussion starten um Kontierung: Wir halten uns bspw. an das LfSt Bayern, 20.1.2017, S 0316.1.1 - 5/3 St 42. Damit ist unser Vorgehen gedeckt. Wenn genau gesucht wird, findet man immer eine Verfügung, mit der man arbeiten kann; wie so oft.
Ohne herablassend klingen zu wollen: "Reduce to the max !". Machen Sie es Ihrem Mandanten so einfach und zeitschonend wie möglich und alle Beteiligten werden enorme Vorteile erzielen. Wie bereits erwähnt, führen viele Wege nach Rom, man muss aber nicht unbedingt den über Peking wählen.
Wir bieten auch verschiedene Modelle bei UO an und das wird während der Einrichtung (Fernbetreuung) besprochen. Bei dieser Gelegenheit kann man sehr gut austarieren, was der Mandant abgeben möchte. Von der vollständigen Vorbereitung durch den Mandanten und reinen Verbuchung innerhalb Rechnungswesen (Sparmodell) ist es auch möglich, dass der Mandant einfach alle Rechnungen nur einscannt und versendet und wir übernehmen den restlichen workflow, wie oben beschrieben. Alles eine Frage der Vergütung.
Mit dem "Rund-um-sorglos-Modell" machen Sie Ihren Mandanten eine riesige Freude, da er faktisch annähernd keinen Aufwand mehr mit seiner Buchführung hat.
Wir haben nicht selten die Situation, dass nach einer gewissen Einarbeitungsphase, die Vorbereitungen durch den Mandanten immer umfangreicher und fehlerbefreiter werden. In diesem Fall gibt es Feedback an den Mandanten und Lob und ggf. ist dann auch den Niederschlag bei den "Zehnteln".
Wir haben lediglich einen Mandanten, der UO wieder aufgekündigt hat, was jedoch andere Gründe hatte.
UO ist zwar immer noch nicht das "Benutzerfreundlichkeitsparadies", ist jedoch gegenüber der Vorgängerversion deutlich verbessert.
Unabhängig des Systems wollen wir doch mit der Digitalisierung ein gewisses Maß an unabhängig erreichen. Digitale Dokumentenablage, digitale Buchführung, digitale Personalakte, Vieles in der Cloud, Einiges auf dem Server . . . Ich höre heute noch Argumente, wie "ja, wenn dann das Internet ausfällt"- ja und, dann surfe ich halt ein wenig 😉 Spaß beiseite.
Die "downtimes" der letzten 7 Jahre lassen sich an zwei Händen abzählen, wobei die Meisten schon länger zurückliegen.
Zwischenzeitlich arbeiten meine Mitarbeiterinnen, vor allem in Stoßzeiten, sehr gerne von zu Hause. Ja was macht man, wenn die beiden Kleinen einen am Sonntag morgen in aller Früher rausholen und dann sitzen lassen - Buchführung, klar !
Ich bin kein DATEV-fanboy, aber ich arbeite doch sehr gerne mit den Systemen. Ob jetzt ein Internet Explorer zeitgemäß oder toll oder nicht ist, spielt doch keine Rolle.
Wir raten unseren Mandanten einfach, Sie sollen sich den IE exklusiv der DATEV reservieren, was an sich auf positive Resonanz stößt.
Ich arbeite ebenso IE für DATEV; Mozilla für alle beruflichen Rechtsdatenbanken von Dritten und Chrom ist für den Allgemeinbetrieb.
Niemand beschwerte sich über den IE i.Z. mit der DATEV, weil er ein schlechter Browser sei (warum überhaupt? Weil es die landläufige Meinung ist? Teile ich übrigens nicht.)
So jetzt zurück an die 2015er, da bin ich und Herr Eberhardt sicher die Einzigen mit diesem "Privileg" . 😉
Wenn jemand bspw. eine Drittlösung wie Lexoffice präferiert oder UO graphisch nicht ansprechend findet, auch gut. Primär "verkaufe" ich das Produkt, was mir am geläufigsten ist, da wir sehr oft auch technischen Support geben und das Kundenbindungssegment für rentable Aufträge beachtenswert ist.
@0815: Der Rat ist Banane, bitte schnell wieder die 2 Cent einstecken und nichts für Ungut.
Ich möchte meinen Lösungsansatz nicht als die einzige und beste Lösung bewerben und sicher habe auch ich noch technische Defizite bezüglich digitaler Buchführung und andere Anwender ebenso geschickte Arbeitsabläufe.
In den letzten Jahren hat sich dieses Modell eben bei uns in der geschilderten Form nach und nach etabliert.
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Nicht-OPOS macht in Datev-Umgebung eigentlich nie Sinn (außer Zeit zu beanspruchen).
. Meine Mandanten pflegen die Belege aber auch nur 1 oder 2 mal pro Monat in UO ein. Den DATEV-Zahlungsverkehr online habe ich meinen Mandanten noch nie empfohlen, da ich hier zu viele Probleme gesehen habe.
