Frage an erfahrene Kanzleien beim Digitalen Belegbuchen
Hallo DATEV Community,
wir haben über 100 Mandate in Unternehmen Online. Alle Mandanten wurden von mir als technisch interessiertem Steuerberater persönlich eingerichtet. Insofern bin ich nicht ganz unerfahren.
Unser Ziel ist es, alle Buchhaltungsmandate auf Digitales Belegwesen umzustellen. Mit über 100 sind wir ganz gut unterwegs, aber längst noch nicht angekommen. Die Umstellung hat bis jetzt extrem viel Kraft, Zeit und Nerven gekostet.
Die wenigsten Probleme haben uns die Mandanten mit Offener-Posten-Buchhaltung bereitet.
Für diese Gruppe von Mandanten war die Umstellung auf digitales Belegbuchen relativ einfach und das Ergebnis in allen Belangen positiv.
Kopfzerbrechen bereiten uns aber nach wie vor die Mandanten ohne Offene Posten Buchhaltung („Nicht-OPOPS-Mandate“). Hier haben wir auch viele umgestellt, sind aber mit dem Ergebnis nicht zufrieden.
Nicht-OPOS-Mandate werden wie der Name schon sagt ohne offene Posten verbucht. Vereinfacht gesagt werden nur die Bank und die Kasse elektronisch eingespielt. Die Anfertigung der Buchhaltung ist in der Regel weniger aufwendig (weniger Buchungen als bei OPOS, Buchen nach Zufluss, keine Abstimmarbeiten, etc.).
Nach der Umstellung auf digitales Belegwesen steht man als Kanzlei bei diesen Mandanten aber vor folgendem Problem:
Den Bankbewegungen und in der Regel auch den Kassenbewegungen sind keine digitalen Belege zugeordnet. Der Bearbeiter muss die Belege aus dem Posteingang einzeln den Buchungen zuordnen und verbuchen. Dies ist relativ zeitaufwendig und macht die zeitlichen Vorteile des digitalen Belegwesens zum großen Teil zunichte.
Obwohl unsere Bearbeiter große Anhänger des digitalen Belegbuchens sind, würden sie eine Bearbeitung mit Papierbelegen bei den Nicht-OPOS-Mandanten eigentlich bevorzugen (d.h. Einspielen von Kasse und Bank und Verbuchen der chronologisch hinter den Kontoauszügen eingeordneten Papierbelege). Die Bearbeitungszeit ist hier deutlich schneller, als wenn dem Bearbeiter unsortierte digitale Belege im elektronischen Posteingang angezeigt werden und er dann selbst zuordnen darf.
Als Lösung für das Problem gibt es mehrere Ansätze, die aber alle nicht richtig zufriedenstellend sind:
- Von DATEV empfohlener Lösungsansatz: Nutzung von Belege Bank im Portal durch den Mandanten
- Hier muss der Mandant nach der Digitalisierung die Belege selbständig im DATEV Portal seinen Bank- und Kassenbewegungen zuordnen
- Diese Zuarbeit ist extrem aufwendig für den Mandanten
- Umgewöhnung des Mandanten mit dem Portal zu arbeiten
- Zuordnen jedes einzelnen Belegs an Bank und Kasse
- Wechsel seiner Banking Software und Ausführung der Überweisungen im DATEV Portal
- Sehr hoher Schulungs- und Supportaufwand für uns bzw. hohe Kosten wenn wir das auslagern
- Ergebnis: sehr langsame Einführung in der Mandantschaft
- Zum Vergleich: OPOS-Mandate müssen nur Belege digitalisieren und brauchen nichts im Portal zuordnen oder das Banking nutzen.
- Deshalb war die Umstellung für uns für diese Mandate viel einfacher (Belege auf den Scanner und fertig, das DATEV Portal sprechen wir an, aber der Mandant muss es nicht nutzen)
- Nicht-OPOS-Mandate sind bei dem Lösungsvorschlag der DATEV gezwungen mit dem DATEV Portal zu arbeiten. Damit treten auch die großen Schwächen von DATEV Unternehmen Online für den Mandanten ein wie:
- Generelle Langsamkeit der Anwendung
- Sehr schwache Nutzerfreundlichkeit
- Bekannte Limitierungen (nur Windows, nur IE, nur gesteckte SmartCard mit aktuellem Sicherheitspaket, keine mobilen Endgeräte, etc.)
- Stillstand bei der Weiterentwicklung des Portals seitens DATEV
- keine Nennenswerten Verbesserungen in den letzten 5 Jahren
- Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass wir den Mandanten möglichst nicht mit dem DATEV Portal arbeiten lassen sollten (kein Zuordnen von Belegen, kein Banking, etc.). Maximal stellen wir dem Mandanten Auswertungen bereit (Lohn, ReWe, etc.) oder lassen ihn Belege suchen.
- Ein tägliches Arbeiten des Mandanten mit dem Portal sollte möglichst vermieden werden, weil einfach zu viele Probleme auftreten und sowohl die Mandanten als auch wir im Support viel zu viel Zeit investieren müssen.
- Die Umstellung dieser Mandate ist viel schwieriger, denn das Arbeiten im Portal muss geschult werden, etc. Bei einigen Mandanten haben wir das Prozedere durch aber es war zu aufwendig. Wenn man dem Mandanten nur vorgibt seine Belege zu digitalisieren und die Nutzung des Portals außen vor lässt kamen wir viel schneller ans Ziel.
- Insofern ist der Lösungsvorschlag von der DATEV nicht optimal
2. Lösungsansatz: Auch Nicht-Opos-Mandate auf OPOS umstellen
- Hier haben wir keine Erfahrungen
- Verbuchen andere Kanzleien Mandanten wie Ärzte oder kleinere Unternehmen teilweise mit OPOS?
3. Lösungsansatz: Verbuchung der Belege über Verrechnungskonten
- Keine Verbuchung von Bank und Kasse, sondern Verbuchung der Belege konsequent über Verrechnungskonten (z.B. 1371 beim SKR 03)
- Hier haben wir teilweise Erfahrungen. Die OCR Erkennung hilft, aber optimal ist es auch nicht
4. Lösungsansatz: Belege als Kanzlei selbst zuordnen
- Unsere bisherige Lösung
- Wir lassen die Nicht-OPOS-Mandanten nur die Belege digitalisieren. Der Mandant arbeitet also ansonsten genauso weiter wie er es immer gewohnt war
- Die Belege kommen unsortiert bei uns im digitalen Posteingang an
- Wir sortieren die eingespielten Bank- und Kassenbewegungen nach dem Betrag und ordnen Beleg für Beleg zu
- Wie eingangs gesagt ist das teilweise relativ zeitaufwendig
- Unwichtige Belege legen wir aus Zeitgründen einfach nur ob ohne Zuordnung
- im Ergebnis auch nicht optimal
Unsere Ansichten und momentane Arbeitsweise habe ich umfassend erläutert.
Unsere zentrale Frage:
Wie arbeiten andere Kanzleien mit Nicht-OPOS-Mandaten über digitale Belege zusammen?
Danke sehr und schönes WE
